Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Makalah manajemen-perkantoran-21

11,430 views

Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

Makalah manajemen-perkantoran-21

  1. 1. MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2 SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR Dosen pangampu Endang Martini S. Pd, M.Si Di Susun Oleh : 1. Ribut Hendra. S (K7407124) 2. Natanael Gunawan (X7407059) 3. Prasetyo Utomo (X7407064) 4. Riescha Fendry (X7407067) 5. Stepanus. Y (X7407084)PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PENDIDIKAN EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
  2. 2. SURAKARTA 2009 DAFTAR ISIJUDUL………………………………………………………………………DAFTAR ISI………………………………………………………………..BAB I • Definisi System................................................................................. • Karakteristik system………………………………………………..BAB II • Definisi Prosedur Kantor………………………………………… • Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja....…………………..BAB III • Manfaat system dan prosedur…………………………………… • Metode system…………………………………………………..BAB IV Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor………..
  3. 3. BAB I1.DEFINISI SYSTEM Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan salingmempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.Contoh : • Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware • Sistem Akuntansi 1. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 2. Menurut ANATOL RAPOROT Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. 3. Menurut L. ACKOF Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. 4. Menurut GR. Terry Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama2. Karakteristik Sistem  Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya salingbekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemensistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perdulibetapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiapsubsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu danmempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatusistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya systemtersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengansendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
  4. 4.  Batas Sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengansistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatusistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope)dari sistem tersebut.  Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yangmempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapatjuga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakanenergi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkunganluar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangukelangsungan hidup dari sistem.  Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengansubsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir darisatu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan(input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satusubsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.  Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupamasukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance inputadalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalahenergi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer,program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan dataadalah signal input untuk diolah menjadi informasi.  Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadikeluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuksubsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer, panas yangdihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedanginformasi adalah keluaran yang dibutuhkan.  Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukanmenjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-datatransaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan olehmanajemen.  Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyaisasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukansekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
  5. 5. dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives)dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luasdan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, sepertimisalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistemakuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis,maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandangsistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidakdibedaka. BAB IIA. DEFINISI PROSEDUR KANTOR Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat daritahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who)yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya George R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office managementand Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clericalsteps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and acceptedway of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkanmenjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih,biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dandalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”B. Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengansebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limitwaktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan prosesyang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya. Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja,maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :  Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti  Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya  Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.  Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang
  6. 6.  Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan. BAB III 1. Keuntungan Sistem Dan Prosedur a. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen , divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan. b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan. Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial c. Keseragam,an aktivitas kerja tercapai Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu. Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk- petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat. d. Tinggkat kesalahan menjadi berkurang. Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.2. Metode SystemA. BLACKBOX APPROACH. Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidakdiketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang
  7. 7. menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapatpada subsistem tingkat terendah.Contoh : bagian pencetakan uang, proses pencernaan.B. ANALITYC SISTEM. Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidikikesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidakefektifan dan biaya.Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :a. Menentukan identitas dari sistem. - sistem apa yang diterapkan - batasannya - apa yang dilaksanakan sistem tersebutb. Menentukan tujuan dari sistem.- output yang dihasilkan dari isi sistem- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkunganc. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagiantersebut.- tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem laind. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satukesatuan. BAB IV Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur KantorPerensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklantindakan apa yang dilakukan, kapan, oleh siapa, dimana, dan bagaimana. Dalam hal ini,pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsungsesuai dengan perencanaan atau ekpektasi.
  8. 8. DAFTAR PUSTAKAGeorge R. Terry, Ph.D. 1975. Office Management and Contol: The AdministratifManaging of Information, Seventh Edition. London: Richard D. Irwin,Inc.Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:Erlangga.www.google.com

×