Problem solving skills by Dr Waleed Abubakr, WHO consultant to the FMOH, Sudan

1. FMOH/DGHPD
Khartoum, Sudan
Weekly Capacity Building Sessions
WCBS-4
April 15, 2004
Dr. Walid Abubaker
WHO TA/CB
abubakerw@sud.emro.who.int
Problem-Solving
Skills

2. Problem-solving skills create
competencies required
to:
CHANGE Work process (s)-
Deficiencies (ANI)
IMPROVE Performance
GENERATE Results/measurable
impacts
Why Problem-Solving?

3. The Statistical Approach to PS
Measurement Measurement
Measurement
Results
Change
PH Impact
Problem solving

4. Problem-Solving Framework
PI PD PS PFI
Step I Step II Step III Step VI
Problem
Identification
Problem
Development
Problem
Solutions
Implementation
Follow-up
Improvement

5. Problem-Solving Cycle
Step 1: Identify & Prioritize
opportunities for improvement
Step 2: Define problem
Step 3: Identify who will work on
problem
Step 4: Analysis & Study Problem
Step 5: Choose & Design
solution
Step 6: Implement solution

6. ‫املشكلة‬ ‫تعريف‬
‫يتضمن‬‫أال‬ ‫يجب‬
‫السبب‬ ‫تحديد‬
‫الحل‬ ‫تحديد‬
‫اللوم‬ ‫توجيه‬

7. ‫عمليا‬ ‫املشكلة‬ ‫تعريف‬
‫ع‬‫ها‬‫ر‬‫اثا‬ ‫يصف‬ ‫للمشكلة‬‫واضح‬ ‫نص‬ ‫وضع‬‫لى‬
‫للقياس‬ ‫قابل‬ ‫بشكل‬‫و‬ ‫املقدمة‬ ‫الخدمة‬

8. ‫املشكلة‬ ‫صياغة‬
‫اآلتية‬ ‫األسئلة‬ ‫على‬ ‫تجيب‬ ‫أن‬ ‫يجب‬:
‫املشكلة؟‬ ‫هى‬ ‫ما‬
‫عليها؟‬‫تعرفت‬‫كيف‬
‫ها؟‬‫ر‬‫استمرا‬‫مدى‬‫و‬‫ها‬‫ر‬‫تكرا‬‫معدل‬
‫املشكلة؟‬ ‫نهاية‬‫و‬‫بداية‬‫هى‬ ‫ما‬

9. ‫املشكلة‬ ‫لصياغة‬‫خطوات‬
‫املشكلة‬ ‫هى‬ ‫ما‬:‫القسم‬ ‫ى‬ ‫ملرض‬ ‫الحيوية‬‫املضادات‬‫نفقات‬ ‫يادة‬‫ز‬
‫الداخلي‬
‫عليها‬ ‫التعرف‬‫كيفية‬:‫املستشفى‬‫ة‬‫ر‬‫إدا‬ ‫ى‬‫شكو‬
‫ها‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫تك‬ ‫معدل‬:‫يوميا‬
‫االستمرار‬ ‫مدى‬:‫سنوات‬ ‫عدة‬
‫حلها‬ ‫تم‬ ‫املشكلة‬ ‫ان‬ ‫تعرف‬ ‫كيف‬:‫الحيوية‬ ‫املضادات‬‫نفقات‬ ‫خفض‬
‫املشكلة‬ ‫بداية‬:‫الواحدة‬ ‫املرضية‬‫للحالة‬ ‫املضادات‬ ‫وصف‬ ‫اختالف‬
‫املشكلة‬ ‫نهاية‬:‫الحيوية‬ ‫املضادات‬ ‫وصف‬ ‫تقنين‬

10. ‫المشاكل‬ ‫اختيار‬ ‫في‬ ‫الشائعة‬ ‫األخطاء‬
‫باملشكلة‬ ‫العاملين‬‫اهتمام‬ ‫عدم‬
‫اءات‬‫ر‬‫االج‬ ‫تسلسل‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫ن‬‫دو‬‫حل‬ ‫تحديد‬
‫كامل‬ ‫نظام‬ ‫مشاكل‬‫اختيار‬
‫اءات‬‫ر‬‫اج‬ ‫سلسلة‬‫محددة‬ ‫مشاكل‬‫محددة‬‫نتائج‬
‫نظام‬‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬ ‫سالسل‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬‫مجموعة‬
‫املشاكل‬ ‫من‬‫معقدة‬ ‫متعددة‬ ‫نتائج‬
‫املشكلة‬ ‫تعريف‬ ‫ضمن‬ ‫من‬ ‫السبب‬ ‫تحديد‬ ‫ن‬‫يكو‬ ‫أن‬

11. Problem-Solving Examples
Poor Problem
Statement
Weakness in
Problem Statement
Improved Problem
Statement
Problem 1:
We do not have a
laboratory
Problem statement
contains only a
cause
While suspected
cases of TB should
have sputum test, at
present only 25
percent of cases are
being tested
Problem 2:
We need more staff
Problem statement
contains a
premature solution
Thirty percent of the
patients arriving at
the clinic are sent
home without
receiving care
Problem 3:
Our problem is
Rashid. He is not a
team player
Problem statement
blames person not
systems
Rashid never trained
in team-building
methods and
techniques

12. ‫للمشكلة‬ ‫الصحيحة‬ ‫الصياغة‬ ‫الصياغة‬ ‫في‬‫الخطأ‬ ‫البيان‬
‫اكتشاف‬ ‫عملية‬ ‫في‬ ‫متاحة‬ ‫التحسين‬ ‫فرصة‬
‫الدرن‬,‫فى‬ ‫الحالية‬ ‫االجراءات‬ ‫سلسلة‬ ‫تسبب‬ ‫حيث‬
‫ان‬75%‫يتم‬ ‫ال‬ ً‫ا‬‫حالي‬ ‫المشتبه‬ ‫الحاالت‬ ‫من‬
‫فحصها‬.‫عدد‬ ‫بتقليل‬ ‫التحسين‬ ‫يحدث‬ ‫ان‬ ‫ويجب‬
‫فحصهم‬ ‫يتم‬ ‫ال‬ ‫من‬
‫توجيه‬ ‫على‬ ‫المشكلة‬ ‫صياغة‬ ‫تحتوي‬
‫اللوم‬
‫األولى‬ ‫المشكلة‬:
‫مقدمي‬ ‫لدى‬ ‫اهتمام‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬
‫الخدمة‬
‫الفرصة‬‫متاحة‬‫في‬‫عملية‬‫توزيع‬‫األدوية‬‫حي‬‫ث‬
‫تؤدي‬‫سلسلة‬‫االجراءات‬‫الحالية‬‫إلى‬‫تكرار‬
‫زيارات‬‫المرضى‬‫و‬‫ازدياد‬‫حدة‬‫المرض‬
‫وانخفاض‬‫معنويات‬‫العاملين‬,‫ويجب‬‫ان‬‫تؤدي‬
‫عملية‬‫التحسين‬(‫التطوير‬)‫إلى‬‫خفض‬‫اعداد‬
‫الحاالت‬‫المرضية‬‫الحادة‬‫و‬‫خفض‬‫عدد‬‫الزيارات‬
‫المتكررة‬‫و‬‫رفع‬‫الحالة‬‫المعنوية‬‫بين‬‫العاملي‬‫ن‬
‫سبب‬ ‫على‬ ‫المشكلة‬ ‫صياغة‬ ‫تحتوي‬
‫محتمل‬
‫الثانية‬ ‫المشكلة‬:
‫متوفرة‬ ‫غير‬ ‫األدوية‬
‫الفرصة‬‫متاحة‬‫في‬‫عملية‬‫الكشف‬‫الطبى‬‫بال‬‫عيادة‬,
‫حيث‬‫تسمح‬‫سلسلة‬‫االجراءات‬‫الحالية‬‫بمغاد‬‫رة‬
‫المرضى‬‫للعيادة‬‫دون‬‫فحصهم‬,‫مما‬‫يؤدى‬‫إلى‬
‫تكرار‬‫زيارتهم‬‫للعيادة‬,‫وكذلك‬‫إلى‬‫ازدياد‬‫عد‬‫د‬
‫الحاالت‬‫االخطر‬‫او‬‫ذات‬‫المضاعفات‬,‫ويجب‬‫ان‬
‫تؤدي‬‫عملية‬‫التحسن‬‫إلى‬‫تقليل‬‫معدالت‬‫تك‬‫رار‬
‫الزيارات‬
‫محتمل‬ ً‫ال‬‫ح‬ ‫المشكلة‬ ‫صياغة‬ ‫تحتوي‬
‫الثالثة‬ ‫المشكلة‬:
‫العاملين‬ ‫من‬ ‫لمزيد‬ ‫حاجة‬ ‫في‬ ‫نحن‬

13. ‫املشكلة‬‫صياغة‬ ‫مثال‬
‫ال‬‫يحضر‬‫ى‬ ‫املرض‬‫إلى‬‫املركز‬‫الصحي‬‫بسبب‬‫عدم‬
‫توفر‬‫األدوية‬‫التى‬‫يحتاجونها‬‫فى‬‫الصيدل‬‫ية‬

14. ‫التالية‬ ‫للخطوة‬ ‫ننتقل‬ ‫متى‬:-
‫املشكلة‬ ‫نص‬ ‫يصبح‬ ‫عندما‬
‫مفهوما‬‫و‬ ‫واضحا‬
‫باملشكلة‬ ‫املعنيين‬ ‫لكل‬

15. ‫قياس‬ ‫ق‬‫طر‬
Methods of Measuring Problems
‫املدخالت‬Inputs‫البشرية‬‫وغير‬ ‫البشرية‬ ‫د‬‫ر‬‫املوا‬(‫املال‬
‫واملعدات‬ ‫واملبانى‬)
‫اءات‬‫ر‬‫االج‬Processes‫و‬‫العالجية‬‫و‬‫التشخيصية‬‫العمليات‬
‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬
‫النتائج‬Outputs‫للمريض‬ ‫املحصلة‬‫الخدمات‬ ‫ناتج‬‫ومقدمى‬
‫واملجتمع‬ ‫الخدمة‬

16. Problem-Solving System Model
Input Process Output
Basic input
elements necessary
for performance
(resources, people,
equipment,
materials and и
others)
Direct process of work
performance (clinic,
management,
organization as a
whole. Correlation
between various
elements of system,
processes/sub-processes
Correspondence
to work results
– ST/LT impact
influencing
population (e.g.
> compliance to
performance
indicators/MM

17. ‫علميا‬‫املشكلة‬ ‫حل‬ ‫نظام‬ ‫مكونات‬
Problem-Solving Methodology
‫المدخالت‬‫االجراءات‬‫النتائج‬
Outputs
‫االفراد‬
‫السياسات‬
‫االمدادات‬
‫الموارد‬
‫المواد‬
‫اإلمكانيات‬
‫المؤسسات‬
‫الملفات‬ ‫حفظ‬
‫الطبية‬ ‫اإلجراءات‬
‫المخبرية‬ ‫الفحوص‬
‫االمدادات‬ ‫طلب‬
‫المنتفعة‬ ‫رضى‬
‫الوسيلة‬ ‫استخدام‬
‫المضاعفات‬ ‫معدل‬
‫الوسائل‬ ‫استخدام‬ ‫معدل‬
Processes Inputs

18. ‫املشكلة‬ ‫حل‬ ‫منهجية‬
‫املشكلة‬‫حل‬ ‫ق‬‫طر‬ ‫و‬ ‫ادوات‬‫و‬ ‫وسائل‬
‫املشاكل‬ ‫لحل‬ ‫املنظمة‬‫احل‬‫ر‬‫امل‬
‫عملي‬ ‫تطبيق‬

19. ‫ـلية‬‫ي‬‫ـل‬‫ح‬‫الت‬ ‫االدوات‬
‫والنتيجة‬ ‫السبب‬ ‫تحليل‬
‫االجراءات‬ ‫سير‬ ‫مخطط‬
‫المعطيات‬ ‫عمليات‬ ‫مخرجات‬ ‫مؤثرات‬ ‫أثـر‬
‫االنظمـة‬ ‫نمـط‬

20. ‫اإلحصائية‬ ‫األدوات‬
~~~~~
~~~~~0
50
100
0
10
20
30
40
50
60
0
10
20
30
40
50
60
0
10
20
30
40
50
60
0 5 10
0
10
20
30
40
50
60
‫ات‬‫ر‬‫استما‬‫ي‬‫ار‬‫ر‬‫التك‬ ‫المدرج‬
‫الزمني‬ ‫المسار‬ ‫مخطط‬‫ى‬‫اإلنتشار‬ ‫المخطط‬
‫الضبط‬ ‫جدول‬‫باريتو‬ ‫مخطط‬

21. ‫األسباب‬‫ملواجهة‬ ‫ل‬‫الحلو‬‫وتصميم‬ ‫اختيار‬
‫الحل‬ ‫اختيار‬‫ل‬‫جدو‬
‫الحل‬4 ‫الحل‬3 ‫الحل‬2 ‫الحل‬1 ‫خصائص‬-‫املعوقات‬
‫التحسين‬‫جة‬‫ر‬‫د‬
‫الحل‬ ‫تناسب‬ ‫مدى‬
‫د‬‫ر‬‫املوا‬‫توفر‬
‫الوقت‬
‫التقبل‬
‫ى‬‫أخر‬
‫النقاط‬ ‫مجموع‬

22. Plan
Select and plan
the change
Do
implement
the change
Check
Monitor and
evaluate
the change
Act
review and
stabilize
the change
Problem-Solving PDCA Framework

23. Design/Redesign
MonitoringImprovement
Problem-Solving
Triangle

24. Problem-Solving Model
Planned Change
ST/IM/LT
Impacts
Improve
Sustain
MeasureMeasureMeasure