Документ описывает внедрение системы электронного документооборота Landocs в ОАО 'Банк Москвы', одного из крупнейших банков России. Указаны предпосылки для автоматизации и улучшения управленческого документооборота, а также этапы и результаты внедрения системы, включая рост количества пользователей и оптимизацию бизнес-процессов. Подчеркивается важность IT-инфраструктуры и подготовки пользователей для успешной эксплуатации системы.

1. Ежегодная конференция-выставка по теме
электронного документооборота и управления
информацией
DOCFLOW 201420
мая

2. Внедрение СЭД LanDocs в ОАО
«Банк Москвы»
Успешный опыт эксплуатации
системы
Стоев Иван Васильевич,
Заместитель начальника Управления
документационного обеспечения и
контроля,
ОАО «Банк Москвы»

3. ОАО «Банк Москвы»
Банк Москвы - один из крупнейших универсальных банков России,
предоставляющий диверсифицированный спектр финансовых
услуг как для юридических, так и для частных лиц.
•6 место по активам нетто;
•7 место по вкладам физических лиц (согласно рэнкингу российских банков на
Banki.ru);
•Банк обладает широкой сетью отделений, с максимальной ее плотностью в
Московском регионе. Банк Москвы представлен в 47 субъектах РФ. Общее
количество подразделений Банка (филиалы, операционные офисы,
дополнительные офисы, операционные кассы вне кассового узла на 01.04.2014
составило 308);
•В Московском регионе действуют 147 дополнительных офисов Банка,
расположенных во всех административных округах г. Москвы и крупных городах
Московской области, а также 3 операционные кассы вне кассового узла.

4. С чего все начиналось
Предпосылки внедрения СЭД LanDocs
Потребность:
•в прозрачности управленческого
документооборота;
•автоматизации процессов контроля
исполнительской дисциплины;
•в исключении рисков утраты документов;
•в развитых средствах оперативного
поиска информации.

5. Что и кого необходимо знать перед
внедрением СЭД
• инициатора проекта со стороны руководства;
• сроки и бюджет проекта;
• руководителя проекта, для составления эффективной проектной команды и
плана работ;
• организационно-штатную структуру организации с учетом территориальной
распределённости для четкого понимания функции структурных
подразделений и сфер их ответственности, для определения контура
управленческого документооборота и функциональных заказчиков
существующих бизнес-процессов;
• состав сотрудников, которых можно привлечь в проектную команду по
внедрению СЭД;
• наличие внутренних нормативных актов (инструкция по делопроизводству,
номенклатура дел, положения, регламенты и т.д.) с целью их проработки с
учетом внедрения СЭД.

6. История проекта
СЭД на платформе LanDocs используется в Банке
с 2000 года!!!

7. Развитие СЭД LanDocs
2007 г. - автоматизация процесса по обработке заявок на
ипотечные кредиты - внедрение компоненты
«LanDocs:Маршрутизация», которая позволяет
создавать визуальную диаграмму последовательности
прохождения документа с указанием каждого этапа его
обработки.
Этапы внедрения:
•обследование и утверждение ТЗ;
•разработка маршрутных карт (МК);
•настройка МК на тестовом стенде;
•проведение испытаний МК;
•обучение пользователей (∼50);
•перенос настроек МК на пром;
•опытная эксплуатация.

8. Развитие СЭД LanDocs:
• Развитие СЭД собственными силами Банка - самостоятельная разработка:
– маршрутных карт;
– регистрационных карточек (новых видов документов);
– шаблоны отчетов и т.д.
• Разработка охватывает ряд бизнес-процессов функциональных подразделений
Банка:
– подключение клиентов к системам дистанционного обслуживания;
– заявки на закупку IT оборудования;
– заявки на выдачу кредитов СМБ;
– установка курсов валют;
– заявки на подключение к услуге интернет-эквайринга;
– претензионная работа;
– централизованный андеррайтинг;
– внутренние распоряжения отдельных подразделений;
– согласование закупочной документации в соответствии с требованиями 223-ФЗ;
– и пр.
• Обновление релизов системы LanDocs

9. Эксплуатация СЭД LanDocs
Что важно для долгой эксплуатации СЭД:
•ИТ-инфраструктура, для осуществления самостоятельной разработки и
проверки доработок и новых решений;
•наличие штата технических специалистов для организации собственной
службы поддержки СЭД;
•наличие документа, регламентирующего взаимодействие как
сотрудников организации со службой поддержки, так и со службой
технической поддержки ЛАНИТ;
•наличие системы подготовки пользователей – это может быть
дистанционный курс, специальные тренеры, предметные
администраторы;
•своевременное обновление версий СЭД, которые выпускает вендор.

10. СЭД LanDocs СЕГОДНЯ
ВЫВОДЫ:
•В СЭД LanDocs могут работать 2500 пользователей одновременно
(1500 – локально, 1000 – удаленно).
•Результаты проекта:
Оптимизация маршрутизации документов привела к качественному
улучшению ряда бизнес-процессов,
связанных с внутренними и клиентскими сервисами.
Главное: возможность ответа на вопросы
ГДЕ? КТО? КОГДА?

11. Архитектура решения
Доп. Офисы
около 1000 пользователей
Ферма Citrix
Виртуальный Сервер Маршрутизации
Виртуальный Почтовый Сервер
Виртуальный Сервер Документов
Виртуальный Сервер Безопасности
Виртуальный Сервер Базы Данных
Локальные пользователи.
Около 1500 пользователей
Все удаленные офисы Банка работают в СЭД LanDocs.
Дополнительные офисы подключены по терминалу.
Используются сервера Citrix (∼ 6 серверов).

12. Стоев Иван Васильевич,
Заместитель начальника Управления
документационного обеспечения и контроля,
ОАО «Банк Москвы».