Volgens een recente offerteaanvraag hebben de medewerkers van het Klein Kasteeltje van Fedasil 'bijna dagelijks te maken met problematische situaties (interviews om slecht nieuws te geven, verbale agressie, fysieke agressie).

1. OFFERTEAANVRAAG OO < 30.000,00 EUR excl. BTW
OVERHEIDSOPDRACHT
Referentie FEDASIL 2020 0428
Betreffende “supervisie voor
medische dienst,
toewijzingsdienst en directie
team van aanmeldcentrum”
Voor het opvangcentrum van Fedasil AMC
klein kasteeltje
Diensten
CPV: 80000000 diensten van onderwijs en
vorming
PLAATSINGSWIJZE
Overheidsopd
racht van
beperkte
waarde
Wet van 17 juni 2016, artikel 92
AANBESTEDENDE OVERHEID
FEDASIL, het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers.
CONTACTPERSOON
Dienst overheidsopdrachten klein kasteeltje
Mail. Klk.aanbestedingen@fedasil.be
Adres van de site 9
e
linielaan 27, 1000 brussel
VOORWERP VAN DE OPDRACHT
Beschrijving van de opdracht : Supervisie medische dienst, toewijzingsdienst en directie team
van AMC klein kasteeltje.
Opdracht niet onderverdeeld in percelen.
INDIENEN VAN DE OFFERTES
UITERSTE DATUM VOOR INDIENEN OFFEERTES : 9 maart 2020
De offertes kunnen ingediend worden op de hierboven vermelde adressen (contactpersonen):
per mail.
Fedasil moet de offertes ontvangen voor de uiterste datum en -uur voor het indienen die
vermeld staat in de mail voor de offerteaanvraag of in de aankondiging van de opdracht op
Freemarket. De offertes die te laat worden ingediend (na deze termijn) zullen bewaard worden
maar worden niet meegerekend voor de gunning van de opdracht.
In het geval van indiening van een BAFO (best and final offer), zijn dezelfde bepalingen van
toepassing. Zie hieronder "Onderhandelingen".
GELDIGHEIDSTERMIJN VAN OFFERTES
De ingediende offertes hebben een geldigheidstermijn van 90 kalenderdagen vanaf de uiterste
datum van het indienen van de offertes. Dezelfde deadline is van toepassing op de BAFO vanaf
de uiterste datum van het indienen van de BAFO.
ALGEMENE VERKOOPVOORWAARDEN

2. De inschrijver heeft de toelating om bij zijn offerte algemene voorwaarden toe te voegen die de
administratieve en technische voorwaarden van Fedasil voor deze opdracht aanvullen.
De inschrijver heeft echter geen toelating om bij zijn offerte algemene voorwaarden toe te
voegen die strijdig zijn met de administratieve en technische voorwaarden van Fedasil voor
deze opdracht. Elke strijdige voorwaarde zal nietig verklaard worden.
ONDERHANDELINGEN
Fedasil behoudt zich het recht voor om al dan niet te onderhandelen over de voorwaarden van
de offertes (regularisatie: ontbrekende documenten, gebrek aan duidelijkheid of andere; of
verbetering van de voorgestelde voorwaarden: prijs, of andere).
In het geval van onderhandelingen, zal Fedasil de onderhandelingen afsluiten door voor te
stellen een BAFO in te dienen (best and final offer). Er zal geen enkele wijziging/aanpassing/
regularisatie kunnen aangebracht worden aan de ingediende BAFO.
PLAATSINGSWIJZE EN WETGEVING VAN TOEPASSING
Deze overheidsopdracht is een opdracht van beperkte waarde volgens artikel 92 van de wet van
17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten (geraamd bedrag van de opdracht <
30.000,00 EUR excl. BTW).
Zijn van toepassing:
• Titel I van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten (algemene
principes, met uitzondering van de bepalingen betreffende de elektronische
communicatiemiddelen en de toekenning van voorschotten),
• Artikels 6, 7 en 124 (regels voor de raming en consultatie van de opdracht) van het KB
van 18 april 2017 betreffende de gunning van overheidsopdrachten.
Zijn van toepassing:
• Artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 (geen verplichting om de opdracht te gunnen of
te sluiten),
• De bepalingen van het KB van 14 januari 2013 tot vastlegging van de algemene
uitvoeringsregels die betreffen: de betalingsmodaliteiten, de boetes voor vertraging, de
vaststelling van fouten bij de uitvoering en de ambtshalve maatregelen ; behalve voor
deze laatste twee punten, het procedurele formalisme (PV van ingebrekstelling en
ambtshalve maateregelen kunnen alleen per mail worden gestuurd en niet per
aangetekende brief).
NOTIFICATIE (SLUITING)
De opdracht wordt gesloten door een bestelbon op te sturen, eventueel voorafgegaan door een
bericht ter info (per mail of per post).
DUUR VAN DE OPDRACHT EN BEGINDATUM VAN DE OPDRACHT
Opdracht wordt uitgevoerd zoals beschreven in technische bepalingen. Einde in ieder geval op
31/12/2020.
PLAATS VAN UITVOERING
9e linielaan 27, 1000 Brussel
PLAATSBEZOEK
Zonder voorwerp: geen plaatsbezoek voorzien.
INFORMATIESESSIE
Zonder voorwerp: geen informatiesessie voorzien.
CONFORMITEIT VAN DE OFFERTE
Om conform te zijn,
• moet de offerte ondertekend zijn,
• moet de offerte alle gevraagde informatie bevatten (indien gevraagd in de
opdrachtsdocumenten : technische fiches, attest van plaatsbezoek indien het bezoek
verplicht is...),
• moet de offerte werken/leveringen/diensten voorstellen die conform zijn aan hetgeen
verwacht wordt en omschreven door Fedasil (cf. technische specificaties).
Elke merk en / of representatie (foto, ...) moet worden geïnterpreteerd als "of gelijkwaardig".
GUNNINGSCRITERIUM/-A

3. • Cyclus- en sessie methodiek : 60%
• De prijs : 40%
Cyclus- en sessiemethodiek : zal worden beoordeeld door een jury waarin een lid van de
directie zal worden opgenomen. Op basis van aangegeven informatie in de offerte en eventueel
op basis van een gesprek zal deze jury een beoordeling maken en punten geven.
WIJZE VAN PRIJSBEPALING
De hoeveelheden zijn forfaitair (opdracht met globale prijs).
ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS INBEGREPEN ZIJN
De voorgestelde prijs moet het volgende omvatten: administratiefkosten zoals facturen en alle
andere kosten.
De prijzen zijn vast gedurende de duur van de opdracht (geen prijsherziening toegestaan).
BETALINGSMODALITEITEN
De factuur wordt na uitvoering opgesteld
De factuur wordt per post naar het volgende adres gestuurd:
FEDASIL
AMC klein kasteeltje
9
e
linielaan 27
1000 Brussel
De betaling wordt uitgevoerd binnen de 30 kalenderdagen vanaf het moment waarop de
controle is gebeurd (verificatietermijn: 30 kalenderdagen) en vanaf het moment waarop de
regelmatig opgestelde factuur in het bezit is van Fedasil.
VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE (PERSOONSGEGEVENS)
De inschrijver/opdrachtnemer moet zich ervan bewust zijn dat de aanbestedende overheid
belang hecht aan de bescherming van persoonsgegevens voor de verwerking waarvoor hij de
rol van verwerkingsverantwoordelijke opneemt volgens artikel 4, lid 7 van de verordening
(EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de
bescherming van fysieke personen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en de
vrije circulatie van deze gegevens (hierna “GDPR”).
De inschrijver/opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de door de GDPR en de Belgische wet
voorziene verplichtingen strikt te respecteren inzake bescherming van persoonsgegevens,
betreffende de verwerking van de gegevens die zijn toevertrouwd door de aanbestedende
overheid of verzameld door de inschrijver/opdrachtnemer voor rekening en op verzoek van de
aanbestedende overheid.
Indien de inschrijver/opdrachtnemer redelijkerwijs van mening is dat er andere overeenkomsten
moeten worden gesloten om aan de toepasselijke wetgeving te voldoen, zal de inschrijver/
opdrachtnemer dit proactief melden aan de aanbestedende overheid. De inschrijver/
opdrachtnemer moet in ieder geval te goeder trouw met de aanbestedende dienst samenwerken
om te allen tijde te voldoen aan de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn.
Voor alle vragen betreffende de bescherming van persoonsgegevens, kan de inschrijver/
opdrachtnemer zich richten tot de Data Protection Officer van de aanbestedende overheid
(privacy@fedasil.be).
Voor meer informatie over het beleid inzake vertrouwelijkheid binnen Fedasil, de manier om
een van rechten uit te oefenen die voorzien zijn door de GDPR of om een lek aan
persoonsgegevens te melden, kan de inschrijver/opdrachtnemer terecht op de website van de
aanbestedende overheid (www.fedasil.be).

4. TECHNISCHE BEPALINGEN
SUPERVISIE VOOR MEDISCHE DIENST TOEWIJZING DIENST EN DE DIRECTIE
TEAM VAN AANMELDCENTRUM
1. Achtergrond
Sinds december 2018 is het Klein Kasteeltje een 'Aanmeldcentrum' geworden, een uniek
aankomstpunt voor nieuwkomers. De missie van het aanmeldcentrum is het zorgen voor de
registratie en medische en sociale screening van aanvragers van internationale bescherming, en
om hen een eerste opvang te bieden voorafgaand aan de toewijzing van een opvangplaats in de
2
de
fase. De eerste opvang omvat meer diepgaande identificatie van medische en sociale
behoeften (medische en sociale inname). Het Aanmeldcentrum voert zijn missies uit in
samenwerking met de Dispatching van Fedasil en de Dienst Vreemdelingenzaken dat
verantwoordelijk is voor de identificatie.
De medische dienst volgt alle patiënten op die in het Aanmeldcentrum verblijven. De patiënten
kennen een enorme turnover, waardoor de dienst dagelijks nieuwe personen moet screenen met
complexe problematiek. Daarnaast moet ze dagelijks mensen laten vertrekken zonder zelf de
medische opvolging te doen. De dienst is ook een centrqql punt vqn communicatie: met qlle
sociqle diensten, met Dispqtching, met de volgende verblijfplaatsen vqn de patiënten.
De dienst Dispatching-Toewijzingen is verantwoordelijk voor het dagelijks zoeken naar
aangepaste opvangplaatsen voor de nieuwkomers die asiel aanvragen. Deze plaatsen worden ook
digitaal en fysiek toegewezen aan de nieuwkomers.
De directie bestaat momenteel uit een samensmelting van verschillende voorheen bestaande
structuren. Er zijn een aantal adjunct-directeurs, vanwege de vorige opvangstructuur van het
Klein Kasteeltje. Daarnaast zijn er nieuwe collega's van de dienst Dispatching bijgekomen (1
hoofd en 3 coordinatoren) en daarnaast nog 2 nieuwe functies: project manager en flow
manager. Allen samen met de directrice vormen zij het kader van het Aanmeldcentrum, op dit
moment onder de benaming “maxi-staff”.
Het Klein Kasteeltje is een centrum met Frans- en Nederlandssprekende medewerkers.
Zo hebben onze medewerkers bijna dagelijks te maken met problematische situaties (interviews
om slecht nieuws te geven, verbale agressie, fysieke agressie en het volgen van de verandering
van onze missie naar een aanmeldcentrum, een beheer van een snelle instroom van de bewoners
in het centrum enz ...).
• Beschrijving van de missie
• Voor deze missie zijn we op zoek naar supervisie voor 3 diensten in het aanmeldcentrum,
namelijk de medische dienst, de dienst dispatching en het directieteam.
• Het doel is om supervisiesessies voor teams te organiseren. De teams zijn als volgt
samengesteld:
- medische dienst: 9 verpleegkundigen, 3 artsen, 2 administratieve medewerkers, 1 diensthoofd.
- dispatching: 1 coordinator en 9 medewerkers
- directieteam: 6 adjunct-directeurs, 1 projectmanager 1 flow manager en 3 coordinatoren, 1
directrice

5. Elk team zou dus 2 dagdelen supervisie hebben
• Deelname aan supervisiesessies is verplicht voor teamleden.
• De algemene thema’s werden indicatief bepaald, waarbij de teams hun eigen supervisie-thema's
kunnen kiezen:
o Wisselwerking tussen de verschillende functies binnen het team
o Beheer van moeilijke situaties
o Change management (verplaatsing en nieuw mandaat van het centrum, variatie in de stroom
van aankomsten, budget en HR-context, enz ...)
De concrete thema's van elke sessie worden bepaald door de deelnemers en / of door het nieuws
op de werkplek voor de volgende sessie. De directie van het centrum zal worden geraadpleegd
over specifieke doelstellingen en thema's.
• Vertrekkende van de concrete situaties die de groepen met zich meebrengen, wil de
supervisie een zicht geven op professionalisering, de ontwikkeling van de competenties, de
verduidelijking van de professionele positie in de ingrijpende situaties waarin de bewoners
zich bevinden.
• Er moet een veilig klimaat worden gecreëerd (vertrouwen, vriendelijkheid, regelmaat). De
supervisor ondersteunt de ontwikkeling van de persoon en de groep naar een beter begrip
van het probleem en een betere praktijk. Meer dan alleen een facilitator, kan de supervisor,
die ook een clinicus is, situaties verduidelijken en illustreren met theoretische en klinische
elementen (psychopathologie, overgangssituaties ...)
• Minstens 1 moment van directiefeedback wordt verstrekt voor strikt institutionele of
organisatorische aspecten die kunnen bijdragen aan de doelstellingen van de supervisie.
Informatie over werknemers of specifieke situaties zal niet worden opgenomen in deze
feedbacks.
De vereiste technische vaardigheden zijn:
• Een supervisor die perfect tweetalig is.
• Supervisie-ervaring in een sociale structuur
• Bijdrage van de theoretische / klinische elementen
• Houd rekening met het interculturele aspect
De verschillende prijzen moeten worden vermeld:
Prijs per sessie per team (halve dag) x 6
Leveringsvoorwaarden
Gewenste leveringen: 2 sessies voor 3 verschillende teams: in april 2020 en in september 2020
Andere voorwaarden: indien mogelijk vinden de sessies plaats in de voormiddag (team
dispatching) of namiddag (medische dienst) of eender wanneer (directieteam) .
Contact indien bijkomende vragen :
Joyeuse Uwingabiye
Directeur adjoint RH | Adjunct directeur HR
RH | HR
T 02/2500488 | GSM 0478/888531 | F 02/2500482
joyeuse.uwingabiye@fedasil.be