2.  Ирсэн баримт бичгийг хүлээн авах, ангилах, бүртгэх, холбогдох
ажилтанд шилжүүлэх
 Явуулах баримт бичгийг хүлээн авч, бүрдлийг шалгах, бүртгэх,
дугтуйлах, хаяглах, илгээх
 Баримт бичгээр тавьсан асуудлын шийдвэрлэлтийн явцад хяналт
тавих, үр дүнг удирдлагад мэдээлэх, шийдвэрлэх хугацаа хэтэрсэн
баримт бичиг, өргөдөл, гомдлын мэдээг тогтмол гаргах,
 Баримт бичгийг стандартын дагуу зохион бүрдүүлсэн эсэхэд
хяналт тавих
 Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүсч хөтлөгдсөн баримт
бичгийг ангилах, төрөлжүүлэх, мэдээллийн санд оруулах ажлыг
зохион байгуулах
 Өргөдөл, гомдлын шийдвэрлэлтэнд хяналт тавих, мэдээ, тайлан
гаргах
 ХХНЖ-ыг боловсруулж, мөрдүүлэх
 Баримт бичгээр хэрэг бүрдүүлж, байгууллагын архивт шилжүүлэх
ажлыг зохион байгуулах

3.  Байгууллага нь албан хэрэг хөтлөлтийн үйл
ажиллагаандаа:
 Монгол улсын Архивын тухай хууль
 Төрийн болон байгууллагын нууцын тухай хууль
 Иргэдээс төрийн байгууллага, албан тушаалтанд гаргасан өргөдөл,
гомдлыг шийдвэрлэх тухай хууль
 Төрийн албан хаагчийг түр орлох журам /Засгийн газрын 2011 оны 03
дугаар сарын 02-ны өдрийн 62 дугаар тогтоолоор батлагдсан/
 “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” /АЕГ-ын даргын 2009
оны 07 дугаар сарын 07-ны өдрийн 68 дугаар тушаалаар батлагдсан/
 “Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг” MNS 5140:2011
 Мэдээлэл ба баримтжуулалт. Албан хэрэг хөтлөлтийн менежмент.
MNS 15489:2007
 “Тамга тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх
хэрэглэх тухай заавар” /2001 оны 41 дүгээр тогтоолоор батлагдсан, одоо
нэмэлт өөрчлөлт хийгдээд энэ онд ЗГ-ын хурлаар хэлэлцэгдэнэ/

4.  Баримт бичигтэй ажиллах ажлын тодорхой үе
шат, дарааллыг баримт бичгийн эргэлтийн зохион
байгуулалт гэнэ.
 Баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, хариу
бичгийг боловсруулах, удирдлагаар
батлуулах, гадагш илгээх зэрэг үйл ажиллагаа
хамрагдана.

5.  Үндсэн зарчим:
 Баримт бичгийг хүлээн авах, явуулах ажлыг
зөв зохистой төвлөрүүлэх
 Баримт бичгийг цөөн дамжлагаар хянан
шийдвэрлэх
 Нэг төрлийн баримт бичиг дамжуулах, хянан
шийдвэрлэхэд ижил маршрут тогтоох
 Баримт бичиг, түүнтэй холбогдсон мэдээллээр
өгөгдлийн нэгдсэн сан үүсгэх

6.  Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад
 ИРСЭН
 ЯВСАН
 ДОТООДДОО ҮҮССЭН баримт бичгүүд үүсч
хөтлөгдөнө.

7.  Дотоодын баримт бичигтэй ажиллах:
◦ Баримт бичгийг боловсруулах, хариутай бичгийг хянан
шийдвэрлэх ажилтан хугацаанд нь шийдвэрлэх, хугацаа
сунгуулах шаардлагатай тохиолдолд хяналтын картанд
тэмдэглүүлэх, хяналтаас хасуулах үүрэг хүлээнэ.
◦ Баримт бичгийн төсөлд санал, виз авч, эцэслэн
боловсруулсан дараа удирдлагаар хянуулж батлуулан,
бичиг хэрэгт бүртгүүлсний дараахолбогдох газарт явуулж,
үлдэх хувийг бичиг хэрэгт хадгална.
◦ Батлагдан гарсан дотоодын баримт бичиг /тушаал,
захирамж/-ийг бүртгэх, олшруулах, холбогдох
ажилтнуудад хүргүүлэх, хэрэг бүрдүүлэх ажлыг тухайн
баримт бичгийг хариуцсан ажилтан болон бичиг хэргийн
ажилтан хариуцна. Мөн дотоод сүлжээгээр тарааж болно.

8.  Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг тооцох:
 Гаднаас ирсэн, гадагш явуулсан, дотооддоо боловсруулсан
баримт бичгийн нийт хэмжээг бүртгэлийн дэвтэр, бүртгэл-
хяналтын карт, өгөгдлийн сангийн мэдээллийг үндэслэнэ.
 Жилд 2-с доошгүй удаа байгууллагын удирдлагад
танилцуулна.
 А4 хэмжээтэй хуудасны тоогоор гаргана, олшруулсан хувийг
эх бичгээс тусад нь тоолно. 2 талдаа бичвэртэй бол 2
хуудсанд тооцно.
 Ирсэн болон дотоодод боловсруулсан баримт бичгийг тусад
нь, харин гадагш явуулсан болон дотоодод боловсруулсан
баримт бичгийн давхардлыг зөв тооцно.
 Зохион байгуулалтын нэгж бүрээр – байгууллагын хэмжээнд
улирал, жилээр нэгтгэн гаргана.

9.  Байгууллагын нэр___________ огноо
Баримт бичиг Баримт бичгийн тоо Нийт
Эх хувь Олшруулсан хувь
1 2 3 4
Ирсэн баримт бичиг
Явуулсан баримт бичиг
Дотоодын баримт бичиг
/төсөл, төлөвлөгөө,
тайлан, тушаал,
захирамж, гэрээ, акт г.м/
Бүгд