Recommended
More Related Content
Similar to PENYUSUNAN NASKAH DINAS
Similar to PENYUSUNAN NASKAH DINAS (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (6)
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
- 1. Penyusunan Naskah Dinas dan Pengelolaan ArsipAktif Disampaikan pada Bimbingan Teknis dan Konsultasi Penyusunan Naskah Dinas dan Penyelenggaraan Kearsipan Ruang Seminar, 19 April 2022 Oleh : Wahyu Widyasih, S.Sos., M.Si. (ArsiparisAhli MUda)
- 2. Dasar Hukum Undang-Undang Nomor 43Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peraturan Pemerintah Nomor 28Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2Tahun 2014 tentang PedomanTata Naskah Dinas. Permendikbud No. 3Tahun 2021 Kebudayaan TentangTata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Peraturan Rektor No. 4Tahun 2021 tentang PedomanTata Naskah Dinas di lingkungan ISI Surakarta Peraturan Rektor No. 6Tahun 2021 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan ISI Surakarta Peraturan Rektor No. 1Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan Rektor No. 5Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip Institut Seni Indonesia Surakarta 2
- 3. Apa yang dimaksud tata naskah dinas? 3 Click to add text
- 4. Definisi TATA NASKAH DINAS : PENGATURAN TENTANG JENIS FORMAT, PENYIAPAN, PENGAMANAN, PENGABSAHAN, DISTRIBUSI DAN MEDIA YANG DIGUNAKAN DALAM KOMUNIKASI KEDINASAN NASKAH DINAS : INFORMASI TERTULIS SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI KEDINASAN YANG DIBUAT DAN /ATAU DIKELUARKAN OLEH PEJABAT YANG BERWENANG DI LINGKUNGAN ISI SURAKARTA 4
- 5. Apa yang termasuk naskah dinas? 5
- 6. Jenis Naskah Dinas Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas Korespondensi Naskah Dinas Khusus Naskah Dinas lainnya Naskah Dinas Pengaturan: a) Peraturan b) Surat Edaran c) SOP d) Pedoman Nota Dinas : Naskah Dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat dan berisikan catatan atau pesan singkat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi. 1. Nota Kesepahaman 2. Surat Perjanjian 3. Surat Kuasa 4. Berita Acara 5. Surat Keterangan 6. Surat Pernyataan 7. Surat Pengantar 8. Pengumuman 1. Laporan 2. Notulen Rapat 3. Telaah staf 4. Disposisi Naskah Dinas Penetapan : Keputusan Surat Dinas : Naskah Dinas yang berisi pelaksanaan tugas atau kegiatan pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain, baik di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan Naskah Dinas Penugasan: Surat Tugas Surat Perintah Surat Undangan : Naskah Dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara kedinasan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. 6
- 8. Unsur-unsur yang harus diperhatikan saat membuat naskah dinas 10. Penulisan Nomor Halaman 11. Jenis dan Ukuran Huruf, Jarak Spasi, serta Kata Penyambung 12.Penentuan Batas/ RuangTepi 13.Penggunaan Kertas, Amplop danTinta 8
- 9. Bagaimana ketentuan masing- masing unsur? KOP SURAT Nota dinas, undangan, naskah dinas khusus dan naskah dinas lainnya yang ditandatangani oleh PyB Kop surat digunakan untuk halaman pertama tanpa nomor halaman. Halaman kedua dan seterusnya tidak menggunakan kop. PENOMORAN DAN TANGGAL Peraturan Rektor, Keputusan Rektor, nota kesepahaman, perjanjian kerjasama dalam negeri, perjanjian internasional, dan surat edaran dilakukan oleh unit kerja yang membidangi hukum, tidak menggunakan nomor urut surat dinas, namun menggunakan nomor masing- masing naskah dinas Nomor, tanggal, dan penggunaan NIP pada Naskah Dinas Keputusan rektor mengenai kepegawaian dilakukan oleh unit kerja yang membidangi SDM 9
- 10. PENGODEAN Kode naskah dinas terdiri atas nomor urut, kode unit kerja, kode hal, dan tahun Kode hal mengacu pada klasifikasi arsip Klasifikasi arsip terdiri atas pokok masalah, sub masalah, dan sub sub masalah Langkah untuk menentukan kode hal : Mengidentifikasi tema surat. Misal Perjalanan Dinas Dalam Negeri. Melihat pada KlasifikasiArsip tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri. Menuliskan kode klasifikasi arsip sebagai kode hal Misal : RT.01.00 merupakan kode hal untuk PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI RT : kode Pokok Masalah KERUMAHTANGGAAN RT.01 : kode sub masalah PERJALANAN DINAS RT.01.00 : kode sub sub masalah PERJALANAN DINAS DN 10
- 11. Bagaimana menuliskan nomor dan kode naskah dinas? ND Pengaturan, ND Penetapan, Perjanjian, dan Nota Kesepahaman Kode naskah dinas tidak dicantumkan Hanya mencantumkan nomor danTahun Contoh : Surat Edaran No 3Tahun 2022 tentangTertib Arsip di ISI Surakarta ND Penugasan, ND Korespondensi, ND Lainnya, dan ND Khusus selalin perjanjian dan nota kesepahaman No urut Kode unit kerja Kode hal Tahun Contoh SuratTugas yang dikeluarkan oleh Rektorat (IT6.1) Surat Tugas Nomor : 151/IT6.1/RT.01.00/2022 Catatan : nomor surat dikeluarkan oleh yang menangani kesekretariatan setiap unit kerja pemilik kode unit 11
- 12. KODEUNIT KERJA 12 NO UNIT KERJA KODE 1 Rektorat dan Jajaran Rektorat (Biro UK, BIro AKP, Senat, SPI, PUI) IT6.1 2 LP2MP3M IT6.2 3 Fakultas Seni Pertunjukan IT6.3 4 Fakultas Seni Rupa dan Desain IT6.4 5 Program Pascasarjana IT6.5 6 UPT. Perpustakaan IT6.6 7 UPT.TIK IT6.7
- 13. Siapa yang menyusun draft naskah dinas? Draft naskah dinas disusun oleh pegawai yang bertanggung jawab atas urusan kesekretariatan pada setiap unit kerja (Sekretaris dan Pengadministrasi). 13
- 14. Bagaimana menuliskan Perihal danTujuan? Perihal menggunakan kata “Hal” dengan huruf kapital pada awal kata tanpa diberi tanda baca titik. Penulisan tujuan pada naskah dinas didahului yang terhormat disingkat “Yth.” tanpa ada kata kepada Nama tempat yang dituju, tidak menggunakan kata depan “di” Di depan nama jabatan atau gelar pada amplop/sampul naskah dinas dan/atau surat dinas tidak dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara. 14
- 15. Bagaimana menuliskan Nomor Halaman? Nomor halaman Naskah Dinas ditulis menggunakan nomor urut angka dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor. Dikecualikan bagi halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kepala Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. 15
- 16. Bagaimana menuliskan tembusan? Tembusan hanya digunakan apabila Naskah Dinas memerlukan tembusan Setiap unit kerja harus memberikan tindasan surat dinas kepada pimpinan di atasnya dan/atau kepada Rektor untuk pengendalian terpusat atas terbitnya surat dinas atas nama kelembagaan. Surat tembusan disampaikan pada nama lembaga dan/atau nama perorangan yang dituju dengan dilengkapi cap/stempel dinas asli. Surat tembusan disusun sesuai hirarki tingkat jabatan dan sifat kepentingan surat tersebut, sedangkan nama perorangan ditulis pada urutan paling bawah. 16
- 17. Siapa yang berwenang menandatangani naskah dinas? Lihat Lampiran III Peraturan Rektor Nomor 4Tahun 2021 tentangTata Naskah Dinas, Bab Matriks Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas 17
- 18. Bagaimana menggunakan Cap Dinas? Cap dinas adalah cap/stempel yang dipergunakan oleh untuk memenuhi keabsahan suatu naskah dinas pada unit organisasi, unitkerja, dan unit pelaksana teknis, yang telah ditandatangani pejabat yang berwenang. Cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan. Warna cap jabatan/cap dinas berwarna biru 18
- 21. PRINSIP PENANGANAN NASKAH DINAS penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di unit yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; 1 penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima; 2 Naskah Dinas harus diregistrasikan. 3 21
- 22. TAHAPAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS PENERIMAAN PENCATATAN PENGARAHAN PENYAMPAIAN PENGARSIPAN 22
- 24. REGISTRASI Kegiatan mencatat dan mengendalikan arsip yang dibuat dan diterima melalui proses mencatat, mendistribusi, dan mengendalikan arsip yang dibuat pada unit pengolah/unit kerja dan/atau unit kearsipan dalam bentuk Daftar Register Arsip, baik secara manual atau elektronik. 24
- 25. PEMBERKASAN ARSIPAKTIF Kegiatan memberkaskan arsip aktif di unit pengolah/unit kerja, ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan menggunakan sistem pemberkasan tertentu sesuai dengan konteks kegiatannya dan menjadi satu berkas karena kesamaan informasi sehingga arsip dapat mudah diketemukan kembali secara cepat dan tepat melalui tersedianya daftar arsip aktif. 25
- 26. Siapa yang bertanggung jawab memroses, menata, dan menyimpan naskah dinas sebagai arsip? Naskah dinas diproses, ditata, dan disimpan sebagai arsip oleh pengadministrasi unit kerja 26 Klik untuk menambahkan teks
- 27. 27