Download to read offline
Checklista evenemang
- 1. Checklista evenemang Denna checklista för evenemang är mycket generell och i inget fall passar samtliga checkpoints in. Förarbete och planering Vilket är syftet med evenemanget? Finns ett tydligt mål med evenemanget? Är målet tydligt specificerat, mätbart, realistiskt och relevant? Är målet relaterat till effekt? T ex försäljning, intresseanmälan, ska de på något sätt interagera med avsändaren? Målet ska inte vara dela ut x antal smakprov… Hur tänker vi mäta och utvärdera evenemanget? Har vi tydliga beskrivningar av de olika målgrupperna? Vilken eller vilka formella målgrupper riktar vi oss till? Vilken eller vilka kommunikativa målgrupper ska vi rikta oss till och är de tydligt formulerade utifrån deras förhållningssätt till avsändaren, produkten/tjänsten? Finns tydliga informationsmål för de olika kommunikativa målgrupperna? Är budskapen tydliga och säkrade? Är ovan avsikter med evenemanget och hur vi ser på det förankrat tillräckligt högt upp i organisationen? Finns det någon vi måste ha med som ”gisslan”? Finns en realistisk budget för evenemanget? Har vi en komplett brief och är den förankrad? Är evenemanget synkat med andra interna och externa kommunikationsaktiviteter? Har vi några kompletterande media? Hur skapar vi förväntningar och engagemang inför evenemanget? Idé, produktion och genomförande Finns en tillräckligt stark idé? Är idén testad på något sätt? Är idén förankrad i organisationen? Vad är kritiskt för att idén ska gå att genomföra? Finns det några särskilda medverkande eller partners som måste bokas upp för att evenemanget ska kunna genomföras på ett tillräckligt bra sätt? Har vi en lokal eller yta där det går att genomföra vår idé på ett bra och kostnadseffektivt sätt? Hur nyttjar vi lokalen för att förmedla budskap och känslor? Hur ”landar” deltagarna i eventet och lokalen? Kan vi använda lokalen för mentala förflyttningar? Finns begränsningar i lokalen? Fasta stolar, tillräcklig kapacitet, tillräckligt bra catering, brandskydd, takhöjd, mörkläggning, DB-‐gränser, för få break out-‐rum, ström etc? Vilka partners och leverantörer måste bokas upp i god tid, håller de rätt kvalitet? Ska vi dela ut något som måste börja produceras tidigt? Behövs några tillstånd. Finns en riskanalys? Hur ser dramaturgin ut?
- 2. Finns en röd tråd i allt från inbjudan till genomförande och efterarbete? Hur säkrar vi tillräckligt många deltagare/gäster? Hur ser värdskap och bemötande ut? Har vi tränat alla medverkande/värdar så att de är bekväma i sina roller och kan ge rätt bemötande, budskap etc? Är dekoren i linje med budskap och varumärke? Nyttjar vi alla sinnen? Hur många av dem? Använder vi olika medier? Använder vi rummet som en del i kommunikationen? Finns tillräckigt bra AV-‐teknik? Har vi tänkt på den dramaturgiska kurvan? Hur förhåller vi oss till sociala medier före under och efter evenemanget? Behövs en anmälningssajt? Görs evenemanget PIRI? Provocerande, Inspirerande, finns tid för reflektion, inbegrips tillräckligt mycket interaktion? Finns en fungerande logistik och bra flöden? ”Gå” evenemanget mentalt! Tänk matematik! T ex vid bufféer, inflöden, registreringar etc. Behövs några tillstånd? Har vi tänkt på säkerheten, nödutgångar, brandvakter, brandskyddade material, regler för att hänga utrustning över människor, tipprisker mm? Är chefer och andra nyckelpersoner uppbokade för närvaro under hela evenemanget? -‐ viktigt signalvärde Har alla medverkande som tekniker, kökspersonal, konferensanläggning etc fått tillräcklig information i tillräckligt god tid om vad de förväntas göra? Har tekniker etc fått leverans av filer etc? Har du säkrat att filer och teknik fungerar som de ska på eventuella kördatorer? Ska vi spela musik under olika delar av evenemanget, i så fall vilken? Har vi tänkt på STIM-‐avgifter? Finns ett rigg och rivschema? Finns en tydlig budget och har vi bindande offerter med alla leverantörer? Finns en buffert i budgeten du kan spendera för oförutsedda utgifter? 5-‐10%. Har vi tänkt på mat, dryck och schemaläggning för all medverkande personal? Hur dokumenteras evenemanget? Behövs det efterlämnadsmaterial -‐ ska deltagarna kunna återberätta något från evenemanget? Efter Har vi säkrat allt för att kunna mäta och följa upp, har vi mailadresser? Finns utvärderingsmöten inplanerade? Hur bearbetar vi deltagarna efter evenemanget för att förlänga och förstärka effekten? Bör vi komplettera/förlänga i andra media? Finns tid för att ta konsekvenserna av mötet? T ex workshopresultat? Finns rutin för återkoppling till t ex personal? Vad tar du med dig till nästa gång du genomför ett liknande evenemang?