Werkproces registreren

1. 1
Handleiding
Traject registreren

2. 2
Nu je net de slides hebt bekeken over hoe je een
traject/werkproces toevoegt aan een dossier.
Wat kan je nu vervolgens doen met een
werkproces/traject?
Op basis van jouw eigen methodische processtappen
(vandaar de term ‘werkproces’) kan je de tijd én de
inhoudelijke rapportages vastleggen van alle zaken die
in het dossier met of zonder de cliënt hebt uitgevoerd.
Door zo je tijd en inhoud vast te leggen, heb je altijd een
goed overzicht van alle geleverde diensten. Door de tijd
zo te verantwoorden heb je een inhoudelijk dossier,
maar registreer je ook nog eens je tijd ten behoeve van
de verantwoording op jouw urenstaat. Al die gegevens
worden gebruikt voor de facturatie en voor het
uitbetalen van de salarissen.
Door zo vanuit de werkprocessen te werken, hebben we
dus meerdere ‘vliegen in één klap’: inhoudelijke
methodische verantwoording én de registraties in één
keer op orde.
Het traject uitzetten

3. 3
Ga naar het traject/werkproces
Je bent aan de slag geweest voor of met de
cliënt.
In het dossier van de desbetreffende cliënt ga
je naar het traject/werkproces van je keuze.
Je ziet daar verschillende tabbladen:
Op het voorblad zie je algemene
procesinformatie (start- en eind, status en wie
verantwoordelijk is). Op het tweede tabblad
zie je de gekoppelde beschikkingen en op het
tabblad ‘status’ gaan we de inhoud in.

4. 4
Processtappen
Op het tabblad Status zie je een aantal kolommen. Deze kolommen zijn de processtappen uit jullie methodisch proces
(daarom dus ‘werkprocessen’). Iedere stap (kolom) bevat één of meerdere activiteiten.
Deze activiteiten kan je gebruiken om inhoudelijk verslag te leggen en je tijd te registreren.

5. 5
Bewaken en monitoren
Wanneer je je tijd registreert, wordt dit declarabel doordat er een beschikking of een overeenkomst aan ten grondslag
ligt. Het is natuurlijk van groot belang om te zorgen dat jullie uren binnen deze beschikking blijven passen. Alleen dan
kan er voor de geleverde werkzaamheden namelijk een factuur verzonden worden.
Op het tabje ‘planning en realisatie’ gaat het systeem binnenkort helemaal bijhouden hoeveel uur er vanuit de
beschikking beschikbaar is en hoeveel uur al geleverd is. Zodat je daar kunt zien of er eventueel actie moet worden
ondernomen.

6. 6
Tijd boeken en rapporteren versneld
Om nu zo gemakkelijk mogelijk je tijd te boeken die je hebt besteed aan een cliënt (of aan een informatievraag of
vooraanmelding), ga dan naar het blokje ‘activiteit registreren’ in de gekleurde balk’. Dit blokje hoort bij de werkprocessen /
trajecten.

7. 7
Tijd boeken en rapporteren versneld
Je krijgt dan een pop up te zien. In deze pop up staat de datum automatisch op vandaag maar die datum kan je aanpassen.
Je noteert het aantal minuten en je maakt een contactverslag.
Maar uiteraard moet je ook de activiteit kiezen waar je op boekt. Klik je het lijstje open, dan zie je daaronder de
werkprocessen die actueel zijn, en daarbinnen de kolommen uit het werkproces (fase; waar zitten we in het traject) en dan
daaronder de activiteit. Kies altijd een activiteit op het laagste niveau. Klik tenslotte op opslaan.

8. 8
Verslagen bekijken
Wil je nu je verslagen teruglezen? Ga dan weer naar het werkproces-blok op het voorblad van het dossier.
Onder het tabje ‘Contactverslagen’ worden de ingevulde rapportages per activiteit getoond.
Hier kan je alle rapportages nazien.
Ga je er meteen heen, nadat je uren hebt toegevoegd
dan kan het zijn dat je even de pagina moet
verversen. Klik dan even op F5 en dan worden de
laatste gegevens ingeladen.
Binnenkort voegen we aan deze pagina’s nog zoekfilters en
sorteermogelijkheden toe, zodat je ook door een veelheid
aan rapportages/contactverslagen snel kunt zoeken.

9. 9
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.