A guide for how to implement QCO in Manufacturing system, increase lead time and reduce wasted time because model change

1. PGD Training Center, Sukabumi, Indonesia
QUICK CHANGEOVER
Basic Training – July 10, 2013

2. DEFINISI
Quick Changeover (QCO)
Pergantian model sepatu secara cepat, mencakup perubahan susunan mesin, jumlah mesin, settingan mesin, dan proses kerja.
Tujuannya yaitu :
Mengurangi kerugian perusahaan yang diakibatkan oleh penurunan efektifitas produksi
2

3. DEFINISI
COT | Changeover Time
Waktu Pergantian Model
Interval waktu antara penyelesaian sepasang sepatu model lama dengan sepasang sepatu model baru.
COPT | Changeover Process Time
 Waktu Proses Pergantian Model
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keseluruhan proses pergantian model.
Keterangan :
Waktu COT dan COPT diambil ketika sepasang sepatu tersebut sudah lulus cek QC (QC Passed)
3

4. DEFINISI
 Hal–hal yang mempengaruhi dalam QCO :
1. WIP
2. Multi skill
3. Man power
4. Tooling & Layout
5. Simulasi Layout
6. Checklist persiapan QCO
 Hal–hal yang harus diperhatikan dalam QCO :
– TT | Takt Time adalah waktu standard yang diberikan untuk menghasilkan satu pasang sepatu
– CT | Cycle Time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu putaran dari suatu operasi.
– COT | Changeover Time = Takt time
Changeover Time = Takt Time
4

5. AKTIVITAS DALAM QCO
1. Aktivitas Internal
Aktivitas yang harus dilakukan selama mesin tidak bekerja.
– Waktu yang terpakai pada aktivitas Internal menentukan waktu downtime (waktu mengganggur) mesin.
contoh : perpindahan/pergantian mesin, pemasangan instalasi listrik, setting mesin, dsb.
2. Aktivitas Eksternal
Aktivitas yang dapat dilakukan selama mesin bekerja.
– Waktu yang terpakai untuk aktivitas eksternal menentukan seberapa sering changeover terjadi,
– jika waktu eksternal lebih panjang dari waktu produksi terpendek maka proses akan menunggu.
contoh : pengambilan stock, pembuatan laporan, supply komponen, pembersihan tempat kerja, dsb.
5

6. QUICK CHANGEOVER SOP
Persiapan
QCO
Proses QCO Evaluasi QCO
Persiapan QCO 1 hari sebelum pelaksanaan
QCO oleh LL
(Persiapan material/mesin)
Schedule mingguan dari PPIC
Pre-meeting pembagian
tugas oleh CI
Penyusunan layout
(prod. & mec)
Instalasi listrik dan
setting mesin
(mec & Eng.)
Pendistribusian
material (WS)
Pengawasan &
dukungan (Spv.)
Cek kualitas
(QC)
Bimbingan
proses (Tech.)
Pengukuran CT
(IE)
11
22
33
11
22
33
44
77
66
55
Evaluasi meeting setelah
pelaksanaan QCO
Analisa pencapaian target
output (CI)
Catat hasil evaluasi meeting
QCO (CI)
11
22
33
COT =
TT
88
6

7. LANGKAH-LANGKAH
PELAKSANAAN QCO
1. Schedule dari PPIC
2. Persiapan kerja sebelum melakukan QCO
(Checking Material dan Kelengkapan)
3. Pre-Meeting
4. Pelaksanaan QCO
5. Meeting Evaluasi
8

8. LANGKAH-LANGKAH
PELAKSANAAN QCO
1. Schedule dari PPIC
2. Persiapan kerja sebelum melakukan QCO
(Checking Material dan Kelengkapan)
3. Pre-Meeting
4. Pelaksanaan QCO
5. Meeting Evaluasi
9

9. 1. SCHEDULE DARI PPIC
 PPIC
– Staff PPIC membuat schedule QCO dan menyebarkan informasi tersebut ke departemen terkait,
– Schedule dari PPIC menjadi acuan pelaksanaan QCO,
– Criteria pleaksanaan QCO diatur dalam Internal Memo,
– Staff PPIC menyebarkan informasi apabila terdapat schedule baru
10

10. LANGKAH-LANGKAH
PELAKSANAAN QCO
1. Schedule dari PPIC
2. Persiapan kerja sebelum melakukan QCO
(Checking Material dan Kelengkapan)
3. Pre-Meeting
4. Pelaksanaan QCO
5. Meeting Evaluasi
11

11. 2. PERSIAPAN KERJA SEBELUM MELAKUKAN QCO
(CHECKING MATERIAL DAN KELENGKAPAN)
 Checklist Persiapan QCO
1. Cek schedule pergantian model dari PPIC,
2. Line Leader mengisi Checklist persiapan QCO yang dibantu oleh Cell Leader,
3. Pengisian checklist harus sesuai standar yang diterapkan oleh IE (Line Balancing),
4. Checklist tersebut di serahkan pada IE untuk dikonfirmasi dan ditanda tangani bila data sudah benar,
5. Selanjutnya checklist di berikan pada Mekanik & Engineering sebagai acuan untuk mempersiapkan mesin 10 menit sebelum QCO dan di tanda
tangani bila mesin telah siap untuk di pakai,
6. Kemudian checklist di berikan pada CI sebagai koordinator QCO di produksi.
 Mesin & Peralatan
1. Mekanik & Engineering harus menyimpan mesin di area dekat line produksi (Red Tag Area) 10 menit sebelum dimulai pergantian model.
2. Lalu setting pengaturan/penyetelan mesin terlebih dahulu seperti suhu, udara, tekanan, dll sampai status mesin siap pakai.
12

12.  Tim QCO
1. Anggota tim QCO harus datang tepat waktu dan tidak boleh telat
2. Mengisi form absensi
3. Bertanggung jawab atas pekerjaannya masing-masing
4. Aktif dalam mengikuti proses QCO
 Operator
1. Harus memahami dengan jelas semua operasi kerja, harus berdasarkan prosedur dan memenuhi standar
kualitas
2. Harus mahir dalam proses operasi (mahir sampai bisa memenuhi standar waktu Takt Time)
3. Jika operator tidak kompeten, lakukan training terlebih dahulu sebelum QCO dimulai
2. PERSIAPAN KERJA SEBELUM MELAKUKAN QCO
(CHECKING MATERIAL DAN KELENGKAPAN)
13

13.  Material/Bahan
1. Water Spider harus mempersiapkan material (bahan, jarum, benang, alat, dll.) sebelum QCO dimulai
2. Material disimpan pada tempatnya sehingga pada saat QCO berlangsung, Water Spider bisa langsung
mendistribusikan material tersebut
 Training / Pelatihan
1. Cell Leader membagikan tugas dan tanggung jawab kepada anggota tim QCO
2. Memberikan pengarahan mengenai teknik maupun standar kualitas pada saat pergantian model kepada anggota tim
QCO
2. PERSIAPAN KERJA SEBELUM MELAKUKAN QCO
(CHECKING MATERIAL DAN KELENGKAPAN)
14

14. LANGKAH-LANGKAH
PELAKSANAAN QCO
1. Schedule dari PPIC
2. Persiapan kerja sebelum melakukan QCO
(Checking Material dan Kelengkapan)
3. Pre-Meeting
4. Pelaksanaan QCO
5. Meeting Evaluasi
15

15. 3. PRE-MEETING (MEETING PERSIAPAN QCO)
 Hal yang harus diperhatikan dalam Pre-Meeting QCO:
– CI memimpin Pre-Meeting QCO,
– LL / CL memberikan pengarahan untuk proses Changeover
– Melakukan pembagian tugas untuk masing-masing anggota team
– Checking semua perlengkapan QCO (BSOM, Sample Shoes, Material, VSM, dll)
– Pembagian Checklist Persiapan QCO dan Daftar Kebutuhan mesin.
16

16. LANGKAH-LANGKAH
PELAKSANAAN QCO
1. Schedule dari PPIC
2. Persiapan kerja sebelum melakukan QCO
(Checking Material dan Kelengkapan)
3. Pre-Meeting
4. Pelaksanaan QCO
5. Meeting Evaluasi
17

17. 4. PELAKSANAAN QCO
 Pada saat proses QCO berlangsung ;
– Anggota tim QCO melaksanakan tugasnya masing-masing,
– Aktif dan saling melengkapi,
– Mendengarkan petunjuk dari Cell Leader dan
– Tanpa keadaan khusus tidak boleh keluar pada saat proses QCO berlangsung.
 Diluar line,
– CI melakukan pencatatan terhadap kejadian-kejadian yang terjadi pada proses QCO, tidak terlibat langsung dalam kegiatan
pergantian model agar tidak mengganggu proses QCO.
CI bertanggung jawab dalam melakukan pengukuran
COT & COPT.
18

18. 4. PELAKSANAAN QCO
Posisi anggota tim pada pelaksanaan QCO
19

19. LANGKAH-LANGKAH
PELAKSANAAN QCO
1. Schedule dari PPIC
2. Persiapan kerja sebelum melakukan QCO
(Checking Material dan Kelengkapan)
3. Pre-Meeting
4. Pelaksanaan QCO
5. Meeting Evaluasi
20

20. 5. MEETING EVALUASI QCO
1. Setelah pelaksanaan QCO selesai harus diadakan Meeting Evaluasi, untuk meninjau ulang proses QCO yang dilakukan.
2. CI memberikan pengarahan kepada seluruh anggota tim QCO dan melakukan analisa permasalahan yang terjadi,
3. Setiap tim QCO harus melakukan kaizen atas permasalahan yang terjadi,
4. Setiap satu bulan sekali dilakukan meeting summary kaizen, terhadap masalah yang timbul pada saat QCO.
21

21. LEMBAR KERJA
 Standard Penilaian QCO
10 point 5 point 0 point
Old to Old COPT ≤ TCT + 600 sec TCT + 600 det < COPT ≤ TCT + 900 sec TCT + 900 det < COPT
Old to New COPT ≤ TCT + 1200 sec TCT + 1200 det < COPT ≤ TCT + 1500 sec TCT + 1500 det < COPT
10 point 5 point 0 point
Old to Old COT ≤ 120 sec 120 det < COT ≤ 180 sec 180 det ≤ COT
Old to New COPT ≤ 220 sec 220 det < COT ≤ 280 sec 280 det ≤ COT
10 point 5 point 0 point
Old to Old
Old to New
Old to Old
TOTAL
100 Pt
Old to New
(Output Target * 7 Hour (day 1) * 50%) + (Output Target * 7 Hour (day 2) * 60%) +
(Output Target * 7 Hour (day 3) * 70%) + (Output Target * 7 Hour (day 4) * 80%) +
(Output Target * 7 Hour (day 5) * 90%)
LEVEL A > = 85 Point LEVEL B > = 60 - 84 Point LEVEL C < = 60 Point
Tidak memenuhi standard
70pt
Persentasi Pencapaian Output per Jam (%) * 70
Persentasi Pencapaian Output per Jam (%) Output Aktual / Output Reasonable * 100%
Output
Aktual
Total Output for 14 Hour (2 days) after QCO
Total Output for 35 Hour (5 days) after QCO
Output
Reasonable
(Output Target * 7 Hour (day 1) * 80%) + (Output Target * 7 Hour (day 2) * 90%)
10pt
Hal Nilai
Persiapan Old and New models Lengkap Tidak Lengkap tetapi dapat memenuhi standard
STANDARD PENI LAI AN QCO v.1
10pt
Hal Nilai
COPT
10pt
Hal Nilai
COT
22

22. LEMBAR KERJA
 Lembar persiapan sebelum pelaksanaan QCO
Checklist persiapan QCO Diisi oleh LL
Daftar kebutuhan mesin & line status Diisi oleh Mec/Eng
Checklist
Persiapan
Daftar Kebutuhan
Mesin
Analisa pencapaian target Diisi oleh WS/CL
Lembar Penilaian Diisi oleh CI
 Lembar penilaian setelah pelaksanaan QCO
Lembar
Penilaian
Analisa Pencapaian
Target
Format
Format
Format
Format
23

23. STRUKTUR TEAM QCO
Anggota Team QCO di bagi menjadi 2 Team Utama :
A. Team Pelaksanaan QCO
- CL = 1 orang - Engineering = 1 orang
- WS = 2 orang - Mekanik Sewing = 2 orang
- QC = 1 orang - PPIC = 1 orang
- Teknikal = 1 orang
B. Team Kaizen QCO
- C2B Supervisor = 1 orang - CI = 1 orang
- Line Leader = 1 orang - IE = 1 orang
C2B Supervisor adalah Leader team kaizen QCO.
24

24. STRUKTUR TEAM QCO
• Struktur organisasi team pelaksanaan QCO
• Struktur organisasi team kaizen QCO
25

25. STRUKTUR TEAM QCO
A. Tugas dan tanggung jawab anggota team pelaksanaan QCO
Cell Leader (CL)
1.Mengawasi dan mengontrol kinerja operator untuk selalu mengikuti standar,
2.Mengawasi dan mengontrol pendistribusian material kepada operator,
3.Memeriksa material yang dialirkan, harus sesuai dengan SPK,
4.Mengimplementasikan saran dan gagasan dari Supervisor/Line Leader,
5.Bertanggung jawab atas proses changeover dan lingkungan kerja,
6.Membantu Line Leader didalam membuat “Checklist Persiapan QCO”.
Water Spider (WS)
1.Menyediakan semua kebutuhan komponen untuk proses produksi,
2.Melakukan proses pendistribusian komponen pada saat QCO, di luar line,
3.Membantu dalam memindahkan peralatan di dalam line,
4.Memberikan pengarahan kepada operator yang tidak terampil di dalam line,
5.Secara simultan melakukan perbaikan pada produk cacat di dalam line,
6.Mempersiapkan SOP untuk model yang baru,
26

26. STRUKTUR TEAM QCO
 Quality Control (QC)
1. Mempersiapkan sample sepatu dan komponen setiap bagian sepatu,
2. Melakukan pemeriksaan kualitas setiap proses hasil kerja operator, diluar line,
3. Menetapkan sepatu mana yang OK dan tidak OK dari hasil pengecekan.
 Teknikal (TEC)
1. Melakukan panduan teknik pengerjaan untuk model baru, di dalam line,
2. Memastikan teknik pengerjaan pada tiap proses harus sesuai dengan sample shoes berkoordinasi dengan QC tentang
standar kulitas.
3. Koordinasi dengan mekanik untuk melakukan penyetelan mesin
 Engineering (ENG)
1. Mempersiapkan instalasi listrik di luar line,
2. Mempersiapkan suku cadang yang dibutuhkan pada saat changeover berlangsung,
3. Segera melakukan instalasi pada mesin untuk memperlancar proses produksi,
27

27. STRUKTUR TEAM QCO
 Mekanik Sewing (MEC)
1. Pengadaan mesin sesuai dengan proses,
2. Melakukan pemindahan mesin, baik yang masuk ataupun yang keluar dari line,
3. Penyetelan mesin dan persiapan suku cadang mesin,
4. Segera melakukan perbaikan bila ada kerusakan mesin pada saat proses QCO berlangsung,
5. Membuat laporan kerja dan melaporkan pada atasan.
 PPIC
1. Membuat schedule QCO bulanan dan mingguan.
2. Menyebarkan informasi schedule QCO ke departemen terkait,
3. Memberikan informasi kepada departemen terkait bila terdapat schedule baru.
28

28. STRUKTUR TEAM QCO
B. Tugas dan tanggung jawab anggota team kaizen QCO
C2B Supervisor
1.Membantu mengkoordinaksikan proses changeover di luar line,
2.Mengawasi berjalannya proses QCO.
Line Leader
1.Bertanggung jawab terhadap proses produksi di line produksi,
2.Membuat “Checklist Persiapan QCO” akan proses kerja dan data kebutuhan mesin untuk model baru,
3.Mengadakan meeting persiapan QCO dengan tim QCO dan operator mengenai pergantian model yang akan dilakukan,
4.Memberikan motivasi / meningkatkan kinerja operator dan bertanggung jawab pada lingkungan kerja,
5.Mengontrol proses changeover agar dapat berjalan dengan baik,
6.Melakukan evaluasi setelah proses changeover.
SPV
29

29. STRUKTUR TEAM QCO
 Continuous Improvement (CI)
1. Membantu produksi mengenai QCO melalui Training QCO,
2. Mencatat masalah-masalah yang terjadi saat pergantian model,
3. Menghitung waktu COT & COPT,
4. Memimpin meeting persiapan QCO dan meeting evaluasi QCO,
5. Sebagai koordinator dalam penanganan berbagai situasi yang timbul pada saat QCO.
 Industrial Engineering (IE)
1. Memberikan usulan kepada produksi mengenai penggunaan jumlah operator dan jumlah mesin yang dibutuhkan,
2. Membantu menciptakan aliran proses yang lancar,
3. Menghitung CT dari operator yang melakukan proses baru setelah menyelesaikan 3 pasang,
4. Mangganti SOP pada mesin yang telah melakukan pergantian model,
5. Membuat Line Balancing di produksi,
6. Membuat layout produksi,
7. Mengkonfirmasikan kemampuan line.
30

30. MEMO QCO
Di bawah ini adalah memo internal yang sudah disetujui dan di tanda tangani oleh semua manager dari department terkait, memo ini merupakan
acuan yang mutlak bagi kita dalam pelaksanaan QCO.
PGD-QCO-Memo
-June-2013
31

31. PO
>=100
0 prs
M/C
C/O
>=3
Tidak
QCO
Persiapan
QCO
Min. 1 hr sebelum QCO
(LL)
Internal
MP (CL)
SOP (WS/IE)
Technikal (Tech)
External
Mesin (Mc)
Kelistrikan (Eng)
External
Material (WS)
Benang (WS)
Dll.
Konfirmas
i
Persiapan
(LL)
Laporan ke
CI
(LL)
Pre-Meeting
Pelaksanaa
n
QCO
Meeting
Evaluasi
Penilaian
QCO
Persiapan
Dokumen
CI
Schedule
QCO
Finis
h
Start
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN
QCOFlowchart Pelaksanaan QCO v.1
32

32. 33
PERTANYAAN
?

33. SOAL
1. Jelaskan pengertian dan tujuan dari QCO ! (20)
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan COT dan COPT ! (20)
3. Apa yang dimaksud aktifitas Internal dan Aktifitas Eksternal ? Berikan contoh ? (20)
4. Sebutkan Langkah-Langkah Pelaksanaan QCO! (20)
5. Jika suatu line stitching memasang target 60 prs / jam
berapa Takt Time yang diberikan pada line tersebut ? dan
berapa waktu Change Over yang harus dicapai line tersebut, agar dapat dikatakan sempurna ? (20)
34

34. THANK YOU!
PGD Continuous Improvement Department