5. Perencanaan
Sebelum mempersiapkan sebuah presentasi beberapa
hal perlu diketahui terlebih dahulu: (SPAM)
– Situation : Perhatikan waktu dan tempat Anda akan
memberikan presentasi
– Purpose (Tujuan) : Apa tujuan yang ingin dicapai dari
presentasi yang dilakukan
– Audience : perhatikan siapa saja yang menjadi peserta dari
presentasi Anda
– Method : metode apa yang akan Anda pakai sehingga tujuan
presentasi dapat tercapai
5
6. Tipe Presentasi
Informasi : menyampaikan suatu informasi baru kepada
audience dengan harapan audience akan mengetahui
dan memahami topik yang dipresentasikan, mis:
workshop, seminar, kuliah, dsb.
Persuasi: bertujuan untuk mengubah perilaku atau
kebiasaan dari audience, misalnya: kampanye,
penyuluhan narkoba, dsb.
Entertaining: bertujuan untuk menghibur peserta,
berusaha agar peserta tetap memperhatikan kita, mis:
6
7. Persiapan
Langkah pertama dalam presentasi adalah memilih
topik (apa yg akan dipresentasikan).
–
–
–
–
–
Apakah Anda tertarik dengan topik ?
Apakah Anda enjoy berbicara ttg topik tsb ?
Apakah Anda ingin entertain, inform atau persuade ?
Apakah audience akan tertarik dengan topik ?
Apakah topik yg dibicarakan topik yg sensitif thd sekelompok
pihak dari audience ?
– Apakah ada peristiwa tertentu yang berkaitan dengan topik ?
7
8. Persiapan (2)
Setelah mendapatkan topik presentasi, selanjutnya
bagaimana membuat dan menyampaikannya.
Beberapa hal yang dipersiapkan:
–
–
–
–
Apa yang dibutuhkan untuk disampaikan
Kumpulkan materi-materi presentasi yang terkait
Buatlah materi presentasi yang baik, dan
Gunakan komputer (mis: Powerpoint) sedapat mungkin
8
9. Outlining
Isi presentasi yang disampaikan agar tetap diingat
audience.
Materi presentasi perlu outline yang baik
Apakah materinya sudah cukup? Terlalu banyak?
9
10. Beberapa Elemen Penting
Kecepatan presentasi
Pembukaan yang menarik -- examples
Transisi yang benar
Konklusi (relevansi topik)
Panjang presentasi: jangan melebihi waktu yang
tersedia!
Audience mendengarkan!
10
11. Latihan
Latihan akan membantu menghasilkan presentasi yang
baik.
Mendapatkan bagaimana presentasi tersebut mengalir.
Mendapatkan feedback.
Lakukan beberapa kali.
11
12. Siap Presentasi
Kalau bisa, sehari sebelumnya coba lagi presentasi
anda. (dapat dibantu dengan kaca)
Atur slide sesuai urutan.
Pastikan alat-alat bantu bekerja dengan baik.
Pastikan siapa yang membantu (apabila diperlukan)
Pastikan pengeras suara bekerja dengan baik
Datang lebih awal.
Perhatikan: penampilan
Jangan berdiri dibelakang meja, jangan menghalangi
slide, usahakan dekat dengan audience
12
13. Saat Presentasi
Utarakan objective anda diawal prsentasi, dan ulangi
kembali di akhir presentasi.
Jangan membuat lawakan kalau anda tidak ahli untuk
itu.
Perhatikan kelakuan anda, hindari kebiasaan tidak baik.
Gunakan laser pointer dengan benar, dan jangan
ganggu audience anda dengannya.
Libatkan audience dalam proses
Awasi waktu anda!
Jangan mengkritik hal-hal diluar topik.
13
14. Saat Presentasi (2)
Hindari membaca notes, kata per kata
Usahakan Anda lihat terlebih dahulu setiap
transisi slide ke layar…apakah Audience dapat
melihat slide Anda dengan baik ?
14
15. Don’t do it when presentation
mumble
talk to the blackboard/screen
apologize all the time
read your talk (unless it is a speech)
sit down while talking
talk in a monotone
have a poor attitude
say “um” repetitively
discuss things you don’t understand
15
16. Menarik Perhatian Audience
Berhenti berbicara (stop talking) / diam
Ajukan pertanyaan ke audience
Gunakan board untuk membuat lebih jelas
Ubah intonasi suara
Lakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku,
matikan slide, dsb)
16
17. Menangani Tanya-Jawab
Pertanyaan audience tidak selalu bisa diprediksi
Ulangi pertanyaan audience agar yang lain tahu apa
yang ditanyakan.
Berikan jawaban untuk si penanya dan audience
Tunggu penanya selesai sebelum menjawabnya.
– Atau potonglah dengan taktis.
Apabila ada pertanyaannya selama presentasi
mengenai ketidak jelasan/kerancuan jawablah segera.
17
18. Menangani Tanya-Jawab (2)
Tundalah pertanyaan yang terlalu spesifik pada akhir
presentasi atau tawarkan “offline”
Hindari pertanyaan yang mengarah ke diskusi panjang
dengan seseorang (Berikan batasan waktu dalam
menjawab pertanyaan)
Tidak bisa menjawab?
18
Tahapan ini sangat penting untuk kesuksesan presentasi
Jenis presentasi
Mis: diskusi seminar, presentasi formal, sales presentation
Masing-masing jenis mempunyai audience dan tujuan yang berbeda.
Audience
Apakah general audience atau specialist
Berapa orang peserta nya
friendly audience? Interactive audience?
Waktu
Untuk waktu yang singkat, perlu presentasi yang jelas dan langsung ke topik permasalahan
Apakah termasuk watu untuk tanya jawab?
Harapan
Adakah harapan khusus? Pesan sponsor?
Memeperkenalkan konsep baru? menambah pengetahuan peserta? (dari berdasarkan apa yang sudah dimiliki)
Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point”
Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu.
Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya?
Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience
Gunakan index card (satu ide per card)
Atur urutan logisnya.
Gunakan komputer untuk menulis presentasi
hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua
Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip).
Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan
Gunakan kalimat yang singkat,
Cobalah apakah urutannya sudah logis!
Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience
Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart
jangan lupa proof-read.
Kalau perlu latihan
di depan kaca
dengan sejawat dan mintakan feedbacknya
Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point”
Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu.
Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya?
Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience
Gunakan index card (satu ide per card)
Atur urutan logisnya.
Gunakan komputer untuk menulis presentasi
hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua
Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip).
Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan
Gunakan kalimat yang singkat,
Cobalah apakah urutannya sudah logis!
Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience
Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart
jangan lupa proof-read.
Kalau perlu latihan
di depan kaca
dengan sejawat dan mintakan feedbacknya
Kadangkala, pembahasan yang terlalu detail dan intensif tidak akan diingat audience (bisa membuat peserta tidur)
Untuk menjaga interest dari audience materi perlu mempunyai outline atau organisasi yang baik.
Outlining yang linear (heading, subheading, etc) may be restrictive
A list of terms and ideas can be daunting, and tends to focus attention on the final items -> alternative: idea network
Kadang kala diperlukan kemampuan untuk memotong materi yang tidak penting pada saat presentasi
Berikutnya beberapa guideline untuk menentukan seberapa cukup materi untuk presentasi
Kecepatan presentasi
Gunakan jeda dan pengulangan terhadap informasi penting
Pembukaan
Dapatkan ketertarikan dan atensi dari peserta.
Hindari penggunaan technical jargon.
Transisi
transisi harus terencana dengan hati-hati, smooth, dan logis
Konklusi
Simpulkan main concept yang sudah dibicarakan.
bertujuan agar audience mempunyai retensi atas isi presentasi
Jangan terlalu cepat melakukan konklusi (audience akan lebih cepat meninggalkan anda)
Panjang presentasi
dapat dipersingkat dengan menghilangkan detail.
Untuk detail bisa diberikan handout.
cadangkan waktu diakhir untuk pertanyaan.
Mendapatkan feed back sehingga anda tahu apakah tracknya benar.
Testing mic sebelum audience datang!
Libatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contact
Libatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contact
Tidak bisa menjawab?
Katakan terus terang.
Tawarkan untuk mencarikan jawabannya
Berikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb.
atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.
Tidak bisa menjawab?
Katakan terus terang.
Tawarkan untuk mencarikan jawabannya
Berikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb.
atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.