й

1. АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТ БА БАРИМТ БИЧГИЙН ТУХАЙ ОЙЛГОЛТ
Байгууллагын аливаа үйл ажиллагааг бичгээр тэмдэглэж, албан ѐсны болгон, баримтлуулж байгаа процессыг албан хэрэг хөтлөлт гэнэ. Өөрөөр хэлбэл, удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулж байгаа систем ба албан баримт бичигтэй ажиллах ажиллагааг албан хэрэг хөтлөлт гэж үзэж болно. Хүний нийгмийн хөгжлийн явцад аман яриаг тэмдэглэх хэрэгсэл болсон бичиг үсэг үүссэн түүхтэй. Төр хөгжиж, үйл ажиллагаа нь өргөжихийн хэрээр түүний үйл ажиллагааг баримтжуулах хэрэгцээ шаардлага ихэссэн ба төрийн эрх, үүрэг, нөлөө хүчтэй болохын хамт харилцан бичилцэх явдал улам их болж, улмаар баримт бичиг зохион бүрдүүлэх нь нийгмийн харилцааны арга хэрэгсэл, байгууллагы н зайлшгүй гүйцэтгэх үүргийн нэг болсон байна.
Монголчууд нь баримт бичгийг зохион үйлдэх, албан хэрэг бүрдүүлэх, хадгалах хамгаалах талаар эртний уламжлалтай улс юм. Чингис хаан 1206 онд нэгдсэн Монгол улсыг байгуулж, монгол бичгийг төрийн бичиг болгосны зэрэгцээ “Төрийн хэргийг цагаан цаасан дээр, хөх бэхээр бичин, дэвтэрлэж, ургийн урагт хүртэл хэн ч бүү өөрчилсүгэй” хэмээн зарлиг буулгасан бөгөөд энэ үеэс албан хэргийг баримтжуулж ирсэн ба улмаар архив үүссэн түүхтэй. Xlll-XlY зууны үеийн албан бичгийн дурсгалууд /1246 онд Гүег хаанаас Ромын папад явуулсан албан бичиг, Ил хаан Аргунаас 1289 онд Францын ван Филипп болон 1290 онд пап lY Николайд илгээсэн захидал /-аас монголчууд баримт бичиг зохион бүрдүүлэх , боловсруулах талаар тогтсон ѐс горимтой байсныг харж болно. Тухайлбал мөр тэтгэх буюу өргөх, бичэврийг цаасан дээр байрлуулж бичих, мөр хоорондын зайг нарын тохируулах, тамга тэмдэг дараах зэрэг журам нь энэ үед тогтсон байсан ба ХХ зууны эхэн үе хүртэл уламжлагдан иржээ.
Төрийн байгууллагууд аливаа асуудлыг шийдвэрлэхдээ түүнийгээ баримтжуулах явдлыг “ албан хэрэг хөтлөх” хэмээн нэрлэж байсан учир “албан хэрэг хөтлөлт” гэсэн нэр томьѐ үүсчээ.
Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зорилт нь байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж бүрийн ажлыг хөнгөн шуурхай, тасралтгүй үр ашигтай байлгах явдал юм. Байгууллага нь нийгмийн өмнө хүлээсэн үүргээ биелүүлэхийн тулд эрх хэмжээнийхээ хүрээнд шийдвэр гаргаж, үйл ажиллагаагаа бичгээр тэмдэглэн баримтжуулж, гүйцэтгэлд нь хяналт тавьдаг бөгөөд байгууллагын гүйцэтгэж байгаа ажилд шаардагдах цаг хугацаа , хэрэгсэл, хөдөлмөр зарцуулалтын багасган , удирдлагын шийдвэрийг үндэслэл сайтай гаргаж , биелэлт, үр дүнг тооцож байх хэрэгтэй. Үүнд албан хэрэг хөтлөлтийн ажил ихээхэн ач холбогдолтой юм.
Албан хэрэг хөтлөлт нь дотроо баримтжуулалт , баримт бичгийн зохион байгуулалт гэсэн 2 үндсэн хэсэгтэй.
Баримтжуулалт гэсэн 1 дэх хэсэгт удирдлагын үйл ажиллагааг бичгээр тэмдэглэж баримттай болгох буюу баримтжуулах үйл ажиллагаа ордог бол албан хэрэг хөтлөлтийн 2 дахь хэсэгт , баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, тараах, явуулах, баримт бичгээр тавигдсан асуудлуудын шийдвэрлэх хяналт тавих, албан хэргийг ангилан цэгцлэх, баримт бичгийн үнэ цэнийг нягтлан шалгах , данс бүртгэл үйлдэх, архивт шилжүүлэх зэрэг байгууллагын үйл ажиллагааг хэвийн явуулахад шаардагддаг ажлууд хамаарагдана. Өөрөөр хэлбэл албан хэрэг хөтлөлийн эхний үе шатанд баримт бичгийг зохион бүрдүүлж , дараагийн үед нэгэнт бий болсон баримт бичгийг зохион байгуулдаг.
Баримтжуулалтанд албан тушаалтнууд голлох үүрэгтэй оролцдог ба харин баримт бичгийг зохион байгуулах ажил нь албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтнууд дээр голчлон хийгдэнэ.
Албан хэрэг хөтлөлтийн салшгүй бүрэлдэхүүн хэсэг нь удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах явдал юм.

2. Удирдлагын үйл ажиллагаа гэдэг хамгийн ерөнхий утгаараа мэдээлэлтэй ажиллах, өөрөөр хэлбэл мэдээллийг боловсруулах , дүн шинжилгээ хийх, түүний үндсэн дээр удирдлагын оновчтой шийдвэр гаргах үйл явц мөн.
Мэдээлэл нь удирдлагын үйл ажиллагааны үндэс юм. Түүний тусламжтайгаар удирдаж байгаа болон удирдуулж буй дэд системийн хооронд , байгууллагын удирдлагуудын үеүүдийн хооронд харилцаа хэрэгждэг. ХХl зуун бол мэдээллийн зуун билээ. Мэдээллийн ирэлт хэрэгцээ , шаардлага түүнд хандах хандлага өөрчлөгдөж , өсөн нэмэгдэж буй өнөө үед мэдээлийн урсгалыг зөв зохион байгуулж , мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийж, түүнийг удирлагын шийдвэр гаргахад ашиглаж чаддаг байх шаардлагатай. Мэдээллтийг хэн хурдан хүлээн /олж / авч , түүнд боловсруулалт хийж өөрийн үйл ажиллагаанд ашиглаж чадна. Тэр байгууллага , албан тушаалтан өнөөдөр амжилттай ажиллаж чадна. Үүнээс үзэхэд удирдлага нь байгууллагад гадаад ба дотоод их үүсвэрээс ирж буй мэдээллийн урсгалын зөв, оновчтой хувиарлаж аль болох баримт бичиг, мэдээллээр тавигдсан асуудлуудыг хурдан шийдвэрлэх ѐстой.
Үүнд байгууллагын удирдлагын үүрэг нэн чухал юм . шилдэг удирдагч хүн мэдээллийн нийгэмд байгууллагын интеграцчиллын хангаж өгөх чадвартай байдаг . Ийм удирдагч байгууллагынхаа ажиллагаанд ч өөрийн ажиллагаанд ч мэдээллийн үйлдвэрийг өргөтгөх ба мэдээллийн техникийг цаашид хөгжүүлэхэд бэрхшээл учруулахгүй. Харин эсрэгээр, түүнийг өөрийгөө боловсруулах, өсөх дэвших боломж болгож үнэлж ашиглана. Мөн ийм удирдагч мэдээллийг их үнэ цэнтэй их булаг мөн итгэл үнэмшилтэй байх ба энэхүү үнэт эх булагыг байгууллагын онцлогт нийцүүлэн хөгжүүлж дэлгэрүүлэх нь зайлшгүй чухал гэж үздэг.
Баримтжуулах гэдэг нь удирдлагаас гаргаж буй аливаа шийдвэрийг цаасан болон бусад мэдээлэл тээгчид буулгаж тэмдэглэх , өөрөөр хэлбэл баримт бичиг зохион бүрдүүлэхэд чиглэсэнүйл ажиллагаа билээ . Удирдлагын шийдвэр нь баримт бичгээр дамжиж хэрэгждэг.
Удирдлагын үйл ажиллагаанд байгууллагуудын ашиглаж байгаа бүх мэдээлэл болгон баримтжиж чадахгүй нь тодорхой. Иймд удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах анхны бөгөөд хамгийн чухал алхам нь баримт бичиг зохион бүрдүүлэх явдал байдаг.Үүнтэй холбоотой байгууллагууд удирдлагууд , албан тушаалтнууд баримт бичиг зохион бүрдүүлэх талаар мэдлэг , чадвар , дадал эзэмшсэн байх шаардлагатай юм.
Байгууллага баримт зохион бүрдүүлэх явцдаа удирдах зохин байгуулах үүргийг хэрэгжүүлж байдаг. Энэ утгаараа баримт бичиг нь удирдлагын үйл ажиллагааны үр дүн , бодит урсгал түүний эцсийн бүтээгдэхүүн юм. Энэхүү бүтээгдэхүүн нь бусад бүтээгдэхүүний нэгэн адил хууль , стандхртын шаардлагад нийцсэн, зах зээл , хүнйи эрлт хэрэгцээг хангахуйц байх ѐстой
Байгууллагаас боловсруулангаргаж буй бармит бичиг /бүтээгдэхүүн / нь чинээ үнэн зөв, хуульд нийцсэн, шинжлэх ухааны үндэстэй байна, архивын сан хөмрөг мөн тийм баримт бичгээр нөхөн бүрдэнэ.