Usein kysyttyjä kysymyksiä ja kikka kolmosia

2. Saanko luvan?
Usein kysyttyjä kysymyksiä – viranomaisen vinkkelistä
Anna Palttila
anna.palttila@evolta.fi
tuki@lupapiste.fi

3. Onko uusia kysymyksiä?

4. Näitä kysytään:

5. Pääseekö Lupapistettä testaamaan?

6. Saa testata – koska tahansa!
• Testiympäristön osoite: www-qa.lupapiste.fi
• Viranomaisen tunnus: r-koulutus-1@123.fi
• Hakijan tunnus: hakija-1@123.fi
o Salasana on koulutus. Sama salasana toimii kaikkiin koulutustunnuksiin.
o Tunnuksia on luotu molempia 20 kappaletta siten, että tunnus on muuten
sama, mutta osoitteessa oleva järjestysnumero vaihtuu.
o r-koulutus-1, r-koulutus-2, r-koulutus-3 jne.
o Tunnuksen loppuosa (123) on kuntanumero, vaihda siihen omasi.

7. En löydä asiakkaan hakemusta
työjonostani, miksi?

8. Eikö hanketta löydy työjonosta?
• Tee haku vielä varmuuden vuoksi Kaikki- ja Peruutetut-välilehdillä.
• Tyhjennä haku ja tee se alusta uudelleen, ettei talteen ole jäänyt
vääriä hakukriteerejä.
• Luonnoksia ei näy viranomaisille ollenkaan.
• Asiakas voi jättää keskusteluun viestin Kysy viranomaiselta-
painikkeella, jolloin hanke löytyy Neuvonta-välilehdeltä Näkyy
viranomaiselle-tilassa.
• Uuden viestin huomaa puhekuplaikonista työjonossa.

9. Miten kirjataan paperilla saapuneet
hakemukset?

10. Erillinen tunnus paperihakemuksille
• Asiakkaiden paperilla jättämät hakemukset pitää kirjata
Lupapisteeseen, jotta ne saadaan yhteen paikkaan talteen ja edelleen
pysyvästi talteen arkistoon.
• Tähän kannattaa käyttää omaa, erillistä tunnusta.
• IT-osastolta tilaus uudesta sähköpostilaatikosta, esim.
lupapiste@kunta.fi
• Lisätkää se pääkäyttäjäasetuksissa viranonomaiseksi
(muokkausoikeudet).
• Kun paperihakemus syötetään Lupikseen, kirjautukaa tuolla
tunnuksella.
• Tällä tavoin hakemus ei “seuraa” kenenkään omassa työjonossa.

11. Miten korjaan hakemuksen otsikkoa?

12. Väärä otsikko?
• Päätoimenpiteen eli otsikon voi vaihtaa, jos hakemukselle saa
lisättyä useamman toimenpiteen.
• Jos hakemukselle saa vain yhden toimenpiteen, tai kyse on
jatkoajasta tai muutosluvasta, pitää tehdä kokonaan uusi hakemus.
• Lisätään ensin uusi eli se oikea toimenpide, Hakemuksen tiedot-
välilehdellä vaihdetaan se päätoimenpiteeksi ja sitten poistetaan
väärä toimenpide.

13. Entä miten korjaan hakemuksen
osoitetta?

14. Väärä osoite tai sijainti?
• Klikkaa hakemuksen yläosasta Muokkaa.
• Sijaintia voi vaihtaa klikkaamalla kartalla oikeasta kohdasta.
• Kiinteistötunnusta ja osoitetta voi korjata kumpaakin omalla rivillään.

15. Mitä tietoja asiakas voi muokata
liitteellä?

16. Liitteiden lisäys ja muokkaus
• Asiakkaalle on mahdollista seuraavat toimenpiteet:
• Liitteen metatietojen (tyyppi ja sisältö) täydentäminen ja korjaus
• Liitteen kohdistaminen rakennukseen tai toimenpiteeseen
• Uuden version lisääminen
• Liitteen kääntäminen oikein päin esikatseluikkunassa
• Liitteen (versioiden) poistaminen
• Liitekohtainen keskustelu
• Sähköinen allekirjoitus

17. Olen leimaamassa piirustuksia, miksi
leimassa ei näy oikeaa päätöspäivää eikä
pykälää?

18. Koska on oikea hetki leimata?
• Leimaus pitää tehdä päätöksen antopäivänä tai sen jälkeen.
• Vain silloin päätökseltä saadaan leimaan mukaan päätöspäivä, pykälä
ja kuntalupatunnus – tätä ennen Lupapisteessä ei ole ko. tietoja.
• Leimauksesta voi tehdä automaattitehtävän ”Päätös”-tyyppiselle
liitteelle: aina kun hankkeelle lisätään päätös, tulee hankkeeseen
merkitylle sihteerille / käsittelijälle tehtävä ”Leimaa kuvat”.
• Automaattitehtävistä lisää tuonnempana. J

19. Miten pääsen korjaamaan leimaa?

20. Leima meni pieleen tai kokonaan väärään
liitteeseen - apua
• Leimaa voi korjata tekemällä sen uudelleen. Dokumenttiin jää
näkyviin viimeisin leima.
• Alkuperäinen, leimaamaton versio on tallessa versiohistoriassa.
• Jos leimasit väärän liitteen, käy kyseisen tiedoston versiohistoriassa
poistamassa leimattu versio – jäljelle jää edeltävä eli leimaamaton
versio.

21. Miten voin jättää kollegalleni kysymyksen
hakemuksesta?

22. Tehtävät
• Tehtävät-toiminto asetetaan päälle pääkäyttäjänäkymässä.
• Tehtävä:
• viranomaisten työkalu – asiakkaat eivät näe tehtäviä
• kohdistetaan johonkin hankkeen osaan (esim. osapuoli tai liite)
• osoitetaan kollegalle tai itselle
• merkitään valmiiksi, kun tehtävä on hoidettu
• oma työjono, jossa avoimet ja valmiit tehtävät sekä hakutoiminnot
• voi luoda hankkeen kaikissa vaiheissa, paitsi terminaalitiloissa

23. Mikä ihmeen automaattitehtävä?

24. Infoa tiettyjen liitteiden lisäyksestä
• Automaattiset tehtävät voidaan määritellä tietylle käsittelijälle tiettyjen
liitteiden lisäyksestä.
• Tarkoittaa seuraavaa:
1. Ensin määritellään, että Käsittelijä saa tehtävän, kun hankkeelle lisätään
Rakennesuunnitelma.
2. Asiakas lisää Rakennesuunnitelma-tyyppisenä liitteen.
3. Hankkeella nimetty Käsittelijä saa omaan Tehtävä-työjonoon uuden ilmoituksen.
• Edellyttää, että liitetyyppi on määritelty oikein ja viranomainen on oikeassa
käsittelijäroolissa hankkeella.
• Iso apu päätöksen jälkeisessä elämässä: uusista liitteistä tulee
automaattisesti tieto, ei tarvitse “väijyä”.

25. Miten saadaan esim. vesilaitokselle
Lupapisteestä lvi-suunnitelmat?

26. Litteet voi poimia Lupapisteestä
a) Jos vesilaitos on pyydetty lausunnonantajaksi, he voivat lausunnon
yhteydessä ladata kuvat Lupapisteestä omalle koneelle ja edelleen
omaan järjestelmäänsä.
b) Vesilaitos voidaan lisätä organisaation viranomaiseksi, jolloin heille
voi tehdä kyseisten liitetyyppien lisäyksestä automaattitehtävän ja he
itsenäisesti hakevat ko. liitteet ja lataavat itselleen.
c) Ravan viranomainen lataa liitteet itselleen ja lähettää ne esim.
sähköpostin liitteenä.

27. Miksi en pysty muokkaamaan liitteen
tietoja enkä lisäämään uutta versiota?

28. Liite on todennäköisesti jo arkistoitu
• Arkistoitua liitettä ei voi muokata.
• Siihen voi tosin lisätä RAM-liitteen.
• Hanke voi myös olla Käsittelyssä-tilassa – silloinkaan muokkauksia ei
voi tehdä.

29. Missä vaiheissa ja milloin tietoa siirtyy
taustajärjestelmän ja Lupapisteen
välillä?

30. Järjestelmien yhteispeli
Taustajärjestelmä
Asiakas tekee hakemuksen.
Viranomainen tarkistaa hakemuksen
ja valmistelee päätösvalmiiksi.
Työnjohtajat nimetään.
Katselmusmerkinnät.
Päätös asiakkaan nähtävillä.
Työnjohtaja-päätös asiakkaan
nähtävillä.
Hakemukselle tehdään päätös.
Rakennusrekisterin ylläpito.
Työnjohtajasta tehdään päätös.
Kirjataan katselmukset
ja hankkeen tila.

31. Taustajärjestelmään siirto ja päätös
• Hakemus siirretään käsittelyyn, kun halutaan tiedot päätöksentekoa varten
taustajärjestelmään.
• Hakemuksen tulee olla Lupapisteessä ensin loppuun asti huolella tarkistettuna!
• Muuten riskinä tilanne, että usean siirron jälkeen taustarekisterissä on useita hankkeita
samalle asialle.
• Käsittelyyn siirto (tila: Käsittelyssä) lukitsee hakemuksen eli kukaan ei voi muokata tai
täydentää hakemusta. Keskustelu säilyy avoimena.
• Hakemuksen palauttaminen täydennettäväksi (tila: Täydennettävänä), jos tehtävä
muutoksia.
• Siirrettävä uudelleen Käsittelyyn täydennysten jälkeen, jotta päätös siirtyy
taustajärjestelmästä Lupapisteeseen.
• Päätös tehdään taustajärjestelmässä.
• Päätös siirtyy Lupapisteeseen päätöksen antopäivänä tai päätöspäivää seuraavana
päivänä – määritys pääkäyttäjäasetuksissa.
• Päätöksellä oltava päätöspäivä, päätöskoodi ja päätöksentekijä.
• Huom! Päätöksen sisältö liitteineen on oltava valmis ennen julkaisua.

32. Tiedonsiirrossa on ongelmia, mihin otan
yhteyttä?

33. Tiedonsiirto tökkii
• Hakemuksen tiedot ei liiku taustarekisteriin, tai päätös ei päädy
Lupapisteeseen – integraatiossa olettavasti on ongelmia.
• Jos ongelma näyttäytyy sekeästi toisen järjestelmän puolella, ole sen
järjestelmän asiakastukeen yhteydessä – ongelma ratkeaa
nopeimmin.
• Kannattaa tarkistaa, että näkyykö virheilmoituksia – mitä niissä
lukee?
• Onko päätöksellä päätöspv, antaja ja koodi?
• Entä onko päätöksen antopäivä jo koittanut?

34. Lupapisteeseen tuli väärä katselmus,
miten sen saa pois?

35. Katselmukset
• Vaaditut katselmukset siirtyy päätöksen mukana Lupapisteen Rakentaminen-sivulle.
• Jos hankkeelle on määritelty lupaehtoja, pitää myös loppukatselmus olla vaatimuksena.
• Katselmuksen voi kirjata joko lopullisena tai osittaisena.
• Osittaisesta muodostuu uusi katselmusrivi niin monta kertaa, kun katselmus tehdään
osittaisena.
• Käyttöönottokatselmus = osittainen loppukatselmus.
• Lupiksessa pidetty katselmus siirtyy taustajärjestelmään heti. Taustajärjestelmässä pidetty
katselmus siirtyy seuraavana päivänä Lupikseen.
• Jos Lupikseen tulee väärä katselmus, sen voi merkitä virheelliseksi ja seuraavana päivänä
se tuodaan uudelleen (tee siis korjaukset taustajärjestelmään!).
• Virheelliseksi merkittyyn katselmukseen liittyvät dokumentit poistuu liiteluettelosta.
• Hankkeen status tarkistetaan päivittäin taustajärjestelmästä.

36. Tarkastusasiakirjan yhteenveto – miten
se toimii?

37. Tarkastusasiakirjan yhteenveto
• Pääkäyttäjäasetuksissa otetaan se ensin käyttöön ja määritellään
sisältö.
• Yhteenveto tulee päätöksen jälkeen käyttöön hankkeelle.
• Työnjohtajat ja muut tarkastuksia tekevät pääsevät tekemään
merkintöjä ja lisäämään liitteitä.
• Tampereella aktiivisesti käytössä – ehkä sieltä saataisiin vinkkejä ja
kokemuksia tämän hyödyntämiseen?

38. TOS – miten se siis toimii?

39. TOS:sta on hyvät ohjeet
• Näitä on ihan hiljattain päivitetty, kannattaa käydä tutustumassa:
https://www.lupapiste.fi/ohjeet/viranomaisille/tiedonohjausjarjestelma

40. Mistä löydän tallennetut webinaarit?

41. Ohjeet-sivulta webinaaritallenteet
https://www.lupapiste.fi/ohjeet/webinaaritallenteet/webinaaritallenteet-2017

42. Olemme tukenanne:
• www.lupapiste.fi/ohjeet
• tuki@lupapiste.fi

43. Kiitos!