Lupapiste rakennusvalvonta koulutus Anna Palttila Lupisfest

2. Lupapiste
rakennusvalvonnassa
Lupisfest –teemakoulutus 12.10.2017
Anna Palttila
anna.palttila@evolta.fi
tuki@lupapiste.fi

3. Ensin ihmiset kieltäytyvät uskomasta, että jokin outo, uusi asia voidaan tehdä.
Sitten he alkavat toivoa, että se voitaisiin tehdä.
Sen jälkeen he ymmärtävät, että se voidaan tehdä.
Sitten se tehdään ja koko maailma ihmettelee, miksei sitä tehty jo
vuosikymmen sitten.
F.H. Burnett
Kuulostaako tutulta?

4. Tulevaisuuden Lupapiste ja
sähköinen käsittely
“Peruskalliokoulutus”

5. Tänään keskustellaan
hakijan näkökulmasta – mitä asiakas
Lupapisteessä tekee?
• Hakemuksen teko
• Osapuolet ja liitteet
• Hankkeen tilat
viranomaiskäytöstä – Lupapisteestä tehot irti!
• Pääkäyttäjäasetukset
• Lupapisteen ja kuntarekisterin yhteispeli
• Työjonon hallinta
• Hakemusten tarkistaminen (liitteet, tehtävät, tiedonsiirto)
• Rakentamisen aikainen toiminta (leimaus, työnjohtajat, katselmukset)
VAI jostain muusta teidän haluamastanne aiheesta?
Kahvit 13:30-14
Lopetus 15:20

6. Yhteinen
tavoite:
Ainakin yksi uusi vinkki arkeen.

7. Mene puhelimellasi
sivulle
www.kahoot.it
Odota ohjeita…

8. Mitä asiakkaani tekee
Lupapisteessä?

9. Rekisteröinti ja Omat tiedot-osio
• Asiakas tunnistautuu vahvasti 1. kerralla.
• Omat tiedot-osiossa ylläpidetään henkilötiedot.
• Ammattilaiset lisää Omat tiedot-osioon talteen omat koulutus- ja
pätevyystiedot.
• Käyttöarkisto, josta tiedot kopioidaan hakemuksille.
• Viranomainen ei pääse näkemään ammattilaisen omaa profiilia –
tiedot pitää olla mukana hakemuksella.

10. Tehdään hakemus: missä, mitä ja kuka?
• Missä? Hankkeen luonti aloitetaan valitsemalla sijainti kartalta.
• Mitä? Päätoimenpiteen valitseminen.
• Kunta voi valita, saako hakemuksella olla useampi kuin yksi
toimenpide (pääkäyttäjäasetukset).
• Kuka? Hankkeen osapuolet valtuutetaan mukaan sähköisesti.
• Hyväksytty sähköinen valtuutus (kirjoitusoikeus) korvaa perinteisen
valtakirjan.
• Tai skannattu valtakirja Suunnitelmat ja liitteet –välilehdelle.
• Huom! Jos hakijana perikunta, kaikki perikunnan osakkaat ovat
hakijoita.

11. Yritys tai kunta luvanhakijana?
• Yritystili tuo hallintaa yrityksen tai julkisen organisaation luvanhakuun.
• Hankkeet
• Yritystilin kautta perustetut hakemukset näkyvät kaikille käyttäjille yhteisessä
hankenäkymässä.
• Jokainen käyttäjä voi tarkastella tai tarvittaessa työstää niitä.
• Hankkeet kuuluvat Yritystilin kautta yritykselle eivätkä sen yksittäiselle työntekijälle.
• Osapuolivaltuutukset
• Yrityksen voi valtuuttaa osapuoleksi yksittäisen käyttäjän sijaan.
• Ylläpitäjä(t) hallinnoivat Yritystiliin tulevia valtuutuskutsuja.
• Käyttäjät
• Vain tilin rekisteröijän tulee tunnistautua vahvasti omilla verkkopankkitunnuksillaan.
• Ylläpitäjä hallinnoi tilin tietoja sekä käyttäjiä.

12. Kartta-aineistot
• Karttatasot käytössä suunnittelussa.
• Valtakunnalliset (SYKE) sekä kuntien omat aineistot (WMS-palvelin).
• Karttasovellus on MML:lta.
• Piirto- ja mittaustyökalut
• Etäisyydet, alueet yms.
• Omien kohteiden tallennus ja tulostus.
• Kartalla voi laskea alueiden syvyyksiä ja leveyksiä.
• Kaavamääräykset löytyy myös, jos ne on saatavilla rajapinnalta.

13. Yhteys viranomaiseen?
• Keskustelu! Ei sähköposteja.
• Keskustelu säilyy avoinna siihen asti, että hanke on valmistunut.
• Luonnos-vaiheessa olevaan hakemukseen voi kysyä neuvoja, kun
jättää kysymyksen Kysy viranomaiselta-painikkeella.
• Hakemus näkyy viranomaisella Neuvonta-välilehdellä.
• Seuratkaa aktiivisesti saapuvia viestejä ja neuvontapyyntöjä!

14. Väärä otsikko tai osoite?
• Päätoimenpiteen eli otsikon voi vaihtaa, jos hakemukselle saa
lisättyä useamman toimenpiteen.
• Jos hakemukselle saa vain yhden toimenpiteen, pitää tehdä
kokonaan uusi hakemus.
• Lisätään ensin uusi eli se oikea toimenpide, Hakemuksen tiedot-
välilehdellä vaihdetaan se päätoimenpiteeksi ja sitten poistetaan
väärä toimenpide.
• Sijaintia pääsee korjaamaan hakemuksen yläosan Muokkaa-
painikkeesta.

15. Viranomaisen oma
Lupapiste

16. Pääkäyttäjäasetukset
• Pääkäyttäjä hallinnoi:
• Organisaation viranomaistunnuksia ja lausunnonantajia
• Toimenpiteitä eli mitä hakemuksia Lupapisteen kautta voi hakea
• Toimenpiteiden pakollisia liitteitä eli mitä liitteitä asiakkaalta oletuksena
pyydetään
• Avainsanoja
• Kunnan omia ohjeita ja kartta-aineistoja
• Leimoja
• Taustajärjestelmäasetukset- ja linkit, jos ja kun niihin tulee muutoksia
• Pääkäyttäjälle on omat tunnukset!
• Viranomaiskäyttöön on omat tunnukset, jotka luodaan pääkäyttäjänäkymässä
• Kannattaa olla ainakin 2 pääkäyttäjää (lomat ja muut poissaolot)
• Yhteinen käyttäjätunnus, salasanan resetointi-pyyntö: tuki@lupapiste.fi

17. Järjestelmien yhteispeli
Taustajärjestelmä
Asiakas tekee hakemuksen.
Viranomainen tarkistaa hakemuksen
ja valmistelee päätösvalmiiksi.
Työnjohtajat nimetään.
Katselmusmerkinnät.
Päätös asiakkaan nähtävillä.
Työnjohtaja-päätös asiakkaan
nähtävillä.
Hakemukselle tehdään päätös.
Rakennusrekisterin ylläpito.
Työnjohtajasta tehdään päätös.
Kirjataan katselmukset
ja hankkeen tila.

18. Työjonot ja lisähakuehdot
• Rakennusvalvonnassa käytössä 3 työjonoa:
1. Hankkeet
2. Työnjohtajat
3. Tehtävät
• Oletuksena listan ylimpänä on viimeisimpänä muokattu hanke, ikonit kertovat
muutoksista.
• Viranomaisille on käytössä hankkeiden hakuun välilehtijaottelun ja sanahaun lisäksi
tarkempia hakukriteerejä eli Lisähakuehdot.
• Hakuehdot on aina henkilökohtaisia, muut eivät näe tallentamiasi hakuehtoja.
• Yhden tallennetun hakuehdon voi valita oletushakuehdoksi.
• Hakuehdon voi poistaa.

19. Miten ryhmittelet omaa
työjonoasi?
Keskustele hetki muutaman vieraan kollegan kanssa!

20. Eikö hanketta löydy työjonosta?
• Tee haku vielä varmuuden vuoksi Kaikki- ja Peruutetut-välilehdillä.
• Tyhjennä haku ja tee se alusta uudelleen, ettei talteen ole jäänyt
vääriä hakukriteerejä.
• Luonnoksia ei näy viranomaisille ollenkaan.
• Asiakas voi jättää keskusteluun viestin Kysy viranomaiselta-
painikkeella, jolloin hanke löytyy Neuvonta-välilehdeltä Näkyy
viranomaiselle-tilassa.
• Uuden viestin huomaa puhekuplaikonista työjonossa.

21. Hakemusnäkymä
• Käsittelijöiden valinta kannattaa tehdä heti tarkistuksen alussa.
• Osoitteen tai kiinteistötunnuksen korjaus tehdään yläosasta Muokkaa-
napista – kyllä, viranomainen voi korjata ne.
• Kun muutokset tsekattu, ”Merkitse muutokset nähdyiksi”-painikkeesta
nollataan hankesivun ikonit.
• Keskustelun kautta saa asiakkaalle lähetettyä viestin - viranomaisen
kommentista lähtee asiakkaan sähköpostiin heräte.
• OK/Tarkennettavaa-merkinnät tarkistuksen aikana – näistä ei lähde
asiakkaalle viestiä.
• Huomiot ja avainsanat (esim. paperinen hakemus, suojelukohde,
messukohde).
• Tehtävät viranomaisten kesken.

22. Lausuntojen pyytäminen ja naapureiden
kuuleminen
• Löytyvät kumpikin Lausunnot-välilehdeltä ja ne pitää hoitaa ennen kun hakemus
siirretään käsittelyyn.
• Lausunnot: sähköposteihin, jotka on asetettu pääkäyttäjäasetuksissa. ELY:n
lausunnotkin voidaan kohta pyytää suoraan Lupapisteestä.
• Lausunnonantaja kirjautuu samalla sähköpostiosoitteella, johon pyyntö tuli.
• Viranomainen valitsee kuultavat naapurit.
• Naapurien kuuleminen palvelun kautta tehdään käyttäen naapurin sähköpostia.
• Vaihtoehtoisesti kuulemisdokumentti skannataan palveluun.

23. Suunnitelmat ja liitteet
• Huomaa sivun yläosassa liitteiden lajittelu.
• Liitteen tarkistuksen yhteydessä viranomainen voi
1. Korjata liitteen metatietoja (tyyppi ja sisältö)
2. Korjata liitteen kohdistuksen (oikea rakennus tai toimenpide)
3. Lisätä uuden version
4. Poistaa liitteen
5. Jättää keskusteluun viestin liitekohtaisesti
6. Tarkistaa sähköisen allekirjoituksen
7. Kääntää liitteen oikein päin esikatseluikkunassa
8. Merkitä päätöksen liitteet.
• Käsittele liitteet sillä ajatuksella, että kyseinen asiakirja tai piirustus säilyy
pysyvästi arkistossa.

24. Tehtävät
• Tehtävät-toiminto asetetaan päälle pääkäyttäjänäkymässä.
• Tehtävä:
• viranomaisten työkalu – asiakkaat eivät näe tehtäviä
• kohdistetaan johonkin hankkeen osaan (esim. osapuoli tai liite)
• osoitetaan kollegalle tai itselle
• merkitään valmiiksi, kun tehtävä on hoidettu
• oma työjono, jossa avoimet ja valmiit tehtävät sekä hakutoiminnot
• voi luoda hankkeen kaikissa vaiheissa, paitsi terminaalitiloissa
• automaattiset tehtävät voidaan määritellä tietylle käsittelijälle
tiettyjen liitteiden lisäyksestä.

25. Taustajärjestelmään siirto ja päätös
• Hakemus siirretään käsittelyyn, kun halutaan tiedot päätöksentekoa varten
taustajärjestelmään.
• Käsittelyyn siirto (tila: Käsittelyssä) lukitsee hakemuksen eli kukaan ei
voi muokata tai täydentää hakemusta. Keskustelu säilyy avoimena.
• Hakemuksen palauttaminen täydennettäväksi (tila: Täydennettävänä), jos
tehtävä muutoksia.
• Siirrettävä uudelleen Käsittelyyn täydennysten jälkeen, jotta päätös
siirtyy taustajärjestelmästä Lupapisteeseen.
• Päätös tehdään taustajärjestelmässä.
• Päätös siirtyy Lupapisteeseen päätöksen antopäivänä tai päätöspäivää
seuraavana päivänä – määritys pääkäyttäjäasetuksissa.
• Päätöksellä oltava päätöspäivä, päätöskoodi ja päätöksentekijä.

26. Rakentamisen aikana

27. Leimaus
• Pääkäyttäjäasetuksissa on leimaeditori.
• Esim. jokaiselle päättäjälle oma tai päätös-, vastaanotettu- ja hyväksytty-
leimat.
• Suosittelemme, että leimaus tehdä päätöksen siirtymisen jälkeen.
• Näin leimaan saadaan automaattisesti mukaan päätöspäivä, pykälä ja
kuntalupatunnus.
• Oletuksena valitaan leimattavaksi päätöksen liitteiksi merkityt asiakirjat.
• Leimaa voi korjata tekemällä sen uudelleen. Dokumenttiin jää näkyviin
viimeisin leima.
• Leimatut piirustukset voi siirtää taustajärjestelmään Vie liitteet-painikkeella.

28. Millaisia leimoja teillä on
käytössä?
Keskustele hetki muutaman vieraan kollegan kanssa!

29. Työnjohtajien nimeäminen
• Työjohtajat on viranomaisella omassa Työnjohtajat-työjonossa.
• Työnjohtajat nimetään Lupapisteessä päätöksen siirtymisen jälkeen.
• Hankkeeseen vaaditut työnjohtajat on listattu Rakentaminen-
välilehdellä, josta hankkeeseen ryhtyvä nimeää kunkin työnjohtajan.
• Rakennuslupa muodostuu viiteluvaksi työnjohtaja-asiaan.
• Joko hakemus tai ilmoitus.
• Hakemukselle tehdään päätös, ilmoitus hyväksytään heti.
• Työnjohtaja saa lukuoikeudet viitelupaan + oikeuden lisätä liitteitä
tarkastusasiakirjan yhteenvetoon.

30. Erityissuunnitelmat
• Lisätään ”Suunnitelmat ja liitteet” –välilehdellä joko ennen
lupapäätöstä tai luvan myöntämisen jälkeen.
• Suunnitelmia voi lisätä kerralla monta.
• Kirjautuvat automaattisesti rakentamisen aikaisiksi liitteiksi.
• Käsittelyssä – ja Valmistunut -tilassa asiakas ei pääse lisäämään
liitteitä.
• Leimatessa on käytössä samat suodattimet kuin "Suunnitelmat ja
liitteet" välilehdellä.
• Myös liitteen tyypin korjaus, "Sisältö" -kentän muutokset ja ko.
dokumenttiin liittyvien rakennusten valinta toimii
erityissuunnitelmien kohdalla kuten muidenkin liitteiden käsittelyssä.

31. Katselmukset
• Vaaditut katselmukset siirtyy päätöksen mukana Lupapisteen Rakentaminen-sivulle.
• Jos hankkeelle on määritelty lupaehtoja, pitää myös loppukatselmus olla vaatimuksena.
• Jos hankkeella on useita rakennuksia, ne siirtyy Lupikseen ja ne voidaan huomioida
katselmuksilla erillisillä rakennuksina.
• Katselmuksen voi kirjata joko lopullisena tai osittaisena.
• Osittaisesta muodostuu uusi katselmusrivi niin monta kertaa, kun katselmus tehdään
osittaisena.
• Käyttöönottokatselmus = osittainen loppukatselmus.
• Lupiksessa pidetty katselmus siirtyy taustajärjestelmään heti. Taustajärjestelmässä pidetty
katselmus siirtyy seuraavana päivänä Lupikseen (KuntaNetistä siirtyy myös pöytäkirja).
• Jos Lupikseen tulee väärä katselmus, sen voi merkitä virheelliseksi ja seuraavana päivänä
se tuodaan uudelleen (tee siis korjaukset taustajärjestelmään!).
• Virheelliseksi merkittyyn katselmukseen liittyvät dokumentit poistuu liiteluettelosta.
• Hankkeen status tarkistetaan päivittäin taustajärjestelmästä.

32. Miten teillä kirjataan
katselmukset?
Keskustele hetki muutaman vieraan kollegan kanssa!

33. Valtuutuskutsun sisältö Lupapisteessä
- tätä pyydettiin koulutuksessa nähtäväksi
Lähettäjä: Lupapiste <no-reply@lupapiste.fi>
Päiväys: 13. lokakuuta 2017 klo 8.21
Aihe: Lupapiste: Yrjönkatu 31, Helsinki - valtuutus Lupapisteessä
Tämä on automaattinen sähköposti - älä vastaa tähän viestiin.
Hei Anna,
Sinut halutaan valtuuttaa kirjoitusoikeudella osapuoleksi Lupapisteessä olevaan hankkeeseen sähköpostiosoitteella anna.palttila@testi.com.
Valtuutus koskee hanketta Liike-, toimisto-, opetus-, päiväkoti-, palvelu-, hoitolaitos- tai muun rakennuksen laajentaminen osoitteessa Yrjönkatu 31, Helsinki.
Hyväksymällä Lupapisteessä tämän kutsun valtuutat samalla kutsujan toimimaan Lupapisteessä puolestasi roolisi mukaisessa lupa-asioinnissa tässä hankkeessa (mukaan lukien työnjohtajan
nimeämiset). Hankkeeseen ryhtyvä voi vaihtoehtoisesti valtuuttaa pääsuunnittelijan tai asiamiehen erillisellä liitteisiin liitetyllä valtakirjalla.
Jos et ole vielä käyttänyt Lupapistettä, rekisteröidy palveluun käyttäen sähköpostiosoitetta anna.palttila@testi.com. Rekisteröityminen edellyttää vahvaa tunnistautumista mobiilivarmenteen tai
henkilökohtaisten verkkopankkitunnusten avulla.
Mikäli olet jo rekisteröitynyt eri osoitteella Lupapisteeseen ja haluat käyttää sitä nytkin, pyydä kutsun lähettäjältä testiviranomainen@gmail.com uusi kutsu käyttämääsi osoitteeseen.
Päästäksesi täydentämään hakemusta klikkaa alla olevaa linkkiä ja hyväksy valtuutus. Hyväksymisen jälkeen voit hakemuksella valita oman nimesi edustamasi roolin alasvetovalikosta, jolloin
henkilötietosi täydentyvät hakemukselle automaattisesti.
Jos linkki ei toimi, kopioi osoite ja liitä se selaimen osoiteriville.
https://www-qa.lupapiste.fi/app/fi/authority#!/application/LP-091-2017-90117
Kutsun lähettäjä on myös halunnut jättää sinulle seuraavan viestin (kohta on tyhjä, jos viestikohtaan ei ole kirjoitettu mitään):
Hei! Sinut on kutsuttu osallistumaan lupahakemuksen tekemiseen Lupapisteessä.
Lupapisteessä voidaan hoitaa lupa-asiointia yhdessä muiden hankkeen osapuolten kanssa. Vuorokauden ympäri. Onko sinulla kysyttävää palvelun käytöstä? Suosittelemme tutustumaan Lupapisteen
ohjesivustoon sekä usein kysyttyihin kysymyksiin.
Terveisin,
Lupapiste
Tämä on automaattinen sähköposti - älä vastaa tähän viestiin.

34. Saavutettiinko
tavoite?
Ainakin yksi uusi niksi tai oivallus Lupapisteen käyttöön.

35. WEBINAARIT!
www.lupapiste.fi/tapahtumat
Nyt tarjolla myös tallenteet!

36. Olemme tukenanne:
www.lupapiste.fi/ohjeet
tuki@lupapiste.fi

37. Kiitos!
Internet: www.lupapiste.fi
Facebook: fb.com/lupapiste
Twitter: @Lupapiste
Instagram: lupapiste
YouTube: Lupapiste
tuki@lupapiste.fi | 044 750 4471