й

1. АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТЫН ХЭЛБЭРҮҮД
Баримт бичиг зохион бүрдүүлэх нь төрийн, төрийн бус бүх байгууллагын үндсэн үүрэг бөгөөд удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулж буй нэг хэлбэр юм.Байгууллагаас боловсруулан гаргасан баримт бичиг нь байгууллагын талаархи анхны сэтгэгдлийг төрүүлдэг бөгөөд нэг ѐсондоо тухайн байгууллагын нэрийн хуудас юм.Учир нь баримт бичгийн боловсруулалт, үйлдсэан хэлбэр, ашигласан цаас, материалын чанар зэрэг нь тухайн байгууллагын нийгэмд эзлэх байр суурийг илэрхийлнэ.
Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зорилт: Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж бүрийн ажлыг хөнгөн шуурхай, тасралтгүй, үр ашигтай байлгахад оршино.
Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд:
 Баримт бичиг боловсруулах
 Албан ѐсны болгох
 Олшруулах
 Бүртгэх
 Тараах явуулах
 Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэнд хяналт тавих
 Баримт бичгийг хадгалах ашиглуулах
 Албан хэрэг бүрдүүлэх
 Хөтөлж дууссан хэргийг архивт шилжүүлэх зэрэг үйл ажиллагаа хамрагдана.
Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаа нь үндсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ.
Албан хэрэг хөтлөлт
Баримтжуулалт
Албан бичгийн зохион байгуулалт
Баримт бичиг бололвсруулах
Сийрүүлж бичих
Албан ёсны болгох
Баримт бичиг хүлээн авах
Бүртгэх
Гүйцэтгэлд хяналт тавих
Олшруулах тараах
Баримтыг эмхлэн цэгцлэх
Хэрэг бүрдүүлэх
Хэргийг архивт шилжүүлэх
Албан
тушаалтан
Албан
Бичиг
Хэргийн
ажилтан

2. Албан хэрэг хөтлөлтийн зохион байгуулалтын хэлбэр
Төвлөрсөн систем
Төвлөрөөгүй систем
 Байгуллагын бүтэц зохион байгуулалт
 Үйл ажиллагааны онцлог
 Баримтжуулах зорилго
 Áàðèìò áè÷ãèéí õýìæýý
 çýðãèéã õàðãàëçàí ýíý 2 ñèñòåìèéí àëü íýãèéã ñîíãîíî
Албан хэрэг хөтлөлтөө холбоотой бүхий л ажилбарууд зохион байгуулалтын нэгж, ажилтан дээр хийгддэг
Албан хэрэгхөтлөлтийн холбоотой ажилбарууд зохион байгуулалт хэд хэдэн нэг ж ажилтан дээр хийгддэг
 Зохион байгуулалтын нэгж цөөнтэй
 Үйл ажиллагаа цомхон
 Баримт бичгийн эргэлт багатай.
 Жижгэвтэр байгууллагад
 Зохион байгуулалтын нэгж болонтой
 Тэдгээрт нь харьцангуй бие даасан үйл ажиллагаа явуулдаг.
 Үйл ажиллагаа цар өргөн
 Баримт бичгийн эргэлт ихтэй
 Эсвэл хэд хэдэн байгууллагад
 Үйл ажиллагаа явуулдаг томоохон байгууллага

3. БАРИМТ БИЧГИЙН АНГИЛАЛ
Барим бичиг нь зориулалт, мэдээлэл тээгчийн хэлбэр агуулагдаж буй мэдээлэл зэргээс хамаарч маш олон янз байдаг.
Баримт бичиг гэдэг нь ямар нэгэн материал тээгчид (цаасан суурь, гэрэл зургийн халс, компьютерийн диск) гэх мэт агуулагдаж буй мэдээлэл бөгөөд аливаа мэдээллээс ялгаатай нь өөртөө тусгай бүрдлүүдийг агуулсан албан ѐсны байдалд оршино.
Баримт бичиг нь байгаль нийгмийн аливаа үйл явдал, үзэгдэл юмсын тухай мэдээллийг тэмдэглэх, хадгалах, түүнийг орон зай, цаг хугацаанд дамжуулах зорилготой.
Эрх зүйн үүднээс авч үзвэл баримт нь аливаа болж өнгөрсөн үйл явдлыг батлах, гэрчлэх, нотлох зорилготой.
Ямар нэгэн материаллаг тээгчид агуулагдсан зохих бүрдлүүд бүхий баримтжуулсан мэдээллийг баримт бичиг гэнэ.
Баримт бичгийг ангилахдаа дараах түгээмэл шинжүүдийг харгалздаг.
Гарал үүсэл
 Албаных
 Хувийх
Зохиож бүрдүүлэх үе шат
 Төсөл/ эх ноорог/
 Жинхэнэ эх
 Хуулбар хувь
 Олшруулсан хувь
Мэдээллийн ач холбогдол
 Хосгүй үнэт
 Үнэт
 Ердийн
Хадгалах хугацаа
 Байнга
 Түр
Нууцын шинж
 Төрийн
 Байгууллагын
 Хувийн
Зохиож бүрдүүлсэн арга хэлбэр, Мэдээлэл тээгчийн төрөл
 Кино баримт +
 Гэрэл зургийн баримт
 Дуу авианы баримт
 Дүрс бичлэгийн баримт
 Цахим баримт
Хадгалах хугацаа
 Байнга
 Түр