Checklista för interaktiva möten med eventapp.

2. Checklista och tips för interaktiva möten
Den här presentationen är en enkel checklista för dig som planerar och genomför möten
och konferenser med inslag av interaktivitet. Många av tipsen fungerar oavsett om du har
vår mötesapp eller om du genomför workshops och liknande helt utan digitala hjälpmedel.
Checklistan innehåller både tips e på hur du planerar och lägger upp ditt möte
kommunikativt för att nå de resultat du vill och en hel del praktiska tips.

3. Före mötet
• Finns tydliga mål och syften för mötet?
• Stämmer formen för mötet med syfte och mål? Finns till exempel tillräckligt med tid
avsatt för att ni ska kunna nå mötets mål?
• Tänk igenom syftet med olika workshopfrågor och mentometerövningar - vad vill ni
uppnå? Snabba mentometerfrågor ger energi och går snabbt att genomföra. Vill vi få
mötesdeltagarna att tänka på ett nytt sätt eller att lära något nytt så tar det längre tid.
Då är fritextfrågor och diskussionsfrågor ofta överlägsna.
• Ställ inte för lätta frågor.
• Skriv inte för långa frågor i appen.
• Frågor som är lätta att förstå men svåra att svara på skapar bra engagemang.
• Exponera frågeställningar i appen successivt. På så sätt håller du maximal
uppmärksamhet kring den fråga ni diskuterar för stunden. Då fungerar även mötets
dramaturgi bäst. Det ökar även energin i mötet.

4. Före mötet
• För riktigt bra samtal krävs ösittning.
• Om alla deltagare är samlade i en lokal istället för att de sitter i olika grupprum så ökar
energin och det blir lättare att instruera deltagarna.
• Hur och när uppmanas deltagare att ladda ner appen?
• Uppmana deltagarna att söka efter er version av appen I AppStore för Iphone, ej Ipad.
• Ha gärna enkla trycksaker som berättar hur deltagarna laddar ner appen, vilka lösenord
som krävs till appen och till WIFI.
• Alla som ska ladda till Iphone eller Ipad behöver sitt giltiga konto och aktuellt lösenord.

5. Före mötet
• Säkra att det finns tillgängligt WIFI och kontrollera mobilmottagningen för olika
operatörer. WIFI och mobiltäckning kan ofta stärkas upp om du har många
mötesdeltagare eller om lokalen har dålig täckning.
• Planera mötet främst så att inte alla individer behöver vara uppkopplade vid workshops.
Det belastar WIFI och mobilnätet mindre och gruppdiskussioner är ofta överlägsna
individuellt arbete.
• Behöver vi ombesörja att det finns några extra läsplattor eller telefoner på plats?
• Har vi extra laddare till vanliga telefoner?
• Hur ska resultat visas v.s frågor? Krävs två datorer och en bildswitch?
• Finns en person tillgänglig för att köra administrationsverktyget under mötet?
• Se gärna till att huvuddatorn är uppkopplad med fast internetuppkoppling via sladd.

6. Under mötet
• Var extremt tydlig med instruktionerna till deltagarna.
• Tala om hur ni vill ha svar och när de ska göra vad.
• Kombinera gärna digitalt med analogt.
• Undvik att låta deltagarna ställa frågor löpande under mötet, om vi vill använda appen
för att låta deltagarna ställa frågor till scenen, så avsätt tid för detta i programmet.
Exponera aldrig frågor samtidigt som någon föreläser.
• Tala om när och hur deltagarna får feedback på det de arbetat med i workshops. Lägg
gärna in det under program i appen.
• Värdera inte mötesdeltagarnas svar från scenen.
• Arbeta gärna med frågeställningar i flera steg. Det ger bättre förankring och möjlighet
att ta olika frågeställningar helt i mål. Kanske till färdig handlingsplan.
• Uppmana gärna deltagarna att fortsätta komma med idéer, tankar och synpunkter via
appen även efter mötet.

7. Efter mötet
• Mät mot målen för mötet. Vad har deltagarna lärt sig? Vad gör de annorlunda?
• Minimera antalet frågor och prioritera frågor med fritextsvar före graderingar.
• Använd appen för att distribuera bilder, resonemang, svar från workshops och
sammanfattningar av mötet. Det ökar både vad deltagarna minns, men kan även
underlätta spriding av era budskap.
• Använd gärna appen för fortsatt dialog eller för att stimulera önskade beteenden och
aktiviteter.
• Uppmana deltagarna att fortsätta dialogen dem emellan och knappen Deltagare, kan
användas som nav för kontaktuppgifter och intresseområden.

8. Tips för lyckade möten
• Förhåll dig till alla I rummet som deltagare – inte som publik.
• Använd huvudparten av mötestiden för krävande interaktionsövningar.
• Ha hellre för få punkter på agendan än för många, hjärnan behöver tid för att lära nytt.
• Kommunicera alltid kring varför något behöver göras innan ni arbetar med vad och hur.
• Håll eventuella presentationer korta.
• Avsluta mötet på ett positivt och energifyllt sätt.

9. PIRI - recept för lyckade möten
1 del Provokation
2 delar Inspiration
2 delar Reflektion
3 delar Interaktion