Il case study di Gruppo Amadori evidenzia l'implementazione di un sistema di gestione documentale per migliorare l'efficienza e ridurre i tempi di reazione alle richieste dei clienti. Grazie alla collaborazione con Tecla.it, l'azienda ha riorganizzato i processi interni e ottimizzato il patrimonio informativo, portando a significativi benefici in termini di costi e risorse. L'iniziativa ha trasformato la gestione documentale in un progetto strategico di lungo termine, mantenendo al centro l'integrazione tecnologica e la valorizzazione delle risorse umane.

1. Case Study
Gruppo Amadori: processi documentali di
qualità per la riduzione del time to market
Panoramica
■ Obiettivi ■ La soluzione ■ I vantaggi
L’esigenza di gestire il patrimonio Per il progetto l’azienda si è rivolta L’implementazione del sistema e la
di informazioni tipico di un’azienda a Tecla.It, il partner tecnologico sua corretta integrazione con i
molto distribuita sul territorio e di che da anni collabora anche su altri processi aziendali esistenti hanno
ottemperare alle richieste dei fronti con la struttura ICT del apportato benefici immediati a tutta
clienti della grande distribuzione Gruppo Amadori. l’organizzazione in termini di
hanno spinto il Gruppo Amadori a Il progetto sfrutta pienamente le semplificazione dei processi interni e
iniziare un articolato progetto di potenzialità delle soluzioni Esker e di riduzione dei tempi di risposta alle
gestione documentale con ha realizzato un sistema richieste dei clienti:
l’obiettivo di riorganizzare in centralizzato di ricezione e • maggiore efficienza
maniera strategica veicolazione e distribuzione dei documenti, • riduzione dei costi
conservazione dei documenti mediante: • possibilità di dirottare le risorse
aziendali in un’ottica di • implementazione di un nuovo fax verso attività più strategiche
dematerializzazione e di server • valorizzazione del patrimonio
ottimizzazione del patrimonio • adozione di Esker DeliveryWare informativo aziendale
informativo.

2. Case Study
Fondato a Cesena quarant’anni fa, il Amadori. “Basti pensare ai listini dei
Gruppo Amadori è uno dei principali prezzi, che subiscono continue revisioni,
produttori europei di carni avicole, punto trattandosi di un prodotto fresco che
di riferimento per i piatti a base di carne. viene acquistato e venduto nell’arco
Presente su tutto il territorio nazionale della giornata”. La gestione documentale
con 16 stabilimenti produttivi, 32 filiali e è un’area ben precisa che merita di
agenzie, l’azienda impiega circa 6.500 essere affrontata con soluzioni IT
persone e ha sviluppato nel 2009 un specifiche.
fatturato di oltre un miliardo di euro. Le informazioni sono un asset strategico
La gestione diretta dell’intera filiera ed esse vivono su documenti –
“Il progetto è nato integrata consente al Gruppo un indipendentemente dal supporto fisico
dalla necessità di controllo approfondito di tutte le fasi degli stessi – che vanno lavorati, a volte
catturare, organizzare produttive: dalla selezione delle materie prodotti, gestiti e archiviati. Per questo
e gestire il patrimonio prime alla distribuzione. motivo la scelta si è orientata su un fax
Tradizione e qualità, ricerca e server e su una soluzione come
informativo
innovazione sono gli elementi che DeliveryWare, adeguati dal punto di
destrutturato che si contraddistinguono il Gruppo Amadori, vista infrastrutturale all’importanza e alla
trova sui documenti e che propone soluzioni gastronomiche serietà con l’Azienda intendeva
che per l’azienda innovative e che lavora ogni giorno per affrontare l’argomento. Senza
costituisce un valore” garantire ai consumatori prodotti Made dimenticare i delicati aspetti
in Italy, buoni, freschi e sicuri. organizzativi che sempre
Gianluca Giovannetti, direttore Sistemi
accompagnano i progetti di questo tipo.
Informativi e Organizzazione del Gruppo Gli obiettivi del Progetto
Amadori
Il via al progetto lo ha dato La realizzazione
incidentalmente la sostituzione del L’introduzione del concetto di Document
vecchio fax server – necessaria per i Governance in un’organizzazione
raggiunti limiti di età e di efficienza del complessa e distribuita sul territorio
dispositivo – che ha fornito l’occasione come Gruppo Amadori ha avuto forti
per riorganizzare in modo strategico la implicazioni organizzative. Il team di
gestione e la veicolazione dei documenti Tecla.it ha lavorato in stretta
all’interno dell’azienda. collaborazione con l’area ICT e
“I driver dell’iniziativa sono stati la Organizzazione del Gruppo per poter
volontà di introdurre efficienza nelle aree presidiare in modo coordinato sia gli
e nei processi caratterizzati dalla aspetti tecnologici che l’impatto sui
circolazione di documenti, ma anche la processi.
necessità di catturare, organizzare e Poiché all’inizio del progetto solo un
gestire il patrimonio informativo terzo dei 1500 potenziali utenti era
destrutturato che si trova su quei raggiunto da questo servizio,
documenti e che per l’azienda l’introduzione della nuova tecnologia ha
costituisce un valore”, afferma Gianluca comportato una revisione molto
Giovannetti, direttore Sistemi profonda dei processi, che
Informativi e Organizzazione del Gruppo progressivamente ha coinvolto anche

3. Case Study
altre aree che compongono la gestione archiviare i documenti transitati dal
documentale. sistema in modo elettronico e
La prima fase è stata l’analisi “sostitutivo”.
dell’esistente, a cui è seguita la
I benefici ottenuti
realizzazione del progetto a misura delle
I benefici immediatamente conseguiti da
esigenze specifiche evidenziate dallo
Amadori in termini di efficienza,
screening iniziale. All’implementazione
riduzione dei costi e disponibilità di
tecnologica sono seguite quattro tappe:
risorse allocabili in occupazioni più
il rilascio del fax server alla popolazione
strategiche, sono stati il risultato di due
“La componente di utenti già esistente, il processo di
fattori: una tecnologia efficiente e una
evasione dei listini, il processo di
tecnologica di questo accurata gestione organizzativa.
acquisizione degli ordini dai clienti e da
progetto, strettamente ultimo, il rilascio del fax server alla
“Premesso che tutti gli aspetti sono
importanti, il processo di acquisizione
connessa a quella popolazione di utenti già esistente, il
degli ordini cliente è il nostro fiore
organizzativa, è stata processo di evasione dei listini, il
all’occhiello – aggiunge Giovannetti –
risolta ricorrendo a un processo di acquisizione degli ordini dai
perché rappresenta la sintesi concreta di
partner valido e alle clienti e, da ultimo, il rilascio della
tutte le buone intenzioni. Inizialmente lo
soluzione anche a quella parte di
soluzioni più consone.” abbiamo sperimentato su un primo
popolazione inizialmente non raggiunta.
cluster di cinque grandi clienti che
Gianluca Giovannetti, direttore Sistemi L’implementazione del progetto ha
Informativi e Organizzazione del Gruppo producono un numero non elevato di
consentito di:
Amadori. ordini, circa cinquanta,
prendere in carico da ERP, da
caratterizzati però da una forte
sistemi dipartimentali e da Office
complessità dovuta alle dimensioni e
Automation, formattare ed inviare
alle particolarità degli stessi. Il recupero
documenti (anche fiscali) attraverso
di efficienza è stato importante e
differenti canali di distribuzione (fax, e-
tangibile”.
mail) a destinatari in base a regole
Il percorso, incominciato con la
predefinite
sostituzione del fax server, si è
fare broadcasting di sms con invio
trasformato in un vero e proprio progetto
testo registrato in base alle regole
aziendale. L’idea iniziale era di farne un
definite
progetto triennale, ma le evoluzioni si
ricevere documenti e distribuirli
sono rivelate costanti e interesseranno
internamente in base alle regole
diversi esercizi. “L’aspetto più
definite (numero interno, mittente,
significativo di questo progetto –
contenuti del documento..)
sottolinea Giovannetti – sta nel fatto che
trasformare automaticamente in
la componente tecnologica non è
transazioni i documenti ricevuti (in
predominante e comunque è stata
prima istanza ordini clienti e DDT attivi,
risolta ricorrendo a un partner valido e
successivamente fatture fornitori e altri
alle soluzioni più consone”. Ciò che lo
documenti) in piena integrazione con
ha reso di valenza aziendale sono le
l’ERP attraverso funzionalità di
ripercussioni organizzative e “culturali”
trasformazione (OCR), cattura dei
che si riflettono sulla sfera del business
contenuti e controllo di congruenze
più che su quella della tecnologia”.

4. Case Study
GRUPPO TECLA.IT
www.tecla.it - tecla@tecla.it
Tecla.it, Premium Partner IBM per le tecnologie
software, nasce nel 1998 su iniziativa di un gruppo
di professionisti che fanno confluire in un'unica
realtà la consolidata esperienza maturata
nell'ambito dell'Information Technology, delle
tecnologie per le Telecomunicazioni e della
Consulenza Organizzativa per le Aziende.
Questo mix di competenze permette di offrire un
portafoglio completo di soluzioni tecnologiche,
prodotti e servizi altamente innovativi in grado di
generare valore per i clienti, contribuendo al
potenziamento della loro competitività e al loro
successo. Tecla.it interviene con competenze
specialistiche di System Integration per
l’ottimizzazione dei processi gestionali,
organizzativi e informativi nel contesto eBusiness,
CRM, Workflow e più in generale dell’integrazione
dei processi di business.
Agroalimentare, Moda, Turismo, Distribuzione
sono solo alcuni dei settori in cui operano le
aziende che hanno soddisfatto le loro esigenze di
CRM e Sales Force Automation utilizzando le
soluzioni di Tecla.it. Oltre 200 progetti di e-
business e People Productivity realizzati in
importanti organizzazioni hanno consentito di
sviluppare prodotti innovativi per la realizzazione di
Enterprise Portal integrati in grado di raggiungere
risultati di completa soddisfazione per gli
utilizzatori. Le soluzioni realizzate da Tecla.it le
hanno valso importanti riconoscimenti quali il
premio Sole24Ore per il miglior sito eCommerce in
Italia e il premio IBM come Miglior Partner Europeo
per le Soluzioni di e-Commerce B2C e B2B.