Kumpulan aturan reformasi birokrasi sesi 2

Kumpulan Peraturan
Created by:
Maizar Radjin
Program Doktoral IM-SDM UNJ

PETUNJUK TEKNIS
PENILAIAN MANDIRI PELAKSANAAN
REFORMASI BIROKRASI (PMPRB)
SECARA ONLINE
PERATURAN MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
NOMOR 31 TAHUN 2012
KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
1
PETUNJUK TEKNIS
PENILAIAN MANDIRI PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI
SECARA ONLINE
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
TAHUN 2012
Lampiran I
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi No. 31 Tahun 2012
Tentang Petunjuk Teknis Penilaian Mandiri
Pelaksanaan Reformasi Birokrasi secara Online

2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.........................................................................................................................2
1. Pendahuluan......................................................................................................................4
2. Infrastruktur PMPRB Online ............................................................................................5
3. Proses pada PMPRB Online .............................................................................................6
4 Diagram Alur Proses PMPRB Online................................................................................7
5. Memulai Aplikasi PMPRB Online ...................................................................................8
4.1 Persiapan Awal............................................................................................................8
4.2 Menjalankan Aplikasi .................................................................................................8
Penjelasan pada gambar 5.2 :........................................................................................8
6 Penjelasan Peran pada PMPRB Online............................................................................14
Peran : menteri/gubernur/bupati/walikota...................................................................14
Peran: deputi-rb / Deputi Program dan RB Kementerian PAN dan RB/ Ketua UPRBN
.....................................................................................................................................15
Peran: pmprb-rc...........................................................................................................15
Peran: irjen/irtama/ir/irda............................................................................................15
Peran: asesor................................................................................................................16
Peran: responden.........................................................................................................16
Peran: tqa.....................................................................................................................16
7 Proses Setup Organisasi dan Penyiapan Akun.................................................................17
1. Tahapan Mengaktifkan
oleh: pmprb-rc.............................................................................................................17
2. Mensetup Organisasi oleh irjen/irtama/ir/irda ........................................................18
Mensetup data Unit Kerja ...................................................................................19
Mensetup data Akun Asesor ...............................................................................20
Men-setup Penugasan Asesor .............................................................................21
Memberikan informasi Akun kepada Asesor....................................................222
3. Catatan Penting Pengorganisasian Akun di PMPRB Online..................................22
8 Interaksi Peran dengan Aplikasi PMPRB Online ............................................................23
8.1 Tanpa Peran / Tidak Login ke Sistem.......................................................................23
8.2 Peran pmprb-rc (PMPRB-RC Kementerian PAN dan RB) ......................................24
8.3 Peran irjen/irtama/ir/irda...........................................................................................24
1. Mensetup data Unit Kerja di K/L / Pemda , Mensetup Akun Asesor dan Penugasan
Asesor..........................................................................................................................25
2. Melihat Penilaian Mandiri RB ................................................................................25

3
3. Memasukkan Penilaian Eksternal ...........................................................................26
4. Melihat Penilaian Eksternal ....................................................................................27
5. Melihat Pengisian Rencana Aksi ............................................................................28
6. Membuat Akun Pimpinan .......................................................................................29
7. Kemajuan Penilaian Mandiri...................................................................................30
8. Panel........................................................................................................................31
8.6 Asesor........................................................................................................................32
a. Mengisi Penilaian Mandiri : Pengungkit.................................................................33
b. Mengisi Penilaian Mandiri : Hasil ..........................................................................35
c. Memasukkan Data Rencana Perbaikan ...................................................................37
8.7 Peran responden .......................................................................................................38
a. Memasukkan Data Penilaian oleh Responden ........................................................38
Catatan Tambahan :.....................................................................................................39
9. Forum Diskusi PMPRB Online.......................................................................................40
9.1 Pendahuluan..............................................................................................................40
9.2 Cara Menggunakan Forum Diskusi ..........................................................................42
1 Menyampaikan / Membuat Topik Baru ...................................................................43
2. Membalas / menjawab Topik yang ada di Forum...................................................44
3 Beberapa Aturan yang Perlu Diketahui....................................................................46
10. Output PMPRB Online .................................................................................................47
10.1 Profil Untuk Informasi Publik.................................................................................47
10.2 Profil RB Nasional Realtime...................................................................................47
Legenda :.........................................................................................................................48
Catatan : ..........................................................................................................................48
10.1 Profil untuk Informasi Publik..................................................................................49
10.2 Profil RB Nasional secara Realtime........................................................................50
10.2.1. Dashboard Nasional ........................................................................................50
10.2.2. Profil Pelaksanaan RB.....................................................................................52
10.2.3. Rekapitulasi PMPRB ......................................................................................53
10.2.4. Profil PMPRB .....................................................................................................57
10.2.5. Perbandingan Profil PMPRB ..............................................................................58

4
1. Pendahuluan
Aplikasi Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi yang selanjutnya disebut
PMPRB Online merupakan sebuah instrumen bantu berupa aplikasi teknologi
informasi (TI) berbasis Web untuk kemudahan pelaksanaan Peraturan Menteri PAN dan
RB No 1 tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi
Birokrasi (PMPRB).
PMPRB Online akan memudahkan dan mempercepat proses Penilaian Mandiri
Pelaksanaan RB yang dilakukan oleh masing-masing K/L dan Pemda dalam hal
Pengumpulan Data, Pengolahan Data, Evaluasi Data, dan Monitoring serta memudahkan
proses Saling Belajar (Bench Learning) secara Real Time Online.
Buku Petunjuk Penggunaan ini merupakan acuan bagi seluruh pengguna PMPRB Online
di K/L dan di Pemda. Sebelum memanfaatkan aplikasi PMPRB Online diharapkan seluruh
pengguna telah membaca/memahami Buku Petunjuk Penggunaan ini.
Buku Petunjuk Penggunaan ini dirancang sedemikian rupa agar lebih mudah dan cepat
untuk dipahami. Di dalam Buku Petunjuk Penggunaan PMPRB Online akan banyak
ditemui cuplikan gambar (screenshots) dari aplikasi. Diharapkan dengan cuplikan gambar
ini pengguna akan lebih cepat memahami penggunaan instrumen PMPRB.
Para pengguna yang telah terdaftar dapat memanfaatkan fasilitas Forum Diskusi PMPRB
yang telah disediakan di dalam Aplikasi PMPRB Online untuk melakukan diskusi dan
tanya jawab seputar PMPRB Online.

5
2. Infrastruktur PMPRB Online
Infrastruktur dari PMPRB Online dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 2. 1 Infrastruktur PMPRB Online
PMPRB Online memanfaatkan teknologi Aplikasi Web-Based sehingga dalam
implementasinya tidak diperlukan instalasi oleh pihak pengguna.
Pengguna dan server dihubungkan dengan jaringan internet yang sudah tersedia di seluruh
Indonesia.
Pengguna dapat menggunakan PC/Laptop/Tablet yang telah memiliki Browser seperti
Firefox, Internet Explorer (IE), Google Chrome maupun lainnya dan koneksi Internet.
Dengan aplikasi Web-Based, pengguna dapat menggunakan PC/Laptop/Tablet dengan
Operating System (OS) seperti Windows, Linux, Mac, Android.
Server PMPRB Online memanfaatkan Operating System Open Source Linux dan engine
database Open Source PostgreSQL. Server ini beserta penunjang sistem dan jaringannya
dikelola oleh Kementerian PAN dan RB.

6
3. Proses pada PMPRB Online
Gambar 3. 1 Proses di PMPRB Online
Proses yang terjadi pada aplikasi PMPRB Online adalah sebagai berikut :
1. Server yang menyimpan database terletak di “PMPRB Resource Center” dan
terhubung ke jaringan internet
2. K/L dan Pemda menggunakan PC/Laptop/Tablet yang terhubung dengan jaringan
internet, mengakses aplikasi PMPRB Online melalui browser seperti Firefox, IE,
Google Chrome
3. K/L dan Pemda melakukan pengisian Penilaian Mandiri yang selanjutnya data
tersebut akan terkirim ke Database pusat.
4. Dari data hasil penilaian pelaksanaan RB oleh seluruh K/L dan Pemda, akan
diperoleh Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi baik di tingkat instansional
maupun nasional.
5. Kementerian PAN dan RB melalui Deputi Program dan RB berperan sebagai
PMPRB Resource Center yang berfungsi melakukan Pengelolaan Data,
Penilaian, Monitoring dan Evaluasi serta pembuatan Profil Pelaksanaan Reformasi
Birokrasi baik di tingkat instansional maupun nasional.

7
4 Diagram Alur Proses PMPRB Online
KEMENPAN&RB/UPRBN
K/L dan PEMDA
ASESOR
PANEL
Memimpin Panel
Untuk pengesahan
Nilai akhir RB
Mengkoordinasikan
para asesor dalam me-
lakukan asesmen penilaian
Melakukan asesmen thd
Unit Kerja yang menjadi
bidang tugasnya
Mendaftar Unit
Kerja dan Asesor
Ketua KPRBN/Menteri
/Ka. Lembaga/ Gubernur/
Bupati/ Walikota/
TIRBN
TQA
Melakukan monitoring dan
evaluasi/penilaian pelaksanaan
RB secara periodik dan
melembaga
Mengirim data
Akun
Irjen/Irtama/Ir/
Irda
Memantau
Melihat Profil PRB
PMPRB Resource Center
memberikan akun khusus kepada
TQA untuk melakukan
penjaminan kualitas pelaksanaan
RB pada K/L dan Pemda tertentu
sesuai dng surat penugasan dari
Menteri PANRB/Ket. Tim RBN
Melakukan penjaminan
kualitas dan penilaian thd K/L
dan Pemda tertentu sesuai
permintaan KPRBN dan
penugasan Ket. Tim RBN
PUBLIK
Melihat/ Mengikuti
profil Statik periodik
RB Nasional, K/L dan
Pemda
MENTERI/
KET.TIM RBN
K/L dan PEMDA
DIAGRAM ALUR PROSES PMPRB
PROFIL PMPRB
NASIONAL, K/L dan
PEMDA IRJEN/IRTAMA
/IR/IRDA
PMPRB RESOURCE
CENTER
DEPUTI RB/
KET.UPRBN
Gambar 4. 1 Diagram Alur Proses PMPRB

8
5. Memulai Aplikasi PMPRB Online
4.1 Persiapan Awal
Untuk dapat menggunakan PMPRB Online, perlu dipersiapkan hal berikut :
1. Sebuah PC/Laptop/Tablet
2. Koneksi dengan Internet
3. OS Komputer : Windows, Linux, MacOs, Android atau yang lain.
4. Browser/Perambah: Firefox, Internet Explorer (IE), Google Chrome, Safari atau
yang lain.
PC/Laptop/Tablet yang digunakan tidak ada spesifikasi khusus, hanya disarankan resolusi
layar minimal adalah : 1200 X 768 pixel, untuk kemudahan pemakaian aplikasi.
4.2 Menjalankan Aplikasi
Untuk menjalankan aplikasi PMPRB Online caranya adalah (gambar 5.1):
1. Buka Browser.
2. Ketik alamat situs berikut : http://pmprb.menpan.go.id lalu klik <ENTER>
gambar 5. 1 Menjalankan Aplikasi PMPRB Online
Di layar monitor akan muncul tampilan sebagai berikut (lihat gambar: 5.2).
Penjelasan pada gambar 5.2 :
Nomor 1 :
Untuk dapat menggunakan PMPRB Online, pengguna harus memiliki akun (kode akun
dan password).
Akun ini diberikan oleh PMPRB Resource Center (PMPRB-RC) melalui surat resmi
kepada Irjen/irtama/ir/irda.
PMPRB-RC akan men-setup seluruh akun Irjen/irtama/ir/irda, sedangkan
Irjen/irtama/ir/irda akan men-setup seluruh akun dari Asesor.
Nomor 2 :
Dengan meng-klik icon ini, maka akan terbuka tab/ jendela baru berupa
aplikasi “Forum Diskusi PMPRB”.

9
Forum ini disediakan untuk seluruh K/L dan Pemda yang telah memiliki akun, dan
digunakan sebagai wahana untuk berdiskusi, tanya jawab, tukar pengalaman dan lain-lain.
Penjelasan tentang Penggunaan Forum Diskusi PMPRB akan dibahas pada Bab 9.
gambar 5. 2 Beranda / Home Page PMPRB Online
Nomor 3:
Dengan meng-klik icon ini, pengguna akan diarahkan ke halaman
Download. Di halaman download ini pengguna dapat men-download/
mengunduh dokumen yang berhubungan dengan PMPRB.
Icon ini hanya akan muncul di layar apabila pengguna telah login ke sistem
PMPRB.
Nomor 4 :
Dengan meng-klik “Beranda”, maka layar akan menampilkan layar awal aplikasi
PMPRB Online seperti yang diperlihatkan pada gambar 5.2.
Nomor 5 :
“F.A.Q”, Frequently Asked Questions atau Pertanyaan yang sering diajukan merupakan
halaman berisi pertanyaan-pertanyaan dan jawaban seputar PMPRB. Dengan berjalannya
waktu, isi FAQ akan selalu dimutakhirkan sesuai dengan kebutuhan.

10
gambar 5. 3 Layar F.A.Q
Nomor 6 :
“Kontak”. Dengan meng-klik ini akan muncul halaman berisi informasi Kontak Kantor
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
gambar 5. 4 Layar Kontak PMPRB
Nomor 7 :
“Alur PMPRB”. Dengan meng-klik ini akan muncul halaman berisi Diagram Alur
PMPRB. Diagram Alur PMPRB menggambarkan seluruh alur proses yang terjadi di
PMPRB beserta seluruh pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses tersebut.

11
gambar 5. 5 Alur PMPRB
Nomor 8 :
Tombol “Help”, berfungsi sebagai Help Online. Dengan meng-klik tombol
Help, akan muncul jendela baru yang berisi petunjuk untuk topik tertentu
sesuai dengan lokasi tombol Help.
Sebagai contoh, pada pengisian Penilaian Mandiri: Pengungkit - tabulasi Kepemimpinan,
dengan klik tombol Help akan muncul jendela baru sebagai berikut:
gambar 5. 6 Jendela Help pada PMRB Online
Nomor 9 :
Dengan klik “Dashboard”, layar akan menampilkan grafik Profil Pelaksanaan Reformasi
Birokrasi sesuai dengan organisasi K/L / Pemda akun yang sedang login.
Dalam keadaan belum melakukan Login, maka menu ini akan menampilkan grafik “Profil
Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Indonesia” secara nasional yang merupakan
informasi Publik sebagaimana ditampilkan pada gambar berikut :

12
gambar 5. 7 Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Indonesia
Nomor 10 :
Menu “Tentang Reformasi Birokrasi” menampilkan informasi tentang Reformasi
Birokrasi, sebagaimana gambar 5.8 berikut ini:

13
gambar 5. 8 Layar menu “Tentang Reformasi Birokrasi”

14
6 Penjelasan Peran pada PMPRB Online
Pada aplikasi PMPRB Online ini setiap akun memiliki
Peran yang berbeda-beda.
Peran akan menentukan cara berinteraksi dengan aplikasi
PMPRB Online.
Beberapa peran yang dikenal pada PMPRB Online adalah
sebagai berikut :
1. menteri-panrb / Menteri PAN dan RB
2. menteri / Menteri dan Kepala Lembaga
3. gubernur
4. bupati
5. walikota
6. deputi / Dirjen, Sekjen, Sestama, Deputi K/L
7. deputi-rb / Deputi Program dan RB Kementerian
PAN dan RB/Ketua UPRBN
8. pmprb-rc / PMPRB-RC Kementerian PAN dan RB
9. irjen/irtama/ir
10. irda
11. asesor
12. responden
13. tqa / Team Quality Assurance
Berikut adalah penjelasan dari masing-masing peran.
Peran : menteri/gubernur/bupati/walikota
Menteri selain MenPAN dan RB memiliki akun dengan peran
menteri. Demikian pula untuk Gubernur/Bupati/Walikota
memiliki peran sebagai gubernur/bupati/walikota.
Peran tersebut digunakan untuk berinteraksi dengan PMPRB
Online untuk melihat pada masing-masing instansi yang terkait:
1. Profil Pelaksanaan RB
2. Rekapitulasi PMPRB
3. Profil PMPRB
4. Penilaian Mandiri Pelaksanaan RB
5. Penilaian Eksternal
Penjelasan rinci dari masing-masing menu ini akan dibahas pada Bab 8.

15
Peran: deputi-rb / Deputi Program dan RB Kementerian PAN
dan RB / Ketua UPRBN
Peran ini akan mempersiapkan penyajian informasi secara online pelaksanaan RB untuk
Menteri PAN dan RB/Ketua Tim RBN dan untuk memantau secara online pelaksanaan
PMPRB oleh K/L dan Pemda.
Peran: pmprb-rc
Peran pmprb-rc merupakan peran khusus, dan memiliki peran untuk mengatur seluruh
setup/ pengaturan penggunaan PMPRB Online.
Interaksi yang dapat dilakukan pengguna dengan peran pmprb-rc antara lain :
1. Mengaktifkan Akun KL/ Pemda
2. Mengaktifkan Akun TQA
3. Membuatkan akun responden
4. Monitoring PMPRB Online
Peran: irjen/irtama/ir/irda
Peran irjen/irtama/ir/irda yang disandang oleh Inspektur
Jenderal/Inspektur Utama/ Inspektur/Inspektur Daerah,
termasuk pimpinan unit yang menangani bidang pengawasan
intern instansi pemerintah adalah sebagai koordinator para
asesor.
Interaksi yang dapat dilakukan pengguna dengan peran
irjen/irtama/ir/irda adalah sebagai berikut :
1. Melihat Profil Pelaksanaan RB dari instansi
bersangkutan
2. Melihat Rekapitulasi PMPRB dari instansi
bersangkutan
3. Melihat Profil PMPRB dari instansi bersangkutan
4. Mensetup Data Unit Kerja di instansi
5. Mensetup Akun Asesor
6. Menunjuk Penugasan Asesor
7. Melihat Penilaian Mandiri RB
8. Memasukkan penilaian Eksternal
9. Melihat Penilaian eksternal
10. Melihat Pengisian Rencana Aksi
11. Membuat Akun Pimpinan Organisasi
12. Melihat Kemajuan Penilaian Mandiri
13. Memimpin Panel

16
Peran: asesor
Interaksi yang dapat dilakukan oleh pengguna dengan peran
asesor adalah sebagai berikut:
1. Melakukan Penilaian Mandiri : Pengungkit
2. Melakukan Penilaian Mandiri : Hasil
3. Memasukkan data Rencana Perbaikan
4. Mencetak Lembar Penilaian
Penjelasan rinci tentang menu di atas dibahas pada Bab 8.
Peran: responden
Pengguna dengan peran responden dibuat oleh PMPRB-RC
untuk Responden di K/L dan Pemda, yang berfungsi untuk login
ke sistem PMPRB Online guna mengisi survei yang telah
disiapkan.
Adapun hitungan jumlah pengguna dengan peran responden
sesuai dengan kebutuhan (lihat Peraturan Menteri PAN dan RB
No. 1 /2012).
Setelah pengguna dengan peran responden selesai melakukan
pengisian survei dan menyampaikan ke PMPRB-RC, otomatis
akun pengguna tersebut akan nonaktif.
Peran: tqa
TQA berperan sesuai dengan tugasnya yaitu melakukan penjaminan kualitas atas
pencapaian pelaksanaan RB K/L dan Pemda tertentu dengan menggunakan instrumen
PMPRB ONLINE melalui telaahan dan verifikasi penilaian, serta bila dipandang perlu
melakukan pengecekan dan observasi atas bukti-bukti pelaksanaan RB di K/L dan Pemda
bersangkutan.
Untuk melakukan tugas tersebut PMPRB-RC memberikan akun dengan peran tqa agar
TQA dapat berinteraksi dengan PMPRB Online sesuai dengan penugasan dari Menteri
PAN dan RB/Ketua Tim RBN untuk instansi tertentu.
Interaksi pengguna dengan peran tqa dalam PMPRB Online adalah:
1. Melihat Profil dan Rekapitulasi Pelaksanaan RB dari K/L dan Pemda
bersangkutanMelihat Penilaian PMPRB pada K/L dan Pemda bersangkutan
2. Melihat dan menilai kembali hasil Penilaian PMPRB pada K/L dan Pemda
bersangkutan

17
7 Proses Setup Organisasi dan Penyiapan Akun
Aplikasi PMPRB Online akan digunakan oleh seluruh K/L dan Pemda, untuk itu
diperlukan beberapa tahapan setup.
Gambar 7. 1 Proses setup Organisasi dan Penyiapan Akun
Adapun tahapan setup Organisasi dan Penyiapan Akun ini adalah sebagai berikut :
1. Mengaktifkan Akun irjen/irtama/ir/irda oleh pmprb-rc
2. Mensetup Data Unit Kerja oleh irjen/irtama/ir/irda
3. Mensetup akun asesor oleh irjen/irtama/ir/irda
4. Mensetup penugasan asesor oleh irjen/irtama/ir/irda
1. Tahapan Mengaktifkan Akun oleh: pmprb-rc
PMPRB-RC melakukan pengaktifan akun KL dan Pemda. Dengan pengaktifan ini maka
KL dan Pemda akan mendapatkan akun yang terdiri dari Kode Akun dan Password.
Irjen/irtama/ir/irda dari KL dan Pemda bersangkutan akan mendapatkan informasi
tentang akun ini dari PMPRB-RC.
Setelah pmprb-rc mengaktifkan akun dari KL dan Pemda bersangkutan, maka PMPRB-
RC akan mengirimkan Surat Resmi kepada KL dan Pemda bersangkutan dengan lampiran
informasi akun berupa kode akun dan password.
Setelah menerima akun, Irjen/irtama/ir/irda sudah mulai dapat melakukan Setup
Organisasi.

18
2. Mensetup Organisasi oleh Irjen/Irtama/Ir/Irda
Langkah-langkah tahapan berikut berlaku sama untuk Irjen/Irtama/Ir/Irda seluruh KL
dan Pemda.
Setelah irjen/irtama/ir/irda mendapatkan informasi Akun irjen/irtama/ir/irda dapat
mulai melakukan langkah-langkah selanjutnya yaitu seperti yang diperlihatkan pada
gambar 7.2 :
Gambar 7. 2 Prosedur setup Unit Kerja dan setup asesor
Sebagai contoh, akun Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam telah diaktifkan. Pmprb-rc
memberitahukan ke Irda Aceh bahwa akun telah aktif. Irda kemudian melakukan langkah-
langkah :
1. Mensetup data Unit Kerja
2. Mensetup data Akun asesor
3. Menugaskan asesor ke Unit Kerja yang ditentukan untuk melakukan pengisian
penilaian PMPRB
4. Memberikan informasi akun yang berupa kode akun dan password kepada masing-
masing asesor yang telah didaftarkan.
Berikut rincian cara Setup Organisasi :

19
Mensetup data Unit Kerja
gambar 7. 3 Setup Unit Kerja
Klik menu “Men-setup Data Unit Kerja”, akan muncul layar seperti diperlihatkan
gambar 7.3.
Untuk menambah data Unit Kerja baru, klik tombol “Tambah Baru”, maka akan muncul
layar seperti diperlihatkan pada gambar 7.4.
gambar 7. 4 Mengisi Data Unit Kerja
Untuk pengisian field Kode dapat diisi bebas atau diisi dengan nomenklatur yang sudah
distandarkan di masing-masing K/L dan Pemda.
Pengisian ini misalnya dengan nomor urut 1,2,3 … dst, atau penyingkatan nomenklatur
misalnya : bappeda, dispenda dll.
Sebagai contoh :
adalah kode untuk Dispenda,

20
Dengan contoh pengisian di atas, maka Kode Unit Kerja untuk Dispenda adalah :
11-01 atau 11-dispenda
Catatan :
Setiap Unit Kerja harus memiliki kode yang unik, artinya setiap Unit Kerja harus memiliki
kode yang berbeda satu dengan yang lain.
Mensetup data Akun Asesor
Langkah ini adalah mendaftarkan nama-nama yang akan menjadi asesor. Asesor yang
telah didaftarkan akan memperoleh kode Akun dan password.
Untuk melakukan setup, klik menu “Men-setup Akun asesor”, dan akan muncul pada layar
seperti diperlihatkan gambar 7.5 berikut:
gambar 7. 5 Men-setup akun asesor
Untuk menambah akun asesor baru, klik tombol “Tambah Akun Baru” dan akan muncul
layar seperti diperlihatkan gambar 7.6 berikut:
gambar 7. 6 Pengisian data baru akun asesor
Masukkan data secara lengkap yaitu : kode akun, nama pengguna dan password lalu klik
tombol “Buat Akun”.
Pengisian kode akun (lihat gambar 7.6) dapat diisi bebas atau mengikuti nomenklatur yang
sudah di atur pada masing-masing K/L dan Pemda.

21
Sebagai contoh, kode akun dapat ditulis 1,2,3 ... dst, atau kode lain atau nama alias dari
asesor.
Berikut adalah contoh pengisian kode akun :
Dengan contoh di atas, maka kode akun asesor tersebut adalah : 11-a-01 atau 11-a-mira
Sedangkan tombol “Sunting” berfungsi untuk mengedit data asesor yang sudah terdaftar,
yaitu mengedit nama dan atau mengganti password.
Gambar : 7.7 Penyuntingan/Penghapusan akun asesor
Tombol “Hapus” berfungsi untuk menghapus data asesor yang telah terdaftar.
Men-setup Penugasan Asesor
Setelah 2 langkah di atas dilakukan, yaitu : Mensetup Unit Kerja dan Mensetup data nama
asesor, langkah selanjutnya adalah melakukan setup penugasan Asesor ke unit-kerja unit-
kerja yang ditentukan.
Untuk men-setup penugasan Asesor, klik menu “Penugasan Asesor” dan di layar akan
muncul seperti diperlihatkan pada gambar 7.5.
gambar 7. 8 Menu penugasan asesor

22
Dengan mengklik tombol “Penugasan” maka akan muncul seluruh Unit Kerja yang telah
disetup.
Gambar 7. 9 Men-setup penugasan asesor
Sebagai contoh, asesor dengan id akun 11-a-01 akan di set penugasan ke Unit Kerja
tertentu, maka klik tombol “Penugasan” dan akan muncul window baru yang berisi
seluruh Unit Kerja yang sudah di set di menu “Mensetup Data Unit Kerja”
Setelah selesai klik tombol “Close” untuk menutup window baru.
Memberikan informasi Akun kepada Asesor
Setelah Irjen/irtama/ir/irda melakukan seluruh langkah setup di atas, maka informasi akun
yang berupa kode akun dan password diberikan kepada masing-masing asesor yang telah
didaftarkan.
3. Catatan Penting Pengorganisasian Akun di PMPRB Online
a) Dari bahasan di atas, Proses Setup Organisasi dan Penyiapan Akun melibatkan
beberapa peran sebagai berikut :
a. Peran pmprb-rc
b. Peran irjen/irtama/ir/irda
c. Peran irda
b) PMPRB-RC mengaktifkan organisasi dan menghasilkan akun untuk Irjen,
Inspektur Utama, Inspektur, Irda yang sudah diaktifkan organisasinya.
c) PMPRB-RC memberikan informasi akun dan memberikan informasi akun (berupa
kode akun dan password) kepada Irjen/irtama/ir/irda.
d) Irjen/irtama/ir/irda mulai mendaftarkan Unit Kerja
e) Irjen/irtama/ir/irda mulai mendaftarkan para asesor ke dalam sistem PMPRB
Online.
f) Irjen/irtama/ir/irda menugaskan asesor ke Unit Kerja
g) Informasi akun (berupa kode akun dan password) diberikan kepada Asesor

23
8 Interaksi Peran dengan Aplikasi PMPRB Online
Pada bab 5 telah dijelaskan jenis peran yang terdapat pada aplikasi PMPRB Online.
Pada bab ini akan dijelaskan secara rinci interaksi terhadap PMPRB Online sesuai dengan
masing-masing jenis perannya.
8.1 Tanpa Peran / Tidak Login ke Sistem
Pada saat memanggil aplikasi melalui : http://pmprb.menpan.go.id, akan muncul layar
seperti ditunjukkan pada gambar 8.1.
Dalam kondisi tanpa login, apabila di klik menu “Dashboard”, sistem PMPRB online
akan menampilkan Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Indonesia untuk Public
yang terdiri dari dua yaitu :
a. Profil Pencapaian Sembilan Program Mikro dan
b. Profil Pencapaian Pengungkit dan Hasil

24
gambar 8. 1 Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Indonesia untuk Public
8.2 Peran pmprb-rc (PMPRB-RC Kementerian PAN dan RB)
Peran pmprb-rc dimiliki oleh PMPRB-RC Kementerian PAN dan RB.
Seluruh aktifitas dan interaksi terhadap aplikasi PMPRB Online semua diinisialisasi oleh
pmprb-rc.
pmprb-rc akan berfungsi menyiapkan akun-akun untuk K/L dan Pemda, memberikan
informasi akun tersebut kepada Irjen/irtama/ir/irda dari K/L dan Pemda bersangkutan.
Selain mengaktifkan akun K/L dan Pemda, pmprb-rc juga membuat akun responden
untuk melakukan pengisian survei yang dilakukan K/L dan Pemda.
8.3 Peran irjen/irtama/ir/irda
Setiap K/L dan Pemda memiliki pengguna level teratas dengan peran irjen/irtama/ir/irda.
Pengguna dengan peran irjen/irtama/ir/irda akan menerima informasi akun yang terdiri
dari kode akun dan password sesuai K/L / Pemda. Dengan akun ini Irjen/irtama/ir/irda
akan mensetup Unit Kerja, men-setup akun-akun untuk asesor dan mensetup penugasan
dari masing-masing asesor tersebut.
Apabila pengguna irjen/irtama/ir/irda melakukan login ke sistem PMPRB Online maka
layar akan memperlihatkan seperti pada gambar 8.2 di bawah ini :

25
gambar 8. 2 Beranda pengguna dengan peran irjen/irtama/ir/irda
Berikut adalah penjelasan dari masing-masing nomor :
1. Mensetup data Unit Kerja di K/L / Pemda , Mensetup Akun
Asesor dan Penugasan Asesor
Untuk menu ini telah dibahas secara rinci pada Bab. 7 Proses Setup
Organisasi dan Penyiapan Akun
2. Melihat Penilaian Mandiri RB
Menu ini dipakai untuk melihat/ memonitor penilaian mandiri yang dilakukan asesor
untuk seluruh Unit Kerja yang telah didaftar.
Dengan meng-klik menu “Melihat Penilaian Mandiri RB” pada layar akan muncul
seperti berikut (gambar 8.3). Dalam contoh ini diambil KL Kementan (Kementerian
Pertanian)

26
gambar 8. 3
Klik pada kode akun untuk melihat sejauh mana penilaian mandiri untuk Unit Kerja
tersebut telah dilakukan. Gambar 8.4 menunjukkan apabila kode akun di klik (Dalam
contoh ini di klik pada akun kementan-04).
gambar 8. 4
3. Memasukkan Penilaian Eksternal
Dengan meng-klik menu ini layar akan memperlihatkan seperti yang diperlihatkan pada
gambar 8.5 berikut :

27
gambar 8. 5
Penilaian eksternal dilakukan dengan memilih dan mengklik pilihan yang sesuai,
memasukkan nilai IKU dengan menggeser slidebar dan memasukkan Judul/ Keterangan
Dokumen Pendukung di box yang telah disediakan.
Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan isian yang sudah dilakukan.
4. Melihat Penilaian Eksternal
Gambar 8.6 memperlihatkan layar jika menu “Melihat Penilaian Eksternal” di klik.
gambar 8. 6

28
Penilaian yang tertera sesuai yang telah dimasukkan pada menu “Memasukkan Penilaian
Eksternal”.
5. Melihat Pengisian Rencana Aksi
Menu ini dipakai oleh Irjen/ Irda untuk melihat sejauh mana pengisian Rencana Aksi /
Rencana Perbaikan yang dilakukan Asesor.
Dengan meng-klik menu ini layar akan menampilkan seperti yang diperlihatkan pada
gambar 8.7.
gambar 8. 7
Layar akan menampilkan seluruh Unit Kerja yang telah didaftarkan pada sistem PMPRB
Online.
Untuk melihat sejauh mana pengisian Rencana Aksi telah dilakukan pada Unit Kerja, klik
pada kolom proses (lihat gambar 8.7). Setelah di-klik layar akan memperlihatkan seperti
yang diperlihatkan pada gambar 8.8 berikut:

29
gambar 8. 8
Jika Rencana Aksi sudah diisi maka statusnya adalah “Sudah diUpdate”. Untuk melihat
rinci pengisian Rencana Aksi, klik <Lihat> pada kolom Proses. Sedangkan jika Rencana
Aksi belum diisi sama sekali maka akan muncul status “Data Belum Dimasukkan”.
Sebagai contoh untuk SK1.1 telah dilakukan pengisian. Dengan meng-klik <Lihat>, maka
layar akan memperlihatkan seperti yang diperlihatkan pada gambar 8.9 berikut :
gambar 8. 9
6. Membuat Akun Pimpinan
Salah satu interkasi yang dapat dilakukan pengguna dengan peran irjen/irtama/ir/irda
adalah membuatkan akun untuk pimpinannya agar pimpinan juga dapat menggunakan dan
melihat PMPRB Online.
Adapun yang dapat dilihat oleh pimpinan dengan akun yang telah dibuat oleh
Irjen/irtama/ir/irda adalah :

30
1. Profil Pelaksanaan RB pada KL / Pemda yang
bersangkutan
2. Rekapitulasi PMPRB pada KL / Pemda
bersangkutan
3. Profil PMPRB pada KL / Pemda bersangkutan/
4. Penilaian Eksternal
5. Rencana Aksi
6. Penilaian Mandiri RB
7. Kemajuan Penilaian Mandiri
Menu ini dipakai oleh Irjen/irtama/ir/irda untuk melihat/ memantau dan memonitor sejauh
mana asesor-asesor melakukan pengisian Penilaian Mandiri di Unit Kerja yang telah
ditugaskan padanya.
Dengan meng-klik menu ini akan tampil di layar seperti berikut (gambar 8.10) :
gambar 8. 10
Terlihat pada gambar 8.10 tersebut, seluruh Satuan Kerja yang sudah didaftarkan
ditampilkan di layar beserta Status dan presentase pengisian PMPRB Online.

31
8. Panel
gambar 8. 11
Menu Panel dipakai sebagai tool Irjen/irtama/ir/irda dalam kegiatan Panel. Tool ini
dirancang agar dapat membantu panel dalam proses pengambilan keputusan akhir
Penilaian Mandiri PRB.
Ada 3 tahap panel seperti yang diperlihatkan pada gambar 8.11 yaitu :
1. Verifikasi dan Melihat Kelengkapan Penilaian
2. Menghitung dan Men-setup Nilai Pelaporan Mandiri Instansi
3. Penyampaian hasil akhir Penilaian Mandiri Instansi
Untuk masuk ke tiap Panel, klik kata Panel 1 untuk masuk Panel 1, Panel 2 untuk masuk
Panel 2 dan Panel 3 untuk Panel 3.
Panel 1 merupakan tool Irjen/irtama/ir/irda untuk melihat seluruh kelengkapan pengisian
PMPRB yang dilakukan oleh para Asesor serta melakukan verifikasi.
Pada tahap ini seluruh kesiapan, kelengkapan akan terlihat jelas pada laporan rekapitulasi
yang muncul di layar.
Dengan tool untuk Panel 1 ini, Irjen/irtama/ir/irda dapat mengambil langkah-langkah
selanjutnya agar seluruh penilaian PMPRB yang dilakukan Asesor dapat berjalan lancar
dan tepat sesuai tenggat waktu yang telah ditentukan.

32
8.6 Asesor
Asesor yang telah ditunjuk oleh Irjen/irtama/ir/irda bertanggung jawab untuk mengisi
Penilaian Mandiri sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Pengisian Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi menyangkut Penilaian
Mandiri : Pengungkit, Penilaian Mandiri : Hasil dan Memasukkan Data Rencana
Perbaikan.
Untuk lebih memahami dalam proses pengisian ini disarankan untuk membaca dan
memahami terlebih dahulu (dapat di download pada situs http://pmprb.menpan.go.id):
1. Peraturan Menteri PAN dan RB No 1 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian
Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

33
2. Peraturan Menteri PAN dan RB No 31 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis
Pelaksanaan Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi secara
Online
Di dalam Buku Petunjuk Penggunaan ini tidak akan dibahas terlalu mendalam mengenai
kriteria dan sub kriteria penilaian mandiri, tapi lebih difokuskan tentang bagaimana cara
menggunakan dan mengisi PMPRB online.
Pada gambar 8.12 berikut memperlihatkan layar depan PMPRB online dengan pengguna
sebagai asesor yang telah login.
Ada 3 menu untuk pengisian penilaian mandiri yaitu :
1. Penilaian Mandiri : Pengungkit
2. Penilaian Mandiri : Hasil
3. Memasukkan Data Rencana Perbaikan
Metode pengisian penilaian mandiri TIDAK HARUS sekali jadi, dalam arti misal pada
hari ini melakukan pengisian Penilaian Mandiri : Pengungkit untuk kriteria
Kepemimpinan dan pada hari lain melakukan pengisian kriteria atau sub-kriteria yang lain.
gambar 8. 12
a. Mengisi Penilaian Mandiri : Pengungkit
Gambar 8.13 di bawah ini adalah layar pengisian untuk Penilaian Mandiri : Pengungkit.
Penjelasan dari gambar ini adalah sebagai berikut :

34
gambar 8. 13 Layar Pengisian Penilaian Mandiri : Pengungkit
Nomor 1 :
Pada contoh gambar 8.13, posisi layar adalah pada Kriteria Pengungkit : SK1.
Kepemimpinan dan sub-kriteria : SK.1.1 Menentukan arah bagi instansi untuk pencapaian
misi, visi dan nilai.
Pada setiap sub-kriteria, diberikan beberapa pertanyaan sebagai “Guiding Question” atau
Pertanyaan Pembantu/Pengarah, yang fungsinya agar asesor dapat memberikan nilai
secara baik untuk sub-kriteria tersebut.
Nomor 2 :
Berupa “Sliding Bar” yang berfungsi untuk mengisi nilai, caranya adalah dengan meng-
klik kiri dan menahan mouse pada tanda bar dan menggeser kekiri- kekanan untuk
mengubah nilai
Nomor 3 :
Disini disediakan untuk mengisi Judul/Keterangan Bukti Pendukung/Evidence. Bisa diisi
lebih dari satu Judul/ Keterangan Bukti Pendukung/Evidence.
Nomor 4 :
Sebelum memberi nilai dengan menggeser slide bar, maka asesor harus memilih terlebih
dulu dari beberapa pilihan dengan cara mengklik tombol Radio sesuai dengan pilihan yang
diinginkan.
Setelah memilih, maka Slide bar otomatis akan memberikan range nilai sesuai dengan
pilihan.

35
Sebagai contoh : Apabila memilih ‘D’ Kami telah melaksanakan hal ini, maka slide bar
akan berubah range nilai dari : 31 – 50. Apabila slide bar di geser, maka nilainya hanya
dapat digeser dengan minimum 31 dan maksimum 50.
Nomor 5 :
Untuk berpindah dari Kriteria Pengungkit satu ke yang lain, seperti dari Kriteria
Pengungkit : Kepemimpinan ke Renstra, maka aplikasi PMPRB Online menggunakan
Tabulasi. Cukup dengan meng-klik nama Kriteria.
Sebagai contoh : untuk berpindah ke penilaian Kriteria Pengungkit : Proses, arahkan
mouse pada kata Proses dan klik kiri mouse.
Nomor : 6
Walaupun seluruh pengisian belum selesai, pada saat ingin melakukan logout / akan
melanjutkan di waktu yang lain, maka lakukan penyimpanan dengan cara menekan tombol
“Simpan”, agar penilaian yang sudah diisi tersimpan di database, sehingga pada waktu
lain melakukan login, jawaban terdahulu masih tersimpan.
b. Mengisi Penilaian Mandiri : Hasil
Gambar 8.14 di bawah ini adalah layar pengisian untuk Penilaian Mandiri : Hasil.
gambar 8. 14 Layar Pengisian Penilaian Mandiri : Hasil

36
Nomor 1 :
Pada contoh gambar 8.14, posisi layar adalah pada Kriteria Pengungkit : SK6. Hasil pada
masyarakat dan sub-kriteria : SK.6.1 Hasil pengukuran kepuasan masyarakat/ pengguna
layanan.
Pertanyaan Pembantu/ Pengarah, yang fungsinya agar asesor dapat memberikan nilai
Nomor 2 :
Berupa “Sliding Bar” yang berfungsi untuk mengisi nilai, caranya adalah dengan meng-
klik kiri dan menahan mouse pada tanda bar dan menggeser kekiri- kekanan untuk
mengubah nilai
Nomor 3 :
Disini disediakan untuk mengisi Judul/ Keterangan Bukti Pendukung/ Evidence. Bisa diisi
lebih dari satu Judul/ Keterangan Bukti Pendukung/ Evidence.
Nomor 4 :
Sebelum memberi nilai dengan menggeser slide bar, maka asesor harus memilih terlebih
dulu dari beberapa pilihan dengan cara mengklik tombol Radio sesuai dengan pilihan yang
diinginkan.
Setelah memilih, maka Slide bar otomatis akan memberikan range nilai sesuai dengan
pilihan.
Sebagai contoh : Apabila memilih ‘D’ Kami telah melaksanakan hal ini, maka slide bar
akan berubah range nilai dari : 31 – 50. Apabila slide bar di geser, maka nilainya hanya
dapat digeser dengan minimum 31 dan maksimum 50.
Nomor 5 :
Untuk berpindah dari Kriteria Pengungkit satu ke yang lain, seperti dari Kriteria
Pengungkit : Kepemimpinan ke Renstra, maka aplikasi PMPRB Online menggunakan
Tabulasi. Cukup dengan meng-klik nama Kriteria.
Sebagai contoh : untuk berpindah ke penilaian Kriteria Pengungkit : Proses, arahkan
mouse pada kata Proses dan klik kiri mouse.
Nomor : 6

37
c. Memasukkan Data Rencana Perbaikan
gambar 8. 15 Memulai Pengisian Data Rencana Perbaikan
Untuk memasukkan data rencana aksi dapat dilihat pada gambar 8.15. Penjelasannya akan
sebagai berikut:
Nomor 1 :
Klik menu “Memasukkan Data Rencana Perbaikan”
Nomor 2 :
Kolom ini menunjukkan status isian sub-kriteria. Apabila belum dimasukkan data maka
akan muncul status sebagai berikut : “Data Belum Dimasukkan”
Nomor 3 :
Untuk memulai pemasukan data, klik “Entry/ Update”, maka akan muncul layar sebagai
berikut:

38
8.7 Peran responden
a. Memasukkan Data Penilaian oleh Responden
gambar 8. 16 Layar Pengisian Survey oleh Responden
Gambar 8.16 adalah layar pengisian yang diisi oleh pengguna dengan peran : responden.
Nomor 1 :
Pada contoh gambar 8.16, posisi layar adalah pada Kriteria Kepemimpinan sub-kriteria
SK11 Menentukan arah bagi instansi untuk pencapaian visi misi dan nilai.
Pertanyaan Pembantu/ Pengarah, yang fungsinya agar asesor dapat memberikan nilai
Nomor 2 :
Untuk memilih jawaban cukup arahkan kursor mouse ke radio button yang diinginkan dan
meng-klik-nya
Sebagai contoh : Apabila memilih Kurang Setuju, maka arahkan kursor mouse di radio
button yang memiliki jawaban Kurang Setuju, lalu klik mouse. Radio button akan
berubah.

39
Nomor 3 :
Untuk berpindah dari Kriteria satu ke yang lain, seperti dari Kriteria Kepemimpinan ke
Perencanaan Strategis, maka aplikasi PMPRB Online menggunakan Tabulasi. Cukup
dengan meng-klik nama Kriteria.
Sebagai contoh : untuk berpindah ke penilaian Kriteria Proses, arahkan mouse pada kata
Proses dan klik kiri mouse.
Nomor : 4
Catatan Tambahan :
Pada waktu pengisian Penilaian Mandiri, baik Pengungkit maupun Hasil, setiap tabulasi
Kriteria terdapat tombol “Simpan”.
Pertanyaannya adalah : Apakah kalau mau pindah Tabulasi, misalnya dari tab
Kepemimpinan ke tab Renstra, tombol “Simpan” harus di klik??
gambar 8. 17 Cara melakukan Penyimpanan
Jawabannya adalah :
Tombol “Simpan” TIDAK harus di klik, kecuali kita sudah akan mengakhiri sementara
sesi Pengisian PMPRB Online, tombol “Simpan” harus di klik agar data Penilaian
tersimpan ke database.

40
9. Forum Diskusi PMPRB Online
9.1 Pendahuluan
Di dalam aplikasi PMPRB Online disediakan media untuk dapat saling berkomunikasi,
bertanya, bertukar pengalaman. Adapun media yang disediakan adalah Forum Diskusi
PMPRB Online yang terdiri dari Forum Diskusi dan Personal Message.
Halaman depan dari Forum Diskusi PMPRB Online dapat dilihat pada gambar berikut :
gambar 9. 1 Layar Beranda Forum Diskusi PMPRB
Adapun penjelasan dari gambar 9.1 adalah sebagai berikut :
Nomor 1 : Index
Dengan meng-klik index, maka Forum akan kembali ke halaman depan / beranda seperti
yang diperlihatkan pada gambar 9.1
Nomor 2 : Daftar Pengguna
Dengan meng-klik Daftar Pengguna, maka layar akan menampilkan seluruh pengguna
yang terdaftar dan dapat menggunakan Forum Diskusi PMPRB Online.
Berikut adalah gambar yang menunjukkan bila menu Daftar Pengguna di klik.

41
gambar 9. 2 Layar Pencarian pada Forum Diskusi PMPRB
Seluruh pengguna yang terdaftar akan ditampilkan di layar. Untuk mencari pengguna
tertentu, masukkan nama pengguna atau sebagian nama pengguna pada kotak pencarian
dan tekan tombol kirim (lihat gambar 9.2)
Nomor 3 : Cari
Menu Cari dipakai untuk mencari topik sesuai yang diinginkan pengguna. Sebagai contoh,
pengguna ingin mencari topik yang berhubungan dengan kata kunci “PMPRB Online”,
maka pengguna cukup memasukkan kata “PMPRB” dan “Online” ke dalam kotak
pencarian kata kunci.
Untuk mempersempit pencarian diberikan opsi pencarian dilakukan dimana saja yaitu :
1. Memilih ruang Forum yang akan dicari dengan cara mencentang Ruang yang
dipilih
2. Mencari kata-kata kunci pada isi pesan dan subyek atau pesan saja atau subyek
saja.
Bila opsi pemilihan ruang Forum tidak ada yang dicentang, maka sistem akan mencari
kata kunci tersebut di seluruh ruang Forum.
Gambar 9.3 memperlihatkan jika menu Cari di-klik.

42
gambar 9. 3 Pencarian Topik dan Pesan pada Forum PMPRB
Nomor 4 : Login
Untuk dapat beraktifitas di Forum Diskusi PMPRB dalam hal membaca, menyampaikan
topik baru, membalas topik tertentu maka pengguna harus melakukan login terlebih
dahulu ke dalam sistem.
Adapun Akun dan password yang dipakai untuk login adalah sama dengan akun yang
dipakai dalam PMPRB Online.
Nomor 5 : Ruang-ruang Forum
Di dalam Forum Diskusi ini sudah terdapat 4 Ruang Forum yaitu :
1. Ruang Pengguna Baru
2. Ruang Pengumuman Penting
3. Ruang Seputar Teknis Pengisian PMPRB dan
4. Ruang informal, bersosialisasi.
Sebagai petunjuk, sesuai dengan nama ruangnya, maka pengguna diharapkan agar
menyampaikan topik pada ruang yang tepat. Sebagai contoh : untuk menyampaikan topik
pertanyaan misalnya : “Bagaimana kalau lupa password?”, maka topik ini disampaikan
pada ruang Seputar Teknis Pengisian PMPRB, bukan disampaikan pada ruang Pengguna
Baru.
Pada perkembangannya nanti, jumlah dan jenis ruang dapat berkembang sesuai dengan
kebutuhan.
9.2 Cara Menggunakan Forum Diskusi
Dalam sub bab ini akan dijelaskan bagaimana menggunakan Forum Diskusi yang telah
disediakan oleh PMPRB Online.
Ada beberapa interaksi yang dapat dilakukan di dalam Forum Diskusi ini yaitu :
1. Menyampaikan / membuat Topik baru
2. Membalas / menjawab Topik yang ada di Forum
3. Beberapa aturan yang perlu diketahui.

43
Langkah pertama sebelum dapat berinteraksi dengan Forum Diskusi adalah dengan
melakukan login ke Forum.
1 Menyampaikan / Membuat Topik Baru
Apabila pengguna akan menyampaikan pertanyaan baru atau sebuah gagasan/ ide baru ke
dalam forum maka ini yang disebut dengan menyampaikan/ membuat topik baru.
Adapun cara membuat topik baru dapat dilihat pada gambar 9.4 berikut :
gambar 9. 4 Memilih Ruang untuk menyampaikan Topik
Sebagai contoh akan menanyakan sesuatu hal seputar teknis pengisian PMPRB, maka klik
“Ruang Seputar Teknis Pengisian PMPRB” dan layar akan memperlihatkan Ruang
Seputar Teknis Pengisian PMPRB seperti gambar 9.5 berikut :
gambar 9. 5 Langkah membuat Posting Baru
Klik “Posting Topik Baru”. Dengan meng-klik menu ini akan muncul layar baru berupa
form kosong yang terdiri dari Subjek dan Pesan.
Masukkan subjek topik secara ringkas tapi jelas, setelah itu masukkan pesan yang
menjelaskan rinci dari subjek.
Pada gambar 9.6 berikut dapat dilihat contoh topik baru dengan subjek menanyakan
password beserta pesan dari seorang asesor Pemda xx.
Dengan meng-klik tombol “Kirim” maka topik tersebut akan muncul di forum dan dapat
dilihat oleh seluruh pengguna yang terdaftar di Forum Diskusi PMPRB.
Pengguna lain yang mungkin tertarik atau dapat menjawab topik ini dapat memberikan
jawaban pada topik tadi.

44
gambar 9. 6 mengisi Posting topik baru
Dengan telah terkirimnya topik tadi, maka pada Forum akan terlihat informasi berupa
tambahan topik baru dan siapa serta tanggal berapa topik tersebut dikirim.
Topik apa saja yang muncul dapat dilihat pada masing-masing ruang Forum. Seperti
contoh di atas, di dalam ruang “Seputar Pengisian PMPRB” telah muncul topik baru
beserta statusnya.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 9.7 berikut :
gambar 9. 7 Membaca daftar Topik pada Forum
2. Membalas / menjawab Topik yang ada di Forum
Untuk membalas/ menjawab atau memberi pendapat/ ulasan mengenai sebuah topik,
Pengguna cukup mengklik topik yang diinginkan. Sebagai contoh, seorang pengguna lain
akan memberikan jawaban topik mengenai pertanyaan password di atas.
Untuk itu, pengguna mengklik Ruang Forum “Seputar Pengisian PMPRB”, kemudian
mengklik topik dengan subjek masalah password untuk masuk PMPRB tersebut.
Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar 9.8 berikut :

45
gambar 9. 8 Cara membalas Topik
Dengan meng-klik subjek topik, maka rinci topik akan dimunculkan di layar seperti
tampak pada gambar 9.9:
gambar 9. 9 Cara Membalas Topik
Setelah meng-klik menu “Membalas Posting”, akan muncul layar baru berupa form pesan
kosong yang akan dipakai untuk mengisi balasan atau jawaban atau komentar tentang
topik tersebut (lihat gambar 9.10).
gambar 9. 10 Cara Membalas Topik
Demikian cara membalas/ mengkomentari sebuah topik, dan setiap pengguna yang
terdaftar dapat membalas / mengkomentari sebuah topik tertentu.
Sebagai gambaran, pada gambar 9.11 berikut diperlihatkan topik tentang masalah
password tersebut telah dikomentari oleh 2 pengguna.

46
gambar 9. 11 Layar Forum untuk Topik tertentu
3 Beberapa Aturan yang Perlu Diketahui
Beberapa hal yang perlu diketahui dalam penggunaan Forum Diskusi adalah :
1. Mempergunakan bahasa yang sopan
2. Tidak membuat topik yang berbau Sara
3. Topik yang disampaikan disesuaikan dengan Ruang Forum
4. Moderator PMPRB akan menghapus topik yang tidak relevan ataupun topik yang
cenderung akan menimbulkan konflik.

47
10. Output PMPRB Online
Berikut adalah contoh output yang dihasilkan oleh PMPRB Online, berupa profil
pelaksanaan reformasi birokrasi.
10.1 Profil Untuk Informasi Publik
Ada tiga Profil yang ditampilkan untuk informasi publik yaitu :
1. Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Nasional
2. Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi K/L
3. Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tingkat Propinsi
4. Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tingkat Kabupaten/ Kota
10.2 Profil RB Nasional Realtime
1. Dashboard Nasional
2. Profil Pelaksanaan RB
a. Nasional
b. Seluruh K/L
c. K/L di bawah Kemenko Polhukam
d. K/L di bawah Kemenko Perekonomian
e. K/L di bawah Kemenko Kesejahteraan Rakyat
f. Seluruh Propinsi
g. Seluruh Kabupaten/ Kota
h. Per K/L
i. Per Propinsi
j. Per Kabupaten / Kota
3. Rekapitulasi PMPRB
a. Nasional
b. Seluruh K/L
c. K/L di bawah Kemenko Polhukam
d. K/L di bawah Kemenko Perekonomian
e. K/L di bawah Kemenko Kesejahteraan Rakyat
f. Seluruh Propinsi
g. Seluruh Kabupaten/ Kota
h. Per K/L

48
i. Per Propinsi
j. Per Kabupaten/ Kota
4. Profil PMPRB
a. Nasional
b. Per K/L
c. Per Propinsi
d. Per Kabupaten / Kota
5. Perbandingan Profil PMPRB
Legenda :
Catatan :
Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi untuk informasi Publik bersifat statik dan
dimutakhirkan secara periodik.
Contoh Grafik yang ditampilkan dalam Buku Petunjuk Penggunaan ini mempergunakan
data dummy dan bukan merepresentasikan profil K/L dan Pemda yang bersangkutan.
Pemilihan K/L maupun Propinsi dan Kabupaten/Kota dalam contoh ini dipilih secara
acak.

49
10.1 Profil untuk Informasi Publik
Contoh Output Grafik Profil Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Nasional, Seluruh
Kementerian/ Lembaga, Seluruh Tingkat Propinsi dan Seluruh Tingkat Kabupaten/Kota
adalah sebagai berikut :

50
10.2 Profil RB Nasional secara Realtime
10.2.1. Dashboard Nasional

51

52
10.2.2. Profil Pelaksanaan RB
Contoh Output Grafik Profil Pelaksanaan RB terdiri dari Profil Pelaksanaan RB:
1. Nasional
2. Seluruh K/L
3. K/L di bawah Kemenko Polhukam
4. K/L di bawah Kemenko Perekonomian
5. K/L di bawah Kemenko Kesejahteraan Rakyat
6. Seluruh Propinsi
7. Seluruh Kabupaten/ Kota
8. Per K/L
9. Per Propinsi
10. Per Kabupaten / Kota
Contoh Output Grafik Profil Pelaksanaan RB adalah sebagai berikut
::

53
10.2.3. Rekapitulasi PMPRB
Output Grafik Rekapitulasi PMPRB terdiri dari Rekapitulasi PMRB:
1. Nasional
2. Seluruh K/L
3. K/L di bawah Kemenko Polhukam
4. K/L di bawah Kemenko Perekonomian
5. K/L di bawah Kemenko Kesejahteraan Rakyat
6. Seluruh Propinsi
7. Seluruh Kabupaten/ Kota
8. Per K/L
9. Per Propinsi
10. Per Kabupaten/ Kota
Contoh Output Grafik Rekapitulasi PMPRB adalah sebagai berikut :

54

55

56

57
10.2.4. Profil PMPRB
Contoh Output grafik Profil PMPRB Nasional untuk seluruh instansi
(Kementerian/Lembaga, Propinsi dan Kabupaten / Kota) adalah sebagai berikut :

58
10.2.5. Perbandingan Profil PMPRB
Contoh Output Grafik Perbandingan Profil PMPRB antar instansi adalah sebagai berikut :

BUKU MANUAL PENERAPAN
PEDOMAN PENILAIAN MANDIRI
PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR
NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
2012

ii
BUKU MANUAL PENERAPAN
PEDOMAN PENILAIAN MANDIRI
PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR
NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
2012

iii
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI iii
A. PENDAHULUAN 1
1. Latar Belakang 1
2. Tujuan 1
3. Pelaksana dan Proses PMPRB 1
4. Unit Kerja Yang Dinilai 3
5. Petunjuk Penggunaan Manual 3
B. LANGKAH-LANGKAH UMUM PMPRB 5
1. Memahami Kriteria, Sub Kriteria, dan Pertanyaan Pemandu 5
2. Memahami Siklus Plan – Do – Check – Act 7
3. Memahami PMPRB online 8
4. Menyiapkan Kertas Kerja 8
5. Mengumpulkan bukti-bukti yang relevan 10
6. Menyusun sintesis 11
7. Koordinasi Penilaian 11
C. LANGKAH-LANGKAH TEKNIS PENILAIAN 13
1. Menunjuk dan Menetapkan Asesor 13
2. Men-setup data unit kerja 14
3. Men-setup data akun asesor 15
4. Men-setup penugasan asesor 15
5. Memberikan informasi akun kepada asesor 15
6. Membuat Akun Pimpinan 16

iv
7. Melakukan Survey Internal 16
8. Melakukan Survey Eksternal dan Pengumpulan Data Sekunder 18
9. Memberikan Dukungan Kepada Asesor dalam Melakukan 20
Penilaian terhadap Komponen Pengungkit
10. Melakukan Penilaian terhadap Komponen Pengungkit 21
11. Melakukan Penilaian Terhadap Komponen Hasil 30
12. Menilai Sub Kriteria Pemenuhan Target Indikator Eksternal 35
13. Memberikan Penilaian Sub Kriteria Pemenuhan 37
Target Indikator Internal (9 Program Mikro RB)
14. Merancang Rencana Perbaikan dan Tindak Lanjut Unit Kerja 38
15. Menyampaikan hasil penilaian 38
16. Melakukan Panel 39
17. Melaporkan hasil penilaian ke Pimpinan 40
18. Mengkonsolidasikan tindak lanjut dan rencana perbaikan 41
19. Menyampaikan hasil penilaian ke KemPANRB 41
20. Melaksanakan, memonitor, mengevaluasi dan menindak- 42
lanjuti rencana perbaikan di unit kerja
21. Melaksanakan, memonitor, mengevaluasi dan menindak- 42
lanjuti rencana perbaikan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi
Kementerian/Lembaga/Pemda
D. PENUTUP 43

v
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR
Tabel 1 2
Pelaksanaan PMPRB dan Tugas-tugasnya
Gambar 1 3
Proses PMPRB
Tabel 2 3
Unit Kerja Yang Dinilai
Gambar 2 4
Simbul Pelaksana Langkah Untuk Memudahkan Penggunaan Manual
Gambar 3 4
Contoh Simbul Pelaksana Langkah Untuk Memudahkan Penggunaan
Manual
Gambar 4 5
Model PMPRB
Gambar 5 9
Format Kertas Kerja Penilaian Komponen Pengungkit
Gambar 6 10
Format Kertas Kerja Penilaian Komponen Hasil
Tabel 3 14
Tabel Dokumentasi Data Setup
Tabel 4 19
Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil Yang Menggunakan Data Primer
Tabel 5 20
Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil Yang Menggunakan Data Sekunder
Gambar 7 22
Memasukkan Daftar Bukti ke dalam Kertas Kerja
Gambar 8 23
Memasukkan Sintesis ke dalam Kertas Kerja
Gambar 9 25
Memasukkan Hal Yang Sudah Baik, Hal Yang Perlu Diperbaiki/Perlu
Dilakukan Dan Tindak Lanjut Perbaikan Ke Dalam Kertas Kerja

vi
Tabel 6 26
Rentang Nilai Tingkat Kekuatan Bukti Komponen Pengungkit
Gambar 10 27
Penilaian Setiap Tahapan Sub Kriteria dalam Dalam Kertas Kerja
Gambar 11 28
Nilai Rata-rata Tahapan pada Sub Kriteria Dalam Kertas Kerja
Gambar 12 28
Skema Penilaian Komponen Pengungkit
Tabel 7 29
Skor Tahapan PDCA
Gambar 13 30
Memasukkan Sub Kriteria Komponen Pengungkit ke Sistem Online
Tabel 8 32
Rentang Nilai Kecenderungan Komponen Hasil
Tabel 9 32
Rentang Nilai Target Komponen Hasil
Gambar 14 32
Contoh Penilaian Kecenderungan dan Target Sub Kriteria dalam
Komponen Hasil
Gambar 15 33
Contoh Kertas Kerja Hasil Penilaian Kriteria Hasil Pada
Masyarakat/Pengguna Layanan
Gambar 16 34
Skema Penilaian Komponen Hasil
Gambar 17 34
Memasukkan Sub Kriteria Komponen Hasil ke Sistem Online
Tabel 10 36
Cara Penilaian Sub Kriteria Pemenuhan Target Indikator Eksternal

1
A PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dalam rangka monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan reformasi birokrasi
secara nasional, Kementerian PAN dan RB telah menerbitkan PerMENPANRB
Nomor 1 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Pelaksanaan Reformasi Birokrasi
(PMPRB) dan PerMENPANRB Nomor 31 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis
Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Secara Online.
Untuk membantu memahami substansi sebagaimana termuat dalam pedoman
tersebut diatas dan memudahkan proses penilaian mandiri yang dilakukan setiap
instansi pemerintah, dipandang perlu untuk menerbitkan Buku Manual Penerapan
Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi.
2. Tujuan
a. Memberikan panduan bagi pelaksana yang berperan dalam melakukan
langkah-langkah teknis penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi;
b. Membantu Inspektur Jenderal/Inspektur Utama/Inspektur Pengawasan
Umum/Inspektur/Inspektur Daerah atau pejabat lain yang memimpin fungsi
pengawasan fungsional dalam melakukan langkah-langkah teknis dalam
mengkoordinasikan penilaian mandiri;
c. Memberikan panduan bagi asesor dalam melakukan penilaian secara obyektif
terhadap seluruh kriteria yang menjadi obyek penilaiannya.
3. Pelaksana dan Proses PMPRB
Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi melibatkan berbagai pelaksana
yang secara spesifik memiliki tugas sebagaimana diuraikan dalam tabel berikut:

2
Tabel 1
Pelaksanaan PMPRB dan Tugas-tugasnya
Pelaksana PMPRB Tugas
Inspektur Jenderal/
Inspektur Utama/
Inspektur Pengawasan
Umum/Inspektur/
Inspektur Daerah atau
pejabat lain yang
memimpin fungsi
pengawasan fungsional
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas asesor
b. Men-setup data unit kerja
c. Men-setup data akun asesor
d. Men-setup penugasan asesor
e. Memberikan informasi akun kepada asesor
f. Membuat Akun Pimpinan
g. Menilai Sub Kriteria Pemenuhan Target Indikator
Eksternal
h. Melakukan Survey Internal
i. Melakukan Panel
j. Mengkonsolidasikan tindak lanjut dan rencana
perbaikan
Sekretaris Jenderal/
Sekretaris Kementerian/
Sekretaris Utama/
Sekretaris Daerah
Provinsi/
Sekretaris Daerah
Kabupaten/Kota
a. Menetapkan asesor (tim asesor) yang mewakili ditunjuk
oleh masing-masing unit kerja yang dinilai
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan survey eksternal
c. Menyusun rencana perbaikan dan tindak lanjut untuk
tingkat instansi
Pimpinan Unit kerja yang
dinilai
a. Menunjuk asesor yang akan mengkoordinasikan
penilaian di unit kerjanya
b. Memberikan dukungan terhadap asesor dalam
melakukan penilaian
c. Menyediakan data-data yang diperlukan bagi asesor
dalam melakukan penilaian
d. Melakukan pembahasan-pembahasan hasil penilaian
asesor
e. Memberikan persetujuan hasil penilaian asesor
f. Menyusun tindak lanjut dan rencana perbaikan di unit
kerjanya (Plan).
g. Melaksanakan perbaikan-perbaikan (Do)
h. Memonitor dan mengevaluasi perbaikan (Check)
i. Menindaklanjuti hasil monitoring dan evaluasi (Act)
Asesor a. Melakukan penilaian Komponen Pengungkit untuk unit
kerjanya
b. Melakukan penilaian Komponen Hasil untuk unit
kerjanya
c. Merancang Tindak Lanjut dan Rencana Perbaikan untuk
unit kerjanya
d. Melakukan Panel bersama Inspektorat
Proses PMPRB yang harus dilakukan oleh setiap instansi pemerintah adalah
sebagai berikut:

3
Gambar 1
Proses PMPRB
4. Unit Kerja Yang Dinilai
Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi instansi didasarkan pada hasil
penilaian masing-masing unit-unit kerja di lingkungan instansi tersebut. Oleh
karena itu, perlu menetapkan unit kerja yang dinilai (selanjutnya disebut dengan
unit kerja) sebagai berikut:
Tabel 2
Unit Kerja Yang Dinilai
Instansi Unit yang dinilai
Kementerian/LPNK Unit Eselon I : Ditjen, Deputi, Itjen, Setjen, Setama,
Badan
Lembaga Negara Unit Eselon I
Lembaga Non Struktural Setjen
Pemerintah Provinsi Unit Eselon I dan Unit Eselon II: Dinas dan Badan
Pemerintah Kabupaten/Kota Unit Eselon II: Setkab/kota, Dinas dan Badan
5. Petunjuk Penggunaan Manual
Untuk memudahkan penggunaan buku manual dalam praktik PMPRB, setiap
langkah-langkah teknis yang diuraikan dalam buku manual ini akan ditandai
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/
Irda
Asesor
Sekjen/Sesmen/
Sestama/Sekda
Pimpinan Unit Kerja
Yang Dinilai
Men-setup Data Unit Kerja Menunjuk Asesor
Menetapkan Asesor untuk setiap
unit kerja yang dinilai
Men-setup Data Akun Asesor
Men-setup Penugasan Asesor
Memberikan Informasi Akun
Kepada Asesor
Melakukan Penilaian terhadap
Komponen Pengungkit
Melakukan Penilaian terhadap
Komponen Hasil
Melakukan Survey Eksternal
Memberikan masukan dalam
penilaian Pemenuhan Target
Internal dalam rangka
pelaksanaan 9 Program Mikro
Reformasi Birokrasi
Membuat akun pimpinan
Melakukan survey internal
Melakukan Panel
Menilai Sub Kriteria Pemenuhan
Target Indikator Eksternal
· Memberikan dukungan
terhadap asesor dalam
melakukan penilaian
· Menyediakan data-data yang
diperlukan bagi asesor dalam
melakukan penilaian
· Melakukan pembahasan-
pembahasan hasil penilaian
asesor
· Memberikan persetujuan hasil
penilaian asesor
Menyusun Rencana Perbaikan
untuk unit kerja
untuk unit kerja
Menyampaikan hasil penilaian
Melaporkan hasil penilaian
kepada Pimpinan
Konsolidasi tindak lanjut dan
rencana perbaikan
untuk Pelaksanaan Reformasi
Birokrasi
(PDCA Pelaksanaan RB di
instansi)
Melaksanakan, memonitor,
mengevaluasi dan
menindaklanjuti hasil monev
perbaikan di unit kerja (PDCA)
Menyampaikan hasil penilaian ke
KemPANRB

4
dengan simbol yang memberikan petunjuk bahwa langkah tersebut dilakukan
oleh pelaksana tertentu. Simbol-simbol tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 2
Simbol Pelaksana Langkah-langkah Teknis Untuk Memudahkan Penggunaan Manual
Simbul Pelaksana
Unit kerja
Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian/Sekretaris Utama/Sekretaris
Daerah Provinsi/Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota
Inspektur Jenderal/Inspektur Utama/Inspektur Pengawasan
Umum/Inspektur/Inspektorat Daerah atau pimpinan unit yang melaksanakan
fungsi pengawasan fungsional.
Asesor
Simbol diletakan di sebelah kanan setiap langkah. Contoh adalah sebagai berikut:
Gambar 3
Contoh Simbol Pelaksana Langkah Untuk Memudahkan Penggunaan Manual
Menunjukkan langkah ini
dilakukan oleh Pimpinan Unit
kerja dan Sekjen/Sesmen/
Sestama/Sekda
Menunjukkan langkah ini
dilakukan oleh
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda

5
B Langkah-langkah Umum PMPRB
1. Memahami Kriteria, Sub Kriteria, dan Pertanyaan Pemandu
Model PMPRB terdiri dari dua komponen, yang disebut dengan Komponen
Pengungkit dan Komponen Hasil, yang digambarkan sebagaimana dalam model
di bawah ini.
Gambar 4
Model PMPRB
Komponen Pengungkit adalah seluruh aspek internal organisasi instansi
pemerintah yang melakukan berbagai upaya manajemen untuk mewujudkan
output dan outcome bagi masyarakat/pengguna layanan, SDM Aparaturnya, dan
bagi komunitas lokal, nasional dan internasional, serta mewujudkan kinerja yang
menjadi tujuannya.
Komponen Pengungkit dalam model PMPRB terdiri dari 5 kriteria, yaitu
Kepemimpinan, Perencanaan Strategis, Sumber Daya Manusia Aparatur,
Kemitraan Dan Sumber Daya, dan Proses.
· Kepemimpinan, digambarkan dalam kotak besar paling kiri dalam model
PMPRB karena menjadi unsur yang memegang peranan penting untuk
menggerakkan berfungsinya berbagai kriteria yang lain.
1. Kepemimpinan
3. Sumber Daya
ManusiaAparatur
2. Perencanaan
Strategis
4. Kemitraandan
Sumber Daya
5. Proses
7. Hasil pada SDM
Aparatur
6. Hasil pada
Masyarakat/
PenggunaLayanan
8. Hasil pada
Komunitas Lokal,
Nasional, dan
Internasional
9. Hasil Kinerja
Utama
P E N G U N G K I T H A S I L
I N O V A S I D A N P E M B E L A J A R A N

6
· Perencanaan Strategis, adalah instrumen bagi para pemimpin untuk
merencanakan berbagai kegiatan dalam rangka mewujudkan visi, misi, tujuan
dan sasaran organisasi.
· Sumber Daya Manusia Aparatur, adalah aset yang paling penting dalam
organisasi, memiliki peran yang sangat penting untuk menjalankan organisasi
dalam rangka mewujudkan mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran
organisasi.
· Kemitraan dan Sumber Daya, merupakan mitra dan sumber daya di luar
organisasi yang dikelola untuk mendukung upaya mewujudkan visi, misi, tujuan
dan sasaran organisasi.
· Proses, merupakan suatu rangkaian aktivitas, yang dilakukan oleh seluruh
jajaran SDM aparatur, yang saling terkait satu sama lain secara sinergis
menjalankan rencana-rencana strategis organisasi dengan memanfaatkan
sumber-sumber daya dan mitra yang dimiliki dalam rangka mewujudkan visi,
misi, tujuan dan sasaran yang menjadi kinerja utama dari instansinya.
Komponen Hasil merupakan output dan/atau outcome yang dihasilkan
Komponen Pengungkit, yang tidak hanya dirasakan oleh pihak eksternal tetapi
juga pihak internal organisasi.
Komponen Hasil, dalam model PMPRB, dibagi ke dalam empat kriteria, yaitu
Hasil Pada Masyarakat/Pengguna Layanan, Hasil Pada SDM Aparatur, Hasil Pada
Komunitas Lokal, Nasional, dan Internasional, serta Hasil Kinerja Utama.
· Hasil Pada Masyarakat/Pengguna Layanan, merupakan output dan/atau
outcome dari instansi yang secara langsung atau tidak langsung dirasakan oleh
masyarakat/pengguna layanan. Setiap instansi pemerintah memiliki
masyarakat/pengguna layanan yang spesifik sesuai dengan karakteristik tugas
pokok dan fungsinya.
· Hasil Pada SDM Aparatur, merupakan output dan/atau outcome yang
dihasilkan organisasi dalam rangka meningkatkan kompetensi, memberikan
motivasi, serta kepuasan kerja untuk mendorong kinerja para pegawai di
lingkungan internal organisasi.
· Hasil Pada Komunitas Lokal, Nasional, Dan Internasional, merupakan output
dan/atau outcome dari instansi yang dihasilkan organisasi terkait dengan
perilaku dan kontribusi instansi pada pembangunan berkelanjutan ekonomi,
sosial dan lingkungan komunitas lokal, nasional maupun internasional.
· Hasil Kinerja Utama, merupakan cerminan pemenuhan hasil yang diperoleh
dari pelaksanaan program-program mikro reformasi birokrasi dan pemenuhan

7
target indikator eksternal seperti Opini BPK, Integritas Pelayanan Publik,
Kemudahan Berusaha, dan Akuntabilitas.
Masing-masing kriteria pada Komponen Pengungkit dan Hasil dibagi ke dalam sub
kriteria yang jumlah keseluruhannya berjumlah 28 sub kriteria. Untuk membantu
penilaian secara mandiri, masing-masing sub kriteria dilengkapi dengan
pertanyaan-pertanyaan pemandu (guiding questions). Sub kriteria dan
pertanyaan-pertanyaan pemandu menjadi satu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan.
2. Memahami Siklus Plan – Do – Check – Act
Penilaian komponen Pengungkit pada Model PMPRB dilakukan dengan
menggunakan siklus Plan – Do – Check – Act (P D C A). Siklus PDCA digunakan
dalam rangka mewujudkan perbaikan/penyempurnaan berkelanjutan (Continuous
Improvements) yang harus dilakukan oleh setiap instansi pemerintah untuk
memperbaiki kinerja menjadi lebih baik dari tahun ke tahun, terutama dalam
kaitan dengan pelayanan kepada masyarakat/pengguna layanan.
Pendekatan siklus PDCA menekankan bahwa perencanaan yang matang akan
mendorong pelaksanaan kegiatan yang efisien dan efektif, sementara itu
pelaksanaan kegiatan harus selalu dimonitor dan dievaluasi agar dapat dilakukan
upaya perbaikan berkelanjutan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan
kegiatan selanjutnya, demikian seterusnya sehingga terjadi siklus upaya perbaikan
yang berkelanjutan.
· PLAN. Pada tahapan ini seluruh rencana dirumuskan, mulai dari menetapkan
target yang ingin dicapai, mengidentifikasi kegiatan, sub kegiatan, aktivitas
yang akan dilakukan dalam rangka mewujudkan target-target, menyusun
rencana sumber-sumber daya yang akan digunakan, menyusun jadwal,
menetapkan tim yang akan bertanggung jawab, menyusun target antara
triwulanan, semester, dan tahunan, menetapkan sistem monitoring dan
evaluasi, dan lainnya.
· DO. Pada tahapan ini seluruh rencana yang telah ditetapkan
diimplementasikan secara disiplin, sesuai dengan jadwal dan target-target yang
telah ditetapkan.
· CHECK. Pada tahapan ini dilakukan monitoring dan evaluasi. Monitoring dan
evaluasi dilakukan pada setiap kegiatan yang sedang berjalan dan yang telah
selesai dilaksanakan. Monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan yang sedang
berjalan, dilakukan untuk memperbaiki secara cepat proses pelaksanaan
kegiatan agar tidak menyimpang dari target-target yang telah ditetapkan.
Evaluasi terhadap kegiatan yang telah selesai dilaksanakan ditujukan untuk

8
memperoleh masukan dalam rangka perbaikan kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan selanjutnya.
· ACT. Pada tahapan ini dilakukan tindakan-tindakan korektif langsung terhadap
kegiatan yang sedang berjalan (jika ditemukan dari hasil monitoring dan
evaluasi terdapat penyimpangan dari target yang ditetapkan). Tindakan
korektif juga dapat dilakukan atas dasar hasil evaluasi terhadap kegiatan yang
telah selesai dilaksanakan, untuk perbaikan kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan selanjutnya.
3. Memahami PMPRB online
Sebelum memulai langkah-langkah teknis melakukan penilaian mandiri secara
online, sebaiknya terlebih dahulu dipelajari Petunjuk Teknis PMPRB online
(PerMENPANRB Nomor 31 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis PMPRB secara
online). Dengan memahami PMPRB online, dapat dilakukan beberapa hal yang
terkait dengan penyiapan sistem online sebagai berikut:
· Pelaksana yang terlibat dalam penilaian
· Data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem
· Format kode unit kerja dan akun asesor
4. Menyiapkan Kertas Kerja
Kertas kerja merupakan format isian yang digunakan sebagai alat bantu asesor
untuk:
· mengidentifikasi bukti-bukti yang relevan,
· menguraikan sintesis kondisi obyektif unit kerjanya saat ini,
· melakukan penilaian mandiri secara obyektif,
· mengidentifikasi hal yang sudah baik, hal yang perlu diperbaiki/harus
dilaksanakan, dan
· menyusun rencana tindak perbaikan.
Terdapat 2 kertas kerja yang harus disiapkan, yaitu:
a. Kertas kerja penilaian Komponen Pengungkit
Format Kertas Kerja penilaian Komponen Pengungkit adalah sebagai berikut:

9
Gambar 5
Format Kertas Kerja Penilaian Komponen Pengungkit
Catatan: · Format Kertas Kerja harus dibuat untuk seluruh Kriteria, Sub Kriteria
yang melingkup juga pertanyaan pemandu
· Setiap sub kriteria dibagi ke dalam tahapan P D C A (format
sebagaimana Gambar 2 hanya memberikan gambaran kertas kerja
untuk Kriteria Kepemimpinan, Sub Kriteria 1.1 )
· Kolom-kolom lain dalam matriks di atas (Bukti-bukti, Sintesis,
Tingkat Kekuatan Bukti P D C A, dan Nilai) akan digunakan untuk
melakukan penilaian.
· Cara penilaian akan dijelaskan lebih mendetail pada bagian
selanjutnya.
b. Kertas kerja penilaian Komponen Hasil
Format Kertas Kerja penilaian Komponen Hasil adalah sebagai berikut:

10
Gambar 6
Format Kertas Kerja Penilaian Komponen Hasil
Catatan: · Format Kertas Kerja harus dibuat untuk seluruh sub Kriteria pada
Komponen Hasil (format sebagaimana Gambar 3 hanya memberikan
gambaran kertas kerja untuk Kriteria Hasil Pada
Masyarakat/Pengguna Layanan)
· Kolom-kolom lain dalam matriks di atas (Bukti-bukti, Sintesis, Nilai
Kecenderungan/Target, dan Nilai) akan digunakan sebagai dasar
untuk melakukan penilaian.
· Cara penilaian akan dijelaskan lebih mendetail pada bagian
selanjutnya.
Kertas kerja yang sudah diisi oleh asesor harus ditandatangani asesor dan
pimpinan unit kerja dibuat 3 (tiga) eksemplar, masing-masing untuk asesor,
pimpinan unit kerja, dan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.
(Template sudah disediakan dalam bentuk excell dan dapat didownload melalui
Forum di http://pmprb.menpan.go.id ).
5. Mengumpulkan bukti-bukti yang relevan
Dasar penilaian PMPRB dilakukan dengan menggunakan bukti-bukti yang relevan.
Semakin kuat bukti, semakin besar penilaian PMPRB Sub Kriteria yang
bersangkutan atau sebaliknya sebaliknya lemah bukti semakin kecil penilaiannya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengumpulan bukti-bukti, yaitu:
a. Bukti-bukti dapat berupa: notulen rapat, berita/publikasi, laporan, rekaman
video, foto, rekaman suara, dokumen peraturan, dan lainnya.
b. Bukti-bukti harus faktual, otentik, representatif, cukup dan terkini.

11
c. Kertas kerja harus dijadikan bukti utama, sehingga
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda bisa melihat proses penilaian pada unit kerja
berikut sintesisnya.
d. Perlu disepakati diantara para asesor dan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda bukti-
bukti mana yang diupload pada tingkat unit kerja dan mana yang upload pada
tingkat instansi.
6. Menyusun sintesis
Salah satu aspek penting yang dilakukan dalam penilaian adalah menyusun
sintesis, yaitu uraian mengenai kondisi obyektif saat ini pada unit kerja terkait
dengan sub kriteria yang sedang dinilai. Sintesis sangat bermanfaat untuk melihat
keselarasan antara kondisi internal organisasi, dengan bukti-bukti yang relevan
digunakan serta nilai yang diberikan. Jika setiap penilaian mandiri dilengkapi
dengan sintesis, maka akan diketahui perkembangan kondisi dari tahun ke tahun.
Untuk melakukan penilaian mandiri pada Komponen Pengungkit, sintesis
dilakukan per tahapan Plan – Do – Check – Act pada masing-masing sub kriteria
(lihat Gambar 5). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun sintesis adalah
sebagai berikut:
· Penguraian sintesis dilakukan dengan memperhatikan sub kriteria dan
pertanyaan pemandu yang merupakan satu kesatuan yang tidak boleh
dipandang terpisahkan.
· Dalam hal pertanyaan pemandu belum sepenuhnya menguraikan apa yang
dikehendaki oleh sub kriteria, maka asesor dapat menguraikannya dalam
sintesis
· Sintesis dilakukan dalam kalimat yang sederhana, dapat berupa pointers, tetapi
cukup menggambarkan kondisi obyektif saat ini
Sedangkan untuk penilaian mandiri pada Komponen Hasil, sintesis dilakukan per
sub kriteria berdasarkan hasil survei. (Lihat Gambar 6)
Penguraian sintesis tidak terdapat dalam sistem online, tetapi dilakukan pada
kertas kerja sebagaimana diuraikan di atas. Kertas kerja akan menjadi bukti utama
penilaian dan pelaksanaan tugas asesor.
7. Koordinasi Penilaian
Koordinasi penilaian mandiri oleh seluruh asesor terhadap unit kerja dilaksanakan
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda. Hal-hal yang harus dilakukan antara lain adalah:

12
a. mengawasi kemajuan penilaian mandiri yang dilakukan oleh asesor untuk
unit kerjanya masing-masing. Inspektorat, melalui sistem online dapat
melihat kemajuan per unit kerja dalam melakukan penilaian mandiri;
b. menetapkan jadwal Panel 1, Panel 2 dan Panel 3;
c. memimpin pertemuan-pertemuan rutin untuk membahas permasalahan yang
dihadapi atau melakukan pertukaran pengalaman;
d. memimpin Panel 1 untuk verifikasi dan kelengkapan penilaian;
e. memimpin Panel 2 untuk menghitung dan mensetup penilaian instansi; dan
f. memimpin Panel 3 untuk finalisasi hasil penilaian.

13
C Langkah-langkah Teknis Penilaian
Langkah-langkah teknis penilaian dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Menunjuk dan Menetapkan Asesor
Aspek yang sangat penting dalam penerapan PMPRB adalah tersedianya Asesor
yang akan melakukan penilaian atas seluruh kriteria dalam komponen Pengungkit
dan Hasil.
Asesor harus ditunjuk oleh pimpinan unit kerja (yang akan dinilai) karena yang
bersangkutan akan melakukan penilaian mandiri terhadap unitnya. Oleh karena
itu, pimpinan unit kerja harus menentukan pejabat yang akan menjadi asesor,
yang dipandang mengetahui seluk beluk pelaksanaan tugas unit kerjanya dengan
baik. Dalam prakteknya, pimpinan unit kerja dapat membentuk tim yang akan
membantu asesor dalam melakukan penilaiannya.
Asesor yang ditunjuk oleh pimpinan unit kerja, kemudian diajukan ke Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Kementerian/Sekretaris Utama/Sekretaris Daerah Provinsi/
Kabupaten/Kota untuk ditetapkan sebagai asesor PMPRB di masing-masing unit
kerjanya. Penetapan Asesor dilakukan dalam bentuk Keputusan Pimpinan Instansi.
Tugas asesor adalah sebagai berikut:
a. Memberikan Penilaian dengan melakukan hal-hal berikut:
1) Melakukan proses penilaian sesuai dengan ketentuan;
2) Memberikan nilai sesuai aturan;
3) Melakukan diskusi dalam grup dengan baik untuk mencapai konsensus
dalam hal penilaian;
4) Menyelesaikan semua pekerjaan sesuai dengan jadwal.
b. Membuat Laporan Rencana Perbaikan dan Tindak Lanjut beserta Rencana Aksi
sesuai standar yang ada/format yang diberikan
c. Menyampaikan Laporan PMPRB sebagai bahan untuk pelaksanaan panel
dengan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.

14
2. Men-setup data unit kerja
Sebelum men-setup data unit kerja, sebaiknya disusun terlebih dahulu Tabel
Dokumentasi data Setup unit kerja dalam format sebagai berikut:
Tabel 3
Tabel Dokumentasi Data Setup
Tabel di atas merupakan dokumentasi data setup unit kerja yang nantinya akan
sangat membantu Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda jika sewaktu-waktu diperlukan
(misalnya ada asesor yang lupa dengan akunnya yang belum dirubah, maka
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda cukup melihat tabel ini tanpa harus login ke sistem
online).
Tabel ini hanya menjadi pegangan inspektorat dan tidak untuk dibagikan
kepada siapapun.
Istilah tabel tersebut dengan data-data yang diperlukan. Dalam proses ini,
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda diharuskan:
a. membuat format standar kode unit kerja (untuk melengkapi kode yang
sudah ada dalam sistem);
b. membuat format standar kode asesor (untuk melengkapi akun yang sudah ada
dalam sistem);
c. memperoleh ketetapan tentang unit mana saja yang akan dinilai;
d. memperoleh daftar pejabat yang ditetapkan menjadi asesor.
Dengan menggunakan tabel di atas, selanjutnya dapat dilakukan setup unit kerja.
Proses setup unit kerja ke dalam sistem online melingkupi langkah-langkah
memasukkan data yang diperlukan untuk penilaian unit kerja, yaitu:
· Kode unit kerja
· Nama unit kerja
· Alamat Unit Kerja
· Telepon
· Fax
· Email

15
· Kontak (nama jabatan asesor yang ditunjuk)
· Password untuk pimpinan
3. Men-setup data akun asesor
Setelah men-setup data unit kerja, selanjutnya Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda men-
setup data akun asesor. Informasi yang dimasukkan ke dalam sistem mencakup:
· Kode akun
· Nama User (nama jabatan asesor)
· Password
Jumlah asesor harus sama dengan jumlah unit yang dinilai. Nama User adalah
nama Kontak (sebagaimana ketika men-setup unit kerja, dan asesor yang
ditunjuk). Untuk setup sebaiknya dibuat password yang umum agar mudah
diingat, dan selanjutnya dapat diganti oleh asesor yang bersangkutan.
Proses men-setup akan lebih mudah dengan menggunakan Tabel Dokumentasi
Data Setup yang sudah diisi pada langkah sebelumnya.
4. Men-setup penugasan asesor
Setelah men-setup data akun asesor, selanjutnya Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda
menugaskan asesor. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
· Harus dipastikan bahwa asesor adalah pejabat yang ditugaskan untuk unit
kerja dimana asesor bertugas.
· Unit kerja dapat membentuk tim yang membantu asesor yang akan membantu
Asesor yang ditugaskan, tetapi akun asesor hanya diberikan satu untuk satu
unit kerja.
5. Memberikan informasi akun kepada asesor
Setelah men-setup penugasan asesor dalam sistem PMPRB online, selanjutnya
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda memberikan informasi akun dan password kepada
asesor. Pada saat tersebut Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda menjelaskan mekanisme
internal dalam proses penilaian oleh para asesor, yang mencakup antara lain:

16
kapan penyerahan hasil penilaian untuk dibahas dalam panel 1, kapan hasil panel
1 harus diselesaikan, kapan hasil penilaian setelah panel 1 dibahas dalam panel 2,
kapan dilakukan pembahasan hasil setelah panel 2 untuk kemudian dikirimkan ke
Kementerian PAN dan RB, mekanisme penilaian manual, sebelum dimasukkan ke
dalam sistem online, penyiapan bukti-bukti, pembahasan rencana tindak untuk
perbaikan, dan lain-lain.
6. Membuat Akun Pimpinan
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda diharuskan membuatkan akun pimpinan instansinya
masing-masing, sehingga pimpinan instansi dapat melihat sejauhmana kemajuan
penilaian dan hasil penilaian yang telah diperoleh secara langsung dengan
menggunakan akun dimaksud.
Data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem online adalah:
· Nama Pimpinan (nama jabatan: Menteri atau Kepala Lembaga atau Kepala
Daerah)
· Password
Sementara untuk kode akun pimpinan diberikan secara otomatis oleh sistem.
Adapun fasilitas yang dapat diketahui oleh pimpinan, setelah login dengan akun
pimpinan dan password yang diberikan adalah:
· Melihat Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di instansinya
· Melihat Penilaian Indikator Kinerja Utama
· Melihat Kemajuan Penilaian Mandiri
· Melihat Penilaian Survey
· Melihat Profil PMPRB di instansinya
7. Melakukan Survey Internal
Langkah lain yang harus dilakukan oleh Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda adalah
melakukan survey internal terhadap kriteria-kriteria dalam Komponen
Pengungkit. Hasil survey tersebut adalah untuk melengkapi hasil penilaian asesor
terhadap Kriteria dalam Komponen Pengungkit. Nilai survey akan dihitung 40%
dari perhitung nilai komponen pengungkit, sedangkan 60% merupakan hasil
penilaian asesor.

17
Survey tersebut dilakukan kepada pegawai yang dipilih secara acak. Survey akan
melihat bagaimana opini pegawai terhadap seluruh sub kriteria pada Komponen
Pengungkit dan Sub Kriteria Hasil pengukuran motivasi dan kepuasan pegawai
pada Kriteria Hasil Pada SDM Aparatur – Komponen Hasil. Survey dapat
dilakukan kapan saja tidak harus menunggu hasil penilaian asesor selesai.
Survei dilakukan secara online yang kuesionernya sudah tersedia dalam sistem
PMPRB onlline. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan survey adalah
sebagai berikut:
a. Menentukan sampel jumlah responden yang mewakili.
Responden adalah pegawa diinstansi yang bersangkutani. Untuk keperluan
ini, dalam PerMENPANRB Nomor 1 Tahun 2012 tentang Pedoman PMPRB
sudah memberikan rumusan ketentuan mengenai jumlah sampel
berdasarkan jumlah populasi pegawai.
b. Mengajukan permintaan akun responden.
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda mengajukan surat permintaan akun untuk
sejumlah responden sesuai ukuran sampel yang ditetapkan kepada
Kementerian PAN dan RB. Pengajuan surat tersebut disertai jadwal dilakukan
survey.
Atas dasar pengajuan tersebut, Kementerian PAN dan RB membuat akun
untuk sejumlah responden yang diajukan, dan mengirimkannya kepada
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda. Selanjutnya, Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda
dapat membuka daftar akun responden melalui sistem PMPRB online. Akun
responden mempunyai masa berlaku 14 (empat belas) hari kalender sejak
pengirimannya kepada Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.
c. Memilih responden secara acak.
Atas dasar jumlah sampel yang ditetapkan, Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda
melakukan pemilihan secara acak pegawai yang akan dijadikan responden,
dan memberikan akun kepada pegawai yang terpilih sebagai responden.
d. Melaksanakan survey online
Pada jadwal yang sudah ditetapkan, responden diminta login ke dalam sistem
PMPRB online melalui http://pmprb.menpan.go.id dengan menggunakan
akun yang telah diberikan untuk mengisi kuesioner secara online. Responden
hanya diberikan rentang waktu tertentu sesuai masa berlakunya akun
responden untuk mengisi kuesioner, untuk menghindari pengisian yang
subyektif.

18
e. Pengolahan hasil
Hasil pengisian kuesioner dapat dibagi ke dalam dua bagian. Bagian pertama
adalah hasil pengisian kuesioner dalam kaitan dengan survey terhadap
Kompomen Pengungkit. Hasil yang diperoleh akan secara otomatis
diperhitungkan sebagai 40% nilai Komponen Pengungkit.
Bagian kedua adalah hasil pengisian kuesioner untuk Sub Kriteria Hasil
pengukuran motivasi dan kepuasan pegawai pada Kriteria Hasil Pada SDM
Aparatur – Komponen Hasil. Hasil dari pengisian kuesioner ini harus dicetak
dan diserahkan kepada asesor untuk digunakan sebagai data yang akan
dipergunakan dalam melakukan penilaian terhadap Sub Kriteria Hasil
pengukuran motivasi dan kepuasan pegawai pada Kriteria Hasil Pada SDM
Aparatur – Komponen Hasil.
Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda dapat memonitor hasil pengisian kuesioner, dan
dapat meminta pegawai (yang dipilih sebagai responden) untuk segera
melengkapi pengisian kuesioner.
Agar pengisian survei dapat dilakukan secara objektif, Responden harus
mengubah passwordnya terlebih dahulu sebelum melakukan pengisian kuesioner
dalam PMPRB online.
8. Melakukan Survey Eksternal dan Pengumpulan data
Sekunder
Penilaian terhadap kriteria pada Komponen Hasil pada umumnya menggunakan
data yang diperoleh melalui survey (data primer) atau data kinerja instansi (data
sekunder). Penyediaan kedua jenis data dimaksud dilakukan oleh Sekretariat
Jenderal/Sekretariat Kementerian/Sekretariat Utama/Sekretariat Daerah Provinsi/
Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota. Karena itu langkah yang dilakukan adalah
melakukan survey dan mengumpulkan data sekunder.
a. Melakukan Survey
· Karena data-data hasil survey sangat diperlukan untuk penilaian
Komponen Hasil yang akan dilakukan oleh asesor, maka survey harus
dilakukan sebelum dilakukan penilaian terhadap Komponen Hasil.
· Data hasil survey yang harus disediakan meliputi data survey untuk Sub
Kriteria berikut:

19
Tabel 4
Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil Yang Menggunakan Data Primer
Sub Kriteria Keterangan
Sub kriteria 6.1
Hasil Pengukuran Kepuasan
masyarakat/pengguna layanan
Data hasil Survey Kepuasan Masyarakat/ Pengguna
Layanan (Survey bisa menggunakan Indeks
Kepuasan Masyarakat atau instrumen lain yang
disesuaikan dengan karakteristik masing-masing
instansi)
Sub Kriteria 7.1
Hasil pengukuran motivasi dan
kepuasan pegawai
Data hasil survey kepada pegawai (sudah disatukan
dengan survey internal – lihat bahasan langkah 7)
Sub Kriteria 8.1
Hasil yang dirasakan oleh para
pemangku kepentingan
berdasarkan hasil pengukuran
sosial
Data hasil survey kepada para pemangku
kepentingan Komunitas Lokal/Nasional/
Internasional
Sub Kriteria 8.2
Indikator kinerja dalam bidang
kemasyarakatan yang dicapai
oleh instansi
Dapat digunakan data hasil survey
· Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Menyusun instrumen survey (dapat pula digunakan instrumen yang
sudah ada seperti Indeks Kepuasan Masyarakat, atau instrumen yang
telah dirancang dan diberlakukan oleh instansi masing-masing, atau
instrumen yang biasa digunakan dalam konteks ISO)
2) Menentukan siapa yang menjadi unit analisisnya (responden)
3) Menentukan jumlah sampel
4) Menetapkan responden secara acak
5) Melaksanakan survey (sebaiknya pelaksanaan survey dilakukan oleh
pihak lain untuk menjaga independensi hasil)
6) Mengolah hasil survey (disusun dalam laporan hasil survey)
7) Menyajikan rekomendasi bagi tim panel asesor untuk menjadi
masukan dalam penilaian hasil kepada masyarakat/pengguna
layanan
b. Mengumpulkan data sekunder
Sub kriteria hasil dan Data sekunder diperlukan dalam kaitan dengan
penilaian sub kriteria sebagai berikut:

20
Tabel 5
Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil Yang Menggunakan Data Sekunder
Sub Kriteria Data Sekunder yang dibutuhkan (antara lain)
Sub kriteria 6.2
Indikator pengukuran yang
berorientasi pada
masyarakat/pengguna layanan –
Kriteria Hasil Pada
Masyarakat/Pengguna Layanan
· Jumlah keluhan
· Waktu tunggu
· Jumlah keluhan yang ditindaklanjuti
· Ketepatan standar pelayanan
· Hasil Survey KPK
· Dll
Sub Kriteria 7.2
Indikator dalam hal SDM Aparatur
– Kriteria Hasil Pada SDM Aparatur
· Hasil kinerja pegawai
· Tingkat absensi pegawai
· Tingkat motivasi pegawai
· Tingkat keterlibatan pegawai dalam upaya
perbaikan
· Tingkat Pelanggaran etika
· Dll
Sub Kriteria 8.2
Indikator kinerja dalam bidang
kemasyarakatan yang dicapai oleh
instansi – Kriteria Hasil Pada
Komunitas Lokal/ Nasional/
Internasional
Keterlibatan instansi untuk menjaga lingkungan,
sumber-sumber daya, hubungan dengan kelompok-
kelompok masyarakat, mengikuti komitmen
internasional, membuka akses informasi, dll
Sub Kriteria 9.1
Pemenuhan Target Indikator
Internal
Hasil-hasil yang diperoleh oleh Tim RB Kementerian/
Lembaga dan Pemda dalam kaitan dengan
Pelaksanaan RB di instansinya masing-masing
Sub Kriteria 9. 2
Pemenuhan target Indikator
Eksternal
BPK
KPK
KemPANRB
Data-data yang telah terkumpul disampaikan kepada asesor untuk melakukan
penilaian di bawah koordinasi Inspektorat.
9. Memberikan Dukungan Kepada Asesor dalam
Melakukan Penilaian terhadap Komponen Pengungkit
Seluruh jajaran unit kerja yang dinilai, harus memberikan dukungan sepenuhnya
kepada asesor (tim yang membantu asesor) dalam melakukan penilaian.
Dukungan ini sangat penting mengingkat, hasil penilaian merupakan cerminan
kondisi yang terjadi pada unit kerja saat dinilai. Dukungan diberikan antara lain
melalui beberapa hal sebagai berikut:
a. menyediakan data-data yang diperlukan;
b. memberikan bukti-bukti pendukung yang diperlukan;
c. melakukan diskusi-diskusi untuk membahas penilaian;
d. memberikan persetujuan hasil penilaian setelah melalui diskusi dengan jajaran
unit kerja.

21
10. Melakukan Penilaian terhadap Komponen Pengungkit
Pada langkah ini asesor menjadi pelaku utama untuk memberikan penilaian
mandiri terhadap unit kerjanya. Agar proses penilaian dapat dilakukan secara
baik, asesor sebaiknya mengetahui terlebih dahulu apa yang harus dinilai dan
bagaimana melakukan penilaiannya. (Pemahaman lain yang diperlukan, seperti
pemahaman tentang Model PMPRB, siklus PDCA, dan aspek-aspek umum lain
tentang penilaian sudah dibahas dalam Bagian B).
Penilaian Komponen Pengungkit dilakukan terhadap seluruh Kriteria dan Sub
Kriteria dalam komponen ini. Adapun langkah-langkah yang dilakukan adalah
sebagai berikut:
a. Siapkan Kertas Kerja
Sebelum melakukan penilaian langsung melalui online, asesor harus
melakukan penilaian secara offline dengan menggunakan kertas kerja terlebih
dahulu. Kertas kerja merupakan alat bantu asesor dalam menguraikan proses
penilaian yang dilakukan oleh asesor atas dasar bukti-bukti yang relevan,
sintesis kondisi obyektif unit kerjanya saat ini, hal yang sudah baik, dan hal
yang perlu diperbaiki/harus dilaksanakan, yang akan sangat bermanfaat
ketika melakukan Panel dengan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.
Bahasan dan format dan bahasan mengenai kertas kerja sudah diulas dalam
Bagian B Angka 4.
b. Kumpulkan bukti-bukti yang relevan
Lakukan identifikasi dan kumpulkan bukti-bukti yang relevan terkait dengan
seluruh sub kriteria yang dinilai. Kriteria tentang bukti sudah dibahas dalam
Bagian B Angka 5. Lakukan seleksi, bukti mana yang benar-benar relevan
dengan sub kriteria, lakukan klasifikasikan bukti mana yang masuk dalam
setiap tahapan diantara PLAN, DO, CHECK atau ACT. Buat daftar, dan
masukkan ke dalam kertas kerja, sebagaimana contoh di bawah ini.

22
Gambar 7
Memasukkan Daftar Bukti ke dalam Kertas Kerja
c. Lakukan sintesis tahapan Plan – Do – Check – Act setiap Sub Kriteria pada
masing-masing Kriteria
Sintesis adalah uraian mengenai kondisi obyektif saat ini pada unit kerja
terkait dengan sub kriteria yang sedang dinilai. Atas dasar bukti-bukti yang
terkumpul, lakukanlah sintesis. Cara melakukan sintesis sudah dibahas dalam
Bagian B Angka 6. Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam merumuskan
sintesis antara lain adalah sebagai berikut:
1) Buatlah seluruh proses yang telah dilakukan dalam kaitan dengan
tahapan PLAN, DO, CHECK ataupun ACT untuk masing-masing sub
kriteria;
2) Susun pula mana yang sudah baik dan mana yang belum dilakukan atau
harus dilakukan dan mana yang perlu diperbaiki;
3) Simpulkan kedua hal diatas dalam satu sintesis yang memberikan
gambaran kondisi tersebut.
Contoh:
Ambil contoh Sub Kriteria 1 pada Kriteria Kepemimpinan, tahapan PLAN
Setelah melakukan langkah 1) dan 2) di atas, maka asesor
mensintesiskan sebagai berikut:
· Jajaran pimpinan telah melakukan upaya untuk menentukan arah bagi
unit kerja untuk pencapaian visi dan misi melalui berbagai proses
pembahasan dalam perencanaan;

23
· Pembahasan dilakukan dengan seluruh jajaran pegawai di unit kerja
dengan didasarkan pada dokumen-dokumen perencanaan kementerian
serta masukan dari stakeholders
· Pembahasan menghasilkan konsep visi dan misi serta tujuan dan
sasaran sebagai bahan penyusunan rencana strategis
Hal yang sama dilakukan untuk tahapan DO, CHECK dan ACT dalam sub
kriteria ini
4) Masukkan hasil sintesis ke dalam Kertas Kerja, sebagaimana dalam
contoh di Gambar 9.
5) Proses seperti di atas dilakukan untuk seluruh sub kriteria, dan seluruh
tahapan dalam sub kriteria.
Gambar 8
Memasukkan Sintesis ke dalam Kertas Kerja
d. Ungkap hal yang sudah baik, hal yang perlu diperbaiki/perlu dilakukan dan
tindak lanjut perbaikan
Sebelum melakukan penilaian terhadap sub kriteria, sebaiknya terlebih
dahulu diidentifikasi hal-hal yang sudah baik dan hal-hal yang perlu diperbaiki
atau perlu dilakukan.
Hal-hal yang sudah baik dalam organisasi harus diidentifikasi sebagai titik
awal perubahan ke arah yang lebih baik lagi secara berkelanjutan. Hal-hal
yang sudah baik perlu terus diperlihara, karena itu instansi harus sadar bahwa
upaya memelihara hal yang sudah baik akan mendorong terciptanya budaya
kerja yang selalu berupaya menghasilkan kinerja yang lebih baik.

24
Untuk mengungkapkan hal-hal yang sudah baik pada setiap sub kriteria perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Kalimat harus lugas, padat, jelas dan berfokus pada penggambaran atau
penjabaran bukti-bukti bahwa K/L dan Pemda telah melakukan hal – hal
positif atau yang bersifat perbaikan yang mendukung sub-kriteria
dimaksud;
2) Tampilkan beberapa hal yang sudah baik sebagai contoh, tidak perlu
semuanya, hanya yang berdampak signifikan bagi organisasi;
3) Instansi juga harus mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperbaiki atau
perlu dilakukan agar permasalahan yang sama tidak terulang pada masa
mendatang.
Untuk mengungkapkan hal-hal yang perlu diperbaiki atau perlu dilakukan
pada setiap sub kriteria perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Kalimat harus lugas, padat, jelas dan berfokus pada penggambaran atau
penjabaran atas hal – hal atau aspek yang masih perlu diperbaiki untuk
mendukung sub-kriteria dimaksud;
2) Tampilkan beberapa hal atau aspek penting dan kritikal yang perlu untuk
diagendakan untuk perbaikan.
Atas dasar dua hal tersebut di atas, baik hal-hal yang sudah baik maupun hal-
hal yang perlu diperbaiki atau perlu dilakukan, maka disusunlah tindak lanjut
perbaikan. Rumusan tindak lanjut perbaikan sebaiknya disusun dalam kalimat
yang lugas, padat, jelas, berfokus pada “improvement” atau perbaikan dan
bersifat “action” untuk mendukung sub-kriteria yang perlu diperbaiki.
Berikut adalah contoh hal yang sudah baik, hal yang perlu diperbaiki/perlu
dilakukan dan tindak lanjut perbaikan yang sudah dimasukan ke dalam kertas
kerja.

25
Gambar 9
Memasukkan Hal Yang Sudah Baik, Hal Yang Perlu Diperbaiki/Perlu Dilakukan Dan
Tindak Lanjut Perbaikan Ke Dalam Kertas Kerja
e. Lakukan Penilaian pada setiap Sub Kriteria
Setelah mengumpulkan bukti-bukti yang relevan, melakukan sistesis,
mengindentifikasi hal-hal yang sudah baik, hal-hal yang perlu
diperbaiki/dilakukan, serta menyusun tindak lanjut perbaikan, barulah asesor
dapat melakukan penilaian terhadap masing-masing sub kriteria.
Secara umum terdapat empat tahapan yang harus dilalui, sebagai berikut :
1) Penilaian untuk masing-masing Plan – Do – Check – Act pada masing-
masing sub kriteria
Skema penilaiannya adalah sebagai berikut:
· Penilaian terhadap Plan – Do – Check – Act dengan menggunakan
dasar bukti dan sintesis, akan menghasilkan nilai Plan, Do, Check, dan
Act pada masing-masing sub kriteria.
· Penilaian setiap tahapan Plan – Do – Check – Act, dilakukan dengan
melihat kekuatan bukti (tingkat relevansinya dengan kegiatan utama
yang dilakukan pada setiap tahapan dalam masing-masing sub
kriteria).
· Tingkat kekuatan bukti dapat diklasifikasikan ke dalam lima tingkatan
sebagai berikut:

26
Tabel 6
Rentang Nilai Tingkat Kekuatan Bukti Komponen Pengungkit
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan penilaian:
· Penilaian hendaknya dilakukan asesor dengan sebuah tim untuk
menghasilkan satu nilai yang dipandang menjadi nilai yang betul-
betul mewakili unit kerja;
· Bukti yang kuat adalah bukti yang tidak hanya dilihat dari sisi
kuantitatif, tetapi juga kualitas dan relevansinya.
· Pada tahap awal penilaian, akan dijumpai penilaian yang terlalu tinggi
atau penilaian yang terlalu rendah. Namun demikian, ketika dilakukan
Panel dengan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda akan terlihat mana unit
yang melakukan “penilaian terlalu tinggi untuk bukti-bukti yang
kurang kuat”, “penilaian terlalu rendah untuk bukti-bukti yang yang
kuat”, “penilaian terlalu tinggi untuk bukti-bukti yang kuat”,
“penilaian terlalu rendah untuk bukti-bukti yang kurang kuat”, atau
kondisi lainnya. Pada saat inilah dapat dilakukan kesepakatan
terhadap bukti-bukti yang dipandang relevan dan bernilai;
· Untuk memberikan penilaian obyektif, selain bukti-bukti yang
diperoleh, perhatikan pula sintesis, hal-hal yang sudah baik, hal-hal
yang perlu diperbaiki atau perlu dilakukan, dan bandingkan dengan
unit kerja lain.
Contoh:
Ambil contoh Sub Kriteria 1 pada Kriteria Kepemimpinan, tahapan
PLAN dan DO (tahapan CHECK dan ACT tidak terlihat dalam tampilan)

Kumpulan aturan reformasi birokrasi sesi 2

Kumpulan aturan reformasi birokrasi sesi 2

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Kumpulan aturan reformasi birokrasi sesi 2

Similar to Kumpulan aturan reformasi birokrasi sesi 2 (20)

More from Dr. Zar Rdj

More from Dr. Zar Rdj (20)

Kumpulan aturan reformasi birokrasi sesi 2