Lupaprosessin sähköistäminen, lessons learned. Kempele. Hannu Paasovaara.

1. KOHTI UUSIA PETTYMYKSIÄ

2. Rakennusvalvonnan tunnuslukujaVuosi
2010
Vuosi
2011
Vuosi
2012
Vuosi
2013
Vuosi
2014
Vuosi
2015
Vuosi 2016 Vuosi 2017
Luvat yhteensä 278 285 285 261 178 184 218 223
Rakennusluvat 241 211 197 175 111 119 125 161
Toimenpide- ja
purkamisluvat
sekä -
ilmoitukset
37 74 88 86 67 65 78 62
Pientalot 76 73 59 49 51 56 52 89
Rivitalot 11 8 4 8 5 3 9 12
Asuinkerrostalot 1 3 5 2 3 0 1 5
Kerrosala, m² 35600 43551 40644 25870 20898 19078 52866 46920
Katselmukset 1389 1061 1116 1066 829 665 838 953
Toimintatuotot,
€
158217 188158 232863 16968
2
16775
4
140 556 366445 348825
Toimintakulut, € 157184 178192 188917 19954
3
20515
1
214814 249398 323884
Toimintakate, € +1033 +9966 +43947 -29860 -37398 -81301 +66762 +24941
Kuntatapaaminen 2018

3. Sähköinen asiointi
• Kempeleen kunnassa on käytössä Lupapiste.fi -palvelu
• 13.9.2017 lähtien 100 % sähköinen asiointi
• Sähköinen arkisto otettu käyttöön syksyllä 2017
• Paperiarkiston digitointityötä koskeva suunnittelutyö ja
toteutus käynnissä
• Kokeiltu STR ja poikkeamishakemusten käsittelyä sähköisellä
asioinnilla yhdessä kaavoituksen kanssa
Kuntatapaaminen 2018 Hannu Paasovaara

4. Miten tähän on tultu ?
17.1.2018 Kempeleen rakennusvalvonta 4

5. 17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 5
HUKUNKO BYROKRATIAAN

6. 17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 6
LEIMAAMINEN RATKAISU
ONGELMAAN?

7. KOHTI ”AHAA” ELÄMYSTÄ
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 7
A ASIOINTIPALVELU (SÄHKÖINEN)
H H(D)IGITOINTI) PAPERIARKISTO
A ARKISTOINTI (SÄHKÖINEN)
A ASIAKASPALVELU (HALLINTA)

8. SÄHKÖISEN ASIOINTIPALVELUN KOKEMUKSIA
• Sähköisen asioinnin sujuvuus alkuun kiinni 99 % viranomaistoiminnasta
• Asiointipalvelun käyttöönottovaihe ja ajatusmaailman muuttaminen ”raakaa
työtä”
• Sähköisen ja ”paperimaailman” yhteensovittaminen ajan hukkaa
• Lupa ei muutu, vaan sinä muutut
• Yritä muuttaa myös esimiesten suhtautumista palveluun ”hyvä kello kauas kuuluu”
• Älä lannistu toimintatapamuutosten vastustajista vaan näe päämäärä kirkkaana
silmissä
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 8

9. SÄHKÖISEN ASIOINTIPALVELUN KOKEMUKSIA
• Kannattaa miettiä rakennusvalvonnan perustehtävien päivittäistä sujumista
byrokratian ja asioiden sujuvuuden kantilta, onko järkevää mennä asia edellä ja
sitoa toimintatavat siihen ?
• Sähköinen asiointi vähentää organisaation sisäisen byrokratian muodostumista,
kirjaukset vähenee, toimintakenttä selkeytyy
• Pitäisi suunnata vielä enemmän kohti yhtä järjestelmää, joka palvelee räätälöidysti
rakennusvalvontaviranomaisen toiveita > integraatiot karttapalveluihin, infraan,
mittaukseen ym.
• Tällä hetkellä luvan käsittelyssä vielä raskaita vaiheita ”kaksi järjestelmää”
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 9

10. PAPERIARKISTON H(D)IGITOINTI
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 10

11. PAPERIARKISTON H(D)IGITOINTI
• Nimettävä vastuuhenkilö, joka on vetänyt muutakin kuin pulkkaa
• Ennakkotyö tehtävä huolella, arkistoon tutustuminen ja puhdistustyö turhista
dokumenteista
• Digitointisuunnitelma laadittava johon sisältyy resurssintarve ja kulurakenne
• Digitointityön ympärille kannattaa rakentaa yhteistyöverkostoa ettei tule
perinteistä ”ei päivää ettei tonnin vahinkoa” ilmiötä
• Jokainen kunta tekee digitointityön omalla tavallaan ja itseään kuunnellen
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 11

12. PAPERIARKISTON H(D)IGITOINTI
• Kempeleen rakennusvalvonta on perustamassa työryhmää digitoinnin
suunnittelua ja toteutusta varten
• Rakennusvalvonnassa tällä hetkellä yksi ”digihemmo” siistimässä arkistoa
• Työ etenee vaikka määrärahoja hankkeelle ei vielä virallisesti ole
• Joskus on uskallettava mennä kohti tuntematonta ja ottaa haukut vastaan hyvän
asian puolesta
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 12

13. Aika
Digitalisaation
aste
Digitalisaatiolla hiukset sinunkin päähän !
Sähköinen arkisto ei homehdu!

14. Sähköinen arkisto
17.1.2018 Alatunniste tähän 14
• Ei homehdu
• Ei turhia piirustusten leimausta
useampiin sarjoihin
• Käytettävyys ihan eri luokkaa kuin
paperiarkistossa
• Mahdollistaa myös uuden oppimista ja
kokonaisuuden hallintaa

15. Sähköinen arkisto
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 15
• Kaikkien saatavilla, eikä aiheuta kaaosta
mikäli organisaatiossa joku poissa
• Luo edellytyksiä yksinkertaiseen
tiedonsiirtoon asiakkaille
• Mahdollistaa tietojen jatkojalostuksen
mm. myyntipalveluna

16. 17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 16

17. ASIAKASPALVELUN NÄKÖKULMASTA
• Sähköinen kokonaisuus asiointi, arkisto, H(D)igitointi mahdollistaa hyvän
asiakaspalvelun
• Viranomaisen aika riittää asiakaspalveluun sekä perustyön tekemiseen
(lupakäsittely, katselmoinnit)
• Sähköisessä asioinnissa asiakas on ajan tasalla omasta hankkeesta
• Viranomainen hallitsee kaaosta omalla toiminnallaan
• Tärkeää ja ennen n.s hiljaista tietoa siirtyy asioinnin kautta tulevaisuuteen
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 17

18. .
PETTYMYSTEN SARJA ON OHI
17.1.2018 Kuntatapaaminen 2018 18
Emme me koskaan
tyyntä toivoneet.
Tuulta me toivoimme
ja mustat liput
tuulessa liehumaan
-Tommy Tabermann-