Документ описывает оптимизацию документооборота и бизнес-процессов в Юникредит Банке с применением платформы CompanyMedia и технологий IBM. Он подчеркивает важность правильной организации документооборота для повышения качества обслуживания клиентов и эффективности работы сотрудников. Внедрение системы электронного документооборота значительно ускорило процессы и сократило затраты времени и ресурсов.

1. Попов Александр Сергеевич – ЮниКредит Банк
Оптимизация документооборота и бизнес-процессов в ЗАО
ЮниКредит Банк с помощью платформы CompanyMedia и
технологий IBM

2. Понятие документационного обеспечения
• Документационное обеспечение включает в себя полный объем работы с
документами: создание, регистрация, организация движения, исполнение и контроль
исполнения, архивация, учет и информационной работы с архивными документами.
• Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления.
• Специфика банковского документооборота: классические документопотоки
существуют в сочетании с бизнес-документопотоками, играющими основную
функциональную роль в деятельности банка.
• Грамотная организация документооборота подразумевает выбор оптимальных путей
движения документов, оперативность их обработки, контроль исполнения и
правильную постановку информационно-справочной работы с ними.

3. Роль документационного обеспечения в деятельности банка
• Оптимальная организация документооборота значительно повышает
качество и оперативность обслуживания клиентов.
• Технология документооборота определяет скорость и корректность
обработки документов и, как следствие, проведения операций банка.
• Грамотная постановка информационно-справочной работы с
документами повышает производительность труда сотрудников и
минимизирует затраты рабочего времени.

4. Каналы связи и структура документооборота

5. Общая информация о системе электронного
документооборота
• Построена на платформе Lotus NotesDomino
• В промышленной эксплуатации с 1 июля 2003 года
• В СЭД работает 3700 пользователей
• Система развернута в Москве и всех регионах присутствия
ЮниКредит Банка
• Содержит более 2 миллионов документов в режиме
оперативного доступа

6. Схема СЭД CompanyMedia

7. Результаты внедрения
• Полный электронный учет корреспонденции Банка
• Централизованная однократная регистрация документа
• Прозрачный механизм исполнения документов
• Электронная доставка внутреннего документа из любого офиса Банка
• Наложение резолюции и доведение ее содержания до исполнителя
• Электронное согласование проектов документов (значительное
ускорение процесса)
• Электронное ознакомление с нормативными документами в БД ОРД
(отказ от тиражирования и архивирования на бумажной основе в
подразделениях)
• Значительная экономия рабочего времени и трудозатрат, а также
расходных материалов

8. Статистика по внутренним электронным документам
600
500
400
300
200
100
0
2004 2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
Int. docs Requests

9. Направления развития
• Совместная подготовка документов
• Развитие интеграции с бизнес-системами
• Гармоничная автоматизация процессов традиционного и
электронного документооборота
• Использование новейших технических решений в системе
• Повышение качества управленческой отчетности
формируемой по данным из системы

10. Спасибо за внимание!