SISTEM ADMINISTRASI

SISTEM ADMINISTRASI PERSEDIAAN ALAT TULIS
KANTOR PADA BAGIAN STATIONARY PT ADYAWINSA
DINAMIKA
CIKARANG
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
Febbylia Riskawati : 11122378
Bety Jeant Sulistyani : 11122551
Hyldah Maulidia : 11122559
Gerhard David : 11122704
Risnawati : 11122804
Daratul Baedah : 11122833
Marissa : 11123060
Pupuk Marpuah : 11123117
Titik Alviani : 11123638
Murnita Banjarnahor : 11123725
Mia Diantika : 11123739
Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Cikarang

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai
pada periode : KKP.2008/2009 di Semester Lima.
DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK
Kelas KA 11 3D 24
i

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal ……………………
PENILAI
( …............................. )
Saran-saran dari Penilai:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
ii

KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur Kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala
bimbingan, berkat dan karunia-NYA kepada penulis, serta kepada semua
pihak yan telah turut serta dalam membantu penyelesaian Kuliah Kerja
praktek ini. Penulis memberi judul :
DINAMIKA CIKARANG
Maksud dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu mata
kuliah Kuliah Kerja Praktek dan sebagai syarat untuk dapat mengikuti Tugas
Akhir.
Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari
kesempurnaan, baik secarah alamiah maupun secara tehnik, oleh karena itu
penulis sangat mengharapkan adanya kritikan dan saran yang bersifat
membangun, sebagai bahan pertimbangan bagi penulis di masa mendatang.
Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terimah kasih
kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara moril
maupun material dalam menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek ini terutama
kepada :
1. Bapak Adi Chandra Setiwan, S.Kom, selaku Dosen Pengajar APSI
dalam pembuatan Kuliah Kerja Praktek.
2. Untuk semua teman-teman di kelas KA.3D yang telah membantu
saya dalam menyusun laporan Kuliah Kerja Praktek ini serta

semua pihak yang telah memberikan dukungannya yang tidak
dapat disebutkan satu persatu sehingga penulisan Kuliah Kerja
Praktek ini dapat diselesaikan.
Semoga amal dan budi baik semua pihak mendapat pahala disisi
Tuhan Yang Maha kuasa. Saya ucapkan terimah kasih sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang telah membantu.
Cikarang, 26 November 2013
Penulis
(Kelompok 3)
1

DAFTAR ISI
Lembar Judul Kuliah Kerja Praktek ………………………………............. i
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktek ………………. ii
Lembar Panilai Laporan Kuliah Kerja Praktek ……………………………. iii
Kata Pengantar ……………………………………………………………. 1
Daftar Isi ………………………………………………………………….. 2-3
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Umum…………………………………………….…. 7-8
1.2 Maksud dan Tujuan……………………….………… 8-9
1.3 Metode Penelitian……………………………...….… 9
1.4 Ruang Lingkup…………………………….…......…. 10
1.5 Sistematika Penulisan……………………….………. 10-11
BAB II. LANDASAN TEORI .................................................................. 12-30
BAB III. ANALISA SISTEM
A. Tinjauan Organisasi …………………………………………….. 31-33
B. Struktur Organisasi ……………………………………………... 34-35
C. Diagram Alur Sistem Berjalan ………………………………..... 35-39
D. Diagram Alur Data Sistem Berjalan ………………………….... 40
E. Diagram Konteks Berjalan .......................................................... 41
BAB IV. DESAIN SISTEM
A. Konsep Dasar Desain Sistem ………………………………….. 42
B. Pemecahan Masalah …………………………………………… 42-43
1. Usulan Diagram arus sistem berjalan ............................ 44
2. Usulan Diagram Alur Data Baru ………………………. 45
3. Kamus Data ................................................................... 46

BAB 1V PENUTUP…………………………………………………..……...47
4.1. Kesimpulan…………………………………...…..……......47
4.2. Saran…………………………………………….….....……47

DAFTAR SIMBOL
a. Simbol Data Flow Diagram (DFD)
EXTERNAL ENTITY
Simbol yang menggambarkan suatu
sumber atau tujuan pada arus data.
DATA FLOW
Simbol yang menggambarkan suatu arus data..
PROCESS
Simbol yang menggambarkan suatu proses yang
sedang berlangsung.
DATA STORE
Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan dan mengambil.
b. Simbol Konfigurasi Komputer
4

DISPLAY
Simbol yang menggambarkan kegiatan
pengeluaran data CRT (CathodeRayTube).
MANUAL INPUT
Simbol yang menggambarkan kegiatan pemasukan
data dengan menggunakan terminal atau keyboard .
LINE PRINTER
Simbol yang menggambarkan pengeluaran data
pada mesin pencetak.
FLOOPY DISK
Simbol yang menggambarkan pembacaan data
dengan media disket .
PROCESS
Simbol yang digunakan untuk
menggambarkan proses dalam
komputer.
FLOWLINE
Simbol yang menggambarkan hubungan
proses dari satu ke proses lainnya..

5
HARD DISK
Simbol yang menggambarkan suatu
tempat untuk Menyimpan atau
mengambil data yang diperlukan.

6
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Pada zaman sekarang ini, ditengah pesatnya perkembangan
dunia usaha diseluruh dunia. Begitu pula dengan Indonesia yang tidak
kalanya dengan usaha di dunia-dunia lain, maka untuk menunjang suatu usaha
sangat diperlukan system komputerisasi. Karena pada saat ini teknologi adalah
nomor satu untuk menjalankan suatu usaha maka sistem komputerisasi adalah
salah satu penunjang keberhasilan suatu usaha. Karena dengan sistem
komputerisasi segala jenis pekerjaann dapat dikerjakan dengan cepat dan
canggih, dalam suatu perusahaan yang besar dan maju. Sistem komputerisasi
merupakan suatu bagian yang tidak dapat ditinggalkan.
Semua kegiatan perusahaan tidak lepas dari pada sistem
komputerisasi, mulai dari surat menyurat, input lamaran kerja, pembuatan
laporan ke bagian personalia sampai dengan pembuatan laporan lainnya yang
memang sangat diperlukan yang harus dilakukan dengan komputer, coba
bayangkan apabila semua itu dilakukan dengan cara manual betapa repot dan
memusingkan karena biasanya memory manusia itu sangat terbatas, beda
halnya apabila kita menggunakan komputer semua transaksi dapat langsung
dikerjakan dan secara otomatis akan tersimpan dengan sendirinya dan apabila
kita memerlukan data-data itu kembali kita dapat.

7
melihatnya kembali dan apabila ada kekurangan kita dapat
menambahkannya dan apabila ada kesalahan-kesalahan kita dapat mengedit
data tersebut tanpa harus membuang data yang sudah ada, itulah mengapa
komputer sangat diperlukan dalam suatu bidang usaha.
Pada saat ini komputer memegang peranan penting untuk
menghasilkan informasi yang lebih tepat, cepat, akurat dan teliti. Dengan
komputer pula kita dapat mengetahui perkembangan dunia saat ini, dalam
perusahaan baik pemerintahan maupun swasta, komputer sangat membantu
dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, dimana komputer digunakan sebagai
media penyimpanan data dan media informasi karena dapat memberikan
informasi yang akurat dan relevan bagi perusahaan.. Oleh sebab itu penulis
memilih judul :
DINAMIKA
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini
adalah :
1. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu yang didapat selama
perkuliahan.

8
2. Mengusulkan tata cara kerja sistem komputerisasi pada BAGIAN
STATIONARY PT ADYAWINSA
Tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah
untuk memenuhi salah satu mata kuliah di semester III (Tiga) pada Program
Diploma Tiga (D111) pada Akademik Manajemen Informatika dan Komputer
Bina sarana Informatika (AMIK BSI) jurusan Komputerisasi Akuntansi.
1.3 Metode Penelitian
Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam
penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis menggunakan beberapa
metode, diantaranya adalah :
a. Metode Observasi
Metode observasi merupakan pengamatan dan penelitian secara
langsung terhadap obyek yang diselidiki di lapangan.
b. Metode Wawancara
Metode wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan
sistematis kepada orang yang mengetahui tentang permasalahn yang
sedang diamati untuk menyakinkan hal-hal kegiatan observasi yang
telah dilakukan.
c. Metode Studi Pustaka
Metode ini menggunakan buku-buku, berkas-berkas, laporan yang
berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai referensi. Buku-buku
tersebut diambil dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari
dalam perusahaan

9
1.4. Ruang Lingkup
Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak
menyimpang dari pokok permasalahan, maka Penulis membuat batasan
permasalahan yaitu mengenai Analisa sistem penerimaan karyawan meliputi
proses penerimaan lamaran, proses seleksi sampai dengan pembuatan laporan
penerimaan karyawan baru yang ditujukan kepada pimpinan.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk dapat mengetahui secara ringkas permasalahan dalam
penulisan. Laporan Kuliah Kerja Praktek ini maka digunakan sistematika
penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan
memahami isi Laporan Kuliah Kerja Praktek sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secra umum,
maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang
membatasi permasalahan dan Sistematika penulisan yang
merupakan gambaran dari keseluruhan bab.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas
dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis
tentang peralatan rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir
Data (DAD/DFD), normalisasi dan kamus data yang digunakan
dalam penulisan Laporan Kuiah Kerja Praktek.

10
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya
perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem
berjalan, Diagram Alir Data (DAD), kamus data, spesifikasi sistem
berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan ( input ) dan
keluaran ( output ), permasalahan dan alternatif pemecahan
masalah.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis mengemukan beberapa kesimpulan dan saran-saran
yang berkaitan dengan system berjalan pada SISTEM ADMINISTRASI
PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA BAGIAN STATIONARY PT
ADYAWINSA DINAMIKA.
11

BAB II
LANDASAN TEORI
A. Konsep Dasar
Konsep dasar merupakan landasan awal untuk membahas masalah yang
sedang dihadapi, dengan memperhatikan pendapat-pendapat para ahli secara
teoritis yang berhubungan dengan pembahasan masalah sehingga diperoleh suatu
masukan yang tepat dan akurat.
1. Pengertian Perusahaan Dagang
Menurut Jean Weber yang dikutip dari buku Rahardja Pratama: Definisi
Perusahaan Dagang adalah “ Suatu unit kegiatan produksi yang mengolah
sumber-sumber ekonomi atau faktor–faktor produksi yang berupa bahan mentah
menjadi barang setengah jadi dan barang jadi dengan tujuan memperoleh laba
atau keuntungan”.
2. Pengertian Administrasi
Menurut Sondang P. Siagian Administrasi adalah keseluruhan proses
pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dari pelaksanaan itu pada
umumnya dilakukan oleh dua orang atau lebuh untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3. Pengertian Sistem
Para ahli mendefinisikan sistem dengan susunan kata yang berbeda,
namun pada dasarnya mempunyai pengertian yang sama yaitu suatu komponen
yang mempunyai hubungan saling ketergantungan, berinteraksi dan membentuk
suatu kes-atuan yang berarti.
Menurut Gordon B. Davis yang dikutip dari Buku Jogiyanto: Definisi
Sistem adalah “ Suatu kumpulan elemen-elemen yang terintegrasi yang memiliki
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.
Menurut W.Gerald Cole, yang dikutip dari Buku Zaki Baridwan: Definisi
Sistem adalah “ Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”.
12

4. Pengertian Informasi
Menurut Robert N. Anthony, Jhon Dearden yang dikutip dari buku
Jogiyanto : “ Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
5. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis yang dikutip dari buku
Jogiyanto: Definisi Sistem Informasi adalah “ Sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan –laporan yang diperlukan”.
6. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut Gordon B. Davis yang dikutip dari buku Jogiyanto definisi
Sistem Informasi Manajemen : “ Sebuah sistem manusia atau mesin
menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan dari suatu organisasi”.
Menurut Barry E. Cushing yang dikutip dari buku Zaki Baridwan: Definisi
Sistem Informasi Manajemen : “ Suatu set sumber daya manusia dan modal
dalam suatu organisasi, yang bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan
mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi semua tingkatan
manajemen untuk perencanaan dan pengawasan kegiatan organisasi itu”.
7. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Robert G. Murdick,Thomas C. Fuller dan Joel E. Ross yang
dikutip dari buku Jogiyanto definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah “
Kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk
menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapat dari transaksi data
untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam
pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta
pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar
lainny. Sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah
data menjadi informasi dan dikomunikasikan kepada beragam pemgambil
keputusan”.

Menurut Steven A. Moscoe yang dikutip dari buku Zaki Baridwan:
Definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah “ Suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan
mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan
keputusan kepada pihak-pihak luar, dan pihak-pihak dalam”.
8. Pengertian Persediaan.
Menurut Soemarso yang dikutip dalam buku Akuntansi Suatu Pengantar.
Persediaan adalah “Barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual
kembali”. Untuk perusahaan pabrik, termasuk dalam persediaan adalah barang-
barang yang akan digunakan untuk proses produksi selanjutnya.
B. PIRANTI DAN ANALISA SISTEM
1. Pengertian analisa sistem
Menurut Charles L Biggs, Evan G. Birks, William Atkins yang dikutip
dari buku Jogiyanto: Definisi analisa sistem adalah “ Penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen, dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi pada kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”.
2. Alat Analisa Sistem
Dalam mengevaluasi sistem diperlukan alat-alat yang dapat menjelaskan
sistem berjalan pada perusahaan yang sedang dianalisa.
Alat atau Piranti Sistem ini meliputi:
a. Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alur Data (DAD)
1. Pengertian Diagram Arus Data
Menurut E.Yourdan yang dikutip dari buku Jogiyanto: Definisi Diagram
Arus Data adalah “ Diagram yang menggunakan notasi-notasi menggambarkan
arus dari suatu sistem yang ada atau sistem baru yang akan dikembangkan
secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut
mengalir”.
14

2. Simbol yang digunakan dalam Diagram Alur Data.
Simbol – simbol dalam Diagram Alur Data mempunyai dua tujuan, yaitu:
1. Menekankan adanya analisis arus data.
2. Menekankan perancangan logis dibandingkan fisik.
Beberapa simbol yang digunakan dalam diagram Alur Data untuk maksud
mewakili :
a). Simbol – simbol Dasar
1. Kesatuan Luar ( External Entity) atau Batas sistem.
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan
suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan
menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar
merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,
organisasi, atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang
akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar
dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi
kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
2. Arus Data ( Data Flow)
Arus Data di DAD diberi simbol suatu panah, arus data ini
mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus Data ini
menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau
hasil dari proses sistem, arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan
mempunyai arti. Nama arus data dituliskan disamping garis panahnya.
Didalam menggambar arus data di DAD perlu diperhatikan beberapa
konsep yang perlu. Berikut ini adalah konsep dari arus data yang perlu
diperhatikan:
- Konsep Paket dari Data ( Packet of data )
Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama
ketujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus
data tunggal, karena dua atau lebih data tersebut mengalir
bersama-sama dalam satu paket.
15

Data yang mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai
suatu arus data, walaupun terdiri dari beberapa dokumen.
- Konsep Arus Data Menyebar ( Diverging Data Flow )
Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan
dari arus data yang sama dari sumber yang sama ketujuan yang
berbeda.
- Konsep Arus Data Mengumpul ( Converging Data Flow )
Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data
yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-
sama menuju ketujuan sama.
- Konsep Sumber dan Tujuan Arus Data.
Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju
kesuatu proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu
berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau
berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju kesuatu proses
atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses).
Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil
suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu
proses.
3. Proses ( Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk
physical data flow diagram (PDFD) proses dapat dilakukan oleh orang,
mesin, atau komputer, sedangkan unuk logical data flow diagram (LDFD)
suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses
dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat
persegipanjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.
Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari
proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir. Berikut ini
adalah beberapa kemungkinan arus data dalam suatu proses:
16

- Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan
menghasilkan sebuah arus data.
- Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan
menghasilkan sebuah arus data.
- Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan
lebih dari sebuah arus data.
Suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan data, berikut ini
merupakan suatu proses yang salah:
- Proses mempunyai input tetapi tidak mempunyai output.
Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam) karena
data masuk kedalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti
dimasukkan kedalam lubang hitam yang dalam sekali.
- Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima
input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib) karena
secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima output.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
file atau database disistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak
tempat data meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku dan
lain-lain.
Simpanan data dalam DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis
horizontal pararel yang tertutup disalah satu ujungnya. Didalam
penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal
sebagai berikut:
- Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data,
karena yang menggunakan atau merubah data disimpanan data
adalah suatu proses arus data yang menuju kesimpanan data
dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data
yang tersimpan disimpanan data. Data update dapat berupa:
1. Menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen
baru atau dokumen baru kedalam simpanan data.
17

2. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan
data.
3. Merubah nilai data disuatu record atau disuatu dokumen
yang ada disimpanan data.
- Arus data yang berasal dari simpanan data kesuatu proses.
Menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang
ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa
simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca data
dari suatu record di file sedangkan untuk simpanan data berupa
media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen
untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data. Untuk suatu
proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan
update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran
sebagai berikut:
1. Menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua
arah yang berlawanan arah dari simpanan data.
2. Menggunakan arus data yang terpisah.
18

Menurut Yourdan dan Demacro serta Gane dan Sarson, simbol – simbol utama /
dasar DFD meliputi:
Sponsor
Simbol Yourdan dan DeMarco Gane dan Sarson
Eksternal Entity
(Kesatuan Luar)
Process (Proses)
Data Store
(Simpanan Data)
Nama
Penyimpan Data
Data Flow (Arus Data )
b). simbol-simbol khusus masukan / keluaran
Simbol –simbol khusus masukan dan keluaran mewakili fungsi
input/output dan menunjukkan dimana informasi dicatat atau pola pengelolaan
informasi atau keduanya. Jika tidak ada simbol khusus dapat menggunakan
simbol input/output dasar.
19
Simbol Keterangan Simbol Keterangan
N
Uraian
Proses
N
Uraian
Proses

Kartu Punched Dokumen
Penyimpanan
Online
Masukan Manual
Pita Magnetik Tampilan
Pita Punched Hubungan
komunikasi
Disk Magnetik
Penyimpanan off
line A: Alfabet
N:Urut Nomor
D:Urut Tanggal
c). Simbol-simbol pemprosesan khusus
Simbol –simbol proses khusus dapat mewakili fungsi pemprosesan dan
sebagai tambahan juga identifikasi jenis operasi khusus yang harus dilaksanakan
terhadap informasi. Jika tidak ada simbol khusus, dapat digunakan simbol proses
dasar.
20
Keputusan Operasi Pembantu

Proses terdefinisi Arsip Tetap
Persiapan Arsip Sementara
Operasi Manual Sortir
Pembandingan
Input / Output
Untuk arsip tetap, didalam simbol dapat dibubuhkan huruf yang menunjukkan
data tersebut disimpan menurut:
A : Alfabet
B : NomoR
D : Tanggal
21
d). Simbol-simbol tambahan.
Simbol-simbol tambahan yang digunakan untuk memperjelas bagan arus
atau untuk membuat bagan arus proses menjadi lebih enak. Simbol penghubung
mewakili keluar atau masuk dari bagian lain dalam bagan arus. Dua penghubung

digunakan untuk mewakili arah arus manakala arus terpecah oleh keterbatasan
tempat. Simbol terminal mewakili titik terminal dalam bagan arus. Simbol mode
pararel mewakili awal atau akhir dari dua lebih operasi. Simbol penghubung
ganti halaman mewakili masuk atau keluar dari satu halaman kehalaman lain dari
bagan arus. Simbol pita transmittal untuk mewakili penyiapan total pengendalian
batch secara manual.
Pita Transmital
Penghubungan lain
Halaman
Terminal Mode pararel
Penghubung
Komentar
3. Pedoman Menggambar Diagram Arus Data.
Pedoman untuk menggambar diagram arus data adalah sebagai berikut:
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat didalam
sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan diluar sistem karena diluar
bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan
sumber arus data kesistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil
dari proses sistem informasi sehingga merupakan kesatuan luar sistem
informasi.
22
2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dalam kesatuan luar.
3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks. DAD merupakan alat
untuk struktur analisis, pendekatan terstruktur ini mencoba untuk
menggambarkan sistem pertamakali secara garis besar (disebut dengan top
level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih rinci (disebut
lower level). DAD yang pertamakali digambar adalah level yang teratas

(top level) dan diagram ini disebut dengan diagram konteks. Dari diagram
konteks ini kemudian akan digambar dengan lebih rinci lagi yang disebut
dengan diagram overview (level 0). Tiap-tiap proses didiagram level 0
akan digambar lebih rinci lagi dan disebut dengan diagram level 1. Tiap-
tiap proses dilevel 1 akan digambar kembali dengan lebih rinci lagi dan
disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat
digambar lebih terinci lagi. Suatu diagram konteks selalu mengandung
satu dan hanya satu proses saja (seringkali diberi nomor proses 0). Proses
ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks ini
menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan kesatuan
luarnya.
4. Gambarlah bagan berjenjang (hierarci chart) untuk semua proses yang ada
disistem lebih dahulu. Bagian berjenjang digunakan untuk
mempersiapkan penggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi.
Bagan berjenjang dapat digambarkan dengan menggunakan notasi proses
yang digunakan di DAD.
5. Gambarlah sketsa DAD untuk diagram overview (level 0) berdasarkan
proses dibagan berjenjang. Untuk level 0 ini, proses yang berhubungan
dengan pembuatan laporan kepada manajemen sebaiknya tidak
digambarkan terlebih dahulu di DAD level 0 untuk mudah
penggambarannya.
6. Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan
seterusnya, untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan
berjenjangnya.
23
7. Setelah semua level DAD digambar, berikutnya adalah menggambar DAD
untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.
8. Setelah semua level DAD dan DAD untuk pelaporan manajemen telah
digambar, maka semua DAD ini dapat digabung dalam satu diagram.
4. Levelisasi Diagram Arus Data.
a. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu
proses dan menggambarkan ruang lingkup sistem.
b. Diagram Nol
Diagram nol merupakan diagram tingkat menengah yang terletak antara
diagram konteks dan diagram rinci, yang menggambarkan proses utama
dari DAD.
c. Diagram Rinci
Diagram ini merupakan diagram paling bawah yang menguraikan
proses
yang ada pada diagram nol dimana uraian ini dapat dilakukan pada
beberapa level.
b. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship Diagram adalah “ Diagram sistematis yang berisi
komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang dilengkapi
atribut-atribut yang merepresentasikan fakta dari dunia nyata”.
Beberapa istilah dalam Entity Relatinship Diagram, yaitu:
• Entitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya
direkam . Entitas terkadang disebut tipe entitas.
• Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari entitas.
• Data Value (isi atau isi data) adalah data aktual atau informasi yang
disimpan pada tiap data elemen atau atribut.
• Record atau tuple adalah kumpulan atribut yang saling berkaitan
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.
• File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut
yang sama tetapi berbeda pada data valuenya
24
• Database adalah kumpulan file yang mempunyai keterkaitan antara satu
file dengan yang lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk
menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.
• Hubungan adalah asosiasi antar dua entitas.

• Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya
melindungi kesalahan sewaktu pengisian data).
• Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut.
• Integritas referensial adalah aturan-aturan mengatur hubungan antar kunci
primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berbeda dalam suatu
basis data relasional untuk menjaga konsistensi data. Tujuan integritas
referensial adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang
menunjuk kesuatu pengenal unik pada suatu baris pada pada tabel lain
benar-benar menunjuk kesuatu nilai yang memang ada.
25
Simbol – Simbol Entity Relationship Diagram.
Nama Simbol Keterangan

Entity
Menunjukkan himpunan
entitas atau individu, dapat
berupa lingkungan,
sumberdaya atau transaksi
Atribut
Menyatakan atribut dari
sebuah hinpunan entitas dan
relasi,atribut yang berfungsi
sebagai primary key.
Relasi
Menunjukkan himpunan
relasi antar himpunan
entitas.dapat berupa Kata
kerja.
Link
Menunjukkan garis
penghubung antar himpunan
relasi dengan himpunan
entitas dan himpunan entitas
dengan atributnya.
Specialisasi atau
Generalisasi
Menunjukkan notasi relasi
dari proses
pengelompokkan sebuah
himpunan entitas yang
melahirkan himpunan
entitas baru (specialisasi)
dan menunjukkan notasi
relasi dari proses penyatuan
entitas-entitas yang terpisah
kemudian menjadi satu
(Generalisasi).
c. Normalisasi
Menurut E.F Codd yang dikutip dari buku Jogiyanto : Definisi
Normalisasi adalah “ Proses memecah suatu file database yang mengandung

permasalahan (anomaly menjadi dua atau lebih file-file database yang sudah
tidak mengandung anomaly lagi)”.
Pada proses normalisasi diuji pada beberapa kondisi apakah ada kesulitan
pada saat insert, update dan retrieve. Apabila ada kesulitan pada pengujian
tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel, artinya perancangan
belum menghasilkan database yang optimal.
Bentuk-bentuk normalisasi terdiri dari :
1. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form).
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yang setiap data dibentuk
dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi record dan
nilai dari field –fieldnya berupa “atomic value”. Tidak ada set attribute yang
berulang-ulang atau memiliki atribut bernilai banyak (multivalued attribute) atau
lebih dari satu attribute dengan nilai yang sama. Tiap field hanya satu pengertian,
bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti yang mendua, hanya satu
arti saja dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain.
2. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form).
Bentuk normal kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang
tidak termasuk dalam kunci utama memiliki ketergantungan fungsional (KF) pada
kunci utama secara utuh.
Pembentukan bentuk normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang
dapat dipakai sebagai patokan dalam pencarian dan sifatnya unik.
3. Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form).
Bentuk normal ketiga terpenuhi jika pada sebuah tabel tidak bergantung
pada nilai atribut lain dalam entitas yang sama atau relasi harus sudah dalam
bentuk normal kedua dan atribut bukan kunci utama tidak mempunyai hubungan
transitif.
27
d. Kamus Data.

Menurut Jogiyanto yang dikutip dari buku Analisis dan Disain: Definisi
Kamus Data adalah “ Katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi”.
e. Struktur File.
Struktur file dalam suatu file database fisual foxpro terdiri dari:
1. Name
2. Type
3. Width
4. Decimal index
5. Null
Pemberian nama field mempunyai aturan tertentu yaitu:
1. Maksimal mengandung 10 karakter untuk tabel bebas ( atau 254 untuk
tabel yang terkandung dalam database).
2. Diawali dengan huruf atau garis bawah (_).
3. Selanjutnya dapat berupa huruf, angka atau karakter garis bawah (_)
Visual foxpro mempunyai jenis-jenis data, yaitu:
1. Character
Data karakter dapat berisi huruf, angka, tanda baca, termasuk grafik
(elemen grafik yang menyusun sebuah kotak, special simbol dan data biner.
Sebuah field karakter pada file database dapat menampung sampai dengan 254
karakter.
2. Numeric
Data numeric terdiri dari angka, titik decimal pada tanda plus/minus.
Panjang maksimal sebuah field numeric adalah 20 digit, meskipun ketepatan
perhitungan adalah 16 digit. Titik decimal, tanda plus atau tanda minus masing-
masing.
28
3. Float

Pada prinsipnya data float sama dengan data numeric, perbedaanya hanya
pada pemakainnya saja. Data numeric dipakai untuk perhitungan yang sifatnya
umum, sedangkan data float dipakai untuk perhitungan ilmiah.
4. Logical
Data logika hanya terdiri dari dua yaitu T untuk True/benar (atau bisa
dengan Y) dan F untuk false/salah (atau bisa dengan N). Data logika ini biasanya
dipakai untuk memberikan penilaian terhadap suatu kondisi yang terjadi misalnya
apakah suatu pemasukan data sudah benar / belum.
5. Date
Data Tanggal / Date berisi angka yang mewakili suatu tanggal. Didalam
file database, field date selalu mempunyai panjang 8 karakter, tetapi dalam format
percetakan dapat menjadi bervariasi.
6. Memo
Pada prinsipnya data memo sama dengan data karakter. Panjang
maksimal sebuah field memo tidak terbatas, tergantung pada kapasitas media
penyimpanan yang ada.
7. Currency
Digunakan untuk menyatakan uang. Panjang 8 byte, jangkauan nilai
922337203685477.5808 hingga – 922337203685477.5807.
8. Date / Time
Menyatakan data tanggal dan jam. Panjang selalu 8 byte, Jangkauan 01
Januari 100 hingga 31 Desember 9999. Dari jam 00:00:00 pagi hingga 11:59:59
malam..
9. Double
Digunakan untuk bilangan pecahan berpresisi ganda. Ukuran 8 byte.
Jangkauan nilai +/-4.94065645841247E-324 hingga +/-1.79769313486232E308.
10. General
Memungkinkan untuk menampung dokumen OLE (object Linking and
Embedding). Misalnya gambar hasil pemprosesan perangkat lunak lain.
29
11. Integer

Untuk menampung nilai bulat. Ukuran 4 byte, jangkauan 2147483647
sampai 2147483646.
12. Character (binary)
Untuk menampung sebarang data karakter.
13. Memo (binary)
Untuk menampung sebarang data memo.
f. Struktur Program.
Struktur program merupakan gambaran secara luas, bagaimana bentuk dari
program secara umum agar program yang ditulis dapat dipahami.
Dalam DBMS struktur program adalah program komputer yang dilakukan
untuk manajemen data dan merupakan database relational.
g. Visual Foxpro.
Microsoft visual foxpro merupakan salah satu perangkat lunak
pemprograman visual. Pemprograman visual merupakan pemprograman yang
akhir-akhir ini sangat popular, yang merupakan produk dari Microsoft
corporation. Dengan menggunakan visual foxpro maka aplikasi berbasis windows
dengan tampilan yang sangat menarik dan dapat dibuat dengan mudah.
Visual Foxpro merupakan penerus generasi sebelumnya, yaitu foxpro for
DOS dan foxpro for windows. Visual Foxpro sangat terkenal dengan rushmore
yang dapat meningkatkan kinerja pegaksesan data. Visual Foxpro juga
menyediakan berbagai fasilitas yang memudahkan programmer dalam membuat
aplikasi. Salah satunya adalah database designer. Dengan menggunakan fasilitas
ini hubungan antar file dapat didefinisikan dengan visual.
Perintah-perintah dasar yang digunakan oleh Visual Foxpro menyerupai
perintah-perintah bahasa Xbase lainnya. Dengan demikian programmer yang
sudah terbiasa dengan bahasa pemprograman seperti DBaseIII+ akan dapat
dengan mudah pindah keVisual Foxpro.
30

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
A.TINJAUAN ORGANISASI
PT. Adyawinsa Dinamika dilaksanakan sepenuhnya oleh pendirinya dalam
sebuah tempat / rumah tinggal di jalan Pisangan Jakarta Timur, pada tahun 1992.
Pada tahun 1994, tanggung jawab dan kepedulian yang besar dari pendiri PT.
Adyawinsa Dinamika terhadap kualitas produk yang dikerjakan, membuahkan
hasil dalam menarik simpati manajemen perusahaan Mitsubishi Jepang. PT.
Adyawinsa Dinamika berhasil mendapatkan kesempatan dan kepercayaan yang
luar biasa untuk memproduksi suku cadang yang dibutuhkan oleh perusahaan
(Mitsubishi) tersebut.
Atas kesepakatan yang muncul berkaitan dengan persyaratan hubungan kerja
antara PT. Adyawinsa Dinamika dan PT. MITSUBISHI, untuk pertama kalinya
pada tahun tersebut (1994) PT. Adyawinsa Dinamika berhasil memiliki sebuah
pabrik standar yang berada diKawasan Industri Jababeka (Cikarang Industrial
Estate).
Dalam perjalanan waktu yang singkat PT. Adyawinsa Dinamika
mendapatkan begitu banyak kepercayaan dan kesempatan untuk membuat atau
merakit produk yang dibutuhkan oleh berbagai jenis industri, sehingga tempat /
pabrik yang ada tidak dapat lagi menampung infrastruktur yang dibutuhkan untuk
memenuhi seluruh order yang didapatkan. Untuk mengatasi kekurangan tempat
tersebut, maka pada tahun 1996 PT. Adyawinsa Dinamika menyewa sebuah
pabrik standar yang letaknya berdampingan. Pada tahun 1998, pabrik tersebut
berhasil dibeli dan dimiliki sepenuhnya oleh PT. Adyawinsa Dinamika.
PT. Adyawinsa Dinamika berkembang begitu pesat. Semakin banyak
kepercayaan dan kesempatan mendapatkan order dari pelanggan lama maupun
yang baru, menuntut pendiri PT. Adyawinsa Dinamika untuk memperluas pabrik.
Pada tahun 2000, PT. Adyawinsa Dinamika menyewa sebuah pabrik yang lebih
besar dari pabrik yang ada di Kawasan Jababeka, yaitu pabrik yang ada
31

di Kawasan Hyundai. Menyadari begitu cepatnya perkembangan perusahaan yang
dipimpin, maka pada tahun 2002 pendiri dan manajemen PT. Adyawinsa
Dinamika menetapkan visi:
“ Menjadi perusahaan kelas dunia dengan berbagai jenis usaha ( Be A World
Class Company With Many Various Business ) “
Dan untuk mencapai “ Visi “ tersebut , PT. Adyawinsa Dinamika bertekad untuk
merealisasikan misi-misi sebagai berikut ;
• Mempunyai tenaga-tenaga kerja yang profesional,
• Mempunyai sistem kerja yang mengacu pada standar manajemen mutu
internasional, yaitu ISO TS 16949 dan sistem informasi & data yang
terintegrasi,
• Mempunyai kantor & pabrik Baru PT. Adyawinsa Dinamika dalam satu
area / kawasan yang akan direalisasikan pembangunannya pada tahun
2004 nanti .
• Merealisasikan salah satu sarana kesejahteraan karyawan, yaitu dalam
bentuk pemukiman karyawan yang akan menjadi “ pagar “ dari bangunan
kantor & pabrik PT. Adyawinsa Dinamika.
PT. Adyawinsa Dinamika secara menyeluruh saat ini mencoba untuk
merealisasikan komitmen yang jelas dan pasti serta dapat pertanggungjawabkan
baik dari para pemilik, pengurus maupun seluruh karyawan yang ada, baik yang
berkenaan dengan visi dan misi ; semangat dan motivasi kerja ; rasa memiliki dan
mencintai ; dan kesediaan berkorban dalam bentuk apapun demi keutuhan serta
kemajuan Perusahaan.
Dalam operasionalnya, selain didukung oleh tersedianya modal yang
memadai, PT. Adyawinsa Dinamika juga selalu berusaha untuk menerapkan
manajemen perencanaan; pelaksanaan; pengembangan dan pengawasan yang
matang serta sistematis. Oleh karena itu, dalam rangka mendapatkan tenaga kerja
yang tepat dan dapat dipercaya untuk melaksanakan fungsi manajemen tersebut,
maka PT. Adyawinsa Dinamika akan menerapkan sistem rekruitmen dan
pengembangan karyawan secara selektif serta profesional.
32

Semua itu perlu PT. Adyawinsa Dinamika kerjakan dalam rangka
mengantisipasi tantangan maupun tuntutan perkembangan jaman, khususnya era
globalisasi yang sudah mulai nampak realisasinya.
Dengan adanya dukungan sebagaimana tersebut diatas disertai restu dan anugerah
Tuhan, maka sampai saat ini eksistensi PT. Adyawinsa Dinamika semakin kokoh
dan mantap dalam menyongsong tantangan masa depan, serta tidak mudah goyah
oleh kendala dalam bentuk apapun dan kapanpun juga, sekalipun dengan adanya
terjangan badai situasi moneter (Monetary Situation) yang terjadi pada tahun 1997
– 1998.
Pada saat ini PT. Adyawinsa Dinamika telah berkembang lebih luas dan
bertambah maju secara pesat. Dalam hal PT. Adyawinsa Dinamika telah dapat
mencakup dan menguasai jenis-jenis bidang usaha Mould & Die Making,
Stamping Part dan Injection Plastic Moulded Part. Sedangkan dalam hal
pemasaran, keberhasilan PT.Adyawinsa Dinamika terbukti dengan adanya ratusan
proyek dari berbagai macam bidang usaha, baik dari Automotive, Household dan
Electronic. Bahkan ada diantaranya telah dan atau bermaksud untuk mengikat PT.
Adyawinsa Dinamika sebagai mitra atau rekanan tetap dalam melaksanakan
perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan terhadap kebutuhan konstruksi
mereka.
Kiat sukses yang terus dan akan tetap PT. Adyawinsa Dinamika pegang
dalam menjalankan usaha ini ialah upaya PT. Adyawinsa Dinamika untuk selalu
memperlakukan serta menghargai setiap Customer sebagai mitra sejati. Perlakuan
dan penghargaan kepada customer tersebut, direalisasikan dalam suatu hubungan
interaksi yang harmonis dan berkesinambungan dalam hal rasa tanggung jawab,
komunikasi, serta rasa peduli dan saling pengertian, demi tercapainya hasil karya
yang terbaik, bermutu serta memuaskan bagi semua pihak, tanpa memandang
besar kecilnya nilai pekerjaan.
33

B.STRUKTUR ORGANISASI
Gambar 3.1
34

Gambar 3.2
C. TUGAS DAN WEWENANG.
Personel & General Affair, Stationary Administrator.
a. Fungsi dan Tanggung Jawab.
- Membantu HRD & GA Manager dalam melakukan segala bentuk aktifitas
administrasi kepersonaliaan dan umum, mencakup kegiatan pendataan ,
pencatatan, surat menyurat, pengadaan kebutuhan barang serta
dokumentasi (filling) arsip-arsip.
b. Gambaran Tugas
- Berkaitan dengan administrasi kepersonaliaan.
1. Mengkoordinasikan pembuatan dan atau penyediaan formulir-formulir
administrasi kepersonaliaan, serta memastikan tersedianya formulir-
formulir tersebut setiap kali dibutuhkan.
2. Menerima, mengarsip dan memberi nomor formulir permohonan
pengadaan karyawan yang telah disetujui oleh Direksi serta
mengkoordinasikan proses pengadaan karyawan kepada Personnel Affair
Supervisor.
35
HRD & GA Manager
Personnel Affair
Supervisor
GeneralAffair
Supervisor
P & GA, Stationary
Administrator
P & GA Payroll

3. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan dan
membagikan atau menyampaikan, mengirim surat panggilan test atau
interview.
4. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan dan
membagikan atau menyampaikan semua formulir atau materi yang
dibutuhkan dalam proses pengadaan karyawan maupun training karyawan.
5. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam mengawasi dan memastikan
dipenuhinya ketentuan waktu pelaksanaan test tertulis.
6. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan data-data
pelamar yang akan diinterview.
7. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan serta
menyampaikan atau mengirimkan surat pemberitahuan hasil test dan atau
interview kepada pelamar yang bersangkutan.
8. Menyiapkan draft perjanjian kerja sesuai status kerja dan standar
perjanjian kerja yang telah diinformasikan oleh HRD & GA Manager, bagi
pelamar yang diterima.
9. Menyimpan file asli dari pelamar non staff yang diterima dengan cara
menyusun sesuai urutan abjad dari nama karyawan baru tersebut.
10. Mengcopy dan menyimpan copy file dari pelamar kategory staff (file
Direksi) yang telah diterima, serta menyerahkan file aslinya kepada HRD
& GA Manager untuk diserahkan kepada Direksi.
11. Memandu karyawan baru mengenai tata cara masuk dan pulang kerja.
12. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan formulir
penyampaian tenaga kerja berikut lampiran formulir penilaian prestasi
kerja selama masa percobaan / magang / kontrak, bagi karyawan yang baru
pertama kali masuk kerja.
13. Mengkoordinasikan dan memastikan dikumpulkannya hasil penilaian
prestasi kerja karyawan selama masa percobaan / magang / kontrak yang
telah diisi dan dilegaslisasi secara jelas dan lengkap, paling lambat 2
minggu sebelum selesainya jangka waktu percobaan / magang / kontrak.
36

14. Mencatat dan atau melampirkan data nama, bagian dan tanggal masuk
kerja dari pelamar yang telah diterima, dalam dan atau pada kolom paling
bawah dari formulir permohonan pengadaan karyawan yang berkaitan.
15. Memasukkan dan memperbarui data diri setiap karyawan (apabila ada
perubahan), dalam file data karyawan.
16. Mencatat data nama karyawan, bagian dan nomor kartu tanda hadir /
amano dari setiap karyawan, serta mengkoordinasikan pengambilan dan
penempatannya kembali kepada bagian keamanan.
17. Memeriksa, mengkoordinasikan dan memindahkan catatan tanda
kehadiran / presensi karyawan dari kartu tanda hadir karyawan / amano,
kedalam buku induk catatan kehadiran / absensi karyawan.
18. Membuat surat pemberitahuan karyawan masuk dan keluar serta
memintakan tanda tangan Personnel Affair Supervisor serta HRD & GA
Manager, lalu menyerahkan hasilnya ke pihak-pihak terkait.
19. Membuat dan menyerahkan laporan kehadiran serta jam kehadiran
karyawan kepada bagian administrasi payroll untuk kepentingan
penghitungan upah karyawan.
20. Menyiapkan, menandatangani dan mengirimkan surat panggilan, terhadap
karyawan yang telah absent 2 hari berturut-turut tanpa keterangan dalam
bentuk apapun.
21. Menerima pengajuan surat permohonan cuti dan memintakan tanda tangan
Personnel Affair Supervisor serta HRD & GA Manager, lalu menyerahkan
hasilnya ke pihak-pihak yang terkait.
22. Menerima pengajuan surat perintah lembur karyawan dan memintakan
tanda tangan HRD & GA Manager, lalu menyerahkan hasilnya ke pihak-
pihak yang terkait.
23. Menyiapkan draft surat peringatan dan memintakan tanda tangan
Personnel Affair Supervisor, lalu menyerahkan hasilnya ke atasan
langsung karyawan yang akan menyampaikan surat peringatan tersebut,
serta menyimpan salinan surat peringatan tersebut setelah ditanda tangani
oleh karyawan yang bersangkutan.
37

24. Menyiapkan pembuatan surat keterangan kerja bagi karyawan sesuai
format yang telah ditetapkan oleh HRD & GA Manager, serta meminta
tanda tangan HRD & GA Manager dalam surat tersebut.
25. Membuat laporan statistik (table dan grafik) jumlah karyawan tiap
bulannya, sesuai jenis kelamin, status hubungan kerja, kejadian kecelakaan
kerja, tingkat pendidikan, keluar masuk karyawan, karyawan sakit dan
absensi karyawan.
- Berkaitan dengan administrasi umum.
1. Menyimpan dan mengarsip internal memo maupun eksternal memo,
keluar atau masuk dari dan ke HRD & GA Manager.
2. Membuat surat undangan rapat koordinasi karyawan dan menjadi notulen
dalam setiap rapat umum yang diprakarsai oleh HRD & GA Manager.
3. Membuat dan menyampaikan, menempelkan, pengumuman sesuai
instruksi dan persetujuan HRD & GA Manager.
4. Mencatat setiap kebutuhan umum dan membuat permohonan pengadaan /
pembelian barang-barang yang diinstruksikan oleh HRD & GA Manager,
serta menyimpan salinan permohonan tersebut dalam file tersendiri.
5. Menerima dan mencatat data jenis / nama barang, jumlah barang, tanggal
dan jam datang serta penempatan barang-barang yang datang sesuai
permohonan pengadaan / pembelian barang yang pernah diajukan.
6. Mengatur distribusi / penempatan barang-barang yang datang kepada si
pemohon, sesuai permohonan pengadaan / pembelian barang yang
diajukan melalaui bagian HRD & GA.
7. Membuat surat jalan dan atau surat tugas untuk keperluan HRD & Umum.
8. Membuat dan menyampaikan work order kebagian terkait, sesuai instruksi
General Affair Supervisor dan atau HRD & GA Manager, serta memantau
dan melaporkan pelaksanaanya ke General Affair Supervisor dan HRD &
GA Manager.
9. Memantau dan memastikan tetap tersedianya obat-obatan dan
perlengkapan P3K.
38

10. Menerima dan memintakan tanda tangan General Affair Supervisor dan
atau HRD & GA Manager atau menanda tangani atas nama General Affair
Supervisor atau HRD & GA Manager (apabila General Affair Supervisor
dan HRD & GA Manager tidak ditempat), dalam setiap berita acara
kecelakaan kerja, serta mengatur persiapan pengobatan karyawan dan
melaporkan hasilnya kepada General Affair Supervisor dan atau HRD &
GA Manager.
11. Mengcopy dan menyimpan copy dari setiap berita acara kecelakaan kerja
dalam file tersendiri, serta menyerahkan aslinya kepada bagian payroll
untuk ditindak lanjuti proses klaimnya ke Jamsostek.
12. Memastikan kemanan dan kerapian dokumen-dokumen / arsip
kepersonaliaan dan umum.
c. Wewenang
- Menanda tangani dan mengirimkan surat pemanggilan karyawan yang
telah absent 2 hari berturut-turut tanpa keterangan dalam bentuk apapun,
sesuai draft surat pemanggilan karyawan yang telah dibuatkan dan
ditetapkan oleh HRD & GA Manager.
- Menanda tangani atas nama Personnel Affair Supervisor atau HRD & GA
Manager pada berita acara kecelakaan kerja, apabila Personnel Affair
Supervisor atau HRD & GA Manager tidak ada ditempat.
- Mengusulkan rencana pembelian obat-obatan dan perlengkapan P3K serta
sistem distribusinya kepada Personnel Affair Supervisor.
- Mengoreksi, menentukan dan merekomendasi jenis serta jumlah obat-
obatan / sarana P3K yang perlu dibeli.
- Memanggil karyawan dalam rangka klarifikasi (mohon penjelasan)
berkaitan dengan kehadiran dan atau ketidak hadiran karyawan yang
bersangkutan maupun karyawan yang menjadi anak buahnya.
- Mengusulkan sistem dan pengadaan sarana pengarsipan yang rapi, aman,
bersih serta mudah ditelusuri, dari dokumen / arsip bagian HRD & GA.
39

D. DAD SISTEM BERJALAN.
Gambar 3.3
40

E. DIAGRAM KONTEKS SISTEM BERJALAN
Gambar 3.4
41

BAB IV
DESAIN SISTEM
A. KONSEP DASAR DESAIN SISTEM
Tahap Desain sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memenuhi gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada pemprogram dan ahli-ahli teknik yang lainnya yang terlibat.
Tahap-tahap dalam mendesain sistem adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi masalah
2. Mendesain database
3. Menulis program
4. Proses debug (cek kesalahan)
5. Proses running
6. Dokumentasi (data dan back up aplikasi program)
7. Pengembangan program aplikasi.
B. PEMECAHAN MASALAH.
Dengan mengamati dan menganalisa sistem administrasi persediaan alat
tulis kantor pada PT Adyawinsa Dinamika, maka dapat diketahui pokok
permasalahannya sebagaimana yang telah dituliskan dalam bab I.
Laporan persediaan alat tulis kantor yang dihasilkan secara manual
tersebut tidak akurat karena banyak ditemukan kesalahan-kesalahan terutama
dalam hal keakuratan data dan jumlah persediaan. Laporan yang dihasilkan
belum dapat memenuhi kriteria tujuan kualitatif. Selain itu, pembuatan laporan
persediaan alat tulis kantor secara manual tersebut tidak efesien dalam hal
penggunaan waktu.
Dari permasalahan-permasalahan yang ada maka penulis memberikan
kontribusi kepada PT Adyawinsa Dinamika dengan mengubah metode pembuatan
laporan persediaan alat tulis kantor secara manual menjadi sistem komputer.
Dengan menggunakan sistem komputer pada pembuatan laporan
persediaan alat tulis kantor maka diharapkan:
42

1. Efesiensi dalam penggunaan waktu.
2. Waktu yang digunakan untuk memasukan data transaksi dan pembuatan
laporan persediaan alat tulis kantor secara komputer lebih sedikit
dibandingkan secara manual.
3. Informasi yang dihasilkan lebih akurat karena semua data transaksi diolah
secara komputer sehingga kesalahan-kesalahan yang terjadi akan dapat
terdeteksi.
4. Informasi yang disajikan tepat waktu sehingga proses pengambilan
keputusan tidak tertunda.
1. Usulan Diagram arus sistem berjalan

Gambar 4.1 Diagram arus sistem berjalan
44

2. Usulan Diagram Alur Data Sistem Baru
Gambar 4.2 Diagram Konteks
45

Diagram NOL
Gambar 4.4 Diagram 0
KAMUS DATA
• Nama Arus Data : PURCHASE REQUEST
• Alis : PR
• Bentuk Data : Cetakan Manual
• Arus Data : Peminta – Proses 1
Proses 1 - Laproan
• Penjelasan : Untuk pemesanan dari satu departemen ke
Purchase
• Periode : Setiap ada permintaan
• Volume : 10 Items
• Struktur Data : Header + isi
• Header : NO_PR + Tgl_PR + Nama Departemen +
Status + Kode_Barang + Nama_Barang +
Jumlah_Barang + Total Barang
• No PR : 4 Digit (0001)
• Status : [Proses on Proses]
• Isi : {Kode_Barang+Nama_Barang+Jumlah Barang
+ Total_Barang}
46

BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa penulis selama mengadakan riset pada bagian
Stationary PT. Adyawinsa Dinamika, yang memfokuskan pada sistem persediaan
alat tulis kantor maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan-permasalahan yang
terjadi pada bagian stationary PT. Adyawinsa Dinamika disebabkan metode yang
digunakan dalam pencatatan persediaan alat tulis kantor secara manual.
Pembuatan laporan persediaan alat tulis kantor yang tidak tepat waktu dan
kesalahan dalam pencatatan transaksi permintaan dan penerimaan barang alat tulis
kantor, dapat diatasi dengan diterapkan sistem komputer sehingga sistem
persediaan alat tulis kantor pada bagian stationary PT. Adyawinsa Dinamika dapat
berjalan efektif dan efesien.
Adapun hasil analisa tersebut dapat disimpulkan bahwa:
1. Dengan cara manual sistem pengolahan data permintaan dan pengeluaran
alat tulis kantor tidak akurat dan selalu terlambat dalam pelaporan kepada
manajemen.
2. Dengan menggunakan sistem komputer dapat mempermudah dalam
pengolahan data transaksi permintaan dan pengeluaran serta persediaan
alat tulis kantor yang dihasilkan lebih akurat dan tepat waktu.
3. Dengan cara manual jumlah barang yang tersedia, dikeluarkan, dan
diterima oleh bagian stationary tidak dapat ditempilkan datanya setiap saat
/ tidak real time (up to date)
4. Dengan menggunakan sistem komputer dapat diketahui jumlah barang
yang tersedia, dikeluarkan, dan diterima oleh bagian stationary, dengan
melihat data yang telah tersimpan dikomputer.
5. Dengan cara manual kesalahan pencatatan tidak dapat terdeteksi.
6. Dengan menggunakan sistem komputer, kesalahan pada pencatatan
permintaan dan pengeluaran serta persediaan alat tulis kantor akan dapat
diproteksi dan diatasi.
46

B. SARAN
Saran yang penulis berikan kepada bagian stationary PT Adyawinsa
Dinamika berkenaan dengan sistem persediaan alat tulis kantor dengan
menggunakan aplikasi program adalah:
1. Agar penggunaan program aplikasi stationary control dapat dikembangkan
untuk masa yang akan datang.
2. Agar penggunaan program aplikasi stationary control ini memiliki
hubungan dengan program aplikasi akuntansi lain seperti General Ledger
dan Account Payable. Dalam hal pengelolaan biaya perusahaan.
3. Agar program aplikasi stationary control ini memiliki back up.
4. Agar orang yang menggunakan program aplikasi stationary control ini
adalah orang yang mengerti tentang sistem informasi akuntansi dan sistem
database.
47

SISTEM ADMINISTRASI

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (19)

Similar to SISTEM ADMINISTRASI

Similar to SISTEM ADMINISTRASI (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

SISTEM ADMINISTRASI