just for assignment :)

1. PROJECTITS “APP.KOPS”
APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP
PADA PT. AKCAYA UTAMA PRESS
LAPORAN TUGAS BESAR
PENULIS
RISTIZA BINTARI 6701140040
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
TELKOM APPLLIED SCIENCE SCHOOL
BANDUNG
2015

2. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
1
DAFTAR ISI
1 Contents
DAFTAR ISI..............................................................................................................................1
BAB I .........................................................................................................................................2
1.1. Latar Belakang ............................................................................................................ 2
1.2. Rumusan Masalah .......................................................................................................3
1.3. Tujuan Masalah...........................................................................................................4
1.4. Batasan Masalah..........................................................................................................4
1.5. Metode Pengerjaan ......................................................................................................5
1.5.1. Metode Penelitian.................................................................................................5
1.5.2. Metode Pengembangan......................................................................................... 5
1.6. Jadwal Pengerjaaan.....................................................................................................6
Tabel 1.1 .................................................................................................................................6
Jadwal Pengerjaan.................................................................................................................. 6
BAB III ......................................................................................................................................7
3.1. Gambaran Sistem Saat Ini.............................................................................................. 7
3.1.1. Proses Permohonan Pengadaan Barang..................................................................7
3.1.2. Proses Order Monitoring atas pengadaan............................................................... 8
3.2. UseCase Diagram.........................................................................................................8

3. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Proses Pengadaan atau Procurement merupakan salah satu jenis kegiatan yang dimiliki
sebuah perusahaan baik jasa, dagang dan manufaktur untuk memenuhi kebutuhannya salah
satunya adalah alat pendukung kerja. Menurut data Badan Pemeriksa Keuangan proses
procurement adalah salah satu kasus kecurangan yang massive serta memiliki tingkat resiko
yang sangat tinggi untuk dilakukannya praktik korupsi, kolusi dan nepotisme di setiap
tahapannya. Oleh karena itu, proses Procurement yang baik adalah salah satu indikator
perusahaan tersebut memiliki label bersih.
PT Akcaya Utama Press sebuah media jaringan dari Jawa Pos Group yang bergerak di bidang
media cetak sebagaibisnis utamanya sejak 2 febuari 1973. PT Akcaya Utama Press yang
sudah berdiri 42 tahun dan sudah mendapatkan tempat di hati pembaca di Kalimantan Barat,
guna menjaga eksistensi untuk menjadi media yang pertama dan terutama di Kalimantan
Barat semua divisi yang ada di PT Akcaya Utama Press harus memiliki alat pendukung kerja

4. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
3
yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi terutama alat pendukung kerja yang
termasuk aset tetap.
Divisi Human Resource Department dan Umum sebagaisalah satu divisi yang bertanggung
jawab untuk melakukan proses procurement yang mana proses tersebut terkadang
membutuhkan waktu yang lama, dapat dikategorikan rata-rata tahapan proses pengadaan tidak
dapat direpresentasikan dengan angka, terkadang satu tahapan pengadaan bisa dilakukan
dalam waktu kurang dari satu minggu untuk barang-barang yang memiliki nilai nominal di
bawah Rp 5.000.000,- sedangkan barang dengan nominal angka di atas Rp 5.000.000,- proses
pengadaan bisa dilakukan dalam waktu lebih dari satu minggu. Kejadian seperti itu tidak
jarang dapat berindikasi mengurangi produktifitas kerja beberapa karyawan atau divisi
tertentu. Ditambah proses procurement yang baik membutuhkan format dokumentasi baku
secara baik dari proses permintaan, pembeliaan dan penerimaan barang. Kejadian seperti ini
berdampak ketika proses pelaporan pada setiap triwulan nya, selain itu data kepemilikan aset
yang dimiliki Divisi HRD dan Umum belum lengkap. Sejuah ini format dokumentasi yang
belum baku serta data kepemilikan aset atau tracking aset yang masih belum lengkap
membuat Divisi HRD dan Umum sulit untuk menyampaikan laporan di setiap triwulannya.
Divisi HRD dan Umum yang mengalami kesulitan untuk menyediakan media untuk
mengetahui demand determination secara rinciuntuk setiap divisi dalam waktu yang singkat
tanpa harus bertemu tatap muka. Ditambah dengan proses pengadaan yang hanya dikelola
oleh seorang Staff HRD dan Umum dimana staff tersebut sering mengalami kesulitan ketika
kegiatan dokumentasi dari beberapa dokumen yang dihasilkan dari setiap proses baik yang
didapatkan secara internal atau eksternal,tidak jarang sering terjadi kesalahan data. Order
monitoring terhadap barang yang dilakukan dengan media telefon juga menjadi kendala
dimana proses tersebut kurang efektif karena proses mendengarkan, merespon order dan
mencatat order dilakukan dalam waktu bersamaan. Terkadang order yang jumlahnya lebih
dari 10 order membuat staff HRD harus beberapa kali menghubungi beberapa supplier atas
barang yang sudah diorder dan menghubungi beberapa divisi yang melakukan order atas
barang tersebut. Selama ini tahapan procurement belum didukung dengan melibatkan
teknologi secara maksimal sehingga sering timbul indikasi proses pengadaan belum dapat
dilakukan dengan transparan. Dengan kondisi yang ada Manager HRD dan Umum juga sulit
untuk melakukan monitoring dan persetujuan atas pengadaan barang secara cepat dan tepat,
akibatnya terlihat ketika pertanggung jawaban Manager HRDdan Umum ketika rapat umum
pemegang saham (RUPS).
1.2. Rumusan Masalah
Sesuai dengan Latar Belakang di atas,rumusan masalah dalam pembuatan proyek akhir
adalah sebagai berikut.

5. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
4
1. Bagaimana Staff HRD dan Umum dapat mengelola proses pengadaan aset tetap yang
dilakukan karyawan secara online?
2. Bagaimana Manager HRD dan Umum dapat memonitor dan menyetujui proses
pengadaan aset tetap yang dilakukan karyawan?
3. Bagaimana Manager HRD dan Umum dapat memperoleh laporan atas proses pengadaan
aset tetap?
1.3. Tujuan Masalah
Tujuan dari proyek akhir ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat menangani hal-hal
sebagai berikut.
1. Proses online untuk kegiatan procurement.
2. Proses online monitoring dan persetujaan untuk kegiatan procurement.
3. Dapat menghasilkan laporan kepemilikan aset dan jurnal akuntansi yang dihasilkan
oleh kegiatan procurement.
1.4. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam proyek akhir ini adalah sebagaiberikut.
1. Aplikasi ini menangani pembeliaan aset tetap berwujud dan sebagian aset tetap tidak
berwujud.
2. Aset Tetap Tidak Berwujud yang dikelola aplikasi ini adalah software atau piranti
lunak yang berada pada komputer.
3. Pengadaan yang dilakukan adalah jenis pengadaan aset yang diakui sebagaiaset
perusahaan.
4. Aplikasi ini tidak memfasilitasi demand of determination, source determination dan
supplier selection karena sudah dikelola oleh masing masing divisi.
5. Aplikasi ini berpedoman pada Role Model Procurement Process yang ada di SAP
Procurement Module.
6. Aplikasi ini menangani pengadaan barang secara tunai.
7. Aplikasi ini tidak menangani Inventory barang yang diperoleh dari pengadaan
8. Aplikasi ini tidak menangani penyusutan, amortisasi, dan deplesi.
9. Metode Software Development Life Cycle (SDLC) hanya sampaipengujian (testing)
bukan maintenance.

6. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
5
10. Untuk hosting aplikasi dilakukan oleh PT Akcaya Utama Press
1.5. Metode Pengerjaan
Metode yang digunakan untuk pedoman dalam membuat aplikasi ini yaitu metode penelitian
dan metode pengembangan.
1.5.1. Metode Penelitian
1. Wawacara
Metode ini dilakukan dengan mewawancaraiDivisi HRD dan Umum serta
keuangan. Halini bertujuan untuk mendapatkan data yang akurat untuk proses
bisnis yang ada.
2. Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari beberapa dokumen elektronik
ataupun fisik yang diberikan oleh pihak Divisi HRD dan Umum, membaca
literatur terkait dengan maksud dan tujuan masalah yang diperlukan untuk
penulisan dan pembuatan aplikasi.
1.5.2. Metode Pengembangan
Pembuatan aplikasi ini menggunakan Software Development Life Cycle (SDLC)
dengan metode waterfall,agar pembuatan sistem tersusun secara sistematis. Metode
ini memiliki beberapa fase yang dimulai dari analisis, desain sistem,
implementasi, pengujian serta pemeliharaan. Akan tetapi, aplikasi akan dibuat hanya
sampai dengan tahapan pengujian (testing).
1. Requirements definition
Fase ini adalah fase untuk menganalisis setiap kebutuhan yang diperlukan untuk
membangun sistem. Tahapan yang dilakukan adalah melakukan wawancara dan
studi pustaka. Dokumen yang dihasilkan dari fase ini yaitu dokumen analisis
yang digunakan dalam fase kedua.

7. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
6
2. Systemand software design
Fase kedua ini adalah fase untuk pembuatan desain sistem atau perangkat lunak.
Tahapan yang dilakukan yaitu penggambaran proses bisnis berjalan
menggunakan flowchart,pemodelan aplikasi menggunakan Unified Modeling
Language (UML) dan perancangan basis data menggunakan Entity Relationship
Diagram (ERD).
3. Implementation and unit testing
Fase selanjutnya yaitu implementasi. Pada fase ini, yang dilakukan adalah
pembuatan kode program menggunakan bahasa pemrograman Hypertext
Preprocessor (PHP)dengan framework codeigniter,editor aplikasi
menggunakan Sublime Text 3 dan implementasi database menggunakan
MySQL.
4. Integration and systemtesting
Fase ini bertujuan untuk melakukan penyatuan unit program yang akan diuji
menggunakan pengujian Black Box Testing. Pengujian ini dilakukan dengan
cara membandingkan hasil manual dengan hasil dari aplikasi, apabila hasilnya
seperti yang diharapkan, maka pengujian dikatakan valid.
1.6. Jadwal Pengerjaaan
Tabel 1.1
Jadwal Pengerjaan
Kegiatan
Januari 2015
Februari
2015
Maret 2015 April 2015
Mei
2015
Juni
2015
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Studi Literatur
Analisis
Desain
Implementasi
Pengujian
Dokumentasi

8. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
7
BAB III
ANALISI DAN PERANCANGAN
3.1. Gambaran Sistem Saat Ini
Berikutadalahgambaransistemsaatini yang ada pada PT AkcayaUtama Press,yakni proses
permohonanpengadaanbarang,proses ordermonitoring,penerimaanbarang,proses
reimbursementBiroDaerahdan prosespembayaranpengadaan,berikutnarasi lengkapnya.
3.1.1. Proses Permohonan Pengadaan Barang
ProsesbisnistahapanpengadaanbarangpadaPT AkcayaUtama Pressadalahsebagai berikut.
1. Karyawanatau divisi melalui managerdivisiyangmembutuhkanbarangmengirim
email yang berisi requestbarangkepadaDivisi HRDdanUmum.
2. Staff Divisi HRDdan Umum memeriksadatayangdikirimapakahsudahsesuai,jika
sudahsesuai Staff Divisi HRDdanUmum membuatsurat purchaseorderresmi
kemudiandiserahkanke ManagerDivisi HRDdan Umum, jikabelumsesuai akan
dikembalikankepadapemohon.
3. Manager Divisi HRDdan Umum menerimadanmenyetujuisurat purchaseorder
resmi yangdi buat,dan memberikankepada Staff HRDdan Umum, jikatidakdisetuji
purchaseorderdikembalikankepadaStaff DivisiHRDdan Umum.
4. Staff Divisi HRDdan Umum memproses PurchaseOrderdengandasarSurat Purchase
Order resmi
dengan
mengirim
kepada
supplier

9. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
8
3.1.2. Proses Order Monitoring atas pengadaan
ProsesbisnistahapanProses OrderMonitoring ataspengadaanbarangpadaPT Akcaya Utama
Pressadalahsebagai berikut.
1. Pemohon ordermengkonfirmasi via teleponkepadaStaff HRDdanUmum untuk
melakukan monitoring terhadaporderyangdiberikankepadasupplierviatelepon
2. Staff HRD setelahmenerimakonfirmasi dari supplieratasorder tersebut
disampaikankepadapemohon orderdenganstatusorderviateleponjikaorder
tersebuttelahditerimaStaff HRDdan Umum memberikaninformasi viatelepon,jika
pemohonmenerimainformasi tidaklanjutataspermintaan,pemohon
diperbolehkan
melakukan
order
monitoring
kembali.
3.2. UseCase Diagram

10. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
9
Gambar diatas adalah Use Case Diagram yang dibuat untuk aplikasi ini dimana
Use Case diagramCase merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior)sistem
yang akan dibuat. Use Case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau
lebih actor dengan sistem yang akan dibuat.

11. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
10
Berikut adalah deskripsi dari definisi akyor yang ada di Use Case:
Tabel 3-5
Skenario Use Case Input Request
Nama Use Case Input Request
Aktor Staff HRD dan Umum & Pemohon
Deskripsi Proses Menambahkan Request
Pre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam Sistem danmemilih Request
Post-Kondisi Data Request pengadaantelahtersimpandi database
Aktor Aktor Aksi Sistem
Skenario Normal
1. Input form Request
2. Mengecek validasi data masukan
3. Menyimpan form Requst yang baru
ke dalam database
Skenario Alternatif
1. Input form Request
2. Mengecek validasi data masukan
3. Menampilkan data masukan tidak
valid
4. Memperbaiki Data
Masukan
5. Menyimpan Input Form Request yang
baru ke dalam database
Tabel 3-6
Skenario Use Case Validasi Kelengkapan Request
Nama Use Case Validasi Kelengkapan Request
Aktor Manager HRDdanUmum
Deskripsi Proses Persetujuaan Request
Pre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam Sistemdanmemilihmenu Request
Post-Kondisi Data Request Pengadaantelahdistujui oleh Manager HRDdanUmum
Aktor Reaksi Sistem
1. Memilih Button Approval
pada request order yang
telah di simpan
sebelumnya
2. Menampilkan form request
3. Memilih Yes untuk
Validasi Kelengkapan
Request Order
4. Approved data Request data dari
database
5. Menampilkan pesan bahwa data telah
Approved

12. PIS-14-05 || APLIKASIPENGADAAN ASETTETAP
11
Skenario Alternatif
1. Memilih Button Approval
pada Request order yang
telah di simpan
sebelumnya
2. Menampilkan form Request
3. Memilih NO untuk Reject
Request Order
4. Reject data Request data dari database
5. Menampilkan pesan bahwa data telah di
reject
Tabel 3-7
Skenario Use Case View Request
Nama Use Case View Request
Aktor Manager, Staff HRDdanUmum, Pemohon
Deskripsi Proses MenampilkamRequest Pengadaan
Pre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam sistem
Post-Kondisi Menampilkan Request Pengadaan
Aktor Reaksi Sistem
Skenario Normal
1. Memilih menu Request Pengadaan
2. Menampilkan Request Pengadaan