example: SOP & Business Process _Penjualan Jasa Logistik Export Door to Port Destination

1. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
SOP-OPS-SLS-001
STANDARD OPERATION PROCEDURE
PENJUALAN JASA LOGISTIK EXPORT
DOOR TO PORT DESTINATION
DilaksanakanOleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Region Manager Operation Director President/VP Director

2. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
Defenisi :
Suatu proses aktifitas operasional penjualan jasa logistik ekspor dari tempat asal barang dikirim sampai dengan pelabuhan tujuan ekspor (Door to Port Destination).
Referensi :
1. Jobdescription PT. MIP
2. Kebijakan President/Vice President PT MIP.
Tujuan :
1. Mengontrol proses aktivitas jasa logistic expor dari tempat asal barang dikirim sampai dengan pelabuhan tujuan ekspor yang diminta customer.
Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku dalam lingkup semua departemen didivisi operasi PT. Multiguna Int’l Persada.
Penanggung Jawab : Kepala Cabang dan Region Manager
Awal Proses : Sales/ Sales Service menerima orderan dari customer baik dengan
hardcopy atau softcopy
Akhir Proses : Realisasi tagihan/Invoice kepada customer setelah barang
sampai / diterima customer.
INPUT : PROCESS : OUTPUT :
Sumber : Customer kirim SI atau Orderan/Inquery Pemilik Proses : Sales, Sales Service, Opersional
Ekspor dan Traffic & Document Ekspor.
Penerima : Shipping Lines / Customer Ekspor.
Harapan :
1. Supporting operasional ekspor terpenuhi secara
optimal, efektif, dan tepat waktu.
2. Schedule traffic & distribusi document akurat, dan
tepat waktu.
3. Dokumen- dokumen hard copy terdistribusi /
berjalan dengan tertib dan terverifikasii dengan
baik , khususnya pengajuan untuk Kasbon ke
Keuangan.
Pengukuran Mutu Input :
1. Ketepatan perhitungan HPP dari bagian purchase
& pricing sesuai dengan komitmen salesman
yang tertulis dalam Internal Order secara detail
dan transparan.
2. Vendor atau pihak keTiga MIP terevaluasi dengan
baik , tepat dan efisien.
Pengukuran Mutu Output :
1. Alur proses dokumen dari Internal Order sampai
ke Invoice untuk customer berjalan secara benar,
tertib dan dapat ditelusuri
Harapan :
1. Kepuasan pelanggan / customer Ekspor
terpenuhi.
2. Dokumen IO – Invoice MIP sd Kas/Bank keluar
atau Kas/Bank Masuk terecord dengan tertib.
3. Harga kompetitif, kualitas terjamin, tepat guna
dan tepat waktu.
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 2 dari 24 Disetujui President / VP Director

3. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
Tambahan Penjelasan :
1. IQ adalah singkatan dari INQUERY (order pembelian jasa/barang)
2. PO adalah Purchase Order dan disetujui berdasarkan Release Strategy
3. Kasbon harus ditulis detail peruntukannya dibreakdown per item.
4. Kasbon harus dibuat minimal 3 hari sebelum eksekusi dilapangan.
5. Evaluasi penawaran harga ke vendor pengesahannya di atur berdasarkan aspek :
 Evaluasi teknis, delivery, quantity dilakukan oleh masing-masing departemen user.
 Evaluasi Term Of Payment di lakukan oleh departemen finance.
 Evaluasi harga pokok dilakukan oleh purchase & pricing.
6. Contoh vendor MIP adalah :
a. Shipping Lines (pelayaran)
b. Trucking (angkutan) etc.
7. SJ adalah Surat Jalan.
8. HPP adalah Harga Pokok Penjualan.
9. Lift Off adalah Pemuatan Container ke truck
10. Pugging adalah Penumpukan Container di CY.
11. Tanter adalah Dokumen Tanda Terima.
12. PEB adalah Surat Pemberitahuan Export Barang
13. NPE adalah Nota Pengiriman Export
14. BL adalah Bill of Lading
15. PL adalah Packing List
16. Doc adalah Dokumen
17. SS adalah Sales Service
18. Traffic adalah Traffict Document.
19. OPS adalah Operation
20. SI adalah Shipping Instruction
21. Apabila telah lewat Jatuh Tempo lebih dari 14 hari namun customer belum melakukan pembayaran maka, Sales akan dimintakan pertanggung jawabannya untuk
Menagih.
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 3 dari 24 Disetujui President / VP Director

4. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
Lampiran Form Internal (MIP) :
1. Formulir Internal Order (IO) 4. Formulir Check List 7. Formulir Kas/Bank Keluar 10. Form Uang Jalan pengemudi
2. Formulir Job Order 5. Formulir Surat Jalan 8. Formulir Kas/Bank Masuk
3. Formulir Kasbon /Bon Sementara 6. Formulir Invoice 9. Formulir PO Customer
Lampiran Form External :
1. Formulir SI 4. Formulir Inv & PackList 7. Formulir Bill of Lading 10. Surat Jalan Depo (Shipping)
2. Formulir Book Container 5. Formulir Inv Vendor 8. COO / PhytoSn / Fumigasi 11. Surat Jalan / Customer Pabrik
3. Formulir DO Customer 6. Formulir PEB/NPE 9. Formulir Under Name
Document Policy :
1. Kebijakan Release pricing 2. Kebijakan Realese Kasbon 3. Kebijakan Evaluasi Vendor/Keagenan.
Document Retun to MIP :
1. Formulir Kasbon
2. Formulir DO Shipping
3. Formulir Surat Jalan MIP
4. Formulir Surat Jalan Customer
5. Formulir Invoice Vendor
6. Formulir Check List
7. Formulir Uang Jalan Pengemudi
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 4 dari 24 Disetujui President / VP Director

5. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 5 dari 24 Disetujui President / VP Director
SALES
&
SALES
SERVICE
1. Awal proses adanya orderan dari Customer Export ke
Tim Sales/Sales Service, baik menggunakan phone/
hardcopy / softcopy INQUERY CUSTOMER.
2. Selanjutnya Tim Sales/Sales Service Cek Validasi Rate
keBagian Purchasing & Pricing.
3. Selanjutnya Tim Purchasing dan Pricing cek HPP
dimaster data dengan kondisi :
• Apabila tidak ada masterdatanya maka akan
dilanjutkan proses pembuatan HPP
• Apabila ada masterdatanya maka akan di
infokan ke Salesnya.
4. Selanjutnya Sales membuat penawaran harga ke
Customer dengan kondisi :
• Apabila harga belum sesuai maka dilakukan
negosiasi ulang.
• Apabila harga disetujui maka dilanjutkan proses
berikutnya..
5. Selanjutnya Customer membuat PO dan dilakukan
Approval dan PO diterima Sales..
6. Selanjutnya Sales membuat Dokumen Internal Order dan
meminta schedule pengiriman ke bagian Traffic &
Documen.
PURCH
PRICING
Customer
Butuh Jasa logistic
Ekspor
by phone/email
MULAI
Sales/ SS
Cek Validasi Rate
Ke bag.Purchase &
Pricing
Purchase & Pricing
Cek HPP
diMaster data
A
Sales buat
Penawaran ke Cust
refer HPP
Cust
Deal?
Yes
No
Sales Buat (IO)
Dan minta schedule
pengiriman
Re-
Negociate
Record
Master
HPP
Cust Buat PO &
diapproved
IO
IQ
HPP
Master
Ada
Di info ke Sales HPP
Oke
PROSES
PEMBUATAN
HPP
Tdk ada
PO

6. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
TRAFFIC &
DOC
EKSPOR
7. Selanjutnya Traffict & Doc merefer Doc (IO) mencari
informasi schedule kapal dan menginfokan ke Customer
schedule pelayaran yg didapatkannya dengan kondisi :
• Apabila Customer tidak deal dengan schedule
kapalnya, maka akan dicarikan shipping
lainnya.
• Apabila Customer Deal maka dilanjutkan
Traffic Document confirm ke Customer.
8. Selanjutnya Traffic Document membooking space Kapal
dan dilanjutkan dengan mengurus DO Pelayaran
(shipping)
9. Selanjutnya Shipping Lines membuat DO untuk MIP
dan menginformasikan ke Traffic & Doc
10. Selanjutnya Traffic terima email DO Shipping dari
Shipping Lines dan dikonfirmasikan ke bagian
Operasional
CUSTOMER
SHIPPING
LINES
A
Traffic &
Doc Cari
Schedule
Dapat
Available Kapal
Konfirm ke
Customer
Sced
Customer
Terima
Schedule
Cust
Deal?
Sced
Yes
No
Traffic
Booking Space
Kapal
Traffic
Urus DO
Shipping
Shipping
Create DO
Shipping
Confirm DO
Ke Traffic
Traffic
Konfirmasi
Ke OPS
B
IO
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 6 dari 24 Disetujui President / VP Director

7. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 7 dari 24 Disetujui President / VP Director
OPERATION
EKSPOR
11. Selanjutnya Operasional Export meminta ketersediaan Truck
kepada Operasional Trucking, dengan kondisi :
a. Apabila Truck internal tersedia maka Operasional Truck
memberikan Uang Jalan Pengemudi dari dana
Pettycashnya dengan merefer dokumen Surat Jalan
Pengemudi
b. Apabila truck internal tidak tersedia dan sewa Truck
External tidak ada DPnya maka trucking ekternal akan
menyerahkan Invoicenya / tagih setelah pekerjaan
dinyatakan selesai kepada bagian operation untuk
diteruskan kepada Finance AP. Dan Finance AP akan
melakukan verifikasi untuk mengetahui kesesuain dan
kelengkapan dokumen dengan kondisi :
- Jika Invoice dicocokan dengan dokumen
pendukungnya sesuai dan lengkap maka Finance AP
membuat LPP sesuai SOP-FINAD-001-PERSETUJUAN
PEMBAYARAN dan selesai.
- Jika Invoice dicocokan dengan dokumen
pendukungnya tidak sesuai dan lengkap maka
Finance AP mengembalikan Invoice tersebut untuk
dilengkapi.
a. Apabila Truck internal tidak tersedia dan Sewa truck
ekternal perlu DP maka bagian operasional melakukan
Proses Kasbon (R0. IK-FINAD-001_Petunjuk Persetujuan
Kasbon). Dan DP Trucking Ekternal dibayarkan
12. . Selanjutnya Operasional membuat Surat Jalan dan Uang
Jalan Pengemudi terdiri dari:
- Putih untuk : Customer
• Merah Muda untuk : Traffic Doc
• Kuning untuk : Koordinator Trucking
13. Selanjutnya petugas Truking memberikan Uang Jalan
Pengemudi dan mencatat di Lembar Surat Jalan Pengemudi
dan meminta pengemudi untuk menandatanganinya
14. Koordinator Trucking wajib Filing Doc. Surat Jalan.
FINANCE
KASIR
FINANCE AP
Operasional Export
Meminta Info
Truck MIP
Truck
Availabl
?
Operasional Export
Buat Surat Jalan
Pengemudi
Operasional Truck
Arrange Truck
External
Operasional
Trucking Internal
Info truck ada
Pakai
DP ?
No
yes
Operasional Export
Proses Kasbon Truck/
isi Petty cashNo yes
R0. IK-FINAD-
001-Petunjuk
Persetujuan
Kasbon
Operasional Truck
Minta Invoice
Vendor Truck
Surat
Jalan
Kasbon
C
SELESAI
Finance AP verifikasi
tagihan dari vendor
beserta dokumen
pendukungnya
Sesui/
tidaka ?
SOP-FINAD-
001_
Persetujuan
Pembayaran
Membuat lembar
Persetujuan
pembayaran (LPP)
B
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Uang
Jalan

8. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
OPERATION
EKSPOR
15. Selanjutnya Operasional membayar operasional
Handling di Depo Shipping dengan kondisi dibayar
dengan :
• Apabila dimungkin pembayaran operasional
melalui Transfer Dana Bank
• Jika tidak dimungkin dibayarkan dengan Cash
keras/Tunai.
16. Selanjutnya Operasional terima DO untuk mengambil
Container Kosong di Depo Shipping untuk dibawa ke
Customer/Pabrik.
17. Selanjutnya Operasional membayar Lift On kepada
Depo Shipping untuk angkat kontainer ke Truck
18. Selanjutnya Proses Handling selesai, maka Operasional
mmenyerahkan Surat Jalan Driver dan Uang Jalan
Pengemudi untuk keCustomer/Pabrik sebanyak 4 play
terdiri dari :
• Putih untuk : Customer
• Merah Muda untuk : Traffict Doc
• Biru untuk : Purchasing/pricing
• Kuning untuk : Koordinator Trucking
19. Selanjutnya Trucking / Driver Truck berangkat ke
Customer.
TRUCKING
C
Proses OPS Ekspor
Membayar
Handling ke Depo
Shipping
Proses Handling
Oleh Operator dan
Cheker Depo
Shipping
SPK
Handling
KBN
RP
Cash /
Transfer
?
Cash/ATM Debit
Transfer Proses Finance
Transfer Bank
OPS terima DO
Pengambilan
Container Kosong
di Depo Shipping
OPS Membayar
Lift On
Driver Truck
Menuju pabrik
Sesuai SJ
D
DO
Shipping
DO
Shipping
OPS serahkan Surat
Jalan & Uang Jalan
utk Driver kePabrik /
Customer
Lift On
RP
Surat
Jalan
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 8 dari 24 Disetujui President / VP Director
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Surat
Jalan Uang
Jalan
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Surat
Jalan

9. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
TRUCKING
20. Selanjutnya Driver truck serah terima dokumen untuk
melakukan loading atau stuffing container yang
dibawanya dan menyerahkan 1 lembar dokumen Surat
Jalan MIP
21. Selanjutnya Traffic Document juga melengkapi
dokumen apabila ada kondisi kebutuhan Surat Resmi
instansi terkait yakni :
• Apabila tidak perlu dokumen Phytosanitari /
Fumagasi maka dilanjutkan proses
penyelesaian stuffing berikutnya.
• Apabila dibutuhkan surat Fumigasi dan
Phytosanitari makla Operasional mengajukan
Surat permohonan melalui Website yang
tersedia dari Instansi terkait.
22. Selanjutnya Traffic & Doc melakukan proses
pembayaran dari pembuatan dokumen tersebut.
23. Selanjutnya Traffic & Doc cetak dokumen Phytosanitari
ataupun Fumigasi via website setelah mendapat
persetujuan dari Instansi terkait dan melakukan
pembayaran administrasi dokumen tersebut.
24. Kemudian Copy dokumen Phytosanitari dan Fumigasi
diserahkan Operasional ke Customer baik hardcopy
maupun softcopy.
25. Proses stuffing dilanjutkan sampai selesai.
TRAFFIC
DOCUMEN
Proses
Serah Terima
Dokumen
ke Pabrik/Cust
Driver Truck
Menuju
Pabrik/Customer
Sesuai SJ
D
Surat
Instansi?
No
Yes
Traffic buat surat :
1. Fumigasi
2. PhytoSanitari
3. dll
Traffic Proses
Pembayaran
Administrasi
Surat Instansi
RP
RP
Traffic Cetak
Surat Instansi
PhytoS
Fumigasi
OPS serahkan
Surat Instansi ke
Customer / Pabrik
Proses Stuffing
Oleh pihak
Customer &
Driver
E
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 9 dari 24 Disetujui President / VP Director
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Surat
Jalan

10. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
CUSTOMER
/ PABRIK
26. Selanjutnya Setelah proses stuffing selesai maka pihak
Customer/pabrik membuat Surat Jalan untuk Truck
Containernya ke Pelabuhan.
27. Selanjutnya dilakukan penyegelan container oleh
customer sebagai proses akhir stuffing dipabrik
28. Selanjutnya apabila pabrik tidak memadai untuk
menampung armada container maka perlakuannya
adalah :
• Truck akan manuver (IK-OPS-002)
• Jika tidak manuver maka Customer/Pabrik
akan menginfokan kebagian Operasional
Export bahwa proses stuffing telah selesai.
29. Selanjutnya Operasional membuat Kartu Export untuk
masuk Gate CY dan PEB+NPE+PL-INV +DO Shipping
diserahkan ke security CY fotocopynya saja.
30. Selanjutnya proses staging berjalan dan Plugging di CY
sebelum masuk harus terlebih dahulu dibayarkan
Pluggingnya oleh Operasional Export.
31. Apabila Manuver akibat kesalahan Customer maka
akan diclaim biayanya ke Customer
OPERATION
EKSPOR
Pabrik/Customer
Buat SJ
Ke Pelabuhan
Utk Driver
E
Surat
Jalan
MIP
Surat
Jalan
MIP
Surat
Jalan
MIP
Surat
Jalan
Cust
Selesai Stuffing
Truck di Segel
Oleh Customer
Truck
Manuver
?
NoYesPROSES MANUVER
TRUCK
Customer
Konfirm ke
OPS Stuffing
Finished
OPS cetak
Kartu Export
Untuk Driver
Kartu
Export
OPS serahkan
Copy NPE, PL & DO
Shipping ke Driver
PEB /
NPE
PL-INV
Surat
Jalan
MIP
Surat
Jalan
MIP
Surat
Jalan
MIP
Surat
Jalan
Cust
DO
Shipping
Proses Staging
CY
Dan Plugging
F
Plugging
RP
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 10 dari 24 Disetujui President / VP Director

11. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
OPERATION
’EKSPOR
32. Selanjutnya Operasional Ekspor pastikan bahwa segel
disana tetap utuh dan Aman dan melakukan proses
check list Container
33. Selanjutnya Operasional isi Form Container Check List
dan ditandatangani oleh operasional
34. Selanjutnya setelah kapal labuh maka Operasional dan
bagian Traffic & Doc melakukan proses pembayaran
Storage dan lainnya.
35. Selanjutnya Bagian Traffic & Doc melakukan monitoring
pengiriman Barang sampai dengan Pelabuhan Tujuan
dan melaporkannya kepada Customer ekspor
36. Selanjutnya Operational Export dan Traffict Document
Export bersama-sama mempertanggung jawabkankan
Kasbonnya ke Keuangan/Kasir.
TRAFFIC &
DOC
KASIR
FINANCE
OPS pastikan
Segel Container
Aman / Tdk rusak
F
Traffic & Doc Buat Laporan
Monitoring Export sampai
Pelabuhan tujuan dan
confirm ke Customer
Traffic & Operation
menyelesaikan
Membayar vendor
RP
RP
Pertanggung
Jawaban Kasbon
Operasional
Export
Pertanggung
Jawaban Kasbon
Traffict
Document
Export
GH
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 11 dari 24 Disetujui President / VP Director
Checklist
Lap
monitoring

12. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FINANCE
KASIR
37. Selanjutnya Koordinator Export (Operasional Export)
menyelesaikan pertanggung jawaban Kasbonnya
dengan melampirkan dokumen-dokumen, berdasarkan
IK-FINAD-001_Petujuk Persetujuan Kasbon dengan
kondisi :
• Jika Nota2 belum sesuai maka dilakukan revisi
dan rekonfirmasi kembali sampai fix maslah
terselesaikan.
• Apabila Nota2 sesuai maka dilanjutkan proses
berikutnya
38. Selanjutnya Finance bersama pricing melakukan
approval dokumen Nota2 kasbon / verifikasi harus
sesuai .
• Untuk Kasbon Operasional : yg approved
Kasbonnya Supervisornya
• Traffict Document diapproved oleh Purchasing
Pricing.
39. Selanjutnya Finance membuat Voucher Kas/Bank
Keluar dan dilampirkan nota2 terkait untuk di filekan :
• Putih untuk : Penerima
• Biru untuk : Accounting
• Kuning untuk Finance
• Merah muda untuk : Arsip
40. Selanjutnya Finance melakukan Proses Penagihan ke
Customer.
G H
Nota
Sesuai ?
No
Yes
Approved Document
Kasbon
Re-Confirm
Kasbon Operation +
Document Export
Input Voucher
Pengeluaran Kas /
Bank
IK-FINAD-
001_
Petunjuk
Persetujuan
Kasbon
J Kas/Bank
Masuk
Kas/Bank
Masuk
Kas/Bank
Masuk
Kas/Bank
Keluar
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 12 dari 24 Disetujui President / VP Director

13. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FINANCE
A/R
41. Selanjutnya Bagian A/R lampirkan dokumen terkait
transaksi Export tersebut untuk referensi penagihannya.
42. Selanjutnya semua dokumen dikirim ke Customer baik
menggunakan Paket atau diantar sesuai dengan kondisi
yang ada.
43. Selanjutnya Customer terima dokumen tagihan MIP dan
memeriksanya dengan kondisi:
• Apabila semua dokumen tagihan sesuai
belum maka Customer akan
mengkonfirmasikan apa kekurangan dokumen
MIP. Dan meminta merefisinya.
• Namun apabila dokumen sudah dianggap
lengkap maka Customer akan melakukan
pembayarannya.
44. Selanjutnya Customer akan membayar sesuai term
condition dan Term Payment yang ada , baik dengan
Kas maupun Transfer Bank ke MIP.
45. Selanjutnya Kasir terima konfirmasi pembayaran
Customer, via hardcopy/softcopy/email.
46. Selanjutnya kasir membuat Posting Jurnal Transaksi
Kas/Bank Masuk dan vouchernya dicetak dengan
setelah diakui penjualan selesai :
• Putih untuk : Penerima
• Biru untuk : Accounting
• Kuning untuk Finance
47. Selanjutnya dokumen diverifikasi dan ditandatangani
untuk difiling di arsip Finance Admin. SELESAI.
J
Bag A/R Lampirkan
Semua dokumen
Terkait untuk
Penagihan
Invoice
Kirim Ke Customer
Customer terima
Invoice MIP dan
Lampiran
pendukungnya
Surat
Jalan
Surat
JalanINV
Surat
Jalan
Surat
Jalan
Surat
JalanINVOICE
Dok. OK
?
Yes
No
Customer Bayar
sesuai Term of
condition & Term Of
Paymentnya RP
Customer Confirm
Pembayarannya
Hardcopy/Softcopy
Customer Confirm
Pembayarannya
Hardcopy/Softcopy
struk
AR Buat Bukti
Kas Masuk dan
dicetak
Kas/Bank
Masuk
Kas/Bank
Masuk
Kas/Bank
Masuk
Verifikasi & Approved
Kas/Bank Masuk
Filing
Doc
SELESAI
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 13 dari 24 Disetujui President / VP Director
Surat
Jalan
PO
DO

14. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-SALES-001_Internal Order
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 14 dari 24 Disetujui President / VP Director
INTERNAL ORDER
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Address: Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak Email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Revision ORDER NO.
Order Type Transport mode Freight HBL
EXPORT (Freight ) EMKL Seafreight Prepaid Collect
IMPORT Airfreight
NOMINATION LOCAL OVER SEAS FCL Freight MBL
INTERINSULER LCL Prepaid Collect
Others ( ) Release agent in HBL
Quantity Stuffing place
20' RF O/T
40' RFH F/R Empty delivery
20' Dry
40' DHC Vessel / Closing / Etd
Shipper in BL Shipping line export :
Booking No. :
Consignee / N.Party Shipping line interinsuler
Commodity Booking to forwarder (if any)
Port of Loading Cargo Insurance by
Port of Destination
Desciption Paid to Description Paid to
Ocean freight Refund s hipping
Other s hipping charge Refund Cus tom er
EMKL
Desciption Bill to Description Bill to
Ocean Freight Debit note agent TOTAL
Profit s haring
Other s hipping charge
EMKL
TOTAL
Credit term s to s hipper : Credit term s to agent
Keterangan (Rem arks ) :
SHIPMENT DETAILS
FREIGHT AND COST
INVOICING
email: info@multiguna-ip.co.id
FORM-SALES-001
Phone: (021) 22850099
Sales Traffic Document Acc/Finance

15. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-SALES-002_Job Order
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 15 dari 24 Disetujui President / VP Director
JOB ORDER NO.
FORM-SALES-002
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Head Office : Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak Email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340 TGL JOB ORDER
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id REF. IO NUMBER
CS & BOOKING INFORMATION
CUSTOMER NAME : PIC :
TEL: EMAIL :
AGENT NAME : PIC :
TEL: EMAIL :
COMMODITY : HS CODE :
TEMPERATURE SETTING :
VOLUME (FCL/LCL) :
WEIGHT / DIMENSION :
TERM OF DELIVERY : EX-WORKS (EMKL) / POL (CY)-POD (CY) / DOOR TO POD(CY) / DOOR TO DOOR
TYPE OF SHIPMENT : EXPORT / IMPORT / DOMESTIC
TRANSPORTATION MODA SEA FREIGHT / AIR FREIGHT / TRAIN / INLAND (TRUCKING) / MULTI MODA
PORT OF LOADING :
PORT OF DISCHARGE : FINAL DESTINATION:
SHIPPING/AIRLINES : COLOADER:
BOOKING NO :
FREE TIME DEMURAGE : ................................................... DAYS
FREE TIME DETENTION : .................................................. .DAYS
VESSEL NAME / FLIGHT NO ATD
TERMINAL NAME: CY CUTT OFF:
FEEDER VESSEL : ETD ETA
CONNECTING VESSEL : ETD ETA
IN LAND TRUCKING : ETD ETA
DOCUMENT INFORMATION
CHECK DESCRIPTION DATE
PACKING LIST INVOICE :
HC/PHYTO/SPM/V-LEGAL : :
VGM (m1/m2) : :
FINAL SI (CUT OFF / OK) : CONTAINER/SEAL NO :
FLAT FILE / MANIFEST : MASTER BL PAYMENT : Prepaid / Collect
PEB / PIB DATE / KPBC : : Original / Telex / Waybill
NO AJU PEB / PIB / /NOTUL :
TANGGAL / NO. SPPB :
COO :
LEGALISIR :
KIRIM DOKUMEN :
PRE ALERT NOTICE :
BL OK/PICK UP BL :
OPERATIONAL INFORMATION
STUFFING / UNLOADING ADDRESS:
STUFFING / UNLOADING DATE :
OUT DEPO / CY IN : /
DEPO IN / CY OUT :
TRUCKING VENDORS :
:
NOTES:
HOUSE BL NO
MBL TYPE
:
:
MASTER BL NO

16. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-PUR-001_Purchase Order Customer
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 16 dari 24 Disetujui President / VP Director
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA FINAL DESTINATION :
Head Office : Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Address :
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Contact Person :
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271
Email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
DESCRIPTION OF GOODS:
VOLUME :
QUANTITY :
PORT OF LADING :
PORT OF DESTINATION :
PLACE OF STUFFING ;
DAY : DATE :
FREIGHT /SHIPPING RATE : VESSEL NAME :
PPN :
STATUS : ETD :
TERM OF PAYMENT : ETA :
PAYMENT METHODE : LC / CASH /......................................................................................
:
Name / HP number :......................................
CUSTOMER / SHIPPER
PURCHASE ORDER CUSTOMER
FORM-PUR-001
STATUS : CY / CY
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id
CONSIGNEESHIPPER/CUSTOMERMASTER BILL OF LADING
ADDITIONAL MARKSSALES PERSON

17. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-FINAD-002_Kasbon Sementara
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 17 dari 24 Disetujui President / VP Director
KASBON SEMENTARA
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA
Head Office : Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Tanggal Kasbon :
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak No. Kasbon :
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340 Nama Departemen :
Total Amount :
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271 email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
OPEN CLOSED
PENERIMAAN DANA KASBON
Diketahui Oleh
Koordinator Finance
Tanggal :
PERTANGGUNG JAWABAN DANA KASBON
Putih : Finance Merah muda: Penerima Kuning : Accounting (* Form putih akan diserahkan ke penerima apabila sudah dipertanggung jawabkan
1. Apabila STATUS sudah CLOSED maka artinya kasbon sudah dipertanggung jawabkan
2. Apabila STATUS masih OPEN maka artinya kasbon belum dipertanggung jawabkan
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id
FORM-FINAD-002
Departemen/User
Dibayarkan Oleh
1.
2.
3.
4.
5.
STATUS
DIBUTUHKAN UNTUK QTY UOM
Manager /Director
Disetujui olehDiminta Oleh
Keterangan / Comment ACC Pihak terkait :
NILAI
Tanggal :Tanggal : Tanggal :

18. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-OPS-001_Surat Jalan Pengemudi
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 18 dari 24 Disetujui President / VP Director
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA Nama Customer /Ship To Party :
Head Office : Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Nama Supir & No. Telp / HP : /
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak No. Polisi/Plat No :
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271
Email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Nama Tujuan /Pabrik :
Nama Gudang :
Jumlah Size Nama Kapal
Barang Dimensi Nama Kereta Time Date Time
Atasan
Manuver Date :
Manuver Time :
Nama & TTd Tanggal:
Putih : Customer Merah muda: Traffict Doc Biru: Pricing Kuning : Operasional Trucking *) Driver Wajib mengembalikan dokumen SJP ini
SURAT JALAN PENGEMUDI
FORM-OPS-001
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id
Nama Barang No. Container
Stuffing
Date
Bongkar (Unloading)
Penerima Barang Keterangan LainnyaTruck Operasional
Nama & TTd
1.
2.
3.

19. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-FINAD-005_Uang Jalan Pengemudi
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EKSPOR
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 19 dari 24 Disetujui President / VP Director
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA Nama Customer /Ship To Party :
Head Office : Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Nama Supir & No. Telp / HP : /
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak No. Polisi/Plat No :
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Uang Jalan yang diterima : Rp
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia ______________________________
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271
Email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Nama Tujuan /Pabrik : Lebih / Kurang : Rp
Nama Gudang : ______________________________
Jumlah Size
Container Cargo Barang Dimensi
Atasan
Nama & TTd Tanggal:
Putih : Customer Merah muda: Traffict Doc Biru: Pricing Kuning : Operasional Trucking *) Driver Wajib mengembalikan dokumen SJP ini
Nama & TTd
Nama Barang
1.
2.
3.
Truck Operasional Finance / Kasir Keterangan Lainnya
UANG JALAN PENGEMUDI
FORM-FINAD-005
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id
Nama Barang

20. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FFORM-FINAD-001_Invoice
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EXPORT
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 20 dari 24 Disetujui President / VP Director
ORDER NO PREPARED BY
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA
Address: Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 DATE TIME DUE DATE ISSUING OFFICE
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271 email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Sold to Party :
Bill to party (Orderan dibayarkan oleh) Ship to Party :
Commodity :
Address & Telp Number Volume :
Shipping Line :
Master B/L Number :
House B/L Number :
Vessel / Voy Number:
Departures / ETD :
Port Of Loading :
Final Destination' :
Incoterm :
Term Of Payment : :
CURRENCY
1.
2.
3.
BANK ACCOUNT DETAIL :
AMOUNT
VAT TAX
TOTAL AMOUNT
MIP Stamp
( ...........................................................)
Putih : Customer Biru : Finance/Accounting Merah : Arsip
DN/INVOICE NUMBER
KURS
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id
DESCRIPTION OF CHARGE :
QTY AMOUNT
USD / IDR

21. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-FINAD-003_Kas/Bank-Keluar
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EXPORT
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 21 dari 24 Disetujui President / VP Director
BUKTI KAS/BANK KELUAR
FORM-FINAD-003
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA
Address: Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Dibayarkan Kepada :
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak Alamat :
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia Total Amount :
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271 email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Terbilang :
Tanggal dibukukan :
No Kas/Bank :
Keterangan pembayaran Currency
IDR/USD
Nama Bank :
Metode Payment :
Cheque No / BG No :
Taggal pembayaran :
Dibuat oleh Disetujui Oleh Disyahkan Oleh
Finance Koord Finance Kepala Cabang
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id
Accounting
Jumlah
Di verifikasi oleh
KursNo Akun Nama Akun

22. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-FINAD-004_Kas/Bank-Masuk
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EXPORT
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 22 dari 24 Disetujui President / VP Director
BUKTI KAS/BANK MASUK
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA
Head Office : Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 DiTerima Dari :
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak Alamat :
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia Total Amount :
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271 email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Terbilang :
Tanggal dibukukan :
No Kas/Bank :
Currency
IDR/USD
Nama Bank :
Metode Payment :
Cheque No / BG No :
Taggal penerimaan :
Dibuat oleh Disetujui Oleh Disyahkan Oleh
Kasir Supervisor Finance Region / Manager
Putih : Penerima Biru: Accounting Kuning : Finance
Kurs
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id
Accounting
FORM-FINAD-004
No Akun Nama Akun Keterangan penerimaan Jumlah
Di verifikasi oleh

23. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-FINAD-002_Lembar Persetujuan Pembayaran
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EXPORT
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 23 dari 24 Disetujui President / VP Director
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBAYARAN
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA
Address: Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271 email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
No. Persetujuan Pembayaran :
Tanggal Permintaan :
Jumlah Dana Rp / USD :
Jumlah Dana Terbilang :
Departemen Requester :
Digunakan Untuk :
1.
2.
3.
Keterangan lainnya :
Verifikasi Diketahui Dibuat Oleh
FORM-FINAD-002
Disahkan Oleh Disetujui Oleh
Budget Control
Diperiksa Oleh Requester / Pemohon
Phone: (021) 22850099 email: info@multiguna-ip.co.id

24. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2017-MIP ALL RIGHT RESERVED
FORM-OPS-002_Check List Container
DIVISI
OPERASI
PENJUALAN JASA LOGISTIK EXPORT
DOOR TO PORT DESTINATION
No Dokumen SOP-OPS-SLS-001 Dibuat Region Manager
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Oktober 2017 Diperiksa Operation Director
Halaman 24 dari 24 Disetujui President / VP Director
CHECK LIST CONTAINER
PT. MULTI GUNA INTERNATIONAL PERSADA Branch Office : Jl. Tanjung Sadari No.37 Surabaya Indonesia
Address: Rukan Business Park Kirana Cawang Blok B15 Telp : (031) 3579181 Fax : (031)3579271
Jl. DI. Panjaitan Kav. 48, Cipinang Cempedak Email:mipsbdoc@multiguna-ip.co.id
Jatinegara, East Jakarta City, Jakarta 13340
REFFER CONTAINER
DRY CONTAINER
Tanggal Check : ..............................................
Jam Check : ..............................................
1. Bagian Dalam Container JENIS MESIN
Baik Penyok Bolong Kotoran Star Cool Prepaid
Bau Tidak Bau Karatan Tidak Karatan Carrier
LAIN-LAIN : Termokin Merk Lainnya :.............................
Daikin
2. Bagian Luar Container KETERANGAN LAINNYA :
Baik Penyok Bolong Kotoran
Bau Tidak Bau Karatan Tidak Karatan
LAIN-LAIN :
1. Tahun Prod Container ......................................... 5. Kabel / Pin Plug .............................................................
2. Temperature Setting...................................Derajat (sesuai DO) 6. Tujuan Export : .................................................................
3. Jenis Comodity ......................................... 7. Volume Container : ..........................................................
4. Ventilasi Open Closed 8. Jenis Container : ..........................................................
Driver : Putih File : Biru
Phone: (021) 22850099
email: info@multiguna-ip.co.id
FORM-OPS-002
CHECK FISIK CONTAINER REEFER
Mitsubishi
Di Check Oleh Diketahui Oleh Driver Truck Operasional