1. TUGAS ANALISIS SISTEM & PROSEDUR KERJA
“SISTEM DALAM ORGANISASI”
Semester 6 Tahun Akademik 2015/2016
Disusun oleh :
Dori Novita Listyaningrum
162012023
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2015
1
2. DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL 1
DAFTAR ISI 2
BAB 1 – PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 4
1.2 Tujuan 5
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan 5
BAB 2 – ISI
2.1 Peta Konsep 6
2.2 Rumusan Masalah 7
2.3 Pembahasan 8
• Konsep Sistem 8
• Teori Sistem Sosial Katz & Kahn 8
• Unsur Pokok Berpikir Sistem 8
• Syarat-Syarat Sistem 8
• Elemen-Elemen Sistem 9
• Tujuan Sistem 10
• Sifat-Sifat Sistem 10
• Klasifikasi Sistem 11
• Pendekatan Sistem 12
• Penerapan Sistem Dalam Pendidikan (Organisasi Pembelajaran) 14
• Karakteristik Sistem Organisasi 15
• Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem 16
• Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem 16
• Tahap Pengembangan Sistem Organisasi 17
• Jenis Sistem 17
2
3. • Ciri-Ciri Sistem 17
BAB 3 – PENUTUP
3.1 Simpulan 18
3.2 Saran 18
DAFTAR PUSTAKA 19
BAB 1
3
4. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem berasal dari bahasa Yunani, system. Sehingga Gerald,et.al. (1981) dalam
Husaini (2009) mendefinisikan sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan
bekerjasama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Sementara
itu Banghart (1990) dalam Husaini (2009) menyebutkan bahwa sistem ialah
sekelompok elemen-elemen yang saling berkaitan yang secara bersama-sama diarahkan
untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Lebih jauh Murdick & Ross (1982) dalam
Husaini (2009) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat unsur yang melakukan suatu
kegiatan atau membuat skema dalam rangka mencapai tujuan dengan mengolah data
dan atau energi serta barang-barang dalam waktu tertentu untuk menghasilkan
informasi dan energi atau benda.
Von Bertalanffy yang dikutip Karhi Nisjar dan Winardi (1997) dalam Kambey
(2006) menyebutkan bahwa a system is a complex of interacting elements (suatu sistem
adalah interaksi unsur-unsur yang bersifat kompleks). M.J. Alexander (1982) dalam
Kambey (2010) menyebutkan bahwa sistem merupakan sekelompok elemen, baik yang
bersifat fisik maupun non fisik yang menunjukkan suatu kumpulan yang saling
berhubungan satu sama lain dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih
tujuan sebagai sasaran akhir dari sistem tersebut. Lebih jauh James A. O’Brien (1990)
dalam Kambey (2010) memandang sistem dari sudut input, proses, dan output, dengan
demikian a system is a group of interrelated component working together toward a
common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation
process (sistem adalah sekumpulan komponen yang terhubung satu sama lainnya,
bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan dan
menghasilkan keluaran dalam suatu proses transformasi yang terorganisir)
Aceng dan Suryadi (Tim Dosen UPI Bandung) (2009) menyebutkan bahwa
sistem adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling
berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan
bersama. Pengertian inipun sejalan dengan Prajudio Atmosudirdjo (1979) dalam Aceng
dan Suryadi (2009) yang menyebutkan bahwa sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri
atas objek-objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan
bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut
merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Lebih rinci
William A. Shorde (1995) dalam Eti Rochaety (2008) menyebutkan ada sekitar enam
ciri sebuah sistem, yaitu: perilaku berdasarkan tujuan tertentu, keseluruhan,
keterbukaan, terjadi transformasi, terjadi korelasi, dan memiliki mekanisme kontrol
artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang
bersangkutan.
4
5. 1.2 Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi tugas dari mata kuliah Analisis Sistem dan Prosedur Kerja.
2. Memperluas pengetahuan dan wawasan tentang Analisis Sistem dan Prosedur
Kerja.
3. Melatih kemampuan menulis ilmiah.
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan
Ruang lingkup pembahasan dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Konsep Sistem
2. Teori Sistem Sosial Katz & Kahn
3. Unsur Pokok Berpikir Sistem
4. Syarat-Syarat Sistem
5. Elemen-Elemen Sistem
6. Tujuan Sistem
7. Sifat-Sifat Sistem
8. Klasifikasi Sistem
9. Pendekatan Sistem
10. Pendekatan-Pendekatan Sistem Organisasi
11. Penerapan Sistem Dalam Pendidikan (Organisasi Pembelajaran)
12. Karakteristik Sistem Organisasi
13. Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem
14. Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem
15. Tahap Pengembangan Sistem Organisasi
16. Jenis Sistem
17. Ciri-Ciri Sistem
BAB 2
ISI
5
6. 2.2 Rumusan Masalah
6
UNSUR POKOK
PENERAPAN
SISTEM
KONSEP
SISTEM
ELEMEN
TUJUAN
A
SYARAT
TAHAP PENGEMBANGAN JENIS
CIRI-CIRI
SISTEM
TEORI
SISTEM
SOSIAL KATZ
& KAHN
SIFAT
KLASIFIKASI
PENDEKATAN
SISTEM
KARAKTERISTIK
MANFAAT KERUGIAN
7. Berdasarkan latar belakang makalah, ditetapkan rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana konsep sistem dalam organisasi?
2. Bagaimana teori sistem sosial Katz & Kahn?
3. Apa saja unsur pokok berpikir sistem?
4. Apa saja syarat-syarat sistem?
5. Apa saja elemen-elemen sistem?
6. Mengapa sebuah sistem harus mempunyai tujuan?
7. Apa saja sifat-sifat sistem?
8. Bagaimana klasifikasi sistem?
9. Mengapa suatu organisasi perlu menggunakan pendekatan sistem?
10. Bagaimana penjabaran pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu
organisasi?
11. Bagaimana penerapan sistem dalam pendidikan (organisasi pembelajaran)?
12. Bagaimana karakteristik sistem organisasi?
13. Apa saja manfaat penggunaan pendekatan sistem?
14. Apa saja kerugian penggunaan pendekatan sistem?
15. Dimanakah letak analisis proses dalam tahap pengembangan sistem organisasi?
16. Berapakah jenis sistem yang ada dalam suatu organisasi?
17. Bagaimana ciri-ciri sistem?
2.3 Pembahasan
Konsep Sistem Dalam Organisasi
7
8. Sistem adalah konsep sinergi, dimana konsep ini mengandaikan bahwa di dalam
suatu sistem output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual
atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian yang terpisah tetapi
saling berhubungan secara bersama-sama akan menghasilkan efek total yang lebih
besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah (Mudrick et.al:1984) dalam
Wahyudi (2004). Karena itulah sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan
di dalam tim. Selain itu cara pandang sistem mensyaratkan suatu pelaksanaan pekerjaan
secara integratif, baik menyangkut manusia, peralatan, metode, maupun sumberdaya
yang dimanfaatkan.
Teori Sistem Sosial Katz & Kahn
Kebanyakan interaksi kita dengan orang lain merupakan tindakan komunikatif
(verbal/non verbal, bicara / diam). “komunikasi – pertukaran informasidan transmisi
makna – adalah inti suatu sistem sosial atau suatu organisasi. Termasuk dalam bentuk-
bentuk interaksi sosial seperti penggunaan pengaruh, kerja sama penularan sosial atau
peniruan dan kepemimpinan yang dimasukkan dalam konsep organisasi.
Tiga Unsur Pokok Berpikir Sistem
1. Sains Sistem
Merupakan sebuah ekplorasi ilmiah tentang sistem dalam berbagai bidang ilmu.
2. Sistem Teknologi
Merupakan problem yang muncul dalam teknologi modern dan masyarakat.
3. Filsafat Sistem
Merupakan re-orientasi pemikiran dan pandangan dunia ilmiah tentang paradigma
baru (Husaini, 2009:42).
Syarat-Syarat Sistem
a. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
b. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
c. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
d. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari
pada elemen sistem.
e. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Elemen-Elemen Sistem
8
9. Sistem (Kambey, 2010:36-39) dapat dikatakan memiliki elemen-elemen sebagai
berikut:
1. Tujuan
Sebuah sistem harus memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut
berfungsi sebagai motivasi untuk mengarahkan sistem. Tujuan sistem informasi
bergantung pada kegiatan yang ditangani oleh organisasi yang
mengimplementasikan sistem informasi tersebut.
2. Masukan (input)
Masukan (Input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan
selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal
berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan
yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud
adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem
informasi, masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya
surat pemberitahuan) serta instruksi.
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transfer misi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk,
tetapi juga bisa hal-hal yang tidak berguna. Misalnya saja sisa pembuangan atau
limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa pemanasan bahan mentah. Pada
rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien. Pada sistem
informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam.
Meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan data merupakan
beberapa contoh proses.
4. Keluaran (output)
Keluaran merupakan hasil dari pemrosesan atau hasil pengoperasian dari suatu
sistem. Keluaran dalam sistem informasi dapat berupa produk akhir (finished
product), pelayanan manusia (human service), informasi rekomendasi, cetakan
laporan, dan sebagainya.
5. Mekanisme Pengendalian
Elemen mekanisme pengendalian merupakan unsur pengawasan dari pelaksanaan
proses pencapaian tujuan.
6. Umpan Balik
Umpan balik merupakan elemen yang memberikan respons atas berjalannya suatu
sistem, berupa pemeliharaan, perbaikan sistem, dan pembaharuan sistem.
9
10. Tujuan Sistem
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.
Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem
menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan lain
berbeda-beda.
Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi memiliki
suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama
yang umum ada tiga macam (Hall, 2001) yaitu :
a) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen
b) Untuk mendukung pengambilan keputusan
c) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan
Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang
ditangani. Namun, kecenderunga penggunaan sisem informasi lebih ditunjukkan pada
usaha menuju keunggulan kompetitif, yang artinya mampu bersaing dan mengungguli
pesaing. Pada pasar swalayan, tujuan sistem informasi adalah untuk mengurangi antrian
(karena pemasukan data dapat dilakukan dengan cepat oleh kasir melalui pembacaan
barcode), meningkatkan keakurasian dan sekaligus palayanan kepada pelanggan, serta
mempercepat pemantauan terhadap sediaan barang. Pada bank, sistem informasi
ditujukan untuk meningkatkan kepuasan nasabah. Misalnya, nasabah dipermudah
dalam memperoleh informasi tabungan melalui fasilitas telepon, mengambil uang di
counter-counter ATM, dan bahkan melakukan transfer via internet. Perusahaan buku
online dapat membantu pembeli untuk mendapatkan buku-buku yang diperlukan
dengan mudah dan sekaligus dapat mengurangi biaya operasional karena tidak perlu
menyediakan toko atau ruang pemeran secara fisik.
Sifat-Sifat Sistem
(1) selalu terdiri dari lebih dari satu subsistem
(2) selalu merupakan bagian dari sistem yeng lebih besar
(3) dapat bersifat tertutup dan terbuka
(4) selalu memiliki batas-batas sistem
(5) sistem tertutup cenderung mengalami kemunduran (entropi)
(6) rasio input, proses, dan output diperlukan untuk mempertahankan keseimbangan
dinamis dan mempertahankan kehidupannya
(7) memerlukan umpan balik untuk menjaga keseimbangan tersebut
10
11. (8) perubahan cepat memerlukan kewaspadaan dengan meningkatkan mutu
subsistem antara spesialisasi dan diferensiasi struktur
(9) akibat spesialisasi dan diferensiasi, batas sistem perlu diperluas
(10) bertambahnya interaksi dengan lingkungannya menyebabkan sulitnya pemecahan
masalah sebuah sistem karena itu muncul istilah kontingensi (situasional)
(11) menyeluruh (wholistic), yaitu dipahami sebagai kesatuan total bukan atomistic
(bagian-bagian)
(12) sinergi, yaitu bekerja bersama-sama, hasilnya lebih besar daripada bekerja
sendiri-sendiri (Husaini:2009).
Klasifikasi Sistem
Sebagai bagian yang sangat penting dalam mendukung suatu organisasi, maka
sistem dapat dilihat dalam beberapa jenis, menurut Kambey (2010:39-41) antara lain:
1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses
alamiah, dan tidak terpengaruh campur tangan manusia; seperti sistem tata surya.
Sistem buatan manusia (human mode system) adalah sistem yang dirancang dan
diciptakan manusia; seperti sistem tata organisasi,dll.
2. Sitem terbuka (open system) dan sitem tertutup (Closed system)
Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan
lingkungan luarnya (interrelation) dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Sehingga
terjadi memberi dan menerima informasi, energy, dan materi-materi dari
lingkungannya.
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berinteraksi dan tidak
dipengaruhi oleh lingkungannya, dan bekerja mengikuti pola yang tetap secara
sebab akibat (suatu saat sistem inipun akan dipengaruhi oleh lingkungannya).
3. Sistem sederhana (simple system) dan sistem kompleks (sophisticated system)
Pembagian sistem ini didasarkan pada tingkat kerumitannya. Sistem dibedakan
menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak
manusia).
4. Sistem deterministic (deterministic system) dan sistem probabilistic (probabilistic
system)
Sistem deterministic (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya
dapat diramalkan secara tepat dan pasti, misalnya sistem komputer.
11
12. Sistem probabilistic (probabilistic system) adalah sistem yang tidak dapat diramal
dengan tepat dan pasti karena mengandung unsur kemungkinan, misalnya sistem
arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan
jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat
ditentukan dengan pasti.
5. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract system)
Sistem Abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem
teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan
sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat,
misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem
transportasi.
Pendekatan Sistem
Sistem dapat diartikan sebagai gabungan sub-sub sistem yang saling berkaitan.
Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan, terdiri dari bagian-
bagian yang berkaitan (sub-sistem), dan sistem/organisasi tersebut akan berinteraksi
dengan lingkungan.
Model sistem sebagaimana digambarkan oleh Bertalanffy yang terkenal dengan
General System Theory (GST)-nya yang dikutip Husaini (2009) sebagai berikut; (1)
input organisasi; biasanya diperoleh dari lingkungan, seperti bahan mentah, manusia,
modal, dan informasi (2) proses transformasi; kegiatan dalam organisasi, seperti sistem
produksi, pengendalian, administrasi (3) output; keluaran yang dihasilkan ke
lingkungan, seperti produk, keuntungan, informasi (4) feedback; umpan balik
Sehingga setiap organisasi memiliki pendekatan-pendekatan dalam sistemnya
yang meliputi penerapan konsep-konsep dan strategi yang cocok dari teori-teori sistem
guna mempermudah pemahaman tentang organisasi dan praktik manajerialnya.
Pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi
sebagaimana dikemukakan oleh Mamduh M. Hanafi (2003), dapat dijabarkan sebagai
berikut:
1. Sistem terbuka
Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berinteraksi dengan lingkungan. Sebaliknya
sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungan. Semua
organisasi merupakan sistem terbuka, meskipun dengan tingkat yang berbeda-beda.
12
13. 2. Sub-sistem
Sub-sistem merupakan bagian dari sistem. Dalam sistem, sub-sub sistem saling
mempengaruhi. Sehingga agar dapat mengendalikan sistem dengan seksama dan
sinergis, maka sistem harus dilihat secara komprehensif, artinya sistem dapat terbangun
bila sub-sub sistem berfungsi secara sempurna.
3. Sinergi
Jika sub-sub sistem bekerjasama, maka hasil yang diperoleh akan lebih efektif
dibandingkan bekerja secara sendiri-sendiri. Sinergi sering dikaitkan dengan merger
dimana dua organisasi yang bersatu akan lebih efisien dibandingkan dengan jika dua
organisasi berjalan sendiri-sendiri, terutama pada organisasi-organisasi yang mengelola
produk.
4. Batasan sistem
Batasan sistem membatasi sistem dengan lingkungannya. Dalam sistem yang terbuka,
biasanya batas tersebut fleksibel, berbeda dengan sistem tertutup, batas tersebut kaku.
5. Aliran
Input akan mengalir ke sistem, kemudian diproses oleh sistem, dan keluar sebagai
output.
6. Feedback
Feedback atau umpan balik merupakan elemen penting dalam pengendalian. Umpan
balik informasi diberikan ke orang-orang yang tepat dalam organisasi, kemudian
diproses lebih lanjut. Sehingga jika sesuatu melenceng dari rencana yang telah
ditetapkan, maka perbaikan bisa segera dilakukan.
7. Entropi
Entropi merupakan proses dimana sistem menuju ke kehancuran. Jika satu organisasi
tidak mampu memproses feedback dengan baik dan tidak bisa menyesuaikan perubahan
selera konsumen/ stakeholders, maka akan mengalami kebangkrutan dan mati.
Aliran sistem percaya bahwa aliran sistem akan menyerap aliran lainnya, atau
berkembang menjadi aliran yang dominan dengan definisi aliran yang jelas.
Penerapan Sistem dalam Pendidikan
Salah satu konsep yang paling banyak dipakai dalam memahami organisasi ialah
dengan memandang organisasi sebagai sistem dan memandang organisasi sebagai
organisasi pembelajaran. Sistem terbagi dua, yaitu tertutup dan terbuka. Sistem tertutup
ialah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Sebaliknya sistem terbuka
ialah sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya. Organisasi pendidikan sebagai
13
14. sistem organisasi sosial dipengaruhi baik oleh lingkungan internalnya maupun
lingkungan eksternal organisasinya.
Secara total bahwa pendidikan merupakan suatu sistem yang memiliki kegiatan
cukup kompleks, meliputi berbagai komponen yang berkaitan satu sama lain. Jika
menginginkan pendidikan terlaksana secara teratur, berbagai elemen (komponen) yang
terlibat dalam kegiatan pendidikan perlu dikenal lebih dahulu. Secara mikro pendidikan
dapat dilihat dari hubungan elemen peserta didik, pendidik, dan interaksi keduanya
dalam usaha pendidikan. Sedangkan secara makro jangkauannya lebih luas.
Lingkungan internal bersifat langsung (mikro), maka peserta didik dan pendidik
merupakan elemen sentral. Karena pendidikan untuk kepentingan peserta didik, maka
memiliki tujuan, dimana untuk mencapai tujuan tersebut ada berbagai sumber dan
adapula kendala. Dengan memperhatikan berbagai sumber dan kendala, maka
ditetapkan bahan pengajaran; yang terdiri dari pengetahuan, teori, dan model
pendidikan yang telah dimiliki maupun yang berkembang yang disusun dan telah
diujicobakan para ahli, dan metode yang digunakan oleh pendidik dalam melaksanakan
proses pendidikan. Sedangkan lingkungan internal bersifat makro yakni input (sumber
pendidikan), yang terdiri dari tujuan dan prioritas, peserta didik, manajemen, struktur
dan penjadwalan, isi (muatan) kurikulum, guru, alat bantu pembelajaran, fasilitas
(sarana prasarana), teknologi, pengawasan dan evaluasi, penelitian tindakan guna
perbaikan mutu, dan biaya dan output (hasil pendidikan).
Lingkungan eksternal bersifat langsung (mikro) yang terdiri atas para pesaing
(competitor), penyalur (supplier), pelanggan (customer), lembaga-lembaga keuangan
(financial institutions), pemerintah (government), organisasi kerja (labour unions),
media, dan kepentingan kelompok khusus (special-interst groups), dan lingkungan
eksternal tidak langsung (makro) meliputi teknologi, ekonomi, politik, dan sosial
(Wing:2006).
Sehingga peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem berarti mulai
dari input, proses, output, sampai pada outcome pendidikan dilakukan dalam satu
sistem yang saling mempengaruhi. Agar proses ini berjalan secara terintegrasi,
dibutuhkan paradigma baru dalam pendekatan dalam pengelolaan sistem pendidikan
secara terpadu.
Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik, diantaranya yaitu :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem
atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
14
15. b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau
dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari
sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang
menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan
hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu
subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung
disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi
satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan
adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan
sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di
dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran
yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan
15
16. mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan
lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem
1. Mengoptimalkan hasil penggunaan sumber daya yang efisien.
2. Salah satu alat pengendali biaya.
3. Mengefisienkan aktivitas dalam kantor.
4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi.
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem
1. Pengoperasian kurang fleksibel.
2. Perubahan pada sistem atau subsistem, akan mengubah metode dan prosedur
suatu organisasi.
3. Memerlukan waktu sosialisasi.
4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.
Tahapan dalam Pengembangan Sistem
1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.
2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.
3. Analisis proses yang sedang berjalan.
4. Rencanakan proses yang dikembangkan.
5. Buat proses baru.
Jenis Sistem
1. Sistem pada tingkatan operasional
16
17. 2. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran)
3. Sistem pada tingkatan manajemen
4. Sistem pada tingkatan strategis
Ciri-Ciri Sistem
1. Nonsumativitas, yaitu suatu sistem tidak sekedar jumlah dari bagian-bagiannya.
Namun dia akan memperoleh identitas yang terpisah dari masing-masing
hubungan.
2. Unsur-unsur struktur, fungsi dan evlusi. Sturktur merujuk pada hubungan
antarkomponen suatu sistem. Struktur mencerminkan keteraturan.
3. Keterbukaan. Organisasi adalah sistem sosial. Batas-batasnya dapat ditembus,
yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungannya sehingga
memperoleh energi dan informasi.
4. Hierarki. Suatu sistem merupakan suatu suprasistem bagi sistem-sistem lain di
dalamnya, atau sebagai subsistem bagi suatu sistem yang lebih besar.
BAB 3
PENUTUP
3.1 Simpulan
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan atau
sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerjasama membentuk suatu
aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Elemen-elemen yang dimiliki oleh sistem
antara lain yaitu tujuan, masukan (input), proses, keluaran (output), mekanisme
pengendalian, dan umpan balik (feedback).
17
18. Sifat-sifat sistem antara lain: (1) selalu terdiri dari lebih dari satu subsistem, (2)
selalu merupakan bagian dari sistem yeng lebih besar, (3) dapat bersifat tertutup dan
terbuka, (4) selalu memiliki batas-batas sistem, (5) sistem tertutup cenderung
mengalami kemunduran (entropi), (6) rasio input, proses, dan output diperlukan untuk
mempertahankan keseimbangan dinamis dan mempertahankan kehidupannya, (7)
memerlukan umpan balik untuk menjaga keseimbangan tersebut, (8) perubahan cepat
memerlukan kewaspadaan dengan meningkatkan mutu subsistem antara spesialisasi
dan diferensiasi struktur, (9) akibat spesialisasi dan diferensiasi, batas sistem perlu
diperluas, (10) bertambahnya interaksi dengan lingkungannya menyebabkan sulitnya
pemecahan masalah sebuah sistem karena itu muncul istilah kontingensi (situasional),
(11) menyeluruh (wholistic), yaitu dipahami sebagai kesatuan total bukan atomistic
(bagian-bagian), (12) sinergi, yaitu bekerja bersama-sama, hasilnya lebih besar
daripada bekerja sendiri-sendiri.
Sistem diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu sistem alamiah dan sistem
buatan manusia, sistem terbuka dan sistem tertutup, sistem sederhana dan sistem
kompleks, sistem deterministic dan sistem probabilistic. Kemudian didalam pendekatan
yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi adalah sistem terbuka, sub-sistem,
sinergi, batasan sistem, aliran, feedback, dan entropi.
3.2 Saran
Dengan tersusunnya makalah sederhana ini, penulis mendapatkan sedikit
gambaran mengenai sistem dalam organisasi. Penulis memberikan saran supaya, ketika
kita berada pada suatu lembaga atau organisasi, kita bisa memanfaatkan sistem
informasi sebagai media dalam aktivitas lembaga atau organisasi. Dengan
memanfaatkan sistem didalam suatu organisasi, kita akan lebih terbantu dalam
pencapaian tujuan secara lebih efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. ERLANGGA.
Jakarta.
Hanafi, M. Mamduh. 2003. Manajemen.
Kambey, D.C. 2006. Landasan Teori Administrasi/Manajemen. Yayasan Tri Ganesha
Nusantara. Manado.
Kambey, D.C. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Yayasan Tri Ganesha Nusantara.
Manado.
18
19. Kumorotomo, Wahyudi dkk. 2004. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-
organisasi. Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.
Rochaety, Eti dkk. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Bumi Aksara. Jakarta.
Usman, Husaini. 2009. Manajemen (Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan). Bumi Aksara.
Jakarta Timur.
UPI Bandung. 2009. Manajemen Pendidikan. Tim Dosen Adminstrasi Pendidikan. Alfabeta.
Bandung.
Winarno, W. Wing. 2006. Sistem Informasi Manajemen. UPP STIM YKPN. Yogyakarta.
http://taliabupomai.blogspot.com/2010/05/konsep-dasar-memahami-sistem-dalam.html
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PEND._LUAR_SEKOLAH/197106141998031-
JONI_RAHMAT_PRAMUDIA/Teori-Organisasi-Komunikasi-
%5BCompatibility_Mode%5D.pdf
http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-klasifikasi-sistem.htm
http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi1.html
19
