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1. 高階管理課程
會議管理
詹翔霖副教授 - 創新技術服務基金會
Chanrs@ms68.hinet.net
0955-268997
教學部落格 http://mypaper.pchome.com.tw/chanrs

2. 主
要
經
歷
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大陸國務院發展研究中心訪問教授
大陸清華大學醫藥經營管理所教授
大葉大學企管、休管系副教授
高苑科技大學企管系助理教授
文化大學國企系兼任副教授
實踐大學國企系兼任副教授
日本產經協會 MTP 講師
行政院勞委會創業顧問師評審委員
經濟部企業經營管理協會諮詢輔導顧問
行政院勞委會員工協助方案師
台灣創意設計中心諮詢輔導顧問
行政院勞委會 / 圓夢計劃創業諮詢輔導顧問
經濟部中小企業升級轉型諮詢輔導健診顧問
高雄市政府教育局教學策略聯盟專任委員
職訓局產學訓審查委員
三寶教育基金會執行委員

3. 著
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作
2001.07- 顧客導向之服務系統與作業流程規劃
2001.08- 公司多元經營管理策略
2002.08- 加盟連鎖體制與運作
2003.02- 產業知識管理運用
2007.11- 知識管理價值及運用機制
2008.06- 【 EAPs 】在企業之運用及建置流程
2008.11- 創新管理與企業改革之運用
2009.09-MBA 企業個案實務分析
2010.01- 共通核心職能課程實務
2010.07- 如何建立 TTQS 系統為企業教育訓練架構
2011.10- 管理與人生【有聲書】
2011.12-EMBA 管理學決勝關鍵 / EMBA 領導學決勝關
鍵
• 2012.06- 領導統御 - 主管職責與管理技巧【有聲書】

4. 開會？
會議管理
重要性
緊
急
性
重要但不緊急
重要又緊急
不重要且不急
不重要但急

5. 會議的要素

6. 會議愈來愈重要但會議佔據
企業活動大部分的精華時間
為何開會
• 小組面對面溝通
• 眾多訊息一次交流
• 融合意見凝聚共識
• 分派工作，公平合理
但開會會讓
• 工作時間被分割
• 人多口雜，討論耗時
• 加班
• 特殊問題還是再議
• 沒有效能
• 別人發言比自己開口多

7. 四種會議過程與結果
一 . 權威式決議 :
優點 : 快速
缺點 : 出錯率高
降低員工士氣

8. 二 . 少數服從多數
優點 : 以與會者意見為依歸
民主
緩慢
參與性高
缺點 : 多數暴力

9. • 三 . 強勢少數式
（小團體當道）
• 優點 : 極盡說服之能事
• 缺點 : 上演政治角力但受埋怨

10. • 四 . 無異議一致通過式
• 優點 : 全體一致通過
• 缺點 : 討論進度非常緩慢

11. 傳統的開會決策方式
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4.
權威式決議
少數服從多數
強勢少數式
無異議一致通過式

12. 會議禁忌
• 開會是集合眾多人力、花時間、腦力一起
規劃及討論解決問題，假如沒有好好的運
用或控管，往往會產生不好的結果

13. 沒有主題
• 開會都會先有個目的，才想要找哪些相關
的人員來開會，也才能討論。可就是有些
人召開會議，東說西說、或隨便抓個題目
就說，根本不曉得他想做什麼。

14. 沒有程序
• 會議有討論主題但卻沒有程序，往往會讓
會議進行得很長或沒有頭緒，與會人員說
得很高興或很盡興，但紀錄寫得很辛苦又
不完全，這種會議還是沒用。

15. 沒有時間表
• 會議幾點開？要開到幾點啊？因為沒有時
間表，說不定還想反正有心來開了，乾脆
就開久一點，講多一點。

16. 未事先準備資料
• 要節省開會時間及能充分報告且回答問題
，就必須事先準備好資料，避免開會時被
問及問題時，吱吱唔唔、或一問三不知。

17. 談衍生之事項
• 應就問題的重點進行報告、說明，至於相
關性問題或衍生的問題僅適度的報告，想
了解更深入的情況，則請其自行洽相關人
員。
• 在會議中討論問題或改善的細節，這麼一
討論下去，轉眼間又過了一小時，也不知
何時會議能結束？

18. 沒有紀錄追蹤改善
• 會議最忌諱的是：會而不議、議而不決、
決而不行、行而不加以追蹤，不止讓開會
沒用，也讓要去開會的人喪失信心。

19. 中途離席
• 應先交代除了非常緊急事件，沒有他不能
處理且會造成很大很大的損失，不然請對
方留言、留電話，這也是為何會議時間不
要太長的原因。

20. 主席沒有決斷能力
• 擔任主席有權利與義務將會議隨時控制在
程序內，並且掌握住時間，因此主席絕對
要具備決斷能力。

21. 會議常有問題
• 與會者似乎摸不著頭緒
• 與會者心不在焉
• 有些人始終沈默
• 全體都不是很認真地參與
• 僵持同個論點、重複評論沒有新意
• 與會者私下討論
• 有人開始牽扯不相干議題
• 大家似乎太專注在達成決定
• 與會者對於他人提出的一味批評

22. 公司的開會效率與執行
決定了企業的競爭力
每個人都在開會，
但如何開好會？
-- 學習日本人
• 計算會議成本：
會 議 成 本 = 人數 x 時間 x 薪資單價
會議報酬率 = 會議成本：會議效益

23. 日本大肆展開會議革命
• 會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意
• 會議革命：
1. 廢除不必要的會議
2. 排除不需與會的主管
3. 強調準時開始、結束
4. 重視開會結論
5. 提高會議生產力，強化企業競爭力

24. 經營會議問題點改善
會議流程問題
議題說明
排序不佳
問題點舉例：
※ 於會議的後半段才說節慶作業體制！
→ 但節慶作業為年前重要的議題！
以” 營收攻擊 ” &” 重要性 ”為議題的排序順序
議題時間掌控
問題點：
如議題較多或前面的議題時間太長，導致後面
的議題說明受到影響或會議時間過長。
1. 如議題較多，應以說明議題內” 重點內容 ”為主！
2. 確認重點議題時間說明，以及各議題時間安排！

25. 說明重點問題
重點議題沒有安排 問題點舉例：
小組討論
1. 例如：節慶作業說明應讓店長思考如何提升來客或
客單但多數只說明相關體制時程！
2. 重點商品如霜淇淋、飲品 、咖啡等推進無討論
※ 因 104 年是以小組討論激發各店經營企圖心！
※ 應就各課別的狀況給予討論的方向 ( 題目 ) ，
例如：重點作業事項討論、思考各單店經營做法討論、
銷售推動討論等等

26. 說明內容問題
無案例分享
& 內容說明問題
問題點：
1. 案例分享僅以口述，其他人員難以想像與吸收。
2. 分享內容的說明部份較無 PDCA 概念。
※ 案例分享務必使用 PPT 說明，以加深店長印象，且後續可
存檔作為之後相關推動使用。
※ 如案例分享為重點商品推動，其內容 編排需含 PDCA 概念
因此現況分析、問題抽出、解決對策、執行成效、
再調整方式以便重點歸納。

27. IBM 開會
• 網上預約會議室
• 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久
• 正式會議
• 會議時間延長，會出現警示音提醒
在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，
決定了公司的競爭優勢

28. CEO 怎麼開會？
• So-net ˙ 李岳奇：
關鍵在最後十分鐘
會議法寶：筆記型電腦
會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀
錄大綱讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會
者。
• 鴻海精密 ˙ 郭台銘：
會議條列，會後貫徹執行
會議法寶：白報紙 + 海報架
會議要訣：一條一條寫下再明確不過，更不會有模
糊的爭議空間。

29. CEO 怎麼開會？
• 聯強國際總裁 ˙ 杜書伍：
利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議
• 中國商銀總經理 ˙ 蔡友才：
不預設立場鼓勵發言，會議結束前總結並決議
• 奧美廣告前董事長 ˙ 莊淑芬：
大人吃糖閉嘴，避免扼殺創意
• 智邦科技副總經理 ˙ 林子超：
圓形會議室，鼓勵「沒大沒小」
• 麥肯錫副董事 ˙ 林紹婷
每一位員工都有表達不同意見的義務

30. 日產營收大躍進
• 不請決策者參加，以免影響討論方向
• 時間以「分」為單位清楚劃分
• 會議有「保密協定」，不分職位高低暢所欲言
• 讓員工接受「會議召集人」的專業訓練
• 會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行
「日產亮麗的成績背後，是成功的會議」 ~ 日經商業週

31. 寶僑家品怎麼開會？
「議後速決，決後速行」 ~P&G
 事前議程規劃清楚
 利用資訊系統開跨國會議
 會議主持人開宗明義說明結論與議程
 把事情說清楚！
 申請一個專案網路空間，將資料歸檔
 開設「會議」檔，決議內容、執行人、執行日清清楚
楚


32. 會議視訊提升經營及績效
• 一、增強溝通能力。
二、縮短決策時間。
三、提昇企業管理能力。
四、快速獲得世界資訊。
五、減少旅途勞頓。
六、提昇生產力。
七、節省時間。
八、節省旅行費用。

33. 開會準備重要步驟
1. 先決定會議希望達成的結果
2. 想想會議是否有必要召開
3. 邀請適當的人出席
4. 準備背景資料
5. 設定會議綱領及時間表
6. 預先設想可能的衝突

34. 有效掌控會議順暢進行
按照議程進行會議
共享資源
指揮討論
達成決議
計劃行動
• 針對每個議程，主持
人應該把資料盡量提
供給與會者
• 開啟討論：若遇與會
者發言不踴躍，主持
人可以詢問一些開放
式問題
• 檢驗決議：如果與會者
即將達成共識，主持人
必須先行檢驗這項決議
，並且能以完整的句子
說明這項決議
• 協助與會者決定該為
這項決議採取種行動
• 資訊應避免太大量並
且應該是已經整理過
的
• 在資訊提供者或主持
人提出資訊後，主持
人應詢問與會者是否
有補充資料
• 管理參與：主持人應
鼓勵與會者表達不同
觀點意見
• 讓討論聚焦：有技巧
的主持人可判斷是否
容許彈性和對會議有
幫助的離題
• 結束討論
• 如果可能，透過共識
確立應採取行動的時
間
• 指派負責人員
• 明確指出行動應有什
麼樣的成果
• 會議主持人應該做
好總結動作

35. 結束會議與追蹤工作
總結重點、決議、行動和任務
草擬下次會議的議程
主持人應簡短說明：
•這些任務自然會成為下次會議的議程 ，所以要
追蹤規劃屆時應完成的任務。
• 會議的重點
•任何協議和決議
•敲定下次會議時間地點
•任何分派的任務、完成時間、期望
會後工作
記錄與分發會議記錄
•正確的會議記錄：決議事項、負責該行動
項與會者、預期成果
•發出記錄： 24 小時內寄出
•將議程、會議記錄及其他重要文件歸檔
表達感謝
•主持人應感謝那些在會上進行簡報、
提出報告、需要事前準備的與會者
所做出的任何貢獻
•那些未盡全力貢獻的人，能在下次
會議上更努力

38. 參考資料
天下雜誌－ 開會
天下雜誌
http://mypaper.pchome.com.tw/chanrs/search
http://www.slideshare.net/chanrs
http://blog.sina.com.tw/tom888888
http://61.61.255.64/KMFreeDocView.aspx?
freedocid=d37e28dd-4c7c-4504-a18e-acbbd68f116b
• http://mypaper.pchome.com.tw/chanrs
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