Wie een archief of documentatie bezit, beseft wellicht dat daarin veel tijd en energie geïnvesteerd wordt. Een efficiënt beheer ervan kan je veel vooruit helpen. Hoe maak je een catalogus van je bibliotheek? Wat doe je met een schenking? Waar moet je rekening mee houden als de collectie opengesteld wordt voor het publiek? Aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden helpen we je op weg naar een degelijk beheer van je collectie. - See more at: http://www.heemkunde-vlaanderen.be/aan-de-slag-met-archief-en-documentatie-nieuwe-reeks-5/

1. Collectiebeheer
Dirk Van Duyse
Collectievorming Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (Antwerpen)
www.consciencebibliotheek.be
Bibliotheekverantwoordelijke (en redacteur) H.H.K. Het Land van Beveren vzw
www.landvanbeveren.be

10. 17 mei 2008:
Stadsbibliotheek
Antwerpen
↓
Erfgoedbibliotheek
Hendrik Conscience

18. Vlaamse Erfgoedbibliotheek = netwerk van 6 erfgoedbibliotheken
18
Provinciale
Bibliotheek
Provinciale
Bibliotheek
Limburg
Hasselt
Universiteits-
bibliotheek
Leuven
Universiteits-
bibliotheek
Gent
Openbare
Bibliotheek
Brugge
Erfgoed-Erfgoed-
bibliotheek
Hendrik
Conscience
Universiteits-
bibliotheek
Antwerpen

21. Abraham-databank
– Belgische kranten in Vlaamse erfgoedinstellingen van 1830 tot 1950
– Gratis online databank:
• Circa 6.100 krantentitels
• Collecties: ruim 100 instellingen

26. Short Title Catalogus Vlaanderen
– Drukwerk uit Vlaanderen en Brussel uit de periode 1600-1800
– Gratis online databank:
• Op 31 december 2013 bevatte de STCV-databank in totaal 19.870
editiebeschrijvingen, gebaseerd op 35.008 exemplaren
• Collecties: Antwerpen, Gent, Hasselt, Leuven, Mechelen, Oudenaarde
– Projectmedewerkster: Susanna De Schepper

27. STCV
2011-11-03 27

28. STCV
2011-11-03 28

30. 11/03/2014 30

31. 11/03/2014 31

32. 32

34. Bibliografie

36. www.hoeraeenjubileum.be
Publicatie, o.a. hoofdstuk : Wat is cultureel erfgoed en hoe ga je ermee om?
 Een stappenplan voor de inventarisatie
 Ook aandacht voor digitaal erfgoed
Website :
per hoofdstuk van de handleiding verdere literatuur, nuttige websites,
voorbeelddossiers uit het “echte leven” en adressen van expertisecentra en
lokale erfgoedbewaarders.

39. Hoofdstuk 3: knelpunten bij lokale erfgoedhouders
1. Heterogeniteit, acquisitie, ontsluiting
- samenstelling
- acquisitie of verwerving
- ontsluiten en ter beschikking stellen van de collectie
- continuïteitsproblematiek
2. Behuizing en de bewaarproblematiek
- locatie
- behoud en beheer van de collecties
3. Wat te doen als u te maken krijgt met boekenwormen, archiefratten,…

40. Depotwijzer
Vrijdag 8 november 2013 lanceerden de vijf Vlaamse provincies
en de Vlaamse Gemeenschapscommissie www.depotwijzer.be.
Deze site wil alles bundelen rond erfgoeddepotbeleid, -werking en
-praktijk: van informatie, relevante expertise tot praktische tips voor
een verantwoorde bewaring van erfgoed in depot.

46. P. 4 Erfgoeddepots in de kijker
8 Wat is een erfgoeddepot?
16 Aanpassen of nieuw bouwen?
26 Een geschikte locatie
34 Het depotgebouw
46 Inrichting van de opslagruimte
60 Exploitatie van het depot
Wat is een erfgoeddepot? Wat komt er allemaal kijken bij de bouw
of verbouwing van een depot? Wat is een geschikte locatie? Welke
ruimtes en functies moet het depotgebouw huisvesten? Welke
algemene principes voor inrichting en meubilair gelden voor de
inrichting van de depotruimten? Hoe pak je de exploitatie van het
depot aan? Wat zijn de noodzakelijke ingrediënten voor een
efficiënte werking?

50. • Band- en boekblokschade
• Chemische schade (inktvraat, plakband en stickers, verzuring,…)
• Mechanische schade (schade door gebruik)
• Plaagschade (insecten en knaagdieren)
• Vochtschade

52. 3.1. Erfgoedbeherende instellingen en collecties
• Bewaren
• Aangroeien
• Actief afstoten
• Collectiemobiliteit
3.3. Verzamelaars en collecties
• Samenstellen van de collectie
• Inventariseren
• Bewaren en behouden
• Ontsluiten
• Overleven van de collectie

54. • Reeks “Handleiding architectuurarchieven”:
Dl. 1. Inventarisatie
Dl. 2. Materiële zorg
Dl. 3. Verwerven, selectie, beschrijven
= Een duidelijk acquisitieplan !
= Selectiecriteria !

65. • P. 81-87: “De inventaris is nog geen collectie”
• P. 107-114: “Je kunt niet alles verzamelen”

68. • Hoe papieren, beelden en geluid bewaren
• Inpakken en opbergen
• Bits en bytes leesbaar houden
• Spreid het risico : back up
• Digitaal klassement

69. Problematiek “born digital”
= Van oorsprong digitale publicaties
Soms wel soms geen versie op papier
Bewaring is speciale uitdaging
(backups, update software, opslagcapaciteit, ontsluiting,…)
Geldt bij uitbreiding voor alle digitale documenten
(verslagen,…)

81. = Acht opstellen (2009, 240 p.) over over aard en wezen van
het verzamelen (van boeken).
Verzamelaars zullen met dit boek in de hand wellicht een
onvermoed zicht op hun bezigheid krijgen, en hun
huisgenoten krijgen wellicht meer begrip voor deze passie
die ook een grote praktische invloed kan hebben op het
huiselijk leven en gebruik en inrichting van de woning.
O.a.:
1. Wat drijft de verzamelaar?
3. Het profiel van de bibliofiel
6. Wat de gek ervoor geeft
8. Een verhaal zonder einde

83. Een heerlijk boekje (2009, 143 p.) over boekenverzamelingen, de
liefde voor het boek, en de drang om te verzamelen (de bibliofielen
en bibliomanen) en te ordenen (het indelen van de boekenkasten).
O.a.:
= Hoe klasseer je je boeken?
= Waar haal je de ruimte vandaan om die boeken op te tasten?
= Wat is de motor die de boekenwurm gaande houdt?
 De perfecte bibliotheek bestaat niet.

84. 1. Inleiding

85. 1. Inleiding
Lokale erfgoedinstellingen
= actief op diverse terreinen
= waardevol erfgoed
= waardevol documentair erfgoed
- bewaring
- gebruikt in de werking
- ter beschikking stellen van belangstellenden
 documentatiecentrum

86. Basisfuncties erfgoedinstelling / documentatiecentrum
Collectie
Verzamel-
functie
Behoud
en beheer-
functie
Onderzoeks-
functie
Publieks-
gerichte
functie

87. 1. Inleiding
Documentatiecentrum : diverse documentaire collecties
= vooral papieren erfgoed
= affiches
= archivalia
= AVM-materialen
= boeken (diverse soorten, vormelijk en inhoudelijk)
= brochures en folders
= curiosa
= documentatiemappen
= foto’s en postkaarten
= grijze literatuur
= handschriften
= kaarten en plannen
= periodieke publicaties
= rouwprentjes en doodsbrieven

88. 1. Inleiding
Onderscheid t.o.v. andere bibliotheken
= specifiek onderwerpsgebied (lokale en regionale geschiedenis
= collectie is minder omvangrijk
= veel grijze literatuur
= vaak diepgaande(re) ontsluiting
= specifiek, lokaal publiek
= beperkt toegankelijk (afspraak, openingsuren, ontleningen)

89. 1. Inleiding
Situatie verschilt van plaats tot plaats
= lokale erfgoedhouder:
= beheersproblemen (ontsluiting, bewaring, huisvesting,
ter beschikkingstelling, geldelijke middelen, personele
middelen, expertise)
= andere spelers in het veld
= plaatselijke bibliotheek kan zich ook profileren als
bewaarbibliotheek
= gemeentelijk archief kan zich ook profileren als
bewaarbibliotheek
= mengvormen

90. 1. Inleiding
Uiteenzetting : weg van het documentaire erfgoed
= verzamelen (collectievorming)
[= verzorgen (conservering, restauratie)
= materiële bewaring]
= ontsluiten (catalografie)
= ter beschikking stellen van gebruikers
= publiekswerking

91. 2. Collectievorming
(collectiebeleid)

92. 2. Collectievorming
Praktijk bij lokale verenigingen, meestal
- breed interesseveld
- niet kritisch omgaan met schenkingen
- brede collecties (werkingsgebied overstijgend)
Hamsteren van erfgoed ten koste van:
- efficiënt beheer:
nodeloos investeren van tijd, geld en middelen (bewaring,
hypotheek opbergcapaciteit)
- rendement collectie

93. 2. Collectievorming
Besef collectiebeheerders:
- optimaliseren collectiebeheer
- welomlijnde collecties, inhoudelijke samenhang
- behoedzamer, economischer omspringen met depotruimte
- uitbouw collectie is resultaat van een selectieproces
 weloverwogen keuzes maken
 prioriteiten stellen

94. Erfgoedbibliotheekcollectie?
Onderscheid tussen:
– Manuscripten en historische fondsen (tot 1830)
• Per definitie erfgoedcollectie
– Collecties uit de 19de en 21ste eeuw
• Alleen erfgoedcollectie indien
– Duidelijke inhoudelijk gerichtheid
» collectiedomein is omschreven en begrensd
» nastreven van volledigheid
– Erkend als belangrijke bron
» Lokaal/regionaal, provinciaal, nationaal of internationaal niveau
» belang voor een kennisdiscipline of de cultuurhistorische waarde
verantwoordt langetermijnbewaring

95. 2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
 Missie collectiebeherende instelling
 Doel van de collectie
 Verzamelbeleid formuleren
 Gebruik van de collectie
 www.icn.nl (Instituut Collectie Nederland)

99. 2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
1° Missie collectiebeherende instelling
= wat is het verzamelgebied
het thema
het geografisch gebied
de periode
= wat zijn de kernactiviteiten
in termen als verzamelen, bewaren, tentoonstellen, behouden,
beheren, onderzoeken, informeren
Voor een lokale erfgoedhouder, in principe: het bewaren en valoriseren van
documentair en museaal materiaal over een geografisch beperkte regio

100. 2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
2° Wat is de geschiedenis van de collectie / vereniging
= hoe en waarom is de collectie gevormd
= door wie en wanneer is de collectie gevormd
= hoe is de collectie in het verleden beheerd
 inzicht in de collectie draagt bij tot een beter
collectiebeheer

101. 2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
3° Positionering van de collectie
= hoe verhoudt de vereniging/collectie zich t.o.v. andere
lokale erfgoedhouders/collecties
= “swot”-analyse
wat zijn de sterke en de zwakke punten van de collectie en het
collectiebeheer, wat zijn de mogelijkheden, wat zijn de gevaren
 inzicht in samenstelling, betekenis, waarde van de collectie
laat een gericht beleid toe bij de actualisering van de
collectie (zoektocht naar nieuw, aanvullend materiaal)

102. 2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
4° Beleid bepalen
= op het vlak van selecteren en afstoten
= hoe geeft men dit vorm
 duidelijke selectiecriteria vereist, bvb.:
- in hoeverre past een object binnen het collectieprofiel
- cultuurhistorische waarde object
- fysieke staat object
- ruimte in het depot
- beschikbaarheid identieke/vergelijkbare objecten
binnen de eigen of andere collecties

103. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving (acquisitie)
1° Verzamelen
2° Selecteren
3° Afstoten

104. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.1. Aankoop
= Actieve collectievorming : aankoop publicaties die passen binnen het
collectieprofiel  lokaal goed geplaatst
= Budget : is de aankoop zijn geld waard ?
- abonnementen tijdschriften
- publicaties
- nieuwe uitgaven
- retroactief : hiaten wegwerken (zie bijlage)
- boekantiquariaten
www.antiqbook.com
- boekenveilingen
bvb. www.romanticagony.com
= Geen publiekrechtelijke archieven : onvervreemdbaar !
= Meerwaarde realiseren door te focussen op grijze literatuur !

117. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Principe: object/collectie wordt gratis overgedragen.
Interessant voor collectie-uitbreiding, maar…
- passend in het collectieprofiel ?
- verdubbeling ?
- de staat van de schenking ?
- handig ter vervanging van beschadigde/beduimelde
exemplaren
Schriftelijke bevestiging  schenkingsovereenkomst

118. 118

120. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Schenkingsovereenkomst
- Tussen schenker en ontvanger
- Schenker erkent de eigenaar te zijn
- Schenker draagt de eigendom over
- Ontvanger kan vrij over de schenking beschikken
- Ontvanger bewaart en beheert schenking op deskundige wijze
- Ondertekend en gedateerd

121. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Specifieke voorwaarden schenker
- Vermelding schenker bij exposities
- Integrale opname (“fonds”) : vergiftigd geschenk ?! Selectiecriteria:
- passend in brede interpretatie collectieprofiel
- in principe geen dubbele exemplaren
- staat van het exemplaar
- opname gewijzigde edities
- Onmiddellijke verwerking/ontsluiting
- Organisatie speciaal evenement

122. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Aanbeveling : afspraken met schenker
- Wat met:
- dubbels of niet relevante titels  herbestemming:
- beter geplaatste erfgoedhouder (Vlabidoc)
- ruil
- boekenverkoop
- papierslag
- gevarieerde schenkingen (dragers)
 respecteren structuur- en herkomstbeginsel ?
- Schenkingen = arbeidsintensief !
 afspraken, selectie, vervoer, stockage, controle bezit,
vervanging beschadigde exemplaren, herbestemming,…

123. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Schenkingen activeren !
- Oproep schenkingen (via tijdschrift, via website)
- Bedanking na schenking
- Vermelding van schenkingen (via tijdschrift, via website)
- Activiteiten rond schenkingen
 Exemplaar bij medewerking aan publicatie (aanleveren fotomateriaal) of
tentoonstelling (met catalogus), of bij boekaankondiging via eigen kanalen

124. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.3. Ruil
- Beschikkend over eigen publicaties of over dubbels
- Veelal toegepast m.b.t. tijdschriften
- op de hoogte van elkaars werking
- uitwisseling grensoverschrijdend onderzoek
- Ruilkoop (vereist interessant aanbod)

125. 2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.4. Bewaargeving
- Bewaarnemer (ontvanger) wordt geen eigenaar
- Bewaarnemer bewaart en beheert op deskundige wijze
- Bewaarnemer bezorgt na afloop bewaargeving in gelijkaardige staat terug
(behoudens normale verouderingsprocessen)
- Duidelijke afspraken : bewaargevingsovereenkomst
- tijdsduur (beperkt, langer, onbepaald)
- raadpleegbaarheid (consultatie, publicatie, expositie) / inventarisatie
- bewaargever op de hoogte houden
- kosten bewaargeving / verzekering
- herbestemming bij
- overlijden bewaargever
- stopzetting bewaargevende instelling
- Ondertekend en gedateerd

126. 2. Collectievorming
2.3. Wieden / selectie
 Collectiebeleidsplan
- wat wil de instelling verzamelen en behouden
- wat hoort niet thuis in de collectie
Selectie af te stoten objecten
Herbestemming af te stoten objecten
- schenking aan meer relevante instellingen / verenigingen
- ruil met andere instellingen / verenigingen / antiquariaten
- verkoop
- vernietiging (papierslag)

127. 1.Inleiding
2. Collectievorming
3. Ontsluiting
PAUZE

128. 3. Ontsluiting
3.1. Belang
- Ontsluiting = vormelijke, gestructureerde beschrijving van het bezit in de
catalogus
- Resultaat ontsluiting = zoekvraag levert relevante informatie op
- Bibliotheek (ordening, klassering, inventarisatie) = essentieel fundament
(publieks)werking
- wat bezit de vereniging
- waar bevindt het zich
- wat is het belang van het bezit
- Zonder ontsluiting is de collectie “waardeloos”, want niet bruikbaar

129. 3. Ontsluiting
3.1. Belang
- Maar: ontsluiting is problematisch
Praktijk: veelal gebrekkige ontsluiting
- al dan niet papieren catalogus
- onvoldoende, niet doeltreffend gestructureerd
- modellen van regelgeving worden niet/onvoldoende gevolgd
- ontsluitingspercentage varieert naargelang het bronnentype
- niet altijd eenvormige systemen voorhanden
- inventarisatie is tijdrovend / ondankbaar (achter de schermen)
- vrijwilligers beschikken niet altijd over de vereiste vaardigheden
- Moeilijke keuze tussen
- snelle maar oppervlakkige registratie
- diepgaande maar trage ontsluiting

130. Belang registratie
Een goede registratie vervult 3 basisfuncties:
• een informatiefunctie
• een beheersfunctie
• een verantwoordingsfunctie

131. Informatiefunctie registratie
De inventaris biedt informatie over je collectie aan: aantal
objecten, metadata, digitale reproducties, restauratieverslagen,
verzekeringswaarde,… Met één muisklik vind je in een
geautomatiseerd registratiesysteem alle noodzakelijke
gegevens. De inventaris is onontbeerlijk bij het definiëren,
waarderen en onderzoeken van de eigen collectie, het
uitwisselen van objecten, het voorbereiden van exposities, het
samenstellen van brochures,... Ook voor de buitenwereld is
een inventaris belangrijk: door het online plaatsen van je
collectie of een deel ervan creëer je een draagvlak, ook voor de
objecten in het depot.

132. Beheersfunctie registratie
Een up-to-date inventaris is het beste werkinstrument om je
collectie te beheren: je weet direct wat je in huis hebt. De
wisselwerking tussen permanente opstelling en depot vereist
een correcte standplaats- en conditieregistratie. Aan de hand
van de standplaatsregistratie weet je perfect waar elk object
zich bevindt en dankzij de conditieregistratie kan je passende
maatregelen nemen. Heel je depotwerking is gekoppeld aan
een zo volledig mogelijk collectieregistratiesysteem. Bij
calamiteiten of diefstal is een goede inventaris goud waard.

133. Verantwoordingsfunctie registratie
Een inventaris is tenslotte een verantwoordingsinstrument.
Veel erfgoedinstellingen en collectiebeheerders krijgen
subsidies. Regelmatig moet een erfgoedbeheerder zich dan ook
verantwoorden tegenover een bestuur, overheid of andere
instantie. Met een degelijke, actuele registratie en
documentatie kan je vragen snel, efficiënt en objectief
beantwoorden.

134. 3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
- Catalografie : gestandaardiseerd proces van titelbeschrijvingen
van het bezit, met een catalogus gevolg
- Catalogus : biedt de gebruiker een zoekinstrument aan om de
collectie via diverse invalshoeken te bevragen
- Specifieke invoerproblematiek vergt enige competentie
- Belang uniformiteit

135. 3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
1° Feitelijke titelbeschrijving : karaktiserende formele kenmerken
- Titelgegevens (uniforme titel? – oorspronkelijke titel? – …)
- Auteurgegevens :
- personele – corporatieve auteurs
- primaire – secundaire auteurs
- Editievermelding
- Impressumgegevens : plaats, uitgever, jaar van uitgave
- Collatieveld
- Annotatiegegevens
- Reeksaanduiding
- ISBN- of ISSN-gegevens
- Materiaaltype
- Taalaanduiding

139. 3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
3.2.1. Feitelijke titelbeschrijving
Daarnaast onderscheid tussen:
- Monografieën : eendelige werken “pur sang”
- Eendelige werken met meerdere onderdelen (verzamelwerk in één band)
omnibus ? – convoluut?
- Beperkt meerdelige werken, die in een aantal delen een afgesloten geheel
vormen (encyclopedie in 24 banden)
- onderdelen hebben geen zinvolle titel
- onderdelen hebben een zinvolle titel
- Reeksen
- Periodieke publicaties (kranten, tijdschriften, jaarboeken)

145. 3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
2° Inhoudelijk ontsluiting : karaktisering inhoud
- Classificatie
= indeling van onderwerpen in diverse (sub)categorieën
= kan ook dienen als plaatsingssysteem (informatieve boeken)
- Trefwoordenlijst

147. 147

148. 3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
3° Exemplaargegevens
- Wat bevindt zich in de collectie ?
- hoeveel exemplaren
- welke delen
- Waar is het geplaatst ? (zie 4.2.)

149. 3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
4° Objectwaarde van boeken
– Herkomstgegevens
– Boekbanden en boekvarianten
– Schade-inventaris

153. Catalografisch hetzelfde, maar…

154. Catalografisch hetzelfde, maar…

155. Hetzelfde (catalografisch) en
toch anders…
155

156. 3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
- Computer al enkele decennia in gebruik in de bibliotheekwereld
- Voor catalografie diverse voordelen:
- enkel invullen van relevante velden, systeem presenteert eindresultaat
- uniforme werking (opzoeken, kopiëren van en linken aan reeds
ingevoerde informatie)
- kopiëren van of linken aan bestaande beschrijvingen
- Publiekscatalogus
- laat diverse zoekmogelijkheden toe
- laat toe te springen van de ene beschrijving naar de andere
- laat toe zoekresultaten in te perken of uit te breiden
- van op afstand, via internet, te raadplegen (“web-based”)

157. 3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
- Ogenschijnlijk eenvoudig, maar tussen en droom en daad…
- Na verloop van tijd toch diverse beperkingen:
- relevante informatie wordt niet altijd opgenomen
- beperkte zoekmogelijkheden
- geen gestandaardiseerde invoer
- tijdrovend proces
- Geautomatiseerde hulpmiddelen vereist : zoeken naar specifieke software
 kiezen voor toekomstgerichte oplossing (onderhoud door leverancier)
 Zie hoofdstuk 2.3. “Bibliotheekautomatisering” in:
“Wegwijzer voor bibliotheken en documentatiecentra”

158. Kiezen uit verschillende registratiesystemen
1. Inventariseren op stuk- of collectieniveau (zie Cometa-model)?
2. Data- of beeldbank? Of beide?
3. Welk registratiesysteem?
4. Welke software? Licentie of open source?
5. Centrale databank of niet?
- De provincies 0ost- en West-Vlaanderen beheren een gemeenschappelijke
databank, die wordt ontsloten via Erfgoedinzicht.be en Museuminzicht.be.
- Limburg en Vlaams-Brabant beheren de databank Erfgoedplus.be.
- Kerkbesturen in de provincies Oost-Vlaanderen en Antwerpen gebruiken voor de
registratie van de openbare erfgoedcollecties van parochiekerken de CRKC-
databank, zie: www.religieuserfgoed.be.

160. Cometa
= Beschrijven van deelcollecties, zie:
www.faronet.be/dossier/cometa
Cometa is een praktisch model dat voor cultureel-
erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen in
Vlaanderen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op
weg te helpen. Zo hoeft niemand het wiel opnieuw uit te
vinden én werken we allemaal op (ongeveer) dezelfde manier.
Cometa kan worden gebruikt door alle soorten erfgoed-
organisaties, en door zowel professionals als amateurs.

161. Voorbeelden
Enkele organisaties publiceren al een uitgebreid collectieregister
op internet:
- Archiefbank Vlaanderen: www.archiefbank.be
- Muziekbank Vlaanderen: www.muziekbankvlaanderen.be
- Collectiewijzer erfgoedbibliotheken: www.collectiewijzer.be

166. Collectiewijzer erfgoedbibliotheken
2011-11-03 166

172. CEST
 Een interessant overzicht met een beoordeling van alle beschikbare software voor de
registratie en het beheer van museale, bibliotheek-, archief- en audiovisuele
collecties vind je op de website van CEST

176. Opensourcesoftware 3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
= Software waarvan de broncode beschikbaar is en aangepast mag worden.
Het verspreiden, kopiëren en wijzigen ervan is toegestaan en je hoeft geen licentiebedrag
te betalen.
Kan door erfgoedinstellingen ingezet worden om collecties te beschrijven en online te
publiceren
Bvb. CollectiveAccess

196. Samenwerking met plaatselijke openbare bibliotheek ?
zie: http://beveren.bibliotheek.be/
Voordelen voor:
- erfgoedvereniging
- openbare bibliotheek is stabiele partner (continuïteit)
- catalograaf
- gebruiker
- online raadpleegbaar:
- bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar
- consultatie niet gebonden aan openingsuren
- stijgend collectierendement : lage drempel voor (rijke) collectie
gebruiker vindt doelgericht informatie
Nadeel:
- grondige opleiding
- strikte regels
- belangrijk engagement erfgoedvereniging
- langetermijnwerking
- investering in project (manuren + uitbouw collectie)

197. In principe enkel catalografie (titelbeschrijving) met weerspiegeling in
publiekscatalogus
 alle bibliotheekmaterialen
(niet bedoeld voor archivalische of museale items)
 geen lenersbestand
 geen bestelmodule
 geen uitleenmodule
 geen tijdschriftenmodule
 geen administratie voor interbibliothecair leenverkeer

198. Grondige voorbereiding (wijzigingen achteraf niet eenvoudig)
- Eén bestand ?
 gegevens erfgoedvereniging zijn onderdeel van de algemene
bibliotheekgegevens (voor- en nadelen)
- Apart bestand ?
gegevens erfgoedvereniging maken geen onderdeel uit van de
algemene bibliotheekgegevens (voor- en nadelen)
- Erfgoedvereniging = aparte gebruiker
 definiëring nieuwe gebruiker (paswoord) met specifieke rechten
 vastleggen plichten (catalografische regelgeving)
- Catalogeren vanop afstand (internetverbinding – paswoord)
 of wordt er gecatalogeerd in de openbare bibliotheek ?

199. Definiëring context nieuwe collectie
- “Aard van het werk” (onderhuidse gevolgen)
- Materiaalsoorten (in functie van titelbeschrijving) :
- boek
- cd
- cd-rom
- documentatiemap
- tijdschrift
- video
- …
- Afdelingen
- leeszaal - magazijn
- of specifieker ?

200. Praktijkvoorbeelden

209. Werkwijze H.H.K. Het Land van Beveren:
- Traag maar grondig (diepgaand)
Nieuwe aanwinsten leiden tot ontsluiting van referenties over hetzelfde
onderwerp (indien in bezit)
Ontbrekende referenties : opgelijst om in de mate van het mogelijke te
verwerven (via www.antiqbook.com)

210. 3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
In elk geval betrachting om de catalogus online raadpleegbaar te maken !
- Bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar
- Consultatie niet gebonden aan openingsuren
- Stijgend bibliotheekrendement : gebruiker vindt doelgericht informatie

211. 3. Ontsluiting
3.4. Revisie
Bibliotheekgebruik : titels gaan soms een eigen leven leiden
- “tijdelijk” ontleend
- verkeerd teruggeplaatst
Periodieke revisie is wenselijk, rek per rek, legplank per legplank:
- stemt het theoretische bezit overeen met de feitelijke aanwezigheid
- om de 5 – 10 jaar
Hoe langer revisie wordt uitgesteld, hoe moeilijker om verdwenen exemplaren
opnieuw te traceren…

212. 1.Inleiding
2. Collectievorming
3. Ontsluiting
4. Huisvesting en plaatsing

213. 4. Huisvesting en plaatsing
4.1. Locatie
- Eigen huisvesting (of niet) ?
- geschikte accommodatie
(ligging, oppervlakte, meerdere ruimten, isolatie, licht, lucht,
(lucht)vochtigheid, toegankelijkheid, bouwkundige staat,…)
- verzekering
- Wat is (geen) eigendom van de vereniging ?

218. 4. Huisvesting en plaatsing
4.2. Verwerking
Zo weinig mogelijk onherstelbare manipulatie
- niet plastifiëren
- geen barcodes
- geen etiketten
- zuurvrij kaftje met plaatsingsgegevens
- zuurvrij strookje met plaatsingsgegevens
- vooraan inschrijven plaatsingscode
- droogstempel
Plaatsing : formaatplaatsing (boeken)

221. 4. Huisvesting en plaatsing
Verzuring van papier is een tikkende tijdbom in papieren erfgoedcollecties
en zou dus een voortdurende bezorgdheid van erfgoedbibliotheken
moeten zijn.
Permanente aandacht voor:
• bestendigen van de toestand van de collectie
• geconstateerd verval tegen gaan
• aanstaand verval voorkomen of vertragen

222. 222

226. 1.Inleiding
2. Collectievorming
3. Ontsluiting
4. Huisvesting
5. Publiekswerking

227. 5. Publiekswerking
- Rijkdom documentaire collecties bekend maken !
- Rijkdom documentaire collecties open stellen !
- Leeszaalgebruik : aandacht voor het object !

228. 5. Publiekswerking
 raadpleegmodaliteiten bepalen, aandacht hebben voor:
- (wat) wel of niet uitleenbaar
- kwetsbare / beschadigde / zeldzame materialen
- materialen die veel geraadpleegd worden
- geen verzuurde bladwijzers
- wat wel of niet kopiëren (boekenscanner)
- registratie gebruik
 wat is prioritair voor digitale equivalent
(om verdere beschadiging te voorkomen)

231. Einde – vragen ?