1. Perencanaan Program dan Penyusunan
Usulan Kegiatan
Oleh henrynasution | henrynasution@yahoo.com
Tanggal Publikasi:31 Januari 2007
1. Pendahuluan
Salah satu ciri manusia modern adalah keanggotaannya dalam berbagai organisasi, yang bertujuan
untuk mencapai tujuan pribadinya dalam rangka meningkatkan taraf hidup baik bersifat materil
maupun spritual. Alasan utama adalah karena semakin kompleksnya kebutuhan sehingga manusia
tidak dapat memenuhi kebutuhan hidupnya itu secara perorangan. Oleh karena itu dikatakan bahwa
organisasi dicirikan oleh perilakunya yang terarah pada tujuan.
Organisasi kemahasiswaan di Perguruan Tinggi adalah wahana dan sarana pengembangan diri
kearah perluasan wawasan dan peningkatan kecendikiawanan serta integritas kepribadian. Adapun
kegiatan yang dilakukan berupa kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler. Kegiatan kurikuler, antara
lain meliputi perkuliahan, praktikum, praktek kerja lapangan, dan lain-lain yang pada umumnya
adalah wajib sifatnya. Sedangkan kegiatan ekstra kurikuler, yaitu kegiatan kemahasiswaan seperti
himpunan mahasiswa, badan eksekutif mahasiswa, parlemen mahasiswa, unit kegiatan mahasiswa
(UKM) dan Sub.UKM. Merupakan hak mahasiswa untuk mendapatkan perlakukan sesuai dengan
bakat, minat dan kemampuan yang diikutinya yang mendapatkan prioritas pembinaan, penyaluran
dan pengembangan.
Pengembangan kemahasiswaan merupakan tanggung jawab atau tugas nasional yang penting,
karena mahasiswa sebagai sumber daya manusia merupakan potensi vital dan strategis.
Pengembangan tersebut dengan memperhatikan seluruh komponen, yaitu keadaan mahasiswa,
tenaga pembimbing, materi, metode pengembangan, dana dan fasilitas, sasaran program dan
kelembagaan. Mahasiswa bukan lagi obyek pembinaan tetapi merupakan subyek bagi
pengembangan diri sendiri, yang berarti harus memikirkan berbagai strategi, mulai dari
perencanaan, proses pelaksanaan dan evaluasi, sehingga target pengembangan dirinya bisa
tercapai.
Perencanaan program dan penyusunan usulan kegiatan belum dapat kita lakukan sebelum adanya
pembagian program kerja, yaitu suatu tugas atau kewenangan yang diberikan kepada suatu unit
kegiatan atau lembaga untuk menyelenggarakan suatu bentuk kegiatan. Tujuan dari pada
pembagian ini adalah untuk menghindari terjadinya kegiatan yang sama baik waktu maupun bentuk
kegiatan antar lembaga, dan tujuan lainnya adalah agar dalam melaksanakan kegiatannya dapat
diklasifikasikan atau dikelompokkan mana kegiatan yang sifatnya umum atau lebih terarah pada ciri
khas fakultas atau jurusan.
2. Perencanaan Program
Dalam merencanakan suatu program, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:
1. Proses pembuatan program
2. 2. Identifikasi program
3. Langkah-langkah dalam penyusunan rencana program
4. Penjadwalan rencana program
2.1. Proses Pembuatan Program
Dalam proses pembuatan program dapat kita kemukakan sebagai berikut :
1. Berdasarkan atas fakta yang objektif, rasional dan pertimbangan-pertimbangan terhadap
perkembangan kegiatan.
2. Sasaran yang ingin dicapai harus jelas.
3. 5W + H : What (Apa), Why (Kenapa), Who (Siapa), Where (Dimana), When (Kapan) dan
How (Bagaimana).
4. Harus dipertimbangkan kebijaksanaan organisasi.
5. Antara satu kegiatan dengan kegiatan yang saling mengisi dan berkaitan.
6. Tidak kaku dalam batas-batas tertentu sesuai dengan perkembangan.
7. Mudah dipahami dan penafsiran harus sama oleh pelaksana kegiatan.
2.2. Identifikasi Program
Dari sekian banyak bidang atau seksi dalam perencanaan program harus diidentifikasi menurut:
1. Bidang kegiatan
2. Jenis kegiatan
3. Sub.jenis kegiatan
4. Bentuk kegiatan
Berdasarkan Misi Universitas akan diambil salah satu bagian yaitu kegiatan dalam bentuk
pendidikan dan penalaran.
Bidang kegiatan : Pendidikan dan Penalaran
Jenis kegiatan : - Pendidikan
Bentuk kegiatan : - Diklat, dll
Jenis kegiatan : - Penalaran
Bentuk kegiatan : - Seminar, Lokakarya, dll
2.3. Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Rencana Program
Dalam merencanakan suatu rencana program beberapa langkah yang harus kita perhatikan, yaitu :
1. Sasaran yang ingin dicapai harus diketahui dan ditetapkan.
2. Kumpulkan data atau informasi yang diperlukan.
3. 3. Analisa data dan informasi terhadap sasaran atau permasalahan yang terjadi.
4. Identifikasi faktor-faktor apa saja yang akan menjadi penghambat dan penunjang.
5. Buat alternatif rencana program, dari masing-masing alternatif tersebut tetapkan yang
terbaik.
6. Rencana program harus terperinci, yaitu terdiri dari waktu, pendanaan, pelaksanaan dan
lain-lain.
2.4. Penjadwalan Rencana Program
Penjadwalan program merupakan aspek penting dari suatu perencanaan program, karena dalam
suatu penjadwalan tersebut lebih memfokuskan kepada identifikasi terhadap sesuatu yang harus
atau ingin dilakukan, kapan untuk dimulai dan kapan harus selesai. Penjadwalan ini sangat
membantu dalam hal pelaksanaan, monitoring kegiatan, dan evaluasi suatu program.
Dalam penjadwalan suatu rencana program beberapa hal harus kita pedomani :
1. Identifikasi seluruh kegiatan yang direncanakan.
2. Prioritaskan program.
3. Tentukan kegiatan yang telah dirinci.
4. Tentukan lama waktu dan waktu pelaksanaan.
5. Jadwal kegiatan disesuaikan dengan tahun anggaran
6. Evaluasi jadwal yang telah disusun.
Dari keempat hal tersebut diatas, walaupun perencanaan program yang disusun terlihat baik dan
rapi, dalam pelaksanaannya belum tentu demikian. Seorang pemimpin atau ketua organisasi harus
dapat memperkecil kendala-kendala yang datang baik dari dalam maupun dari luar organisasi.
Kendala yang datang dari dalam organisasi adalah kuranganya pengertian dan pemahaman,
kesadaran dan tanggung jawab, waktu dan pendanaan, pola manajemen. Sedangkan yang datang
dari luar organisasi seperti peraturan/ketentuan-ketentuan (birokrasi) yang berlaku, faktor sosial,
faktor politik dan faktor ekonomi.
Organisasi merupakan sistem yang kompleks dan multidimensi, dalam hal ini dituntut kemampuan
pengelolaan menghadapi dan mengatasi bermacam tantangan atau hambatan dan perubahan baik
dari dalam maupun dari luar. Semakin kritis dan dinamis kehidupan kampus, semakin cepat dan
besar terjadinya perubahan, berarti strategi-strategi yang tepat sangat diharapkan sekali.
Strategi merupakan suatu arah dan kebijaksanaan untuk pencapaian tujuan organisasi, yang
melibatkan peran dan tanggung jawab anggota. Dalam menetapkan strategi ini kurun waktu
pelaksanaan kita tetapkan berdasarkan program jangka panjang dan jangka pendek. Dalam
perencanaan ini harus dapat dilaksanakan serta di-implementasikan secara konsisten, dan hasil
yang ingin dicapai benar-benar memenuhi sasaran yang akhirnya akan dievaluasi keberhasilannya.
Setelah program direncanakan, apakah benar-benar telah evektif. Dalam menilai suatu
perencanaan evektif atau tidak dapat kita perhatikan yaitu : manfaat dari hasil yang dicapai terhadap
yang kita harapkan apakah sesuai dengan sasaran, dari manfaat yang kita harapkan bagaimana
pemanfaatan dana, efisiensi, evektifitas dan
pengelolaan. Untuk pencapaiannya dibutuhkan pengendalian atau monitoring dan pengawasan
secara 3S (sebelum, selama dan sesudah) kegiatan berlangsung.
4. Secara makro keberhasilan organisasi dalam melaksanakan program dapat dinilai dari:
1. Hasil yang dicapai.
2. Keterlibatan anggota (sumber daya anggota).
3. Manajemen atau sistem pengelolaan.
4. Lingkungan dimana kegiatan dilaksanakan.
[newpage]
3. Mekanisme Perencanaan Program
Mekanisme perencanaan program dimaksud adalah untuk mengetahui siapa perencana program,
dan siapa pelaksana perencana program.
Pada lembaga kemahasiswaan di Universitas Bung Hatta yang merencanakan program adalah
Parlemen Mahasiswa dalam bentuk Garis-Garis Besar Program Haluan Lembaga sedangkan
pelaksana dari perencana program kedalam bentuk program kerja tahunan adalah Badan Eksekutif
Mahasiswa. Sedangkan pada tingkat jurusan yaitu Himpunan Mahasiswa Jurusan merencanakan
program kerjanya berdasarkan propesi dan keahliannya berdasarkan ciri kejurusanan-nya.
Parleman Mahasiswa dalam merencanakan program kerja masih dalam gambaran umum, tidak
dalam bentuk kegiatan atau tersebut dalam jenis kegiatan. Parlemen Mahasiswa hanya memberikan
target-target untuk dilaksanakan oleh pelaksana program kerja untuk satu periode. Target-target
tersebut diperoleh baik dari mahasiswa dan pembina lembaga mahasiswa (sebut saja Pembantu
Dekan bidang kemahasiswaan) yang lebih mengarah pada VISI dan MISI. Seluruh garis-garis besar
haluan lembaga yang akan dilaksanakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa, merupakan tanggung
jawab Parlemen Mahasiswa untuk memonitor, mengevaluasi dan meminta pertanggung
jawabannya.
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) akan menjabarkan gambaran umum yang telah disusun oleh
Parlemen Mahasiswa, dalam bentuk kegiatan, jenis kegiatan dan lain-lain. BEM melakukan apa
yang harus dikerjakan dan sasarannya lebih ditujukan untuk kepentingan mahasiswa secara umum.
Setiap kegiatan yang direncanakan mendapat sumbangan pemikiran dari mahasiswa dan
pelaksanaan rencana kerjanya menkoordinasikan dan mengkonsultasikan dengan Parlemen
Mahasiswa. Semua kegiatan akan dipertanggung jawabkan kepada Parlemen Mahasiswa dan
pembina lembaga mahasiswa.
Ditingkat jurusan, HMJ harus mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan kepada Ketua
Jurusannya. Program kerja yang direncanakan lebih diarahkan dan difokuskan pada profesi dan
keahlian. Seluruh rencana program dikonsultasikan kepada Parlemen Mahasiswa dan BEM. Dari
konsultasi dan koordinasi tersebut akan dapat terhindar dari terbenturnya kegiatan yang sama, dan
manfaat lain adalah untuk tidak melaksanakan kegiatan yang tidak sesuai dengan profesi dan
keahlian.
Parlemen Mahasiswa harus benar-benar dapat merupakan perpanjangan tangan seluruh
mahasiswa untuk menyalurkan aspirasi dan keinginannya. Kemudian dari saran-saran yang
diperoleh tertuang kedalam garis-garis besar program haluan lembaga. Dan BEM dapat membaca
apa yang menjadi keinginan mahasiswa tersebut, dalam rangka pelasanaan penalaran, minat dan
kegemaran dan kesejahteraan mahasiswanya (baca : tugas pokok Parlemen Mahasiswa, BEM dan
HMJ).
5. 4. Penyusunan Usulan Kegiatan
Penyusunan usulan kegiatan lebih dikenal dengan nama Proposal, yang tujuannya adalah
menerangkan dan menjelaskan suatu kegiatan yang direncakan. Dalam penyusunan usulan
kegiatan “ Proposal “ haruslah jelas, tepat dan benar. Tiga hal ini sering sekali menyebabkan
proposal yang diusulkan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan bahkan ada kemungkinan
proposal tersebut tidak diterima atau ditolak. Hal ini dapat saja terjadi, karena proposal yang
diusulkan tidak ada kejelasannya, sasaranya atau terdapat manipulasi angka-angka yang
dibutuhkan.
Walaupun dalam pembuatan proposal ini tidak memerlukan pengetahuan khusus, tetapi kita harus
mengetahui tata cara ataupun aturan penulisannya. Berikut akan diperlihatkan contoh usulan
kegiatan "Proposal" secara umumnya :
a. Pendahuluan.
b. Dasar Pemikiran.
c. Tema Kegiatan.
d. Maksud dan Tujuan.
e. Penyelenggara.
f. Jenis Kegiatan.
g. Peserta.
h. Waktu Pelaksanaan.
i. Susunan Kepanitiaan.
j. Pembiayaan.
k. Penutup.
Yang sangat penting untuk menjadi perhatian dalam usulan kegiatan adalah pada bagian : Dasar
Pemikiran dan Anggaran Biaya. Karena pada bagian inilah yang selalu menjadi perhatian pemilik
dana atau sponsor, setelah itu baru diperhatikan bagian-bagian lain. Dengan demikian pada dasar
pemikiran ini harus ditunjukkan kegiatan yang diusulkan memang benar-benar penting dan harus
dilakukan, sasaran dan manfaat yang ingin dicapai menjadi penjelasan pada bagian ini. Struktur isi
pada dasar pemikiran, pada umumnya terdiri dari : pendahuluan dari kegiatan yang akan dilakukan,
menerangkan pentingnya kegiatan yang akan diusulkan, dikuatkan pada masalah-masalah yang
terjadi saat ini dan menyelesaikan masalah pada masa yang akan datang , sasaran dan manfaat
yang diperoleh terhadap pemilik dana ataupun pelaksana secara umum dan secara khusus,
keterangan yang menguatkan bahwa kegiatan yang diusulkan tersebut dalam rangka memperingati
atau ada dasar lain yang dapat di tonjolkan sehingga usulan kegiatan ini beriring dengan maksud
tersebut, kemudian penutup dari dasar pemikiran.
Penutup
Setiap organisasi dibentuk dan dijalankan adalah untuk mencapai dan memuaskan berbagai tujuan,
baik tujuan anggota maupun tujuan organisasi itu sendiri. Karena organisasi merupakan suatu
bagian dari sistem yang lebih besar, maka tujuannya juga harus melihat masyarakat lingkungannya.
Kegagalan dalam merencanakan program kerja akan mengakibatkan gagalnya organisasi. Dalam
merencanakan program harus diikuti kemampuan yang dapat diimplementasikan kedalam program
kegiatan. Kegagalan perencanaan dapat dihindari dengan identifikasi masalah dan strategi yang
6. tepat. Dalam perencanaan program dibutuhkan unsur-unsur pendukung katagori program dan saling
terintegrasi kedalam satu kesatuan sehingga lebih sistematis. Selain dari pada itu kemampuan
anggota memegang kunci keberhasilan setiap perencanaan tersebut, anggota harus melakukan
interaksi yang lebih dinamis dengan sesama anggota dan tidak bersifat konservatif.
Diharapkan memiliki sikap loyalitas, dedikasi dan wawasan yang lebih luas kedepan dari semua
unsur dan tingkat organisasi untuk mencapai sasaran akhir pertumbuhan, kelangsungan
hidup/aktivitas dan mamfaat bersama.
Dalam penyusunan usulan kegiatan harus jelas, sehingga siapa saja yang membacanya akan
mengerti maksud dan tujuan dari pada kegiatan yang direncanakan pelaksanaannya. Disamping itu
dalam penaksiran/taksasi anggaran biaya tidak dimanipulasikan, dan harus sesuai dengan bentuk
kegiatan.
