1. Төрийн архивт нөхөн
бүрдүүлэлтээр шилжүүлэх
баримтын бүрдэл,
тэдгээрт данс үйлдэх

2. 1. Дансны нүүр гарчиг
2. Байгууллагын нэрийн өөрчлөлт
3. Өмнөх үг- байгууллагын түүх,
баримтын байдал
4. Товчилсон үгийн жагсаалт
5. Хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл
6. Дүн тоо
7. Сэдэв зүйлийн заагч
8. Ашигласан номын жагсаалт
9. Баталгааны хуудас

3.  Дансны нүүр гарчиг
 Үүнд:- Төрийн архивын нэр
 - Байгууллагын нэр
 - Гарчиг
 -Хөмрөгийн дугаар
 - Дансны дугаар
 -Баримтын оны хязгаар
 - Үйлдсэн газар орны нэр
 - Үйлдсэн огноо

4. Байгууллагын нэрийн өөрчлөлт
Хөмрөг үүсгэгчийн нэрийн өөрчлөлтийн
жагсаалтад тухайн байгууллага
байгуулагдсанаас эхлэн, зохион
байгуулалтын өөрчлөлтийн дагуу
өөрчлөгдсөн нэрийг оны дарааллаар
жагсаан бичнэ.

5. Өмнөх үг
1. Байгууллагын түүхэнд тухайн
байгууллага анх хэдэн онд, ямар
тогтоол шийдвэрээр, ямар зохион
байгуулалттай үйл ажиллагаа явуулж
эхэлсэн одоо ямар бүтэц, зохион
байгуулалттай үйл ажиллагаа явуулж
байгаа талаар бичнэ.

6.  Баримтын байдалд тухайн дансанд
орсон баримт нь хэдээс хэдэн оны
баримт хамрагдсан, мөн баримтын нэр
төрлүүдийг заахаас гадна хэдэн оны
ямар нэр төрлийн баримт хэний үед
байхгүй байсан , үүнийг олж илрүүлэх
талаар хэдийд ямар ажил зохион
байгуулсан тухай, төрийн архивт хэдийд
хэдээс хэдэн оны хичнээн
хадгаламжийн нэгжийг хэддүгээр
шилжүүлэх актаар хүлээлгэн өгсөнийг
бичнэ.

7.  Товчилсон үгийн жагсаалтад тухайн
дансанд орсон товчилсон үгийг тайллын
хамт цагаан толгойн үсгийн дараалалд
оруулан бичнэ.

8.  Хадгаламжийн нэгжийн бүртгэлд
ерөнхий дэс дугаар буюу хадгаламжийн
нэгжийн дугаар, хадгаламжийн нэгжийн
гарчиг, баримтын он цаг,хуудасны
тоо,баримтын дэс дугаар, эх болон
хуулбарын шинж, баримтыг үйлдсэн хэл
зэрэг тухайн баримтын онцлогийн
талаархи мэдээллийг бичнэ.

9.  Дүн тоонд тухайн хадгаламжийн нэгжийн
бүртгэлд хичнээн хадгаламжийн нэгж
бүрдгэгдсэнийг тоо буюу үсгээр
бичихээс гадна бүртгэл үйлдсэн албан
тушаалтны албан тушаал, нэр,
байгууллагын ББНШК-ын хэдэн оны
хэддүгээр сарын хэдэний өдрийн
хурлаар хэлэлцсэн тухай бичнэ.

10.  Сэдэв зүйлийн заагчийг үйлдэхдээ
тухайн дансанд бүртгэгдсэн
хадгаламжийн нэгжийн агуулгыг он цаг,
нэр төрөл, асуудал сэдэв, хүний нэр,
газар орны нэр зэрэг ухагдхуунаар
бүлэглэж, тэдгээрийн байрлалыг он
цагийн болон цагаан толгойн үсгийн
дараалалд оруулан жагсаан бичнэ.

11.  Ашигласан номын жагсаалтад тухайн
дансыг зохиоход ашигласан ном зохиол,
гарын авлагыг зохиогч, хэвлэгдсэн он,
газар орны нэртэй нь цагаан толгойн
үсгийн дараалалд оруулан жагсаан
бичнэ.

12.  Баталгааны хуудсанд тухайн данс хэдэн
хуудастай болохыг тоо, үсгээр бичиж
баталгаа бичсэн албан тушаалтан албан
тушаал, гарын үсгээ зурж, баталгаа
бичсэн он, сар, өдрөө бичнэ.

13.  Байнга хадгалах баримтанд:
 1. Даргын А тушаал буюу захирамж-
 ҮЖ-6а байнга
 2. Хурлын тэмдэглэл- ҮЖ-5 байнга
 3. Ерөнхий менежерийн үр дүнгийн гэрээ,
биелэлт -ҮЖ- 94 байнга
 4. Газар, хэлтэс ,тасгийн болон зохион
байгуулалтын нэгжүүдийн жилийн ажлын
төлөвлөгөө, тайлан –ҮЖ- 80,85 байнга
 5. Ажилтнуудын ажлын байрны
тодорхойлолт –ҮЖ- 20 байнга
 6. Байгууллагын ой тэмдэглэсэн тухай
баримт бичиг –ҮЖ- 31а байнга

14.  7. Орон тоо, цалингийн төсөв –
 ҮЖ-105 байнга
 8. Байгууллагын нийгмийн даатгалын
тайлан – ҮЖ-139 байнга
 9. Шалгарсан тендерийн баримт бичиг-
 ҮЖ-367а байнга
 10. Жилийн эцсийн тайлан баланс-
 ҮЖ-126а байнга
 11. Санхүүгийн үйл ажиллагаанд хийсэн
баримтын шалгалтын материал –
 ҮЖ-42 байнга
 12. Үндсэн хөрөнгийн тооллогын бүртгэл –
ҮЖ-153 байнга

15.  13. Байгууллагын үйл ажиллагаатай
холбогдсон гадны байгууллагаас ирсэн
болон гадагш явуулсан бичиг-
 ҮЖ- 12 байнга
 14. Байгууллагын үйл ажиллагаатай
холбогдсон гадны байгууллага,иргэдээс
ирсэн өргөдөл, гомдол, санал хүсэлт-
ҮЖ- 48а байнга
 15. Гадаадтай харилцсан бичиг, гэрээ,
контракт –ҮЖ- 200, 212, 213 байнга


16.  70 жил хадгалах баримтанд:
 1. Даргын Б тушаал буюу захирамж-
 ҮЖ-6б. 70жил
 2. Боловсон хүчний хувийн хэрэг-
 ҮЖ-321. 70 жил
 3. Цалингийн цэс- ҮЖ-140. 70 жил
 4. Цалингийн карт- ҮЖ-140. 70жил
 5. Цалингийн тооцооны хүснэгт-
 ҮЖ-140. 70жил
 6. Хүн нэг бүрийн нийгмийн даатгалын
 тайлан – ҮЖ-139 . 70 жил


17.  Түр хадгалах баримтанд:
 1. Гаднаас ирсэн бичиг- ҮЖ-12. 15жил НШ
 2. Ирсэн бичиг бүртгэх дэвтэр-
 ҮЖ-62б,е. 10 жил
 3. Гадагш явуулсан бичиг- ҮЖ-12.15жилНШ
 4. Явуулсан бичиг бүртгэх дэвтэр-
 ҮЖ-62б,е. 10 жил
 5. Шийдвэрлэгдсэн өргөдөл гомдол-
 ҮЖ-48б,в . 5жил
 6. Өргөдөл гомдол бүртгэх дэвтэр-
 ҮЖ-54. 10жил
 7. Тушаал буюу захирамж бүртгэх дэвтэр-
 ҮЖ- 54. 10жил
 8. Байгууллагын сар, улирлын төлөвлөгөө, тайлан-
ҮЖ-95 . 5жил

18.  9. Ажилтнуудын жил, улирал, сарын
төлөвлөгөө, тайлан- ҮЖ- 95. 5жил
 10. Хөдөлмөрийн гэрээ- ҮЖ- 95. 3жил
 11. Цаг үеийн төлөвлөгөө, тайлан-
 ҮЖ- 26.б 5жил
 12. Ерөнхий дэвтэр, гүйлгээ журнал-
 ҮЖ-135. 10жил
 13. 1-3 дугаар улирлын тайлан баланс-
 ҮЖ-126в. 5жил
 14. Кассын баримт/ хугацаа дууссан
тохиолдолд цалин түүж 70 жилд авна/-
 ҮЖ-137. 10жил
 15. Харилцахын баримт- ҮЖ-137. 10жил

19.  16. Дараа тайлан буюу томилолтын
тооцооны баримт- ҮЖ- 30. 5жил
 17.Журнал ордер, туслах, тодотгохын
баримт- ҮЖ-135. 10жил
 18.Нярвын баримт- ҮЖ-137. 10жил
 19. Жолооч нарын замын тооцооны
баримт- ҮЖ-423. 5жил
 20. Шалгараагүй тендерийн баримт-
 ҮЖ-367б. 5жил
 21. Эд хөрөнгийн тооллогын бүртгэл-
ҮЖ-153. 10жил

20.  22. Тойрох хуудас- ҮЖ-331. 5жил
 23. Цагийн бүртгэл- ҮЖ-265. 1жил
 24. Жижүүрийн рапортын дэвтэр-
 ҮЖ-62г 3жил

21.  ӨМНӨХ ҮГ
 Нэг. Байгууллагын түүх
 Хоёр. Баримтын байдал

22.  ТОВЧИЛСОН ҮГИЙН ЖАГСААЛТ
 - А-
 АНУ- Америкийн Нэгдсэн Улс
 -Б-
 ББНШАЗК- Баримт бичиг нягтлан
шалгах арга зүйн комисс
 ББНШК- Баримт бичиг нягтлан шалгах
комисс
 -Д-
 Д- данс
 -Х-
 Х- хөмрөг


23.  Сэдэв зүйлийн заагч
 -А-
 Албан бичиг-10, 12, 17
 -Т-
 Тушаал- 1,2, 4, 8, 13
 Төлөвлөгөө, тайлан- 3, 9, 15
 Тэмдэглэл- 20,24


24.  АШИГЛАСАН НОМЫН ЖАГСААЛТ
 1. Архивын тухай МУ-ын хууль 1998он УБ хот
 2. ЗБЗББ-ийн стандарт 2011он УБ хот
 3. Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн
заавар 2009он УБ хот
 4. Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар
 2007 он УБ хот
 5. Удирдлагын үйл ажиллагааны явцад бий
болсон баримт бичгийн хадгалах хугацааны
үлгэрчилсэн жагсаалт 2008 он УБ хот