Fedasil Poelkapelle is op zoek naar een digitale spiegelreflexcamera, een fotoprinter en een filmset. Het materiaal dient voor het maken van pasfoto's.

1. FEDASIL 2019 2083 Offerteaanvraag (zonder perceel) OO < 30.000,00 EUR excl. BTW 1/4
OFFERTEAANVRAAG OO < 30.000,00 EUR excl. BTW
OVERHEIDSOPDRACHT Referentie FEDASIL 2019 2083
Betreffende aankoop, levering en ingebruikname van materiaal
voor het maken van pasfoto’s
Voor het opvangcentrum van Fedasil Poelkapelle
Leveringen
CPV: 38650000 Foto-uitrusting
PLAATSINGSWIJZE Overheidsopdracht van beperkte waarde
Wet van 17 juni 2016, artikel 92
1. AANBESTEDENDE OVERHEID
FEDASIL, het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers.
2. CONTACTPERSOON
Johannes VALLAEYS
Financiële dienst, Fedasil OC Poelkalle
Tel. (+32)051-610.402
Mail. aankoop.poe@fedasil.be
Adres van de site Stadensteenweg 68 te 8920 Poelkapelle
3. VOORWERP VAN DE OPDRACHT
De opdracht is beschreven in de volgende bijlagen :
- Bijlage C : dit document herneemt de technische specificaties.
- Bijlage B : dit document vergemakkelijkt het indienen van de prijzen.
Opdracht niet onderverdeeld in percelen.
4. INDIENEN VAN DE OFFERTES
De offertes kunnen ingediend worden op de hierboven vermelde adressen (contactpersonen): per mail.
Fedasil moet de offertes ontvangen voor de uiterste datum en -uur voor het indienen die vermeld staat
in de mail voor de offerteaanvraag of in de aankondiging van de opdracht op Freemarket. De offertes
die te laat worden ingediend (na deze termijn) zullen bewaard worden maar worden niet meegerekend
voor de gunning van de opdracht.

2. FEDASIL 2019 2083 Offerteaanvraag (zonder perceel) OO < 30.000,00 EUR excl. BTW 2/4
In het geval van indiening van een BAFO (best and final offer), zijn dezelfde bepalingen van toepassing.
Zie hieronder "Onderhandelingen".
5. GELDIGHEIDSTERMIJN VAN OFFERTES
De ingediende offertes hebben een geldigheidstermijn van 90 kalenderdagen vanaf de uiterste datum
van het indienen van de offertes. Dezelfde deadline is van toepassing op de BAFO vanaf de uiterste
datum van het indienen van de BAFO.
6. ALGEMENE VERKOOPVOORWAARDEN
De inschrijver heeft de toelating om bij zijn offerte algemene voorwaarden toe te voegen die de
administratieve en technische voorwaarden van Fedasil voor deze opdracht aanvullen.
De inschrijver heeft echter geen toelating om bij zijn offerte algemene voorwaarden toe te voegen die
strijdig zijn met de administratieve en technische voorwaarden van Fedasil voor deze opdracht. Elke
strijdige voorwaarde zal nietig verklaard worden.
7. ONDERHANDELINGEN
Fedasil behoudt zich het recht voor om al dan niet te onderhandelen over de voorwaarden van de
offertes (regularisatie: ontbrekende documenten, gebrek aan duidelijkheid of andere; of verbetering van
de voorgestelde voorwaarden: prijs, of andere).
In het geval van onderhandelingen, zal Fedasil de onderhandelingen afsluiten door voor te stellen een
BAFO in te dienen (best and final offer). Er zal geen enkele wijziging/aanpassing/regularisatie kunnen
aangebracht worden aan de ingediende BAFO.
8. PLAATSINGSWIJZE EN WETGEVING VAN TOEPASSING
Deze overheidsopdracht is een opdracht van beperkte waarde volgens artikel 92 van de wet van 17 juni
2016 betreffende de overheidsopdrachten (geraamd bedrag van de opdracht < 30.000,00 EUR excl.
BTW).
Zijn van toepassing:
- Titel I van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten (algemene principes,
met uitzondering van de bepalingen betreffende de elektronische communicatiemiddelen en
de toekenning van voorschotten),
- Artikels 6, 7 en 124 (regels voor de raming en consultatie van de opdracht) van het KB van 18
april 2017 betreffende de gunning van overheidsopdrachten.
Zijn van toepassing:
- Artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 (geen verplichting om de opdracht te gunnen of te
sluiten),
- De bepalingen van het KB van 14 januari 2013 tot vastlegging van de algemene
uitvoeringsregels die betreffen: de betalingsmodaliteiten, de boetes voor vertraging, de
vaststelling van fouten bij de uitvoering en de ambtshalve maatregelen ; behalve voor deze
laatste twee punten, het procedurele formalisme (PV van ingebrekstelling en ambtshalve
maateregelen kunnen alleen per mail worden gestuurd en niet per aangetekende brief).
9. NOTIFICATIE (SLUITING)

3. FEDASIL 2019 2083 Offerteaanvraag (zonder perceel) OO < 30.000,00 EUR excl. BTW 3/4
De opdracht wordt gesloten door een bestelbon op te sturen, eventueel voorafgegaan door een bericht
ter info (per mail of per post).
10. DUUR VAN DE OPDRACHT EN BEGINDATUM VAN DE OPDRACHT
One shot opdracht: De levering wordt uitgevoerd binnen een maximumtermijn van 25 kalenderdagen
vanaf het versturen van de bestelbon.
11. PLAATS VAN UITVOERING
Fedasil OC Poelkapelle
Stadensteenweg 68
8920 Langemark-Poelkapelle
12. PLAATSBEZOEK
Zonder voorwerp: geen plaatsbezoek voorzien.
13. INFORMATIESESSIE
Zonder voorwerp: geen informatiesessie voorzien.
14. CONFORMITEIT VAN DE OFFERTE
Om conform te zijn,
- moet de offerte ondertekend zijn,
- moet de offerte alle gevraagde informatie bevatten (indien gevraagd in de
opdrachtsdocumenten : technische fiches, attest van plaatsbezoek indien het bezoek verplicht
is...),
- moet de offerte werken/leveringen/diensten voorstellen die conform zijn aan hetgeen verwacht
wordt en omschreven door Fedasil (cf. technische specificaties).
Elke merk en / of representatie (foto, ...) moet worden geïnterpreteerd als "of gelijkwaardig".
15. GUNNINGSCRITERIUM/-A
Gunningscriterium : alleen de prijs (de laagste prijs), bepaald op basis van het totaal bedrag van de
offerte.
16. WIJZE VAN PRIJSBEPALING
De hoeveelheden zijn vermoedelijk (opdracht volgens prijslijst).
17. ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS INBEGREPEN ZIJN
De voorgestelde prijs moet het volgende omvatten: administratiefkosten zoals facturen/ de kosten voor
levering/ de kosten voor verplaatsing / de kosten voor installatie / …
De prijzen zijn vast gedurende de duur van de opdracht (geen prijsherziening toegestaan).

4. FEDASIL 2019 2083 Offerteaanvraag (zonder perceel) OO < 30.000,00 EUR excl. BTW 4/4
18. BETALINGSMODALITEITEN
De factuur wordt na de prestatie volgens bestelbon opgesteld.
De factuur wordt per post naar het volgende adres gestuurd:
Fedasil OC Poelkapelle
Dienst boekhouding
Stadensteenweg 68
8920 Langemark-Poelkapelle
De betaling wordt uitgevoerd binnen de 30 kalenderdagen vanaf het moment waarop de controle is
gebeurd (verificatietermijn: 30 kalenderdagen) en vanaf het moment waarop de regelmatig opgestelde
factuur in het bezit is van Fedasil.
19. VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE (PERSOONSGEGEVENS)
De inschrijver/opdrachtnemer moet zich ervan bewust zijn dat de aanbestedende overheid belang hecht
aan de bescherming van persoonsgegevens voor de verwerking waarvoor hij de rol van
verwerkingsverantwoordelijke opneemt volgens artikel 4, lid 7 van de verordening (EU) 2016/679 van
het Europees Parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van fysieke personen
ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en de vrije circulatie van deze gegevens (hierna
“GDPR”).
De inschrijver/opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de door de GDPR en de Belgische wet voorziene
verplichtingen strikt te respecteren inzake bescherming van persoonsgegevens, betreffende de
verwerking van de gegevens die zijn toevertrouwd door de aanbestedende overheid of verzameld door
de inschrijver/opdrachtnemer voor rekening en op verzoek van de aanbestedende overheid.
Indien de inschrijver/opdrachtnemer redelijkerwijs van mening is dat er andere overeenkomsten moeten
worden gesloten om aan de toepasselijke wetgeving te voldoen, zal de inschrijver/opdrachtnemer dit
proactief melden aan de aanbestedende overheid. De inschrijver/opdrachtnemer moet in ieder geval te
goeder trouw met de aanbestedende dienst samenwerken om te allen tijde te voldoen aan de wettelijke
bepalingen die van toepassing zijn.
Voor alle vragen betreffende de bescherming van persoonsgegevens, kan de inschrijver/opdrachtnemer
zich richten tot de Data Protection Officer van de aanbestedende overheid (privacy@fedasil.be).
Voor meer informatie over het beleid inzake vertrouwelijkheid binnen Fedasil, de manier om een van
rechten uit te oefenen die voorzien zijn door de GDPR of om een lek aan persoonsgegevens te melden,
kan de inschrijver/opdrachtnemer terecht op de website van de aanbestedende overheid
(www.fedasil.be).