Evoltan digitointipalveluiden esittely

2. Helpotamme ihmisten arkea
himoittavilla verkkopalveluilla, jotka
vähentävät turhaa byrokratiaa,
lisäävät läpinäkyvyyttä ja luovat
hyvää mieltä.

4. Kohti aitoa itsepalvelua –
Arkiston digitointi ja myynti

5. Paperiarkiston
digitointi

6. • Tieto on vaikeasti löydettävissä koska sen
saaminen on aikaan, paikkaan ja
asiantuntijapalveluun sidottu
• Paperimuodossa olevan tiedon säilyvyys ja
saatavuus
muodostavat riskin kunnalle
• Paperiarkiston ylläpito aiheuttaa vuosittain
merkittäviä kustannuksia kunnalle
Paperinen toimintapa ja sen haasteet

7. • Tieto on nopeasti löydettävissä ja saatavilla parantaen näin
asiakaspalvelua sekä mahdollistaen aidon itsepalvelun
• Tieto on yhdenmukaisesti arkistoitu
• Täyttää SÄHKE2-määräyksen: asiakirjojen eheys ja todistusvoimaisuus
säilyttäen
• Antaa asiakaspalveluhenkilöstölle tilaa kohdata asiakkaita
• Mahdollistaa aineiston jakamisen
• Lupapiste kauppa
• Mahdollistaa kustannustehokkaan tavan arkistointiin
• Parantaa arkiston ja rekistereiden laatua
Paperiarkiston digitoinnin hyödyt

8. Mahdollisuus digitoida paperiarkistoa Lupapisteessä aktivoidaan
veloituksetta digitointiwebinaariin osallistumisen jälkeen.
Miten pääset alkuun?
Kunta hoitaa koko
digitointiprosessin itse
Vaihtoehdot ovat:
Digitointi hankitaan
palveluna
Digitointi ja indeksointi
hankitaan palveluna
Vaihtoehdoissa 2-3 palvelun voi saada myös Lupapisteestä

9. Indeksointi
eli aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Indeksointi
eli aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Kunta hoitaa digitointiprosessin itse
Lupapisteessä
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta
eli aineiston
järjestely
Digitointi
eli skannaus
KUNTA HOITAA KAIKEN ITSE
Lupapiste voi auttaa palvelutarjoajan valinnassa.

10. Digitointi hankitaan palveluna, kunta
hoitaa indeksoinnin itse Lupapisteessä
KUNTA HOITAA ITSEKUNTA OSTAA
KUNTA
HOITAA ITSE
KUNTA OSTAA
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta
eli aineiston
järjestely
Digitointi
eli skannaus
Indeksointi
eli aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Lupapiste voi auttaa palvelutarjoajan valinnassa.

11. Digitointi ja indeksointi hankitaan
palveluna
KUNTA HOITAA ITSEKUNTA OSTAA
KUNTA
HOITAA ITSE
KUNTA OSTAA
Digitointi-
suunnitelman
laadinta
Seulonta
eli aineiston
järjestely
Digitointi
eli skannaus
Indeksointi
eli aineiston
metatiedotus
Tarkastus Arkistosiirto
Lupapiste voi auttaa palvelutarjoajan valinnassa.

12. Digitoinnin
suunnitteluapua
kumppaneiltamme

13. Digitointiprojekti
• Suuntaa-antavaa pohdintaa:
• 1 hakemuksessa on n. 20 pintaa
• 1 hyllymetrillä on n. 1800 pintaa
• 1 hyllymetrillä on n. 90 hakemusta
• 1 päivässä 1 henkilö digitoi 7-8 hakemusta
• 1 hyllymetrissä menee n. 11 päivää
• 1 vuodessa voi digitoida 20 hyllymetriä
• Iso projekti – kannattaa suunnitella hyvin

14. Digitoinnin suunnitteluapu
• Digitointiprojektin suunnittelu kunnan tilanteen ja tavoitteiden
mukaan
• Nykytila, tavoitteet, tehtävät, resurssit, kustannukset, hankinta,
aikataulu, perehdytys, viestintä, seuranta
• Digitoinnin käynnistämisen tuki
• Toimintatavat ja ohjeet digitoinnin toteuttamiseen

15. Pyydä apua kumppaneiltamme digitoinnin
suunnittelemisessa
”Kokonaispalvelua lupa-aineistojen digitalisointiin sekä sähköisen
arkistoinnin suunnitteluun”
Risto Asikainen
risto.asikainen@palovoima.fi
0400 640 876
Jari Hintsala
jari.hintsala@tiera.fi
040 5512 993

16. Lupapiste kauppa –
myyntikanava sähköisille
dokumenteille

17. Tutustu palveluun osoitteessa: kauppa.lupapiste.fi

18. Auki 24/7

19. • Sähköinen jakelutie rakennusvalvonnan dokumenteille
• Korvaa aiemman manuaalisen ja työlään jakelun
• Kunta voi tuoda myyntiin Lupapisteen arkistoon joko lupaprosessin
yhteydessä tallentamansa tai erikseen digitoimansa dokumentit
• Dokumentteja voivat ostaa yritykset, ammattilaiset ja kuntalaiset
Kauppapaikka dokumenteille

20. • Ei paperien etsimistä arkistosta, kopiointia, toimitusta ja laskutusta
• Ei käyttöönottomaksua, ei kuukausimaksua
• Vaivaton käyttöönottaa
• Kauppa on aina auki - 24/7
• Jokaisesta kaupasta ostetusta dokumentista kunta saa
määrittelemänsä taksan mukaisen maksun, € / dokumentti
Helpotusta ajankäyttöön

21. Itsepalvelua
asiakkaille!

22. Lainsäädäntö
• Henkilötietolainsäädäntö on edelleenkin sama, dokumenttien
jakelutie vain muuttuu manuaalisesta sähköiseksi
• Keväällä voimaan tuleva EU-tietosuoja-asetus (GDPR) ei
muuta tilannetta
• Viranomaisen vastuulla on nykyisessä manuaalisessa
jakeluprosessissa se että dokumenttien jakelussa
noudatetaan henkilötietolainsäädäntöä, sama vastuu säilyy
myös sähköisessä jakelussa

23. Hankinta
• Kunnan ei tarvitse kilpailuttaa palvelua
• Palvelu hyödyntää Lupapisteen pysyväisarkiston avointa tiedonhaku- ja rajapintapalvelua
(Onkalo - Evolta Oy ylläpitää)
• Kunta saa aineistonsa myyntiin Lupapiste kauppaan seuraavasti:
1) Päätös taksasta (€ / dokumentti)
2) Päätös käyttöehdoista em. rajapintaan liittyen + tekemällä rajapintapalvelun
toimitussopimuksen Evoltan kanssa + rajapinnan avaaminen
3) Lupapiste Kauppaan liittyvän käyttösopimuksen tekeminen Evoltan kanssa
• Tiedonhaku- ja rajapintapalvelua voi hyödyntää kaikki ne toimijat,
jotka täyttävät kunnan määrittelemät käyttöehdot

24. Hinnoittelu
• Kunta määrittää taksansa dokumenttien myynnistä avoimen rajapinnan kautta
• Suositus 4€ / dokumentti
• Kunta laskuttaa toimittajilta taksansa mukaisen maksun
• Jokaista tiedonhakurajapinnasta toimitettua dokumenttia vastaan
• Evolta ylläpitää rajapintapalvelua ja veloittaa sen ylläpidosta kuntaa
• Veloitus kunnalta: 1,5€ / rajapintapalvelusta toimitettu dokumentti
Aineisto
(Lupapiste pysyväisarkisto)
Rajapintapalvelu
Avoin
tiedonhakurajapinta
Muut mahdolliset
toimittajat

25. Avaa vaikka tänään!

26. Heti käytettävissä
• Kunta voi hyödyntää Lupapiste Kauppaa heti, kun sillä on käytössä Lupapiste
Tiedonhallinta-palvelu
• Lupapiste kauppa -palvelun yhteyteen toteutetaan myös Tilauspalvelu sekä
tilausten toimittamista tukeva viranomaisprosessi
• Paperiarkiston digitoinnin valmistumista ei tarvitse odottaa -
Kauppa on heti hyödynnettävissä ja on aina auki!
• Ota yhteyttä omaan Lupapisteen myyntipäällikköön (tiedot jäljempänä)
ja sovi palvelun avaamisesta

27. Kohti aidosti paperitonta
arkea avullamme!

28. Ota yhteyttä
Joona Majurinen
Myyntipäällikkö | Etelä-Suomi
040 147 2509
joona.majurinen@evolta.fi
Kari Syrjärinne
Myyntipäällikkö | Pohjois-Suomi
040 555 8684
kari.syrjarinne@evolta.fi