Handout Masterclass SSA

1. Ik ben bestuur… Wat nu?

2. Gustaaf Vocking MSc MBA
Ø Master Econometrie
Ø Bachelor of Business information science
Ø Psychologyie & post Doc didactiek
Ø Executive MBA
Ø Management Coach/Consultant/Trainer
Ø Leadership/Communication/Brain skills
Ø Managers/Professionals/Experts
Ø Europa & USA
Ø >10.000 (senior) managers & experts
Ø >20 jaar ervaring met studentsportbesturen trainen & coachen

3. Ø Functies?
Ø Leiderschap(srollen)
als bestuur
Ø Voorbeeldfunctie
Ø Effectief vergaderen
Programma

4. Bepaal voor jezelf
Ø Wat een goed
bestuurder is
Ø Wat een goed
bestuurder is
Ø Eigenschappen
Bestuurder?

5. Bespreek met je
buur(man/vrouw)
Ø Welke functies een
bestuur MOET hebben
Ø Wat daar dan bij hoort
om die functies goed
in te vullen
Wat doet een bestuur? Functies?

6. Bedenk voor jezelf:
Ø Waarom vergader je?
Ø Wat is efficient
vergaderen?
Ø Wat is effectief
vergaderen?
Vergaderen?

7. Efficiënt(er): veters
https://youtu.be/zAFcV7zuUDA

8. Effectief: veters

9. Buikademhaling voor (adem)steun
https://youtu.be/0Ua9bOsZTYg
1. Hand net onder je navel.
2. Adem actief uit:onderbuikspieren.
3. Adem passief in: ontspan buik.
ü Alleen actief bij uitademen.
Ø Eerst alleen als ademhaling.
Ø Daarna bij alledaagse activiteiten.
Ø Daarna bij sport.

10. WIEBI
Wat ik
eigenlijk
bedoel is

11. Wanneer je jezelf erop betrapt te stamelen,
stoteren, etc. (alles dat niet kort, bondig en
concreet is):
1. Stop met praten
2. Vraag jezelf WIEBI?
3. Vorm een volledige (vol)zin
4. Spreek de zin uit
WIEBI

12. Succesvolle secretaris strategiën

13. • Hoe notuleer ik zo efficient én effectief mogelijk?
• Welke tooling kan ik gebruiken om overzicht te krijgen
en houden?
• Hoe maak ik me nóg nuttiger als secretaris?
Vragen van de secretaries?

14. Ø Output?
Ø Proces?
Notuleren

15. Ø Overzicht?
Ø Vastleggen?
Tools

16. Overzicht: Trello
http://lifehacker.com/how-to-use-trello-to-organize-your-entire-life-1683821040

17. Overzicht: Trello
https://youtu.be/OUwhjnooyF8

18. Google is your friend…

19. Google is your free friend…
Ø Google Docs
Ø Google Sheets
Ø Google Calendar
Ø MailMerge
Ø Forms
Ø Boomerang

20. Google is your free friend…

21. Mailmerge
https://youtu.be/F07Py7sraDg

22. Google Forms
https://youtu.be/LxlfPLPI0wM

23. Must have (G)mail addon
http://www.boomeranggmail.com/

24. Perfecte Penningmeesters

25. Penningmeester
☛Controle
☛Budgetering

26. Riskmanagement
☛Beheren
☛Betalen
☛Beschikken

27. Recommended reading

28. Efficiënt en effectief vergaderen

29. Effectief vergaderen per agendapunt
Ø Is dit het juiste moment?
ü Alle benodigde acties zijn
uitgevoerd
Ø Zijn dit de juiste mensen?
ü Iedereen is erbij betrokken
ü en goed (genoeg) voorbereid
Ø Is dit het juiste middel?
ü kort informeren,
ü erover besluiten (ja óf nee),
ü en/of (her)beleggen bij subgroep

30. Efficiënt vergaderen per agendapunt
Ø Wat is het doel (SMART)?
ü Bij welke uitkomst(en) zijn we
tevreden?
ü Welke andere verwachtingen?
Ø Wat is het speelveld (GIFKOT)?
ü Hoeveel Geld,
ü Welke informatie,
ü Welke faciliteiten,
ü Welke kwaliteitseisen,
ü Welke organisatie,
ü En hoeveel tijd
is hiervoor nodig?

31. Set the right culture

32. Set the right culture
Ø Relatie bouwen vóór werken
Ø Principes boven regels
Ø Outputfocus boven inputfocus
Ø Activeren via vragen i.p.v.
sturen via opdrachten
Ø Co-creatief besluiten i.p.v.
directief besluiten
Ø Pro-actief & Co-creatief
conflict managen
i.p.v.
Ad hoc ruzie maken
Ø Serieus (éérst) én sociaal (daarna)

33. Relatie bouwen?
1. Contact maken
2. Aansluiten
üOprechte interesse
üPositief sturende vragen stellen
üGemeenschappelijkheid vinden
üRelaties bouwen
qGevoel voor tijd kwijt raken

34. Principes boven regels
ØPrincipes zijn
outputgericht
ØRegels zijn
inputgericht

35. Focus on what?!

36. Appreciative approach
Good already
What&how can
be improved

37. Begin met afspraken over

38. Rationalphase
Anihilation through self sacrification
Anihilation of enemy
Limited damage doing
Threathening
Damaged self image
Image and coalitions
Deeds
Debate
Pro-actief & Co-creatief conflict managen: Glasl Conflict ladder
Toughening
Emotional
phase
Battle
phase

39. How to deal with unstandables

40. How to deal with unstandables

41. How to deal with unstandables

42. How to deal with unstandables

43. How to deal with unstandables

44. How to deal with unstandables

45. How to deal with unstandables

46. Dimensions & Personas
Task Focus
P
a
s
s
i
v
e
People Focus
A
c
t
i
v
e
Normal
behavior
Whiner
No
Nothing
Nothing
Yes
Maybe
Tank
Professor
Sniper
Sniper
Grenade
Fake Professor

47. Dealing with the Tank
ü Goal: Command respect
ü Strategy:
1. Hold your ground.
2. Interrupt the assault.
3. Immediately go back to the core.
4. Aim for the outcome and fire.
5. Peace with honor.

48. Dealing with the Sniper
✓Goal: Uncover the Sniper
✓Strategy:
1. Stop, look, track back.
2. Use search light questions.
3. Use Tank Strategy if needed.
4. Go on a blame patrol.
5. Propose a civil future.

49. Dealing with the Grenade
✓Goal: Control the situation
✓Strategy:
1. Grab attention.
2. Aim for the heart.
3. Reduce intensity.
4. Allow time for good behavior.
0. Grenade prevention.

50. Dealing with the Professor
✓Goal: Open for new ideas
✓Strategy:
1. Be prepared and know your case.
2. Track back respectfully.
3. Mix with their doubts and desires.
4. Present indirectly.
5. Make the Professor a mentor.

51. Dealing with the Fake Professor
ü Goal: Disarm the bad ideas
ü Strategy:
1. Give some personal attention.
2. Clear up the details.
3. Tell how it (really) is.
4. Be soft on the person.
5. Interrupt the pattern.

52. Dealing with the Yes
✓Goal: Get real commitment
✓Strategy:
1. Make honest through safety.
2. Be honest.
3. Help the person (learn to) plan.
4. Create commitment.
5. Improve the relationship.

53. Dealing with the Maybe
✓Goal: Help (learning) to chose
✓Strategy:
1. Create a comfort zone.
2. Clarify conflicts and options.
3. Use decision making proces.
4. Put at ease.. and then move on.
5. Improve the relationship.

54. Dealing with the Nothing
✓Goal: Seduction to talk.
✓Strategy:
1. Plan for enough time.
2. Pose expecting questions.
3. Make/keep it light.
4. Guess.
5. Show the future.

55. Dealing with the No
✓Goal: Move to problemsolving
✓Strategy:
1. ‘Go with the flow’.
2. Use the person as resource.
3. Leave the door open.
4. Polarize and flip it around.
5. Recognize and note the good intentions.

56. Dealing with the Whiner
✓Goal: Problem solving alliance
✓Strategy:
1. Listen for main themes and core.
2. Interrupt and make specific.
3. Shift focus to solutions.
4. Show the future.
5. Draw a line.

57. Vijf cultuurstadia

58. Persoonlijke visie

59. Dienend leiderschap
1. Bewustzijn
2. Empathie
3. Luisteren
4. Heel maken
5. Overtuigen
6. Vooruitzien
7. Conceptualiseren
8. Rentmeesterschap
9. Inzet voor de groei van mensen
10.Bouwen aan gemeenschap
Wat kan ik
voor je
betekenen?

60. Competentie Omschrijving
Bewustzijn Op scherp staan; communicatie met lichaam, geest en hoofd
Empathie Accepteren en (h)erkennen van mensen in hun specifieke en unieke
persoonlijkheid
Luisteren Open staan voor wat juist (niet) gezegd wordt
Heel maken Mensen helpen 'heel' te worden, in harmonie met zichzelf en met
anderen
Overtuigen Met argumenten overtuigen en consensus vinden, niet dwingen
Vooruitzien Consequenties van beslissingen kunnen voorzien
Conceptualiseren Goede dromen kunnen dromen met realiteitszin
Rentmeesterschap Rentmeesterschap; beheren in plaats van bezitten
Inzet voor groei van mensen De intrinsieke waarde van mensen is veel meer dan hun functie
Bouwen aan gemeenschap Onbegrensde aansprakelijkheid nemen voor een specifieke gemeenschap
Dienend leiderschap competenties

61. Positief leiderschap
Positive
Emotions
Engagement
Positive
Relationships
Accomplishments
Meaning
P E R M A

62. 7x meer
waarschijnlijk volledig
engaged http://ow.ly/SEjdx
- stressniveau’s
+ focus/concentratie
Vriendschap = top performance

63. http://ow.ly/SEjdx
Support
• Voel je good
• Doe (het) goed
• Zeer engaged
Positieve
emotie
Voegt
meer
waarde
toe
Floreert
➜ Focus op zwakte,
prestatie gaat achteruit met 36%.
➜ Focus op sterkmakers,
prestatie verbetert met 27%.
Bron: Corporate Leadership Council
Vriendschap = top performance

64. Geef vaak FRE
Frequent Recognition and Encouragement
1. (H)erken regelmatig prestaties (grote en kleine)
2. (H)erken regelmatig project-mijlpalen
3. Wees een enthousiaste supporter (moedig leren aan)
4. Moedig regelmatig aan, geef regelmatig lof
OEFENING:
• ‘Ik…’
• ’Mijn manager…’
• ‘Mijn collega’s…’

65. Bron: Blauw Research
Blogpost:
bit.ly/complimenteren
De kracht van een compliment

66. Prijs verstandig
Prijzen van vermogen:
Vertelt je dat je niet hard hoeft te
werken om goed te presteren.
‘Als ik een fout maak, denk jij dat ik
niet getalenteerd ben.’
Prijzen van inspanning:
Vertelt je dat prestaties het gevolg
zijn van hard werk.
‘Als ik niet aan moeilijke dingen begin
en niet doorzet, zal ik niet groeien.’

67. Positieve feedback
Prijzen van
vermogen
Je bent een
geweldige
schrijver
Je bent een
natuurtalent
Wat ben jij
creatief!
Prijzen van
inspanning
Je hebt een
fantastisch essay
geschreven!
Wat een
geweldige
strategie!
Je bent enorm
vooruit gegaan!
FixedMindset
GrowthMindset

68. Leadership levels – Jim Collins

69. Reflection and leadership

70. Waarom dienend leiderschap?
Een door servant leadership
geleide organisatie leidt tot:
ü gelukkige en gezonde
medewerkers
ü blije klanten
ü duurzaam succes
Wat kan ik
voor je
betekenen?

71. Beste manier van A naar B?

72. http://goo.gl/ncPXMR
Completed Patent 251,539 for the light
bulb that ensured his fame and fortune.
I've missed more than 9,000
shots in my career. I've lost
almost 300 games. 26 times,
I've been trusted to take the
game winning shot and
missed. I've failed over and
over and over again in my
life. And that is why I
succeed.
Falen = niet proberen

73. Falen is niet proberen
Thomas Edison Michael Jordan
Demoted from her job as news anchor
because she 'wasn't fit for TV'.
Wrote first book as a struggling single
mom on welfare. Faced 12 rejections
from publishers. Sold for $4,000.

74. Wat zou je proberen te doen als je wist dat je niet kon falen?
Het grootste obstakel voor succes is de angst om te falen.
De kracht van kwetsbaarheid

75. Waarom zou iemand jou volgen?

76. Inspirerende leiders
ü Laten hun zwakheden zien
ü Vertrouwen op hun intuïtie
ü Werken op basis van ‘tough empathy’
ü Laten zien waarin ze uniek zijn

77. Doelen voor mensen
Ontwikkeling
Betekenis
Geld

78. Toepassingen van beïnvloeden

79. Drie stappen van beïnvloeden
Bepaal wat je echt wilt,
hoe en waarom
Bepaal wat zij echt
willen, hoe en waarom
Breng 0. en 1. samen in
je pitch
0.
1.
2.

80. Gedrag
Twéé emoties motiveren ons gedrag:
1. Plezier: bereiken of vergroten.
2. Pijn: vermijden of verkleinen.

81. Informatie voorkeurskanalen
ØKinestetisch
ØVisueel
ØAuditief

82. Invloedvragen: motivatie
Ø Wat moet … voor jou hebben?
CRITERIA
Ø Waarom is CRITERIUM belangrijk?
Vanaf/Naartoe (tot 3x doorvragen met Waarom)
Ø Hoe weet jij of je … goed doet?
Interne/Externe validatie
Ø Waarom koos je voor …?
Procedures/Opties
Ø Wat is de relatie tussen … (vorig jaar en nu)?
Verandervoorkeur (hetzelfde/verandering)
Proactief/Reactief
Details/Hoofdlijnen
Zelf/Ander gericht

83. Invloedvragen: pijn/plezier
Ø Vertel over CONTEXT + SITUATIE die je vervelend vond?
Gevoel/Keuze/Denken
Ø Vertel me over SITUATIE waarin aan CRITERIUM
werd voldaan?
Onafhankelijk/Dichtbij/Samenwerkend
Wat beviel je eraan?
Mens/Ding

84. Invloedvragen: regels
Ø Hoe kun jij je succes CONTEXT vergroten?
Hoe kan iemand anders zijn/haar succes vergroten?
Mijn regels/Mijn Regels of
Mijn regels/. of
Geen regels/Mijn regels of
Mijn regels/Jouw regels
Ø Hoe weet je of een ander goed is in zijn/haar CONTEXT?
Zien/Horen/Lezen/Doen/voelen
Hoe vaak moet je dat WAARNEMING ZINTUIG om overtuigd te
raken?
x keer/Automatisch/Continu/Periode

85. Vragen?
@GustaafVocking
GustaafVocking
Gustaaf.Vocking@power2improve.nl