Обучение процедуре по управлению изменениями в проектах (change control): цель, роли, процесс.

1. Управление изменениями в проектах
[Change control]
Дата: 2016.11.25
Ведущий Проектного часа: Клыков В.
Разработчики: Ященко Ю.Г., Клыков В.

2. 2
Цель презентации
Доведение содержания, разработанной РМО, Процедуры «Управление
изменениями в проектах», до участников управления изменениями в
проектах.
Аудитория – сотрудники, участники команд управления проектами.
Ожидаемые результаты:
• Содержание процедуры представлено;
• Аудиторией получены ответы на вопросы;
• Содержание процесса управления изменениями Аудитории понятны.
Документированные результаты:
презентация, список участников, анкеты участников.

3. 3
Некоторая статистика по реализации проектов
Источник: Standish Group Chaos Report 2014.
~ 31% проектов останавливают (прекращают) до их завершения.
~ 53% проектов стоят в 1,9 раз больше, чем ожидалось.
~ 16% проектов выполняются в сроки и стоимость.
Но не все из них удовлетворяют владельца проекта.
Рекомендация ПМО: учесть в уставах проектов в разделе «Критерии оценки
достижения цели» резервы на риски по стоимости и срокам проектов.

4. 4
Взаимосвязь объектов управления проектами
Заинтересованные
лица
Риски Изменения
Последовательность объектов управления проектом и обратная связь
ПЧ №4, 6, 11, 13 ПЧ №4, 6, 11 ПЧ №18
Источник риск-факторов.
Важная информация:
• на что влияют,
• мероприятия.
Рисковые мероприятия. Изменения параметров.
Источник для извлеченных
уроков

5. Цель процесса

6. 6
Цель процесса по управлению изменениями в проектах
Цель Процесса управления проектами с точки зрения управления
изменениями – организация взаимодействия участников (ролей) управления
проектами по обеспечению реальности базовых планов проектов, а также иной
документации, по всем областям и параметрам управления проектами, на основе
результатов анализа проектных рисков.
Цель Процесса управления изменениями в проектах – организация
взаимодействия участников (ролей) управления проектами по выполнению работ,
предусмотренных настоящей Процедурой для своевременного внесения
изменений в планы проектов, а также в иную документацию, по всем областям и
параметрам управления проектами.
Параметры проекта - заинтересованные лица, результаты, задачи, взаимосвязи,
риски, ресурсы, бюджет, сроки и другие параметры отраженные в Плане и
документации управления проектом.

7. Роли процесса

8. 8
Роли в процессе управления изменениями (1/3)
Заявитель – инициирует изменения параметров проекта,
оформляет, организует работы по согласованию,
утверждению ЗИ.
Администратор ЗИ – проверяет качество ЗИ, ведет
реестр и архив ЗИ. Сотрудник РМО.
Роли в проекте назначаются участникам Команды управления проектом –
Руководителем проекта, по согласованию с РМО

9. 9
Роли в процессе управления изменениями (2/3)
Согласующий – согласовывает ЗИ. Определен в матрице
принятия решений.
Утверждающий – утверждает ЗИ. Определен в матрице
принятия решений.

10. 10
Роли в процессе управления изменениями (3/3)
Руководитель проекта – управляет проектом,
обеспечивает успешное выполнение проекта, ответственен
за достижение целей проекта в рамках бюджета в срок и с
заданным уровнем качества.

11. Процесс управления изменениями

12. 12
Этапы работ по управлению изменениями в проектах
1. Описание
2. Оценка
3. Согласование и
утверждение
4. Реализация
5. Подтверждение
6. Архивация

13. 13
1. Описание изменения
• Заполняет ЗИ
• Размещает ЗИ в специальной папке на OpenText
Заявитель

14. 14
2. Оценка изменения
• Получает уведомление о ЗИ от OpenText
• Оценивает качество заполнения ЗИ
• Вносит информацию в реестр
• Сообщает Заявителю о необходимости организовать
согласование и утверждение ЗИ
Администратор
ЗИ

15. 15
3. Согласование и утверждение
• Распечатывает ЗИ
• Проводит согласование ЗИ
• Проводит утверждение ЗИ
• Передает утвержденный ЗИ Администратору ЗИЗаявитель
Администратор
ЗИ
• Регистрирует утвержденный ЗИ
• Вносит утвержденный ЗИ в Архив
• Сообщает Руководителю проекта о необходимости
внести изменения в параметры Проекта на основании
утвержденного ЗИ

16. 16
4. Реализация изменений; 5. Подтверждение изменений.
• Организует внесение изменений в параметры Проекта
на основании утвержденного ЗИ
• Сообщает Администратору ЗИ о завершении внесения
изменений в параметры Проекта
Руководитель
проекта

17. 17
6. Архивация ЗИ
• Регистрирует факт внесения изменений параметров
Проекта в Реестре ЗИ
• Оповещает Заявителя и Руководителя проекта, о
регистрации в Реестре ЗИ
Администратор
ЗИ

18. 18
Упрощенный алгоритм работы по изменения в проектах
ЗИ ЗИ
размещена
ЗИ
проверена
ЗИ
проверена
ЗИ согласована
ЗИ
согласована
ЗИ
утверждена
изменения
внесены
изменения
внесены изменения
зарегистрированы
ЗИ
утверждена
ЗИ
утверждена
1. 2. 3. 4.
5.
6.7.8.9.
11.
10.
12. 13.

19. Матрица принятия решений

20. 20
RAPID: «tool to clarify decision accountability»
Дополнительно: http://www.bain.com/publications/articles/decision-insights-10-great-decisions-not-a-solo-performance.aspx

21. 21
RAPID: В реальной жизни
I -> R -> A -> R -> A -> D -> P
Input
Recommend
Recommend
Agree
Agree
Decide
Perform

22. 22
№
Типы изменений
(в случае, если тип изменений процедурой не определен, решение о
ролях принятия решения определяются Руководителем РМО, как
владельцем настоящей процедуры)
РМО
CMG
Проектная
команда
Руководитель
проекта
Руководитель
программы
Руководитель
портфеля
Владелец
бюджета
Владелец
Проекта
Спонсор
проекта
1. Параметры Проекта
1.01. Изменения кода проекта D/P
1.02. Изменения наименования проекта A/P P R/P D
1.03.
Изменения целей проекта, организационного периметра Проекта, целей
(выгод) бизнеса, критериев оценки достижения цели Проекта, описания
результатов и задач Проекта
A I/P R/P A A D
1.04.
Изменения ресурсов без изменения общего бюджета Проекта или без
увеличения критического пути проекта
R/P D
1.05.
Изменения временных параметров Проекта, увеличивающие критический
путь
I/P R/P A D
1.06.
Изменения временных параметров Проекта, не влияющих на критический
путь проекта или уменьшающих его
R/P D
1.07. Изменения детализации иерархии в результатах и задачах проекта R/P D
1.08. Изменения методологии по проекту R P P A D
1.09. Изменения шаблонов (форм) результатов по проекту R/D I/P I/P
Проект матрицы принятия решений об изменениях
параметров Проекта (1/2)

23. 23
Проект матрицы принятия решений об изменениях
параметров Проекта (2/2)
№
Типы изменений
(в случае, если тип изменений процедурой не определен, решение о
ролях принятия решения определяются Руководителем РМО, как
владельцем настоящей процедуры)
РМО
CMG
Проектная
команда
Руководитель
проекта
Руководитель
программы
Руководитель
портфеля
Владелец
бюджета
Владелец
Проекта
Спонсор
проекта
2. Изменения стоимости (бюджета) Проекта
2.01.
Изменения стоимости (бюджета), влияющие на увеличение общего
бюджета проекта
I R/P A A D A
2.02.
Изменения стоимости (бюджета), не влияющие на увеличение общего
бюджета проекта путем перераспределения между статьями
R/P D/P
2.03. Изменения стоимости (бюджета), уменьшающие затраты по статье I/P D/P
3. Заинтересованные лица (ЗЛ)
3.01. Изменения перечня и описания ЗЛ по Проекту A I/P D/P
4. Роли проектной команды и лиц их исполняющих
4.01. Изменения исполнителя роли / цели по роли руководителя проекта P R D A
4.02.
Изменения исполнителей ролей / целей по ролям проектной команды,
находящихся на 1м уровне подчинения руководителя проекта
P D
4.04.
Изменения исполнителей ролей / целей по ролям команды управления
проектом, находящихся на 2м (и далее) уровнях подчинения руководителя
проекта
R/P D
5. Изменения рисков проекта
5.01. Изменения уровня допустимого риска I/P R/P A D

24. 24
RAPID – глоссарий
Английский Русский Описание
Recommend Инициатор
Это то заинтересованное лицо, которое инициирует процесс принятия решений, помогает
другим вовлеченным в процесс понять, что от них ожидается и ведет весь процесс от начала и
до принятия решения.
Approve
Согласующ
ий
Обязательный согласующий. Лицо, которое должно согласиться с рекомендацией Инициатора.
Если невозможно достичь согласия, то Согласующий и Инициатор должны либо совместно
выработать альтернативное решение, либо эскалировать проблему на уровень Утверждающего.
Perform
Исполните
ль
Как правило, это лицо, которое исполняет утвержденное решение. Часто бывает полезно
совместить в одном лице роли Эксперта и Исполнителя, поскольку Эксперт владеет
профильными знаниями и априори заинтересован в качественной проработке вопроса,
который станет частью его работы как Исполнителя.
Input Эксперт
Лицо, обладающее предметными знаниями о вопросе. Лицо, чье экспертное мнение или
рекомендацию полезно принять во внимание, для более всестороннего рассмотрения вопроса,
перед принятием решения. При этом у эксперта нет права голоса или права вето в процессе
принятия решения.
Decide
Утверждаю
щий
Лицо, либо орган, который принимает решение. Утверждающий обладает властью единолично
принять решение, которое далее побудит организацию к действию.

25. СПАСИБО
Буду рад ответить на Ваши вопросы!