More Related Content Similar to 51011212055 (20) 2. การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ในการคำนวณ โปรแกรม Microsoft Excel มีความสะดวกในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยเฉพาะการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร จัดว่าเป็นพื้นฐานของการคำนวณอย่างยิ่ง การคำนวณผลลัพธ์ที่มีจำนวนหลายเซลล์นั้น โปรแกรม Microsoft Excel สามารถ คำนวณได้ด้วยสูตร ซึ่งมีความถูกต้องและชัดเจน 4. การคำนวณตามหลักพื้นฐานทางคณิตศาสตร์ 1.2 กฎเกณฑ์การคำนวณ - ทุกครั้งที่ต้องการคำนวณจะต้องพิมพ์เครื่องเท่ากับ (=) ก่อนทุกครั้ง - เมื่อกำหนดสูตรการคำนวณเรียบร้อยแล้วให้กดแป้น Enter ตัวอย่าง เช่น คำนวณหาผลลัพธ์ที่เซลล์ A4 หาผลบวก A2+B3=A2+B3 หมายถึง พิมพ์เท่ากับที่เซลล์ A4 แล้วให้คลิกที่เซลล์ A2 พิมพ์เครื่องหมายบวก แล้วคลิกที่เซลล์ B3 กดแป้น Enter กรณีคำนวณจำนวนมากกว่า 2 เซลล์ สามารถทำได้เช่นกัน เช่น =A2+B3+C4+D5 หมายถึง การคำนวณหาผลบวกเซลล์ A2 , B3 , C4 , D5 10. การใช้งานโปรแกรม Microsoft Word ในการทำจดหมายเวียน จดหมายเวียน ก็คือการทำจดหมายหลาย ๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แต่มีชื่อ และที่อยู่ของผู้รับที่ไม่เหมือนกันเท่านั้น ซึ่งแทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับ สำหรับผู้รับแต่ละราย ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ที่เก็บชื่อและที่อยู่ไว้ก่อน และสร้างไฟล์ที่ เก็บข้อความในจดหมายไว้อีกไฟล์หนึ่งแยกจากกัน แล้วจึงนำข้อมูลทั้งสองไปรวมหรือ ผนวกกัน ทำให้ได้จดหมายที่มีรูปแบบและข้อความที่เหมือนกันหมด เว้นแต่ชื่อและที่ อยู่ของผู้รับเท่านั้น เมื่อต้องการทำจดหมายเวียนในลักษณะนี้อีก ก็เพียงสร้างไฟล์ที่เก็บ ข้อความในจดหมายใหม่ แล้วนำไฟล์รายชื่อของผู้รับที่ได้สร้างไว้แล้วมาใช้อีก ช่วยทำ ให้ทำงานเร็วขึ้น 11. จดหมายเวียน การทำจดหมายเวียนนั้น จะใช้ Wizard สร้างโดยจะทำไปทีละขั้นตอนตามลำดับ จะช่วยให้สร้างจดหมายเวียนได้สะดวกและง่ายขึ้น บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันบ้าง ขึ้นอยู่กับว่าได้เลือกเอกสารหลักที่จะทำจดหมายเวียนเป็นประเภทใด ซึ่งมีขั้นตอนใน การทำทั้งหมด 6 ขั้นตอน ขั้นตอนที่ 1 ของ 6 : เลือกประเภทของเอกสาร 1) เลือก Tools (เครื่องมือLetters and Mallings (จดหมายและเมล) Mail Merge (จดหมายเวียน) 2) คลิกเลือกชนิดของเอกสรที่จะทำจดหมายเวียน ให้เลือก Letters (จดหมาย) 3) คลิก Next: Starting document (ถัดไป: กำลังเริ่มเอกสาร) 13. จดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 2 ของ 6 : เลือกเอกสารที่จะนำมาใช้ ในขั้นตอนนี้จะเลือกไฟล์เอกสารที่จะทำจดหมายเวียน 4) คลิก Use the current document (ใช้เอกสารปัจจุบัน) เพื่อใช้เอกสารที่กำลังเปิดอยู่นี้ทำจดหมายเวียน 5) คลิก Next: Select recipients(ถัดไป: เลือกผู้รับ) 14. จดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 3 ของ 6 : สร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับ ในขั้นตอนนี้จะกำหนดแหล่งข้อมูลผู้รับ เช่น ชื่อ ที่อยู่ ซึ่งอาจอยู่ในไฟล์ของ Excel, Access , รายชื่อผู้ที่ติดต่อด้วยของ Outlook หรือแม้แต่ไฟล์ของ Word ก็ได้เช่นเดียวกัน แต่ข้อมูลแต่ละฟิลด์จะต้องคั่นด้วยแท็บหรือเก็บอยู่ในตาราง และข้อมูลของผู้รับแต่ละ คนต้องอยู่คนละบรรทัด หรืออาจเลือกวิธีสร้างฐานข้อมูลและใส่ข้อมูลลงไปใหม่ได้ เลย ดังนี้ 15. จดหมายเวียน 6) คลิกออปชั่นType a new list (พิมพ์รายการใหม่) 7) คลิก Create (สร้าง) เพื่อเริ่มป้อนข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในฐานข้อมูล (ถ้าจะสร้างรายชื่อเป็นตารางใน Word เก็บไว้ก่อนให้ดูในหัวข้อถัดไป) 16. จดหมายเวียน 8) ป้อนข้อมูลในช่องฟีลด์ต่าง ๆ เช่น ชื่อ ในช่อง FirstNameและนามสกุล ในช่อง LastNameและข้อมูลอื่น ๆ ของผู้รับชื่อแรก 9) คลิกปุ่ม New Entry (รายการใหม่) เพื่อป้อนรายชื่อต่อไป 10) กรอกข้อมูลผู้รับถัดไป โดยทำซ้ำขั้นที่ 8 – 9 จนกว่าจะใส่ชื่อครบ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Close (ปิด) 19. จดหมายเวียน 12) โปรแกรมจะแสดงรายชื่อทั้งหมดที่ได้ป้อนไว้ ให้คลิกเครื่องหมาย Pหน้าชื่อเพื่อเลือกสร้างจดหมายส่งให้ชื่อนั้น หรือคลิกซ้ำเพื่อไม่เลือก (ถ้าจะย้ายคอลัมน์ ให้คลิกลากเมาส์ตรงชื่อคอลัมน์ที่จะย้าย แล้วนำไปปล่อยท้ายคอลัมน์ที่ต้องการ) 13) คลิก OK (ตกลง) 14) คลิก Next: Write your letter (ถัดไป: โปรดเขียนจดหมายของคุณ) 20. จดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 4 ของ 6 : วางองค์ประกอบในจดหมาย ในขั้นตอนนี้ถ้ายังไม่ได้สร้างจดหมาย ให้เริ่มเขียน โดยเว้นที่ใส่ชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับไว้ 15) คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลของผู้รับ ในตัวอย่างจะใส่ ชื่อหน่วยงานผู้รับ 16) คลิกที่ Address block (ช่องที่อยู่) 17) เลือกรูปแบบการจัดวางชื่อ 18) คลิก OK (ตกลง) 19) คลิกเมาส์ตรงที่จะใส่ข้อมูลของผู้รับในจุดอื่น ในตัวอย่างจะใส่คำนำหน้าชื่อ ชื่อ-นามสกุลของผู้รับ 20) คลิกที่ More items (รายการเพิ่มเติม) เพื่อเลือกใส่เฉพาะข้อมูลที่ต้องการเพิ่มเข้าไป 22. จดหมายเวียน 21) คลิกในชื่อฟีลด์ข้อมูลที่ต้องการใส่ 22) คลิกปุ่ม Insert (แทรก) 23) ทำซ้ำขั้นตอนที่ 20 – 22 เมื่อใส่ข้อมูลที่ต้องการจนครบ ให้คลิกปุ่ม Close (ปิด) 24) จัดระยะห่างของแต่ละข้อมูล หรือแยกไว้คนละบรรทัด รวมทั้งเลือกฟอนต์ (Font) หรือขนาด (Size) ตามต้องการ (ถ้าต้องการลบข้อมูลที่ใส่ไว้ ให้เลือกข้อมูลนั้นแล้วกด Delete (ลบ) 25) คลิก Next: Previews your letters (ถัดไป: แสดงภาพตัวอย่างจดหมายของคุณ) เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป เพื่อดูตัวอย่างจดหมาย 24. จดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 5 ของ 6 : ดูตัวอย่างรายชื่อในจดหมาย 26) ในขั้นตอนนี้จะแสดงตัวอย่างจดหมายแต่ละฉบับที่มีชื่อ-นามสกุลของผู้รับแต่ละคนใส่เข้ามา เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง 27) คลิก Next: Complete the merge (ถัดไป: การผสานเสร็จสมบูรณ์) 25. จดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 6 ของ 6 : พิมพ์จดหมาย 28) คลิก Print (การพิมพ์) เพื่อพิมพ์จดหมายออกทาง Printer โดยจะเป็นการพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับที่มีเนื้อหาเหมือนกัน และมีชื่อที่อยู่ของผู้รับต่างกันออกไป ตามที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้ (คลิกเลือกได้ที่แถบเครื่องมือจดหมายเวียน คลิกเลือก Merge to Print (ผสานไปยังเครื่องพิมพ์) 29) เลือกรายชื่อที่จะพิมพ์ (สามารถทยอยสั่งพิมพ์ได้) จากนั้นคลิก OK (ตกลง) All (ทั้งหมด) พิมพ์ทุกรายชื่อ Current record (ระเบียนปัจจุบัน) พิมพ์เฉพาะข้อมูลที่เลือกแสดงในขั้นที่ 26 From: (จาก:) ข้อมูลลำดับที่ To: (ถึง:) ถึงลำดับที่ 30) ในไดอะล็อกบ็อกซ์Print เลือกชื่อเครื่องพิมพ์ กำหนดจำนวนชุดที่จะพิมพ์ แล้วคลิก OK (ตกลง)
