1. วิธีการใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ

2. การคำนวณด้วย MICROSOFT EXCEL รูปแบบการคำนวณด้วย Excel เราสามารถใช้โปรแกรม Excel สร้างตารางคำนวณได้หลายรูปแบบ ตัวที่จะช่วยเราคงหนีไม่พ้นการนำสูตรและฟังก์ชันมาใช้ดังนั้นเราควรรู้ความสามารถในการคำนวณของ Excel สามารถทำอะไรได้บ้าง เกี่ยวกับการคำนวณอัตโนมัติ การสร้างสูตร การใช้ ฟังก์ชัน หรือการแก้ปัญหาในกรณีที่เกิดความผิดพลาดในการเขียน สูตร ซึ่งถ้าเราเข้าใจหลักการต่าง ๆ แล้ว Excel จะช่วยให้เราทำงาน ได้สะดวกขึ้น และการใช้สูตรไม่ยากอีกต่อไป

3. การคำนวณอัตโนมัติ บางขณะที่เราป้อนตัวเลขในตาราง เราอาจจำเป็นที่จะต้องตรวจ สอบตัวเลขหรือดูผลลัพธ์ว่าถูกต้องหรือไม่ โดยไม่ต้องการให้แสดง ผลลัพธ์ในตารางนั้นๆ เราสามารถใช้การคำนวณอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้สามารถทราบผลลัพธ์ได้ทันที โดยที่ไม่ต้องป้อนสูตรหรือฟังก์ - ชันใดๆ ด้วยการดูผลลัพธ์ที่ Status Bar ( แถบสถานะ ) ซึ่งมีวิธีการใช้ ดังนี้

4. 1. คลิกเลือกคำสั่ง มุมมอง ในเมนู แถบสถานะ 2. จะปรากฏ แถบสถานะ ด้านล่างของหน้าจอ

5. 3. คลิกขวา ที่ แถบสถานะ จะปรากฏกล่องแสดงคำสั่ง 4. เลือกคำสั่ง ที่ต้องการ ( ในที่นี่เลือกคำสั่ง ผลรวม )

6. 5. แดรกเมาส์เลือกช่วงเซลล ์ ที่ต้องการให้คำนวณ 6. จะปรากฏผลลัพธ ์ ที่ แถบสถานะ จากวิธีการดังกล่าวจะเห็นว่า เราสามารถเปลี่ยนคำสั่งในการคำนวณได้ตามที่ต้องการดังรูป

7. การคำนวณโดยใช้สูตร การใช้สูตรเป็นวิธีที่ใช้ในการคำนวณที่นิยมมากที่สุด เพราะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็ว และสูตรบางอย่างยังสามารถช่วยคำนวณข้อมูลตัวเลขที่ซับซ้อนได้อีก แต่ละสูตรมีรูปแบบการใช้ที่แตกต่างกันออกไป การใช้งานสูตรรูปแบบปกติ ( Formula) สูตรรูปแบบปกติจะเป็นสูตรที่เป็นสมการที่ใช้ดำเนินการกับข้อมูลในชีทด้วยการใช้สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ เ ช่น เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร การอ้างอิงเซลล์อื่น หรือสูตรที่ใช้รวมข้อความ เป็นต้น

8. การใช้งานสูตรแบบฟังก์ชัน ( FUNCTION) เราสามารถใช้สูตรแบบฟังก์ชันช่วยคำนวณข้อมูลที่ซับซ้อนหรือมดีปริมาณมากได้ ซึ่งฟังก์ชันใน EXCEL เป็นสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและถูกสร้างให้เหมาะกับงานเฉพาะอย่าง การใช้งานสูตรแบบอาร์เรย์ ( Array) การใช้สูตรแบบอาร์เรย์สามารถทำหลาย ๆ การคำนวณให้คืนค่าเป็นผลลัพธ์เดียวหรือหลายผลลัพธ์ โดยสูตรอาร์เรย์ตั้งแต่ 2 ชุดขึ้นไป สูตรแบบต่างๆ จะมีความยากง่ายแตกต่างกันออกไป ซึ่งการสร้างสูตรนั้น เราจะต้องทราบหลักการทำงานของเครื่องหมายและสัญลักษณ์ในสูตร รวมถึงลำดับการคำนวณ เพราะสิ่งเหล่านี้มีผลต่อการแสดงผลลัพธ์ทั้งสิ้น

9. การสร้างสูตรคำนวณใช้เอง การสร้างสูตรใช้เองนั้นจำเป็นจะต้องทราบถึงหลักกการและองค์ ประกอบสำคัญต่างๆ ที่ประกอบอยู่ในสูตรรวมถึงลำดับที่เราจะใช้ในการสร้างสูตรด้วย หลักการสร้างสูตร โครงสร้างหรือลำดับขององค์ประกอบต่าง ๆ ในสูตร จะเป็นตัว กำหนดผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายซึ่ง Excel จะคำนวณตามรูปแบบที่เรากำหนด โดยปกติ Excel จะคำนวณสูตรจากซ้ายไปขวา แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลำดับของตัวดำเนินการที่มีลำดับเหนือกว่า โดยที่เราสามารถควบคุมลำดับของการคำนวณได้โดยใช้เครื่องหมายวงเล็บเพื่อจัดกลุ่มในการคำนวณที่ควรจะเริ่มทำก่อน

10. องค์ประกอบสำคัญในการสร้างสูตร ในการสร้างสูตรใช้งานต่าง ๆ ส่วนประกอบสำคัญต่อไปนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญซึ่งจะเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ ประกอบด้วย

11. ลำดับที่ EXCEL ใช้ดำเนินการในสูตร หากใช้ตัวดำเนินการหลาย ๆตัวในสูตรเดียวกัน ใน EXCEL จะมีลำดับการดำเนินการตามลำดับดังนี้

12. ตัวดำเนินการที่ใช้ในสูตร ( OPERATOR) ตัวดำเนินการที่ใช้ในสูตร ( Operator) เครื่องหมายหรือตัวดำเนินการคือ องค์ประกอบหนึ่งในสูตรโดยจะระบุชนิดของการคำนวณที่ต้องการ ซึ่ง Excel จะแบ่งตัวดำเนินการออกเป็น 4 ประเภท คือ คณิตศาสตร์ การเปรียบเทียบ ข้อความ และการอ้างอิง ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ ( Arithmetic Operator) ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ ใช้คำนวณด้วยวิธีทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐาน เช่น การบวก ลบ คูณ หาร การรวมตัวเลข การหาผลลัพธ์ต่าง ๆ

13. ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ ( COMPARISON OPERATOR) เราสามารถใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบเพื่อการเปรียบค่าสองค่า โดยผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นค่าทางตรรกศาสตร์คือ TRUE หรือ FALSE ตัวดำเนินการข้อความ ( Text Concatenation Operator) ตัวดำเนินการข้อความจะใช้เครื่องหมาย (&) ในการรวมข้อความหรือคำ 2 คำขึ้นไป เพื่อให้เป็นข้อความเดียวกัน

14. ตัวดำเนินการสำหรับอ้างอิง ( REFERENCE OPERATOR) ตัวดำเนินการอ้างอิงถูกนำมาใช้เพื่อรวมช่วงของเซลล์สำหรับการคำนวณ

15. อ้างอิง หนังสือ สูตร & ฟังก์ชัน Excel ฉบับใช้งานจริงในสำนักงาน โดยชุญาดา เส้งโสตะ www.lks.ac.th/kuanjit/ excel / excel _content1.htm

16. สร้างจดหมายเวียน ด้วยโปรแกรม MICROSOFT WORD

17. ทำความรู้จักจดหมายเวียน ? เคยไหมที่เราจำเป็นจะต้องส่งจดหมายถึงลูกค้าหลายๆ คน โดยมีเนื้อหาในจดหมายเหมือนกัน ยกเว้นชื่อและที่อยู่ลูกค้า ถ้าคุณยังไม่เคยใช้คำสั่งในการสร้างจดหมายเวียนหรือ ( Mail Merge) คุณคงใช้วิธีแก้ไขและพิมพ์ชื่อลูกค้าทีละชื่อในจดหมาย และสั่งพิมพ์ และถ้ามีลูกค้านับร้อยๆ นับพัน จะทำอย่างไร สงสัยคงต้องนั่งหน้าเครื่องคอมฯ ทั้งวันเป็นแน่ ? แน่นอนครับ คำสั่ง Mail Merge นี้สามารถตอบโจทย์คุณได้อย่างแน่นอน

18. หลักการการใช้คำสั่ง MAIL MERGE 1. เริ่มต้นด้วยสร้างจดหมายต้นฉบับขึ้นมาก่อน ( โดยเว้นในตำแหน่งของชื่อ / ที่อยู่ หรือรายละเอืยดอื่นๆ ที่ต้องการใเพิ่มเติม ) ใน Word 2007 2. สร้างไฟล์ข้อมูลอีกไฟล์หนึ่ง แนะนำให้สร้างจาก Excel 2007 จะดีกว่า เพราะกรอกข้อมูลได้ง่ายดี 3. เรียกคำสั่ง MailMerge เพื่อดึงข้อมูลจาก Excel 2007 มาใส่ใน Word 2007? โดยจะมีการกำหนดหัวข้อของแต่ส่ว ( Field) เช่น ส่วนชื่อ ให้ตั้งชื่อ " Name" ส่วนที่อยู่ให้ตั้งเป็น " Address" เป็นต้น 4. สั่งพิมพ์และแสดงผลลัพธ์

19. วิธีการใช้คำสั่ง MAIL MERGE 1. เริ่มต้นสร้างจดหมายเวียน Word 2007 บันทึกไฟล์ไว้ 2. สร้างไฟล์ข้อมูลจาก Excel 2007? บันทึกไฟล์ไว้ 3. กลับมาที่ Word 2007 คลิกเลือกแท็ป Mailings คลิกไอคอน " Start Mail Merge" 4. คลิกเลือก Letters 5. คลิกไอคอน " Select Recipients" เลือก " Use Existing List" 6. เลือกที่อยู่ที่เก็บไฟล์ Excel

20. ถ้าต้องการใส่ข้อมูลอื่นๆ ก็สามารถทำตามขั้นตอนข้างต้นในข้อ 8 และ 9 นอกจากนี้เรายังสามารถประยุกต์ไปใช้เกี่ยวกับการทำ Label เพื่อพิมพ์ชื่อที่อยู่ของลูกค้าได้อีกด้วย 7. จะมีหน้าต่างให้เลือกว่าจะเลือก SHEET ไหน ( ปกติก็น่าจะเป็น SHEET1) คลิกปุ่ม OK 8. คลิกปุ่ม &quot; INSERT MERGE FIELD&quot; จะเห็นว่ามีให้เลือกเป็น NAME, ADDRESS 9. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการ เลือก NAME ในหัวข้อ เรียน จะมีคำว่า &quot;<< NAME>>&quot; ซึ่งเราเรียกว่า &quot; FIELD NAME&quot; แสดงให้เห็น 10. ทดสอบผลลัพธ์โดยคลิกไอคอน &quot; FINISH & MERGE&quot; และเลือกคสั่ง &quot; EDIT INDIVIDUAL DOCUMENT&quot; เลือก &quot; ALL&quot; 11. โปรแกรมจะแสดงหน้าเอกสารใหม่ที่มีการรวมชื่อของลูกค้าให้อัตโนม้ติ

21. อ้างอิง ข้อมูลจาก www.it-guides.com/.../1202-mail-merge- microsoft - word -2007