Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. Dokumen tersebut membahas tentang administrasi ketatausahaan dan struktur organisasi Depdiknas. 2. Administrasi ketatausahaan meliputi pengertian, enam pola kegiatan, dan tiga peranan utama tata usaha. 3. Dokumen juga membahas tentang penataan surat, arsip, dan struktur organisasi Depdiknas.

1. BAB XI
ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN DAN
STRUKTUR ORGANISASI DEPDIKNAS
A. Pengertian
Bidang lain garapan administrasi pendidikan adalah administrasi ketata usahaan.
Bidang ini memiliki peranan yang sangat penting. The Liang Gie (1998:16) merumuskan
pengertian tata usaha sebagai segenap rnagkaian aktivitas enghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keteranganketerangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi.
Enam Pola kegiatan tata usaha:
a. Menghimpun segala keterangan yang diperlukan baik yang belum ada maupun
yang masih berserakan
b. Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan maupun audio visual
secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim dan disimpan
c. Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat
disajikan menjadi informasi yang berguna
d. Menggandakan berbagai keterangan untuk didistribusikan maupun
pendokumentasian
e. Mengirimkan berbagai keterangan untuk dipergunakan pihak lain
f. Menyimpan berbagai keterangan untuk dapat digunakan pada saat yang lain.
Ada ciri utama dalam kegiatan tata usaha yaitu pelayanan, merembes segenap
bagiandalam organisasi dan dilaksanakan oleh semua pihak organisasi. Namun kegiatan
pelayanan tata usaha merupakan bagian kegiatan yang ikut menunjang terlaksananya
kegiatan operasional yang baik.
Kegiatan usaha seperti yang diunggapkan oleh The Liang Gie (1998)
mempunyai 3 peranan pokok:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebai suatu keseluruhan

2. Implikasi dalam dunia pendidikan , peran melayani pelaksana pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan organisasi diantaranya, penyediaan informasi siswa yang
dapat berguna bagi guru untuk melaksanakan proses belajar mengajar dikelas dengan
baik, informasi siswa yang bermasalah untuk dilakukan bimbingan dan konseling serta
guru yang mengalami masalah pelaksanaan pengajaran untuk dilakukan supervise
pengajaran oleh kepala sekolah.
B. Penataan Surat
a. Pengertian Surat
Menurut kepmen Depdikbud nomor 091/U/1995 surat adalah sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu
pihak ke pihak lain.
b. Jenis Surat
Surat menurut jenisnya ada 12 jenis uaitu:
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Memo
4. Surat Pengantara
5. Surat Kawat atau telegram
6. Surat Keputusan
7. Surat edaran
8. Surat Undangan
9. Surat Tugas
10. Surat Kuasa
11. Surat Pernyataan
12. Berita Acara
c. Sifat dan derajat surat
1. Suart sangat rahasia
2. Surat rahasia
3. Surat terbatas
4. Surat biasa
Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat:

3. 1. Kilat
2. Segera
3. Bisa
d. Pencatatan alamat surat
Alamat surat dicantumkan pada dua tempat yaitu sampul, dan surat. Alamat
pada samapul surat terdiri dari atas “ Kepada Yth: nama, jabatan, unit kerja dan alamat
lengkap sedangkan alamat pada surat terdiri atas kata Yth: nama, jabatan, unit kerja dan
alamat lengkap.
e. Kode Surat
Kode surat dibedakan atas dua kategori yaitu:
1. Kode Jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menadatangani
surat
2. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat / mengeluarkan
surat.
f. Cap Jabatan dan cap Dinas
Sehubungan dengan pelaksanaan tugas dan organisasi pendidikan
dikenal dua jenis cap yaitu cap jabatan dan cap dinas. Cap jabatan
merupakan cap/stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk
memenuhi keabsahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan
jabatannya. Cap dinas merupakan cap/stempel yang dipergunakan oleh
setiap pejabat untuk memenihi keabsahan surat pada unit organisasi , unit
pelaksana teknis, dan lain-lain.
g. Prosedur Penguasaan Surat
Setiap unit organisasi harus ada komponen pengelola surat yang terdiri dari:
1. Penerima Surat
2. Pengirim surat
3. Pencatat Surat
4. Pengarah Surat
5. Pengelolaan Surat
C. Penataan Arsip

4. Arsip adalah dokumen seperti naskah, buku, foto, microfilm, rekaman suara,
gambar peta, gambar bagan yang dibuat dan diterima oleh lembaga dalam bentuk
dan corak apapun (asli ataupun duplikat) baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok dalam pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.
a. Asas Penataan Arsip
Asas dalam penataaan arsip dikategorikan atas asas-asas:
1. Asas sentralisasi
2. Asas desentralisasi
3. Asas gabungan
b. Sistem penataan arsip:
1. Sistem Penataan berdasarkan masalah ( subjek fillingg system)
2. Sistem Penataan berdasarkan abjad ( alphabetic filling system)
3. Sistem Penataan berdasarkan tanggal ( chronological filling system)
4. Sistem Penataan berdasarkan nomor ( numeric filling system)
5. Sistem Penataan berdasarkan wilayah ( geographic filling system)
c. Prosedur Penataan Arsip
1. Meneliti arsip yang akan disimpanapakah sudah ada tanda disposisi
dari pimpinan unit kerja yang bersangkutan meyatakan bahwa arsip yang
bersangkutan boleh disimpan
2. Mengelompokkan arsip surat masuk dan arsip surat keluar yang
saling berhubungan dikelompokkan menjadi Satu
3. Meneliti kesesuaian lampiran dengan jumlah yang disebutkan dalam
surat
4. Mengklasifikasikan arsip yang akan disimpan sesuai dengan pola
klasifikasi dan mengisi dan men cantumkan kode arsip
5. Mengindeks arsip dengan cara member cirri kas atau tanda suatu
arsip untuk mengetahui tempat okumen itu dimasukkan
6. Menyusun arsip sesuai dengan tempat penyimpanan menurut pola
klasifikasi kedalam peralatan yang tersedia
d. Peralatan dalam penataan arsip
1. Filling Cabinet : lemari yang terdiri atas laci

5. 2. Sekat penunjuk yaitu alat pennjuk dan pemisah
3. Tab sejenis map atau map piñata arsi
4. Folder yaitu sejenis map atau tempat menata arsip didalam filling
cabinet
5. Kotak ( box)
6. Rak Arsip
e. Peminjaman arsip
Peminjaman arsip merupakan kegiatan menemukan kembali arsip
yang telah ditata untuk suatu keperluan tertentu. Kegiatan peminjaman arsip
dilakukan secara terkoordinasi dengan menggunkana formulir lembar
peminjaman arsip.
f. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip. Dapat
dilakukan dengan kegiatan:
1. Pemindahan arsip
2. Pemusnahan arsip
3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke arsip nasional yang
berada di pusat.
g. Pemelihraan arsip
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan mencegah kemungkinan
hilangnya informasi yang terkandung didalam setiap arsip serta menjaga
kerahasiaan dan keutuhan arsip. Kegiatan pemeliharaan meliputi tempat,
peralatan, cara menangani arsip yang rusak, dan pembuatan duplikat arsip
secara fotografis, atau rekaman dan data computer.
Struktur Organisasi
A. Pengertian Struktur Organisasi
Pengertian organisasi dapat ditinjau dari batasan organissi dan
pengorganisasian. Mengorganisasi merupakan kegiatan menyusun
struktur dan membentuk hubungan agar diperoleh kesesuaian dalam

6. usaha mencapai tujuan bersama. Suatu organisasi memiliki prinsip dasar
adalah:
1. Perumusan tujuan secara jelas
2. Anggota organisasi harus selalu memenuhi dan menjiwai tujuan
yang akan dicapai
3. Adanya pembagian kerja yang sedemikian rupa yang dilakukan atas
dasar perbedaan kemampuan dan minat angota organisasi
4. Pelimpahan wewenang sesuai dengan tanggung jawab
5. Hirarki wewenang dari atas sampai kebawah hanya dilakukan tegas
agar dapat memberikan gambaran pola hubungan kerja yang perlu
dipelihara
6. Kesatuan arah dari pelaksanaan kegiatan dan pendayagunaan
suber organisasi
7. Adanya kesatuan perintah diantar pemimpin an anggota organisasi
8. Susunan struktur organisasi
9. Pola dasar organisasi hendaknya relative permanen
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai: mekanisme-mekanisme formal
dengan mana organisasi dikelola . struktur orgaisasi menunjukkan