Bart De Nil en Jeroen Walterus (Faro)

1. 24 november 2015 / Stadhuis / Brugge
Bart De Nil en Jeroen Walterus
Platform Erfgoedbibliotheken
24 november 2015

2.  Wat is een
collectieplan?
 Wat is een collectieplan
niet
 In zes stappen naar een
collectieplan
 Traject Archieven

4. INZICHT

5. SAMENSTELLING EN BETEKENIS

6. COLLECTIEBELEID

7. PRAKTIJK

9. STENEN TAFELS

10. STAAT OP ZICHZELF

11. 100 PAGINA’S WAARMEE JE IEMAND KAN
DOODSLAAN

12. IN ZES STAPPEN NAAR EEN COLLECTIEPLAN

13. AANLEIDING
TRAJECT COLLECTIEBELEIDSPLAN VLAAMSE
ERFGOEDBIBLIOTHEEK
 Wie?
• Collegagroep Vlaamse Erfgoedbibliotheek o.b.v. FARO
 Motivatie?
• Erkende instellingen met kwaliteitslabel: visie op de
collectievorming / collectieplan
• Strategische doelstelling Vlaamse Erfgoedbibliotheek:
afstemming collectiebeleid partners
 Hoe?
• Stappenplan, leidraad (FARO): een mogelijk model

14. COLLECTIEBELEIDSPLAN –
MOTIVATIE/HAALBAARHEID
Waarom starten met een collectiebeleidsplan?
 Mogelijke redenen
• Inzicht, kennis over de collecties verdiepen
• Bijsturing/evaluatie van interne processen (efficiëntie,
professionalisering)
• Draagvlak bij interne en externe stakeholders te vergroten (bv.
transitietrajecten, (bestuurlijke) reorganisaties…)
• Dienstverlening verbeteren
• Maatschappelijk draagvlak organisatie/collecties versterken
 Haalbaarheid ?
• Een collectieplan vraagt tijd, inzet… is die er?
• Is er een draagvlak voor? (Beleid, stakeholders)
• Enkel voor grotere geprofessionaliseerde organisaties?
• Eventueel werken met beperkte deelplannen (een behoudsplan,
een digitaliseringsplan, een dienstverleningsplan…)

15. STAPPENPLAN
Doel
• Doel, context, scope
Status
• Beschrijving v/d collectie
• Huidig collectievormingsprofiel
• Gebruikers en dienstverlening
Strategie
• Prioriteiten toekomstig collectiebeleid
• Samenwerking

16. PROCESMATIGE ASPECTEN
 Interne organisatie:
• (Interne) werkgroep
• Afstemming/terugkoppeling met stakeholders of bestuur,
directies…
• Participatie: feedback/aftoetsingsmomenten voorzien voor
bredere groep betrokkenen (collega’s…)
 Timing, planning, taakafspraken…
 Hoe communiceren? (interne en externe transparantie)

17. (1) DOEL, CONTEXT, SCOPE COLLECTIEPLAN
 Context van het plan ( interne en externe omgevingsanalyse)
• Organisatiecontext: bestaan en al plannen? Bv. beleidsplan (stad,
provincie, inrichtende macht…)
• Beleidscontext: Cultureel-erfgoeddecreet (kwaliteitslabel, 4 basisfuncties),
andere decreten (onderwijs), lokale beleidskaders, wettelijke opdrachten?
• Omgevingscontext: welke ‘erfgoedgemeenschappen’, maatschappelijke
evoluties en trends
 Doel(en) v/h plan
• wat wil je bereiken, veranderen, voor wie?
• Passen eigen doelen in de doelstelling en missie van de ev.
overkoepelende organisatie?
 Scope van het plan
• Welke collecties (erfgoed scope), diensten…?
• Periode (van/tot) plan?
• Voor wie is het plan bedoeld? (communicatie)
-> goed aflijnen, scherp stellen!

18. (2) BESCHRIJVING V/D (ERFGOED)COLLECTIE
 Historiek
• herkomst en positionering van de collectie
 Beschrijving onderdelen v/d collectie
• materiaaltypes (gedrukte publicaties, archieven, objectcollecties,
beeldmateriaal…), thematisch… (fysiek/digitaal/digital born)
• cijfers omvang/aangroei v/d collectie
• fysieke staat (conditie, bewaaromstandigheden)
• status v/d collectieregistratie, digitalisering, digitale ontsluiting
-> deelcollectiebeschrijvingen (Cometa)
 Inschaling niveau v/d collectie (waardering)
• Waarderingskader ‘erfgoed’ te ontwikkelen (vb. Significance 2.0)
• Cf. studiedag FARO en prov. consulenten ‘Niet al goud wat blinkt’
• Themadossier ‘waardering en selectie’, faro | Tijdschrift over cultureel
erfgoed, sept. 2015 (artikel in map)
-> zie www.faro.be

19. (3) BESCHRIJVING HUIDIG
COLLECTIEVORMINGSPROFIEL
 Collectie-indeling (huidig profiel van de collectie)
• Zwaartepunt(en) v/d collectie (kerncollecties)
• hiaten in de collectie?
 Kritische analyse v/d sterktes en zwaktes collectievorming
(selectiebeleid)
• Bijsturen van selectie- en acquisitiebeleid?
• Afstoting van collecties?

20. (4) GEBRUIKERS EN DIENSTVERLENING
 Wie zijn de gebruikers?
• Gebruikersonderzoek
 Wat is het gebruik v/d (digitale) collecties?
• Evolutie (aantal) consultaties, bruiklenen…
 Hoe verloopt de dienstverlening? (evaluatie)
 Valorisatie v/d (digitale) erfgoedcollectie
• Educatie, informatie, onderzoek, onderwijs, vrijetijd…
• Valorisatie erfgoedwerking: tentoonstellingen, publicaties,
maatschappelijke projecten…

21. (5) PRIORITEITEN COLLECTIEBELEID
Formuleer op basis van (1), (2), (3) en (4):
 Prioriteiten of streefdoelen voor het toekomstig
collectiebeleid
• waar willen we staan over x jaar en waarom? Wat moet er veranderen,
enz.
 de acties om deze streefdoelen te realiseren
• Verwervingsbeleid (criteria (de)selectie, vormen van verwerving…)
• Registratie en digitalisering
• Bewaring, preventieve conservering
• Duurzame ontsluiting (digitale leeszaal)
• Ontwikkeling v/d dienstverlening
• Erfgoedgerichte valorisatie
 De middelen voor deze acties inschatten
• personeel/financieel/infrastructureel

22. (6) SAMENWERKING ROND COLLECTIEBELEID
 Positionering en samenwerking
• (internationale) netwerken, overlegplatformen (CERL, IFLA, Liber….)
• (culturele) partners (lokaal, regionaal, internationaal…)
• Met wie samenwerken? Voor welke acties? Hoe?
 Afstemming collectiebeleid met andere bibliotheken
• Afspraken over acquisitie, selectie- en verzamelbeleid
• Afspraken over bewaring (bv. kranten, overheidspublicaties, enz.)
• Afspraken over digitalisering, born digital collecties
• …
-> impulsen voor samenwerking vanuit het erfgoedbeleid nodig.
-> rol van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek is daarbij essentieel.

23. TRAJECT ARCHIEVEN

24. COLLEGAGROEP WEST-VLAANDEREN
 Stadsarchief Ieper
 Stadsarchief Kortrijk
 Stadsarchief Waregem
 Gemeentearchief
Anzegem
 Gemeentearchief Koksijde
 Intergemeentelijke
archiefdienst Poperinge-
Vleteren
 Provinciaal Archief West-
Vlaanderen
 Stadsarchief Wervik

25. COLLEGAGROEP REST-VAN-VLAANDEREN
 Stadsarchief Leuven
 Stadsarchief Mechelen
 Stadsarchief Halle
 Stadsarchief Tongeren
 Stadsarchief Turnhout
 Stadsarchief Lier
 Stadsarchief Diest

27. VRAGEN?

28. FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
Priemstraat 51
B-1000 Brussel
tel: +32 (0)2 213 10 60
fax: +32 (0)2 213 10 99
e-mail: info@faronet.be
www.faronet.be
Bart De Nil , Jeroen Walterus
bart.denil@faro.be , jeroen.walterus@faro.be