8.3.2018 pidetyn digitointiwebinaarin materiaali: Prosessi digitoinnin suunnittelusta paperilupien digitointiin Lupapisteessä

2. Paperilupien digitointi
Lupapisteessä
Webinaari viranomaisille

3. Digitointiprosessi
Huomioita ja vinkkejä projektin käynnistämiseen

4. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi

5. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
Laajuus•
Eteneminen•
Projektisuunnitelma•

6. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
• Valmistele aineisto
• Järjestä aineisto
• Hävitä turhat paperit

7. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
Löytyykö tiedot
rekistereistä?

8. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
• Harjoittele. Testaa.
• Yksi lupa kerrallaan
• Päälupa ensin. Samalla muut luvat.
• 1 asiakirja = 1 tiedosto
• Skannaa PDF/A-muotoon
• Sovittu tiedosto- ja
hakemistorakenne

9. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
Avaa digitointihanke lupatunnuksella•
Täydennä luvan tiedot sekä osapuolet•
Siirrä tiedostot hankkeelle ja täydennä•
metatiedot
”Valmis arkistoitavaksi”•

10. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
• Rakennusvalvontaviranomainen
tarkastaa
• Laadunvarmistus
• Voidaan korjata vielä myös arkistossa
• Älä jätä korjausvelkaa!

11. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
Arkistonhoitaja siirtää
digitoidun luvan
arkistoon.

12. Paperiarkiston digitointiprosessi
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta eli
aineiston
järjestely
Digitointi eli
skannaus
Indeksointi eli
aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Rekisteri-
korjaukset
Digitointi
• Vaatii aikaa ja oikeita
resursseja
• Lisää kiinteistöverotuloja

13. Muuta huomioitavaa
Alkuun työ on hidasta, kun pitää etsiä, mistä mikäkin tieto löytyy ja mitä termit•
ja asiakirjanimet tarkoittavat
Kun oikeat tiedot ja sopiva työjärjestys alkavat löytyä, työ nopeutuu ja•
sujuvoituu.
Oikeaa työjärjestystä on vaikea tietää etukäteen•
Tilat, laitteistot, aineistot ja tekijät vaikuttaa•
Joskus on tehokkainta käsitellä yhtä asiakirjaa vain kerran, eli skannata ja•
kirjoittaa sen tiedot samalla kerralla, kun asiakirja on käsissä.
Joskus taas on tehokkainta antaa skannerin laulaa ja digitoida varastoon ja•
lisäillä metatiedot jälkeenpäin.
Kun mennään vanhempiin vuosiin, aineiston läpikäynti ennen digitointia•
Poistetaan asiakirjat, joita ei tarvitse digitoida•
Valmistellaan luvat ja asiakirjat oikeaan järjestykseen•

14. Hankinnoista
• Yleensä hankitaan joko digitointityötä tai digitointityötä ja indeksointia
• Hankintalainsäädännön mukainen kilpailutusraja 60 000€
• Pienemmät hankinnat kunnan oman käytännön mukaan
• Laatukriteerit
• Projektisuunnitelma
• Hyväksymismenettelyt, korjausprosessi
• Referenssit vastaavasta aineistosta, yhteystiedot
• Vaadi tarvittaessa koe-erän toimittamista
• Hinta: Metreittäin, asiakirjoittain, asiakirjatyypeittäin, tunneittain?
• Järjestä pääsy aineistoon tutustumiseen
• Rohkaise kysymään - jaa tietoa
• Huomioi budjetissa Lupapisteen digitoinnin kustannus
• Toistaiseksi emme pysty tukemaan muita tiedonsiirtotapoja digitoinnista
• Kunta voi hankkia myös konsultointityötä digitoinnin aloittamiseksi

15. Digitoinnin suunnitteluapua
kumppaneiltamme
Tiera ja Palovoima apunanne digitoinnin suunnittelemisessa

16. 1. Projektin tavoitteet
• Projektin kuvaus
• Digitoinnin tavoitteet
• Digitoinnin vaikutukset
• Digitoitava aineisto
2. Projektin ositus ja aikataulu
• Digitointiprosessi
• Digitoinnin toteutusvaihtoehdot
• Aikataulu
• Työsuunnitelma
3. Projektin organisointi
• Projektin organisaatio
• Projektin ohjaus
4. Projektin panokset
• Resurssit
• Hankinnat
• Kustannukset
• Kustannus-hyötyanalyysi
• Rahoitus
5. Laadunvarmistus
6. Projektin viestintä
Digitointisuunnitelman sisältöä

17. Suunnitteluapua kumppaneiltamme
”Kokonaispalvelua lupa-aineistojen digitalisointiin sekä sähköisen
arkistoinnin suunnitteluun”
Risto Asikainen
risto.asikainen@palovoima.fi
0400 640 876
Jari Hintsala
jari.hintsala@tiera.fi
040 5512 993

18. Digitoinnin kustannus
Lupapisteessä
Ei käyttöönottomaksua – ainoastaan toimenpidemaksu luvan
viennistä Lupapisteen arkistoon

19. • ”Paperiluvan digitointi” -toiminto aktivoidaan Lupapisteessä käyttöön
veloituksetta – ei käyttöönottomaksua
• Digitointitoiminto sisältyy arkistopalvelun peruskuukausimaksuun
• Jokaisesta toiminnallisuudella digitoidusta ja Lupapisteen
sähköiseen pysyväisarkistoon viedystä hakemuksesta perimme
5,30 € toimenpidemaksun (dokumenttien määrä on vapaa)
• Katso kuitenkin vuoden 2018 Lupapisteen digitoinnin
kampanjahinnat seuraavilta sivuilta!
Mitä paperiluvan digitointi maksaa
Lupapisteessä?

20. DIGITOINTIPAKETIT

21. Digitoi enemmän -
hyödy enemmän
Vuoden 2018 kampanjapaketit paperiarkiston digitointiin

22. Digitointipakettien voimassaolo ja ehdot
• Digitointipaketin hankkimalla kunta lunastaa itselleen oikeuden digitoida
paketin mukaisen määrän lupia Lupapisteen pysyväisarkistoon
• Listahinta per digitoitava lupa on 5,3 € - kampanjan aikana hyöty sitä
suurempi mitä enemmän digitoidaan: 10 - 50 % listahinnoista
• Hintataulukko seuraavalla sivulla
• Digitointikampanja on voimassa vuoden 2018 ajan
• Vuoden 2019 alussa kuntaa laskutetaan paketin yli menevältä osalta
listahinnan mukaisesti
• Laadimme tilauksesta erikokoisia digitointipaketteja

23. Digitointipakettien hinnoittelu
Digitoitava
lupapaketti (kpl)
Listahinta
per Lupa
Maksu
(Listahinta)
Kampanja-
hyöty %
Kampanjahinta Kampanjahinta
per lupa
1000 5,3 € 5 300 € 10 % 4 770 € 4,77 €
2000 5,3 € 10 600 € 20 % 8 480 € 4,24 €
4000 5,3 € 21 200 € 30 % 14 840 € 3,71 €
8 000 5,3 € 42 400 € 40 % 25 440 € 3,18 €
16 000 5,3 € 84 800 € 50 % 42 400 € 2,65 €
Huom! Hinnat ovat alv 0%

24. Olehan epäröimättä
yhteydessä!
Ilona Suominen
Yhteisömanageri | Evolta Oy, Lupapiste
040 5358 965 | ilona.suominen@evolta.fi