1. วิธีการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ในการคำนวณ

2. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4 พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter Formula bar ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคำนวณที่กำหนดไว้ Formula bar

3. การคำนวณในเครื่องคอมพิวเตอร์กับการคำนวณจากเครื่องคิดเลข ผลลัพธ์ที่ได้จะต่างกัน เนื่องจากการคำนวณในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะดูความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณด้วย จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ user จะต้องทราบในเรื่องนี้ เพื่อไม่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการผิดเพี้ยนไปจากปกติ ความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะสำคัญสูงสุด และล่างสุดจะสำคัญต่ำสุด ในสูตรคำนวณสูตรหนึ่ง ถ้าเครื่องหมายใดสำคัญกว่าก็จะทำการคำนวณเครื่องหมายนั้นก่อนแล้วไล่ตามลำดับไปเรื่อยๆ ความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะสำคัญสูงสุด และล่างสุดจะสำคัญต่ำสุด ในสูตรคำนวณสูตรหนึ่ง ถ้าเครื่องหมายใดสำคัญกว่าก็จะทำการคำนวณเครื่องหมายนั้นก่อนแล้วไล่ตามลำดับไปเรื่อยๆ ความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะสำคัญสูงสุด และล่างสุดจะสำคัญต่ำสุด ในสูตรคำนวณสูตรหนึ่ง ถ้าเครื่องหมายใดสำคัญกว่าก็จะทำการคำนวณเครื่องหมายนั้นก่อนแล้วไล่ตามลำดับไปเรื่อยๆ เครื่องหมายที่ใช้ ความหมาย ( ) วงเล็บ ^ ยกกำลัง * , / คูณ , หาร + , - บวก , ลบ

4. ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตำแหน่ง ให้คุณใช้ฟังก์ชั่นของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มีขั้นตอนดังนี้ เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ H4 ที่แท็บ Home คลิกปุ่ม Sum บนทูลบาร์ จะปรากฏสูตรคำนวณ =SUM(B4:G4) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะคำนวณว่าถูกต้องหรือไม่ สังเกตจากเส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้ว กดปุ่ม Enter

5. โปรแกรม Excel จะทำการแบ่งชุดของสูตรคำนวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าคุณต้องการใช้สูคำนวณประเภทใด คลิกเลือกปุ่มนั้นได้เลย หรือคลิกปุ่ม Insert Function ก็ได้ สูตรคำนวณที่นำมายกตัวอย่างจะเป็นสูตรที่ใช้งานบ่อยๆ มีขั้นตอนดังนี้ เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ C13 ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคำนวณให้เลือกใช้ ในที่นี้คลิกปุ่มลูกศรลงของ AutoSum

6. จะปรากฏสูตรคำนวณที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก Average สูตรการหาค่าเฉลี่ย Count Numbers สูตรการนับจำนวนข้อมูล Max สูตรการหาค่าสูงสุด Min สูตรการหาค่าต่ำสุด More Functions สูตรอื่นๆ ในที่นี้เลือกค่าสูงสุด คลิกที่ฟังก์ชั่น Max  drag คลุมช่วงข้อมูลตัวเลขที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

7. ในสูตรคำนวณบางครั้งต้องการอ้างอิงค่าตำแหน่งเซลล์เดียว เวลา copy สูตร ไม่ต้องการให้เปลี่ยนแปลง เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute ในตัวอย่างนี้ต้องการคำนวณหาผลต่างระหว่างค่าใช้จ่าย (B3) กับค่าเฉลี่ย (C16) มีขั้นตอนดังนี้ เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ C3 ใส่สูตรคำนวณ =B3-$C$16 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter ทำการ copy สูตรคำนวณลงมา จะเห็นว่าตำแหน่ง C16 จะเป็นค่าคงที่ตลอด ไม่มีการเปลี่ยนแปลง

8. เปิดหรือสร้างเอกสารหลัก เอกสารหลัก ในการเขียนจดหมายเวียนด้วย Word เอกสารนั้นจะประกอบด้วยข้อความหรือรูปภาพที่เหมือนกันสำหรับรุ่นของเอกสารผสานแต่ละรุ่น ตัวอย่าง ที่อยู่ผู้ส่งหรือคำขึ้นต้นของจดหมายในจดหมายทางการ เปิดหรือสร้างแหล่งข้อมูล แหล่งข้อมูล แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ผสานเข้ากับเอกสาร ตัวอย่าง บัญชีรายชื่อและที่อยู่ซึ่งคุณต้องการใช้ในการผสานเมล์ คุณต้องเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลก่อนที่จะใช้ข้อมูลนั้น

9. เพิ่มหรือกำหนดเขตข้อมูลผสาน เขตข้อมูลผสาน : ตัวยึดตำแหน่งที่คุณแทรกลงในเอกสารหลัก ตัวอย่างเช่น การแทรกเขต ข้อมูลผสาน City เพื่อให้ Word ทำการแทรกชื่อเมือง เช่น " Paris," ที่จะถูกเก็บในเขต ข้อมูลข้อมูล ' เมือง ') ในเอกสารหลัก ผสานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเข้ากับเอกสารหลักเพื่อสร้างเอกสารใหม่ที่ผสานกัน

11. แหล่งข้อมูลพร้อมข้อมูลผู้รับ เช่น ชื่อและที่อยู่ เอกสารหลักพร้อมเขตข้อมูลผสานที่ใช้งานแบบเป็นตัวยึดสำหรับข้อมูลผู้รับ ได้ผลลัพธ์เป็นเอกสารที่ผสานกัน บานหน้าต่างงานจะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนทั้งหมดเหล่านั้น ถ้าคุณชอบทำงานอยู่นอกบานหน้าต่างงาน คุณสามารถใช้แถบเครื่องมือ ( แถบเครื่องมือ : แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้กด ALT และกด SHIFT+F 10) จดหมายเวียน ทั้งสองวิธีจะได้ผลลัพธ์ว่าแต่ละแถว ( หรือระเบียน ) ในแหล่งข้อมูลจะเป็นรายการฟอร์มจดหมายแต่ละฟอร์ม ป้ายผนึกจดหมาย ซองจดหมาย หรือไดเรกทอรี

12. เริ่มเอกสารใหม่เพื่อสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายใหม่ หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่แล้วซึ่งก่อนหน้านี้คุณใช้เพื่อผสานป้าย เปิดเอกสารใน Word แล้วเริ่มคุณลักษณะจดหมายเวียน เมื่อต้องการเริ่มคุณลักษณะจดหมายเวียน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ตามความเหมาะสมกับรุ่นของ Word ที่คุณใช้ : Microsoft Word 2002 บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก จดหมายและเมล แล้วคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Microsoft Office Word 2003 บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก จดหมายและเมล แล้วคลิก จดหมายเวียน Microsoft Office Word 2007 บนแท็บ การส่งเมล ให้คลิก เริ่มจดหมายเวียน แล้วคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน ภายใต้ เลือกชนิดของเอกสาร ให้คลิก ป้าย แล้วคลิก ถัดไป : เอกสารที่ใช้เริ่มต้น

13. ขั้นตอนที่ 2 ของจดหมายเวียนจะปรากฏขึ้น ภายใต้ เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น ให้คลิก เปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร หรือ เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ ด้วยตัวเลือก เปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร คุณสามารถใช้แม่แบบของจดหมายเวียนตัวใดตัวหนึ่งเพื่อตั้งค่าตัวเลือกป้ายจ่าหน้าจดหมายของคุณ เมื่อคุณคลิก ตัวเลือกป้ายผนึก กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายผนึก จะปรากฏขึ้น เลือกชนิดของเครื่องพิมพ์ ( แบบจุดหรือหรือแบบเลเซอร์ ) ชนิดของผลิตภัณฑ์ป้าย ( เช่น Avery) และหมายเลขผลิตภัณฑ์ หากคุณใช้ป้ายแบบกำหนดเอง ให้คลิก รายละเอียด แล้วพิมพ์ขนาดของป้าย คลิก ตกลง ด้วยตัวเลือก เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ คุณสามารถเปิดเอกสารจดหมายเวียนที่มีอยู่และใช้เป็นเอกสารหลักของคุณได้ คลิก ถัดไป : เลือกผู้รับ

14. แหล่งข้อมูลจะประกอบด้วยข้อมูลที่แตกต่างกันได้ในป้ายแต่ละป้าย คุณสามารถเปิดแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งสร้างขึ้นใน Word หรือคุณอาจสร้างแหล่งข้อมูลใหม่และใส่ข้อมูลที่อยู่ได้ 1. ภายใต้หัวข้อ เลือกผู้รับ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้เลือกตัวเลือกแหล่งข้อมูลที่เหมาะสมตัวเลือกที่จะใช้กับรายการที่มีอยู่ ให้เลือกจากที่ติดต่อ Outlook หรือพิมพ์รายการใหม่ 2. ใช้วิธีการที่เหมาะสมสำหรับชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการจะใช้

15. วิธีที่ 1: เปิดแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ เมื่อต้องการเปิดแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ a ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ แล้วคลิก เรียกดู ภายใต้หัวข้อ ใช้รายการที่มีอยู่ กล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล จะปรากฏขึ้น b ในรายการของแฟ้มในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้เลือกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก เปิด หากแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการไม่อยู่ในรายชื่อแฟ้ม ให้คลิกไดรฟ์และโฟลเดอร์ที่เหมาะสม แล้วเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมในกล่อง แสดงชนิดแฟ้ม Word จะแสดงกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขข้อมูลได้เพิ่มเติม เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง

16. จดหมายของคุณจะปรากฏขึ้น c คลิก ถัดไป : เขียนจดหมายของคุณ เพื่อตั้งค่าเอกสารหลักของคุณ d ดำเนินการต่อไปตามส่วน ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลัก ในบทความนี้

17. a ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook แล้วคลิก เลือกโฟลเดอร์ที่ติดต่อ ภายใต้หัวข้อ เลือกจากโฟลเดอร์ที่ติดต่อของ Outlook กล่องโต้ตอบ เลือกรายการโฟลเดอร์ที่ติดต่อ จะปรากฏขึ้น พร้อมกับโฟลเดอร์ ' ที่ติดต่อ ' ที่มีอยู่ เลือกโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง แล้วคลิก ตกลง ชื่อจะปรากฏขึ้นในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน คลิก ตกลง b คลิก ถัดไป : จัดเรียงป้ายของคุณ c ดำเนินการต่อไปตามส่วน ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลักในบทความนี้ วิธีที่ 2: ใช้ที่ติดต่อ Outlook

18. วิธีที่ 3: สร้างแหล่งข้อมูลใหม่ a คลิก ถัดไป : เลือกผู้รับ แล้วคลิก พิมพ์รายการใหม่ ภายใต้หัวข้อ เลือกผู้รับ b คลิก สร้าง เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ กล่องโต้ตอบจะประกอบด้วยรายชื่อเขตข้อมูลที่ใช้บ่อยในจดหมาย ป้ายจ่าหน้าจดหมาย และซองจดหมาย เมื่อต้องการกำหนดเขตข้อมูลของคุณในกล่องโต้ตอบนี้ ให้คลิก กำหนดเอง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลและเอาเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการออกได้ เมื่อต้องการเพิ่มชื่อของเขตข้อมูล ให้คลิก เพิ่ม พิมพ์ชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ตกลง เมื่อการกำหนดเองเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ตกลง เมื่อพิมพ์ข้อมูลของคุณเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ปิด เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่

19. กล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ จะปรากฏขึ้น c ตั้งชื่อแฟ้มดังกล่าว แล้วคลิก บันทึก Word จะแสดงกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อแก้ไข้อมูลของคุณเพิ่มเติม เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง d ในตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ให้คลิก ถัดไป : จัดเรียงป้ายของคุณ e ดำเนินการต่อไปตามส่วน ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลัก

20. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้ตรวจสอบว่าขั้นตอน จัดเรียงป้ายผนึกของคุณ ปรากฏขึ้น ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถจัดเค้าโครงป้ายของคุณ Word จะแสดงรายการที่คุณสามารถใช้ในการจัดเค้าโครงป้ายของคุณ เช่น ช่องที่อยู่บรรทัดแสดงคำทักทาย และ ไปรษณีย์จากเว็บ ใช้ตัวเลือก รายการเพิ่มเติม เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลที่ระบุ คลิกที่ป้ายที่คุณต้องการจะแทรกเขตข้อมูลผสานซึ่งแทนตำแหน่งที่ Word จะพิมพ์ข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเว้นวรรคหรือใส่เครื่องหมายวรรคตอนที่ต้องการไว้ระหว่างเขตข้อมูลผสานทั้งสองหรือหลังเขตข้อมูลผสานแล้วหรือไม่ เมื่อคุณตั้งค่าป้ายป้ายหนึ่งเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ปรับปรุงป้ายผนึกทั้งหมด เพื่อทำซ้ำป้ายทั้งหมด คลิก ถัดไป : แสดงตัวอย่างป้ายของคุณ เพื่อแสดงตัวอย่างข้อมูลที่ผสาน

21. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้ตรวจสอบว่าขั้นตอน ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ปรากฏขึ้นแล้ว ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถผสานไปยังเครื่องพิมพ์หรือบนหน้าจอ เมื่อต้องการผสานไปยังเครื่องพิมพ์โดยตรง ให้คลิก พิมพ์ กล่องโต้ตอบ ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกได้ว่าระเบียนใดที่จะผสาน คลิก ตกลง กล่องโต้ตอบ พิมพ์ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกเครื่องพิมพ์และพิมพ์ป้ายได้ เมื่อต้องการผสานบนหน้าจอ ให้คลิก แก้ไขแต่ละป้าย กล่องโต้ตอบ ผสานเป็นเอกสารใหม่ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกว่าจะผสานระเบียนใด คลิก ตกลง เพื่อผสานป้าย คุณสามารถดูป้ายได้ก่อนที่จะสั่งพิมพ์ หลังจากที่เอกสารที่ผสานปรากฏขึ้นบนหน้าจอ คุณสามารถบันทึกเอกสารนี้ให้เป็นเอกสารแยก คุณสามารถพิมพ์เอกสารที่ผสานได้โดยการคลิกที่ พิมพ์ บนเมนู แฟ้ม หรืออาจดำเนินการทั้งสองแบบ