Enhee
- 2. Баримт бичиг гэж
ямар нэг
материаллаг
тээгчид
агуулагдсан
баримтжуулсан
мэдээлэл юм.
Цаасан
суурьтай
Гэрэл
зураг
/позитив,
нeгатив/
Зураг төсөл,
техникийн
Цахим
баримт
/CD, Диск
гэх мэт/
- 3. БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВ
• Байгууллагын архив гэдэг нь албан хэрэгт
хөтлөгдөж дууссан хэргийг зохион
байгуулалтын нэгжээс хүлээн авах, хадгалах,
ашиглуулах үүрэг бүхий бие даасан зохион
байгуулалтын нэгж юм.
• Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж,
нөхөн бүрдүүлэлтийн бусад эх үүсвэрээс
архивын баримт хүлээн авах, хадгалах,
ашиглуулах болон байнгын хадгалалтанд
шилжүүлэхэд бэлтгэх зорилгоор байгууллагын
архивыг байгуулна.
- 4. БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВТ БАРИМТ
ШИЛЖҮҮЛЭХДЭЭ:
– Монгол Улсын Үндсэн хууль
– Архивын тухай хууль
– Төрийн албаны тухай хууль
– Төрийн албан ёсны хэлний тухай хууль
– Төрийн нууцын тухай хууль
– Байгууллагын нууцын тухай хууль тэдгээртэй
нийцүүлэн гаргасан хууль тогтоомжийг дагаж
мөрдөнө.
- 5. Байгууллагын архивын ажлын үндсэн
зааварт
1.1.5. Байгууллагын удирдлага нь архивыг
мэргэжлийн боловсон хүчин, зориулалтын өрөө
тасалгаа, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэл болон
архивын холбогдолтой ном, сэтгүүл, гарын
авлага, түүнчлэн албан ажлын хэрэгцээнд
зайлшгүй шаардагдах төрөл бүрийн лавлах, толь
бичиг, хууль тогтоомжийн эмхэтгэл зэргээр
хангана.
- 6. • АРХИВЫН ТУХАЙ ХУУЛЬ
Байгууллагын архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд холбогдох
заалтууд:
19.4. …байгууллагууд албан хэрэг хөтлөлтийн явцад үүсч бий болсон архивын
баримтын эмх цэгц, бүрэн бүтэн байдлыг хариуцан, байнга хадгалах баримтыг
хуульд заасанхугацаанд төрийн архивт шилжүүлж байх үүрэгтэй.
20.4. Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн явцад үүссэн баримтыг зохион байгуулалтын
нэгжүүдээс хүлээн авах, бүртгэх, ангилж төрөлжүүлэх, бүрэн бүтэн байлгах,
удирдлагын үйл ажиллагаанд ашиглуулах, байнга хадгалах баримтыг сонгон энэ
хуульд заасан хугацааны дараа төрийн архивт шилжүүлэх, архив, албан хэрэг
хөтлөх жуpам, стандартыг мөрдүүлэх зорилгоор байгууллага бүр өөрийн архивтай
байна.
22.1.Байгууллагын АХХ,А хариуцсан албан тушаалтнууд нь албан хэргийг журам
стандартын дагуу хөтлөхөд хяналт тавих, баримт бичгийг найдвартай нөхцөлд
хадгалж, түүний бүрэн бүтэн байдлыг хангах,баримт бичгийг хөтлөх хэргийн
нэрийн жагсаалтын дагуу төрөлжүүлэн хэрэг бүрдүүлэх, албан хэрэгт хөтлөгдөх
хугацаа дуусмагц зохих журмын дагуу цэгцэлж, бүрэн бүрдэлтэйгээр
байгууллагын архивт шилжүүлэх үүрэгтэй
- 8. Төрийн албан хаагч
ажлаас өөрчлөгдөх буюу өөр
ажилд шилжвэл хөтлөх хэргийн
нэрийн жагсаалтын дагуу
холбогдох бүх баримт бичгээ
цаасан болон цахим файл
байдлаар эмхлэн цэгцэлж
актаар хүлээлцэнэ.
- 9. • Архивт хадгалуулах баримтаа оны эхэнд Хөтлөх
хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу сэдэв тус бүр
дээр хэрэг бүрдүүлэн Архив, бичиг хэргийн
ажилтанд хугацаа хожимдохгүй I улиралд багтаан
өгнө.
• Баримтаа үдэхдээ хамгийн наад захын мэдэж
байх зүйлүүд бол он, сар, өдөр, дугаарын дэс
дараалалд оруулах, А5 хуудсыг давхарлаж
үдэхгүй дээр доор нь оруулж зэрэгцүүлж үдэх,
хөндлөн хүснэгтийн толгойг үдэх талдаа гаргах,
канондсан хуулбар биш эх хувиар нь үдэх, ямар
нэгэн бичвэр эхлэл төгсгөлтэй заавал байх,
хуудас бүрийг эмхлэн тэгшилж дууссаны дараа
сайн шалгасны үндсэн дээр үдэх нь маш чухал.
- 10. • Баримтанд дотоод товъёог
бичвэрийн хамгийн эхний
хуудсанд
• /2007 оны Байгууллагын
архивын ажлын үндсэн
зааврын 6 дугаар
хавсралт/,
• баталгааны хуудас /2007
оны Байгууллагын архивын
ажлын үндсэн зааврын 5
дугаар хавсралт/
бичвэрийн хамгийн сүүлийн
хуудсанд бичиж албан
тушаалтан гарын үсгээ
зурж баталгаажуулна.
• 6. Хавтасны нүхийг 2-3
удаа цоолно түүнээс олон
цоолохгүй. Баримтын сул
үлбэгэр үдэхгүй, чанга үдэх
хэрэгтэй.
Үдэхдээ бичвэрийг тусад нь
эхлээд дан утсаар үднэ.
Дараа нь хавтастай нь хамт
давхар утсаар үддэг
стандарттай. Үдэх утас нь
хөвөн даавуун цагаан нойлын
утас байна. Үдсэний дараа
хавтастай адил өнгийн наалт
үдсэн утсан дээрээ нааж өгнө.
Бор хавтасаар хавтаслана.
Өөр ямар нэгэн өнгийн, эсвэл
хуучин хавтас ашиглаж
баримт үдэх явдалыг халсан.
- 11. • Хуудас дугаарлахдаа балын
харандаагаар баруун дээд
өнцөгт нь бичиж дугаарлана.
Хуудасны тоо 250-иас
илүүгүй байна.
• Хэрвээ илүү гарвал 2 боть
болгон үднэ. Хуудсаа
дугаарлаж дуусаад нүүрэн
талд тоог нь бичнэ.
• Мөн хадгалах хугацааг
үлгэрчилсэн жагсаалтын
/Байгууллагын үйл
ажиллагаанд үүссэн
удирдлагын нийтлэг баримт
бичгийн хадгалах хугацааны
үлгэрчилсэн жагсаалт 2008
он/ дагуу харж бичнэ.
Баримтаа хавтаслаж бэлэн болгосны
дараа нүүр хуудсыг /2007 оны
Байгууллагын архивын ажлын үндсэн
зааврын 7 дугаар хавсралт/ стандартын
дагуу нэг бүрчлэн хар тосон балаар
бичнэ. Нүүрэн дээр компьютерээр
цаасан дээр бичиж наахгүй, өөр өнгийн
балаар бичиж болохгүйг анхаарах
хэрэгтэй.
Мөн хавтасны нугасанд буюу нуруун
дээр ямар нэгэн бичвэр бичихгүй.
Зөвхөн индексийн дугаар бичиж болно.
Учир нь баримт нь нууцлалтай байдаг
учраас тавиураас ямар нэгэн хүн хараад
л шууд олж авахгүй, зөвхөн Архив,
бичиг хэргийн ажилтаны
тусламжтайгаар дансны дугаараар мөн
индексээр нь олох зориулалттай байна.
- 12. Мөн цаашид албан хаагч бүр өөрийн компьютерийн файлаа
усгахгүй сар, улирал бүр өгдөг тайлан мэдээ, өөр чухал
зүйлүүдээ устгахгүйгээр жилийн эцэст CD-нд буулгаж архивт
хадгалуулдаг болсныг анхаарах хэрэгтэй байна.
Архивт өгсөн баримтаа буцаагаад албан хэрэгцээндээ
ашиглах зорилгоор авч болно.
Энэ нь тодорхой хугацаатай 30-60 хоног гэх мэт.
Мөн түр олгосон баримтын бүртгэлд бүртгүүлж авна.
Бүртгүүлээгүй тохиолдолд заавал бүртгүүлж, гарын үсэг
зурж, нэг хувийг өөртөө авна. Ашиглаж дуусаад Архив, бичиг
хэргийн эрхлэгчид буцааж албан ёсоор буцааж өгнө.
- 14. Байгууллагаас бусад байгууллагатай
харилцах албан бичгийг холбогдох зохион
байгуулалтын нэгж ажилтнууд бэлтгэнэ.
Албан бичгийн хэл найруулга нь
• утга төгөлдөр,
• агуулга нь хууль эрхзүйн үүднээс зөв
томьёологдсон ,
• товч тодорхой,
• засвар оруулгагүй,
• этгээд болон бүдүүлэг үг хэллэг хэрэглээгүй,
• зөв бичих дүрмийн дагуу бичигдсэн,
• албан бичгийн стандартын дагуу үйлдэгдсэн
байна.
- 21. Захирамжлалын баримт бичиг:
• Байгууллага, албан тушаалтнаас хууль
тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд
удирдлагын үндсэн чиг үүргээ хэрэгжүүлэх
зорилгоор батлан гаргасан баримт бичгийг
хэлнэ.
• Захирамжлалын баримт бичиг нь дагаж
мөрдөх, заавал биелүүлэх шинжийг өөртөө
агуулна.
- 23. ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТЫН БАРИМТ БИЧИГ:
Байгууллага, албан тушаалтнаас үйл
ажиллагааны тодорхой зорилтыг
хэрэгжүүлэх, бусад байгууллагатай
харилцах явцад үүсч, хөтлөгдөж буй
баримт бичгийг хэлнэ.
Зохион байгуулалтын баримт бичиг нь
байгууллагын үйл ажиллагааны хэм
хэмжээг тогтоох, зохицуулах, журамлах
шинжийг өөртөө агуулна.
- 25. МЭДЭЭЛЭЛ ЛАВЛАГААНЫ БАРИМТ БИЧИГ:
Мэдээлэл лавлагааны зорилгоор
бэлтгэсэн, байгууллага, иргэдийн үйл
ажиллагааны тухай тодорхой мэдээ,
мэдээлэл агуулсан баримт бичгийг
хэлнэ.
Мэдээлэл лавлагааны баримт бичиг
нь байгууллага, иргэдэд мэдээллийг
шуурхай хүргэх зорилгыг агуулна.
- 27. Удирдлагын заалт
• Удирдлагын заалтыг баримт
бичгийн эх хувь дээр цохолтын
хэлбэрээр бичих бөгөөд
“Харилцагчийн нэр” бүрдлийн доод
талд эсвэл бмчвэрийн төгсгөлийн
сул зайнд гараар бичнэ.
- 33. 1. УГ БАРИМТ БИЧГИЙГ ЗОХИОЖ
БҮРДҮҮЛСЭН ҮНДЭСЛЭЛ, АВАХ АРГА
ХЭМЖЭЭНИЙ ЗОРИЛТ, ШААРДЛАГЫН
ТУХАЙ БИЧНЭ.
ХЭРВЭЭ ТУШААЛ ГАРГАХ ҮНДЭСЛЭЛ
ЯМАР НЭГ ХУУЛЬ ТОГТООМЖ, ДЭЭД
ГАЗРЫН ШИЙДВЭРТЭЙ ХОЛБООТОЙ БОЛ
ТЭМДЭГЛЭХ ХЭСЭГТ УГ ЭРХЗҮЙН АКТЫН
НЭР, ОГНОО, ГАРЧИГ, ДУГААРЫГ ЗААЖ
ӨГНӨ.
Тушаалын тэмдэглэх хэсэгт:
- 34. 2. Тушаалын захирамжлах хэсэгт авах
арга хэмжээ, хариуцах эзэн, гүйцэтгэх
хугацааг тогтоосон заалтууд орно.
Захирамжлах хэсгийн заалт бүрийг
араб /1, 2 гэх мэт /тоогоор дугаарлана.
Тушаалын хавсралтыг баталгаажуулж
байгууллагын /ТАМГА/ тэмдэг дарна.
- 35. ХУРАЛДААНЫ ТЭМДЭГЛЭЛ
Байгууллагаас зохион байгуулж байгаа
бүх төрлийн хурал, зөвлөгөөн, ажил
хэргийн уулзалтанд хуралдааны
тэмдэглэл хөтлөнө.
Хурлын тэмдэглэлийг холбогдох
ажилтан гараар тэмдэглэн авах бөгөөд
түүнийг стандартын бүрдлийн дагуу
компъютерт шивж хурлын дарга, нарийн
бичгийн дарга гарын үсэг зурж тэмдгээр
баталгаажуулсны дараа хүчин төгөлдөр
болно.
- 36. ХУРАЛДААНЫ ТЭМДЭГЛЭЛ
Байгууллагаас зохион байгуулж байгаа
бүх төрлийн хурал, зөвлөгөөн, ажил
хэргийн уулзалтанд хуралдааны
тэмдэглэл хөтлөнө.
Хурлын тэмдэглэлийг холбогдох
ажилтан гараар тэмдэглэн авах бөгөөд
түүнийг стандартын бүрдлийн дагуу
компъютерт шивж хурлын дарга, нарийн
бичгийн дарга гарын үсэг зурж тэмдгээр
баталгаажуулсны дараа хүчин төгөлдөр
болно.
- 37. Өргөдөл гомдлоо хэрхэн бичих бэ?
Өргөдөл, гомдлийн агуулгаас шалтгаалж, хэмжээ нь
хэдэн хуудас ч байж болно. Тэдэн хуудас байна хэмээн
тусгайлан хэмжээ тогтоодоггуй. Тэгэхдээ хэтэрхий нуршсан,
нэг зүйлээ дахин давтан бичихгүй байх хэрэгтэй. Төрийн
байгууллага, албан хаагчид үргэлж ажил их байдаг тул
өргөдөлд гол асуудлаа шууд утгаар нь бичих нь зохимжтой.
Төрийн албан ёсны хэл болох монгол хэлээр өргөдөл,
гомдлийг бичнэ. Этгээд бүдүүлэг үг хэллэг, ойлгомжгүй
нийтээр хэрэглэдэггүй нэр томъёо, зүйр цэцэн үг, уран
дүрслэл, гадаад үг оруулж бичихгүй байх нь зүйтэй.
Байгууллагын нэр хаягийг товчилж бичдэггүй. Өргөдөл
гомдлыг хувь хүн дангаараа буюу бусадтай хамтарч бичиж
болно.
- 38. • Иргэдээс төрийн байгууллага, албан тушаалтанд
гаргасан өргөдөл, гомдлыг шийдвэрлэх тухай хуулиас:
•
10 дугаар зүйл. Өргөдөл гомдолд тавих шаардлага
•
• Бичгээр гаргасан өргөдөл гомдол овог нэр оршин суугаа
газрын буюу шуудангын хаягаа бичиж гарын үсгээ зурна.
Хүндэтгэн үзэх шалтгаанаар гарын үсгээ зурж чадахгүй
бол бусдаар төлөөлүүлэн зурж болно. Өргөдөл гомдлыг
иргэд бичгээр хамтран гаргасан бол түүнд бүгд гарын
үсэг зурах буюу эсхүл тэдгээрийн төлөөлөгч гарын үсэг
зурж, төлөөлөх эрхээ нотлох баримтыг хавсаргана.
• Өргөдөл гомдол гаргахад энэ зүйлд зааснаас бусад зүйл
шаардахыг хориглоно.
- 39. • Өргөдөл нь дараах хэсгэээс бүрдэнэ:
• Толгойн хэсэг
• Товч агуулга
• Өөрийн товч танилцуулга
• Бичвэрийн хэсэг
• Гарын үсэг, огноо
• Хаяг
• Хавсралтын тэмдэг
• Бичгийн цаасанд бичиглэлийг хийхдээ цаасны зүүн
талаас 2.5-3 см, баруун дээд доод талаас тус бүр 2
см зайтай, өгүүлбэрийн утга санаа дуусахад
дараагийн өгүүлбэрийг догол мөрнөөс эхлэн бичнэ.
- 43. БАРИМТ БИЧГИЙГ ШИЙДВЭРЛЭХ ХУГАЦАА
Хугацааг байгууллагын дотоодод баталж
мөрдүүлсэн өдрөөс, ирсэн бичгийг бүртгэж,
цохолт хийн, холбогдох ажилтанд шилжүүлсэн
өдрөөс эхэлж тооцно.
Баримт бичгээр тавьсан асуудлыг дараах
хугацаанд шийдвэрлэнэ:
• Шууд шийдвэрлэж болох асуудлыг 1-3, бусад
асуудлыг 10 хоногт
• Бусад байгууллагатай хамтарч шийдэх, нэмэлт
судалгаа, тодруулга хийх бол 30 хоногийн дотор
• Шийдвэрлэх хугацааг заасан бол дурдсан
хугацаанд
• Яаралтай албан бичиг, захидлын хариуг 1-3
хоногт
• Өргөдөл гомдлыг хуулийн хугацаанд
