Showing Business Process of Purchasing Department

1. DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH DISYAHKAN OLEH
PROJECT & PURCHASING KEPALA DEPARTEMEN DIREKTUR OPS-KEUANGAN DIREKTUR UTAMA
DEPARTEMEN PROJECT & PURCHASING & DEPARTEMEN USER
SOP-PUR-DEPT-001-01
SOP PEMBELIAN BARANG MATERIAL/JASA

2. Definisi :
Suatu aktifivitas kewajiban Project Manager/Dept User dalam rangka melakukan transaksi Pengorderan Barang ke Vendor Material atau Vendor Jasa & juga kebutuhan Departemen lainnya.
Referensi :
1. Jobdesk Project Manager & Purchasing
2. SK Direktur Utama/Direktur Keuangan
Tujuan :
Mengontrol aktivitas Pengorderang Barang ke Vendor Material ataupun Vendor Jasa di Perusahaan
Ruang Lingkup :
Kegiatan ini diberlakukan oleh Project Manager & Purchasing yang terkait dalam Pengorderan Barang Vendor Material ataupun Vendor Jasa
Penanggung Jawab :
Manager Project & Purchasing & Departemen lainnya
Awal Terjadinya Proses : Adalah adanya ketetapan dari Direktur Utama/Direktur Keuangan
bahwa Transaksi Order Barang ke Vendor Material ataupun ke Vendor Jasa Wajib mengikuti
Prosedur yang berlaku.
Akhir dari Proses : Realisasi dan verifikasi Barang Material/Jasa yang dioerder sesuai PURCHASE ORDER
dengan ketetapan dan Persetujuan Direktur Operasional/Keuangan.
INPUT : PROSES : OUTPUT :
Sumber : Adanya kebutuhan asset,
material dan jasa untuk mengeksekusi
Project yang dilaksanakan & memenuhi
kebutuhan Departemen lainnya
Pemilik Proses : Owner, User Departemen dan
Manager Project / Purchasing
Penerima : Owner, User Departemen dan Manager Project/Purchasing mendapatkan barang sesuai
spesifikasi yang dibutuhkan
Harapan :
1. Standarisasi pembuatan Purchase
Request dan Purchase Order berjalan
sesuai prosedur yg berlaku dengan
baik dan benar.
Pengukuran Mutu Input :
1. Data-data vendor dan price valid
Pengukuran Mutu Output :
1. Alur proses pembuatan Purchase Request dan
Purchase Order berjalan baik dan tertib
2. Dokumen berjalan tertib dan dapat ditelusuri
Harapan :
1. Dokumen terverifikasi dengan tepat dan akurat sesuai person in charge.
2. Dokumen di Filling sebagai syarat pencatatan Audit perusahaan
3. Laporan Pengadaan Barang dan Jasa akan tersedia tepat waktu
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 1 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA

3. Tambahan Penjelasan :
1. Sebelum dilakukan pembelian barang, diwajibkan untuk melakukan Purchase Request/ Penawaran Harga Barang / Jasa /Upah dari vendor bersangkutan (FORM-PUR-DEPT-001-01).
2. Sebelum dilakukan transaksi Pengadaan Barang/Jasa/Upah dipersyaratkan melalui pencetakan PURCHASE ORDER (FORM-PUR-DEPT-001-02) dan diprint 3rangkap yakni :
• Putih : Untuk user/Departemen
• Kuning : Untuk Finance Accounting
• Merah : vendor
3. Vendor bekerja wajib berdasarkan Hardcopy PURCHASE ORDER yang disetujui oleh Direktur Operasional/Keuangan.
4. Apabila ada perubahan harga material atau jasa /upah WAJIB, meminta persetujuan dari Direktur Operasional/Keuangan.
5. Apabila tidak ada hal-hal yang insidentil, maka PURCHASE ORDER (FORM-PUR-DEPT-001-02) dapat berfungsi juga sebagi KONTRAK.
6. Untuk barang-barang yang sifatnya konsumable seperti, snack konsumsi dan sejenisnya tidak perlu PR & PO.
7. PURCHASE REQUEST tidak perlu dibuat apabila pengadaan material / Jasa/ Upah sifatnya RE-ORDER/ order berulang.
8. Manager Project, DILARANG MENERIMA MATERIAL, tanpa ada PURCHASE ORDER yang sudah ditandatangani Direktur Ops/Keuangan.
9. Admin Finance/Accounting TIDAK BOLEH MELAKUKAN PEMBAYARAN, tanpa ada Surat PERMOHONAN PEMBAYARAN.
10. Adapun Perjanjian-perjanjian dengan Vendor dapat ditulis lengkap di Form PO (FORM-PUR-DEPT-001-02)
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 2 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA

4. Formulir :
1. FORM-PUR-DEPT-001-01 : FORM PURCHASE REQUEST/ PENAWARAN HARGA
2. FORM-PUR-DEPT-001-02 : FORM PURCHASE ORDER/ PEMBELIAN BARANG/JASA
Laporan :
1. LAPORAN PURCHASE ORDER VENDOR NUSANTARA MANDIRI
2. LAPORAN PURCHASE ORDER VENDOR TOWUTI
3. LAPORAN PURCHASE ORDER VENDOR PROPERTINDO
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 3 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA

5. MANAGER PROJECT
/ PURCHASING
DIREKTUR
OPS/KEUANGAN
1. Awal proses adanya penerimaan Project Development dari
Owner atau untuk departemen lainnya ada kebutuhan
material office
2. Project Manager membuat RAB dan membuat PR
kebutuhan material Toko dan kebutuhan Jasa Upah Tukang,
3. PR dapat dibuat baik manual/system diprint 3 play (FORM-
PUR-DEPT-001-01) terdiri dari :
• Putih : Departemen Project/User
• Kuning : Departemen Accounting
• Merah : Vendor
4. Project Manager meminta kirim PR ke vendor untuk
penawaran harga material Toko sesuai yang ada dalam Form
Purchase Request
5. Setelah mendapatkan kesepakatan harga vendor PR ditanda
tangani oleh Direktur Operasional/Keuangan
6. Selanjutnya Manager Project Membuat Form Purchase
Order (FORM-PUR-001-02)
7. Selanjutnya Form ditandatangan oleh seluruh PIC terkait
dalam Form Purchase Order
8. Selanjutnya Manager Project menyerahkan PO tersbut ke
vendor.
9. Slanjutnya Vendor eksekusi Pengadaan Material tersebut
10. Sedangkan untuk Pengadaan Upah Jasa Mandor, PO dibuat
sesuai dengan material jasa yang ada dalam Master Data
Material Jasa dan ditandatangani oleh seluruh pihak terkait
dalam Form tersebut.
11. Selesai
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 4 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA
Mulai
Project Manager terima
Project Development dari
Owner / Direktur
PROJECT
OWNER
Project Manager membuat
RAB Project dan Membuat
Purchase Request untuk
Penawaran Material
System Input
Accurate
Project Manager kirim PR
ke vendor material/Jasa &
mendapatkan persetujuan
harga dari vendor terkait
PR diapproved oleh
Direktur
Operasional/Keuangan
dan siap untuk membuat
Purchase Order
)
Manager. Project
membuat PO sesuai
Penawaran Harga/PR dan
PO dicetak 3 play dan di
approved Direktur
Ops/Keuangan
Seluruh PIC yang terkait
dalam Form PO,
menandatangani PO yang
dicetak oleh Manager.
Project & Mengirim ke
Vendor untuk eksekusi
pembelian
Material/Jasa/Upah
Selesai
RAB
PURCHASE
REQUEST
System Input
Accurate
Purchase
Order

6. Formulir :
1. FORM-PUR-DEPT-001-01 : FORM PURCHASE REQUEST
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-001 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 5 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA
No.Dokumen : NamaDepartemen
Tgl.Purchase Request : No.CostCenter
NamaVendor :
No.Vendor : TermOf Payment :
AlamatVendor
No.Telp
NPWPVendor
No.Barang NamaBarang Qty Satuan Price/qty TotalRp Keterangan
DIKETAHUIOLEH
FINANCE/ACCOUNTING
Putih:Mgr.Project/Purchasing/Departemen ;Kuning:Finance/Accounting;Merah:Vendor
:
:
FORM PURCHASEREQUESTMATERIAL/JASA
FORM-PUR-DEPT-001-01
:
:
NamaCostCenter :
MANGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN VENDOR DIREKTUROPS/KEUANGAN
DIAJUKANOLEH DISETUJUI DISAHKAN
Nama& TDTangan Nama& TDTangan ALIWARDANA
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office :Adhyaksa Baru Ruko Zamrud II Blok J/6 Kel. Masale Kec. Panakukang Kota Makassar Sulawesi Selatan - Indonesia
Phone :+62 81270012534/ +62 81245749749e-mail : humaerahnusantaramandiri@gmail.com kodepos :90231
No.Dokumen : NamaDepartemen
Tgl.Purchase Request : No.CostCenter
NamaVendor :
No.Vendor : TermOf Payment :
AlamatVendor
No.Telp
NPWPVendor
No.Barang NamaBarang Qty Satuan Price/qty TotalRp Keterangan
DIKETAHUIOLEH
FINANCE/ACCOUNTING
Putih:Mgr.Project/Purchasing/Departemen ;Kuning:Finance/Accounting;Merah:Vendor
MANGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN VENDOR DIREKTUROPS/KEUANGAN
DIAJUKANOLEH DISETUJUI DISAHKAN
Nama& TDTangan Nama& TDTangan ALIWARDANA
NamaCostCenter :
:
:
FORM PURCHASEREQUESTMATERIAL/JASA
FORM-PUR-DEPT-001-01
:
:
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office Jl. Inspeksi PAM Perumahan Firanda Mas Regency Blok A No.02 Desa Mocongloe Bulu Kec. Moncongloe
Kabupaten MarosSulawesi Selatan - Indonesia 90564 Phone: +62 81270012534
E-mail : humaerahnirbanatowuti@gmail.com
No.Dokumen : NamaDepartemen
Tgl.Purchase Request : No.CostCenter
NamaVendor :
No.Vendor : TermOf Payment :
AlamatVendor
No.Telp
NPWPVendor
No.Barang NamaBarang Qty Satuan Price/qty TotalRp Keterangan
DIKETAHUIOLEH
FINANCE/ACCOUNTING
Putih:Mgr.Project/Purchasing/Departemen ;Kuning:Finance/Accounting;Merah:Vendor
Nama& TDTangan Nama& TDTangan ALIWARDANA
MANGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN VENDOR DIREKTUROPS/KEUANGAN
:
:
DIAJUKANOLEH DISETUJUI DISAHKAN
FORM-PUR-DEPT-001-01
:
:
NamaCostCenter :
FORM PURCHASEREQUESTMATERIAL/JASA
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office Jl. Inspeksi PAM Perumahan Firanda Mas Regency Blok A No.02 Desa Mocongloe Bulu Kec. Moncongloe
Kabupaten MarosSulawesi Selatan - Indonesia 90564 Phone: +62 81270012534
e-mail : humaerahwardanapropertindo@gmail.com

7. Formulir :
2. FORM-PUR-DEPT-001 -02 : FORM PURCHASE ORDER
1. /
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 6 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA
No.Dokumen : NamaDepartemen
Tgl.Permohonan : No.CostCenter
NamaVendor :
No.Vendor : Termof Payment :
AlamatVendor
KetentuanperjanjianPO
lainnya
1.
2.
3.
4.
No.Telp
NPWPVendor
No.Barang NamaBarang Qty Satuan Price/qty TotalRp Keterangan
-
Rp
+Ppn10% -
Rp
Total -
Rp
Terbilang
DIKETAHUIOLEH
FINANCE/ACCOUNTING
Putih:Mgr.project/Purchasing/Departemen;Kuning:Finance/Accounting;Merah:Vendor
Nama& TDTangan
MANAGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN VENDOR DIRUT/DIREKTUROPS/KEUANGAN
Nama& TDTangan
FORM PURCHASEORDER MATERIAL/JASA
HJ.NURFITRI/ALIWARDANA
:
:
NamaCostCenter :
FORM-PUR-DEPT-001-02
:
DISETUJUI DISAHKAN
DIAJUKANOLEH
:
Subtotal
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office :Adhyaksa Baru Ruko Zamrud II Blok J/6 Kel. Masale Kec. Panakukang Kota Makassar Sulawesi Selatan - Indonesia Phone :
+62 8127001 2534/+62 81245749749e-mail : humaerahnusantaramandiri@gmail.com kodepos : 90231
No. Dokumen : NamaDepartemen
Tgl. Permohonan : No. CostCenter
NamaVendor :
No. Vendor : Term of Payment :
AlamatVendor
Ketentuan perjanjian PO
lainnya
1.
2.
3.
4.
No. Telp
NPWP Vendor
No.Barang NamaBarang Qty Satuan Price/qty Total Rp Keterangan
-
Rp
+Ppn 10% -
Rp
Total -
Rp
Terbilang
DIKETAHUIOLEH
FINANCE/ACCOUNTING
Putih:Mgr.project/Purchasing/Departemen;Kuning:Finance/Accounting;Merah:Vendor
Nama& TDTangan Nama& TDTangan HJ.NURFITRI/ALIWARDANA
MANAGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN VENDOR DIREKTUROPS/KEUANGAN
Subtotal
DIAJUKAN OLEH DISETUJUI DISAHKAN
NamaCostCenter :
:
:
FORM PURCHASEORDER MATERIAL/JASA
FORM-PUR-DEPT-001-02
:
:
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office Jl. Inspeksi PAM Perumahan Firanda Mas Regency Blok A No.02 Desa Mocongloe Bulu Kec. Moncongloe
Kabupaten Maros Sulawesi Selatan - Indonesia 90564 Phone: +62 81270012534
Kodepos 90564e-mail : humaerahnirbanatowuti@gmail.com
No. Dokumen : NamaDepartemen
Tgl. Permohonan : No. CostCenter
NamaVendor :
No. Vendor : Term of Payment :
AlamatVendor
Ketentuan perjanjian PO
lainnya
1.
2.
3.
4.
No. Telp
NPWP Vendor
No.Barang NamaBarang Qty Satuan Price/qty Total Rp Keterangan
-
Rp
+Ppn 10% -
Rp
Total -
Rp
Terbilang
DIKETAHUIOLEH
FINANCE/ACCOUNTING
Putih:Mgr.project/Purchasing/Departemen;Kuning:Finance/Accounting;Merah:Vendor
Nama& TDTangan Nama& TDTangan HJ.NURFITRI/ALIWARDANA
MANAGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN VENDOR DIREKTUROPS/KEUANGAN
Subtotal
DIAJUKAN OLEH DISETUJUI DISAHKAN
NamaCostCenter :
:
:
FORM PURCHASEORDER MATERIAL/JASA
FORM-PUR-DEPT-001-02
:
:
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office Jl. Inspeksi PAM Perumahan Firanda Mas Regency Blok A No.02 Desa Mocongloe Bulu Kec. Moncongloe
Kabupaten Maros Sulawesi Selatan - Indonesia 90564 Phone: +62 81270012534 Kodepos 90564
e-mail : humaerahwardanapropertindo@gmail.com

8. Formulir :
3. LAPORAN PEMBELIAN MATERIAL / JASA / UPAH NUSANTARA MANDIRI
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 7 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA
PERIODE LAPORAN : DATE S/D DATE
NO.PO TGL.PO NO.VENDOR NAMAVENDOR NO.MATERIAL/JASA QTY UOM PRICE TOP TGL.PO JT.TEMPO
-
Rp
+Ppn 10% -
Rp
Total -
Rp
Terbilang
CATATAN :
LAPORAN PURCHASEORDER MATERIAL/JASA
NAMAMATERIAL/JASA
Nama& TDTangan Nama& TDTangan
MANAGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN FINANCEACCOUNTING DIREKTUROPS/KEUANGAN
Subtotal
DIBUATOLEH DIPERIKSAOLEH DISETUJUIOLEH
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office :Adhyaksa Baru Ruko Zamrud II Blok J/6 Kel. Masale Kec. Panakukang Kota Makassar Sulawesi Selatan - Indonesia
Phone :+62 81270012534/ +62 81245749749e-mail : humaerahnusantaramandiri@gmail.com kodepos : 90231

9. Formulir :
4. LAPORAN PEMBAYARAN VENDOR MATERIAL/JASA/UPAH TOWUTI
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 8 dari 8 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA
PERIODE LAPORAN : DATE S/D DATE
NO.PO TGL.PO NO.VENDOR NAMAVENDOR NO.MATERIAL/JASA QTY UOM PRICE TOP TGL.PO JT.TEMPO
-
Rp
+Ppn10% -
Rp
Total -
Rp
Terbilang
CATATAN:
DIBUATOLEH DIPERIKSAOLEH DISETUJUIOLEH
Nama&TDTangan Nama&TDTangan
Subtotal
LAPORANPURCHASEORDERMATERIAL/JASA
NAMAMATERIAL/JASA
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office Jl. Inspeksi PAM Perumahan Firanda Mas Regency Blok ANo.02 Desa Mocongloe BuluKec. Moncongloe
Kabupaten MarosSulawesi Selatan -Indonesia 90564 Phone: +62 81270012534
Kodepos 90564e-mail : humaerahnirbanatowuti@gmail.com

10. Formulir :
5. LAPORAN PEMBAYARAN VENDOR MATERIAL/JASA/UPAH PROPERTINDO
DEPARTEMEN PROJECT &
PURCHASING & DEPT USER
PROSEDUR PEMBELIAN MATERIAL /
JASA / UPAH
No. Dokumen SOP-PUR-DEPT-001-01 Dibuat Oleh DEPT/ PROJECT/PURCH
Rev/Tgl. Efektif 0.0,/ 01 Juni 2023 Diperiksa Oleh DIR OPS –KEUANGAN
Halaman 9 dari 9 Disetujui Oleh DIREKTUR UTAMA
PERIODE LAPORAN : DATE S/D DATE
NO.PO TGL.PO NO.VENDOR NAMAVENDOR NO.MATERIAL/JASA QTY UOM PRICE TOP TGL.PO JT.TEMPO
-
Rp
+Ppn 10% -
Rp
Total -
Rp
Terbilang
CATATAN :
Nama& TDTangan Nama& TDTangan
MANAGERPROJECT/PURCHASING/DEPARTEMEN FINANCEACCOUNTING DIREKTUROPS/KEUANGAN
Subtotal
DIBUATOLEH DIPERIKSAOLEH DISETUJUIOLEH
NAMAMATERIAL/JASA
LAPORAN PURCHASEORDER MATERIAL/JASA
CONTRACTORANDDEVELOPMENT
Office Jl. Inspeksi PAM Perumahan Firanda Mas Regency Blok A No.02 Desa Mocongloe Bulu Kec. Moncongloe
Kabupaten Maros Sulawesi Selatan - Indonesia 90564 Phone: +62 81270012534 Kodepos 90564
e-mail : humaerahperdanapropertindo@gmail.com