ULP KEMATANGAN
•Download as PPTX, PDF•
1 like•1,246 views
Analisis menunjukkan bahwa tingkat kematangan Unit Layanan Pengadaan Kementerian Agama Pusat berada pada level 1 (ad hoc) dimana proses-proses pengelolaan proyek masih dilakukan secara informal dan tidak terstruktur. Faktor-faktor seperti kurangnya dukungan sistem dan SDM berpengaruh terhadap rendahnya tingkat kematangan organisasi.
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Similar to ULP KEMATANGAN
Similar to ULP KEMATANGAN (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
ULP KEMATANGAN
- 1. Analisis Tingkat Kematangan Organisasi (Studi Kasus pada Unit Layanan Pengadaan Kementerian Agama Pusat) Ilmu Administrasi dan Kebijakan Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia 2016 Oleh: Dedy Fadly 1306349451
- 2. Latar Belakang Adanya tuntutan pembangunan di Indonesia Tantangan kemiskinan, pengangguran, & kesejahteraan Diperlukan adanya optimalisasi penyerapan anggaran Faktanya, serapan anggaran masih rendah Identik dgn tantangan negara berkembang Untuk meningkatkan kualitas hidup bernegara Karena mempengaruhi keberhasilan pembangunan
- 3. Latar Belakang (lanjutan) Penyebab Rendahnya Penyerapan Anggaran • Ketakutan dari aparatur • Tidak memiliki konsep perencanaan yang matang • Rendahnya kapasitas aparatur Langkah Solusi Pemerintah • Peningkatan kapasitas terkait pengadaan barang/jasa 70 13 Adhoc/ex-officio Permanen 434 64 Adhoc/ex-officio Permanen Bentuk ULP pada K/L//I Bentuk ULP pada Pemerintah Daerah Kondisi Eksisting ULP
- 4. Latar Belakang (lanjutan) Masalah pada ULP Rawan intervensi Kompetensi & kemampuan pelaksana bervariasi Profesionalitas tidak terjamin & tidak terukur Jabatan yang merangkap Keahlian, pengalaman, & keterampilan tidak efektif Tidak ada jaminan peningkatan karir Manajemen data tidak baik Sumber: LKPP, 2013
- 5. Mengapa Memilih ULP Kementerian Agama Pusat? Kementerian Agama menduduki peringkat terbawah dalam indeks integritas dari 22 instansi pusat yang diteliti (KPK, 2011) Kementerian Agama berada pada posisi 8 yang berarti masuk 10 besar K/L yang berpotensi paling korup (FITRA, 2012) Kepatuhan Kementerian Agama dalam memenuhi standar pelayanan publik masuk zona merah atau kategori kepatuhan rendah dengan nilai 51,95 (ORI, 2015)
- 6. Pentingnya Peningkatan Kematangan ULP Kemenag Pusat • Koordinasi masih perlu ditingkatkan • Prosentase pekerjaan tepat waktu perlu ditingkatkan • Kedisiplinan Octorano (2013) • Perlunya membina kapasitas profesional • Perlunya meningkatkan prosedur dan praktik pelaksanaanBank Dunia (2001) • Menyoroti masalah dalam penyelesaian sengketa, Masalah utamanya adalah kurangnya otoritas yang independen untuk mengadili keberatan yang diajukan atas hasil lelang Transparency International (2011) • Dibutuhkan pengembangan organisasi • Perlu pengembangan keterampilan professional pengadaan • Perlu pembentukan sistem insentif dan jalur karir AusAID (2010)
- 7. Perumusan Masalah & Tujuan Penelitian Rumusan Masalah • Bagaimana tingkat kematangan ULP Kementerian Agama Pusat? • Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi kematangan ULP Kemenag Pusat? Tujuan Penelitian • Menganalisis tingkat kematangan ULP Kementerian Agama Pusat. • Menganalisis faktor- faktor yang mempengaruhi kematangan ULP Kemenag Pusat?
- 8. No. Peneliti dan Judul Penelitian Tujuan Penelitian Metode Penelitian Hasil Penelitian 1. Attafar, dkk (2013) Determine the Level of Maturity of Organization and Organizational Agility in Industrial Companies (Case of Study: Fakour Industrial Company) - Menganalisis seberapa cepat organisasi menanggapi setiap perubahan yang terjadi pada lingkungan. - Menganalisis tingkat kematangan organisasi yang menjadi objek penelitian. Kuantitatif Kedewasaan individu, kematangan organisasi, dan cepat tanggapnya organisasi atas perubahan yang terjadi berada pada tingkat rata- rata. 2. Neverauskas dan Railaite (2013) Formation Approach for Project Management Maturity Measurement - Mengidentifikasi dan mengevaluasi isu-isu kunci tentang evaluasi PMM. - Memahami kekhususan manajemen proyek dalam organisasi yang memiliki lingkungan dengan tantangan yang lebih spesifik. Kualitatif Terdapat kelebihan dan kekurangan pada model-model PMM yang ditelaah. Tinjauan Pustaka (1)
- 9. No. Peneliti dan Judul Penelitian Tujuan Penelitian Metode Penelitian Hasil Penelitian 3. Simangunsong dan Da Silva (2013) Analyzing Project Maturity Level in Indonesia - Menilai tingkat kematangan dalam bisnis di Indonesia untuk mempercepat pembangunan negara dan kelangsungan usaha. Kuantitatif Konstruksi dan industri primer memiliki tingkat kematangan yang lebih tinggi dibandingkan dengan manufaktur dan jasa. Akan tetapi, perlu dicatat bahwa tingkat pemahaman manajemen proyek di industri terkategori renah. Oleh karena itu, perlu peningkatan kualitas lebih terkait pelatihan manajemen proyek atau sertifikasi untuk meningkatkan pengetahuan manajemen proyek secara keseluruhan di Indonesia. 4. Ramadhani, dkk. (2012) Knowledge Management Maturity Level Assessment (Case Study of PT. XYZ) - Menilai tingkat kematangan manajemen pengetahuan pada sebuah organisasi. Kuantitatif Terdapat tingkat kematangan yang berbeda untuk setiap jenis kelamin, usia, dan posisi dalam organisasi. Lebih lanjut, terdapat hubungan tingkat kematangan dengan kinerja organisasi yang diambil dari laporan keuangan. Tinjauan Pustaka (2)
- 10. No. Peneliti dan Judul Penelitian Tujuan Penelitian Metode Penelitian Hasil Penelitian 5. Khatibian, dkk. (2010) Measurement of Knowledge Management Maturity Level within Organizations - Mengembangkan model untuk mengukur tingkat kematangan manajemen pengetahuan dalam sebuah organisasi. Kuantitatif Terdapat 8 faktor dan 42 variabel yang mempengaruhi manajemen pengetahuan dan kemudian dikembangkan menjadi model tingkat kematangan manajemen pengetahuan. Model tersebut membantu dan menentukan posisi kematangan organisasi dalam manajemen pengetahuan dengan mendefinisikan status yang ada pada faktor dan variabel dan dari prioritas faktor dan variabel yang memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan profilnya. 6. Backlund, dkk. (2014) Project Management Maturity Models – A Critical Review: A Case Study within Swedish Engineering and Construction Organizations - Membahas bagaimana rekayasa dan konstruksi perusahaan besar dalam melihat kematangan manajemen proyek dan PM3s dalam rangka mengembangkan dan meningkatkan prkatik manajemen proyek perusahaan Kualitatif kontribusi PM3s dalam rangka perbaikan dan pengembangan organisasi dinilai kurang jelas. Masih terdapat banyak kekurangan pada penerapan PM3s dalam rekayasa dan konstruksi organisasi. Tinjauan Pustaka (3)
- 11. No. Peneliti dan Judul Penelitian Tujuan Penelitian Metode Penelitian Hasil Penelitian 7. Darmapramita, dkk. (2014) Analisis Tingkat Kematangan (Maturity Levels) Unit Layanan Pengadaan Kabupaten Badung - Mengetahui faktor- faktor yang mempengaruhi tingkat kematangan ULP Kabupaten Badung. - Menganalisis tingkat kematangan ULP Kabupaten Badung. Kuantitatif Hasil penelitian menunjukkan ada 3 faktor yang berpengaruh terhadap tingkat kematangan ULP Kabupaten Badung yaitu sinergitas dan budaya organisasi, sumber daya dan manajemen resiko, dan pengembangan kinerja organisasi. Adapun posisi kematangan ULP Kabupaten Badung pada saat penelitian itu dilakukan ada pada tingkat compliance. 8. Dedy Fadly, 2016 Analisis Tingkat Kematangan Unit Layanan Pengadaan Kementerian Agama Pusat - Menganalisis tingkat kematangan ULP Kemenag Pusat. - Menganalisis faktor- faktor yang mempengaruhi kematangan ULP Kemenag Pusat Post- positivist Tingkat kematangan ULP Kementerian Agama Pusat berada pada level 1 (ad hoc) dan banyak disebabkan oleh faktor organisasional yang kurang mendukung. Tinjauan Pustaka (4)
- 12. Konsep Kematangan Organisasi Project Management Process Maturity (PM)2 (Kwak & Ibbs, 2002) Dimensi/Sub Variabel Project Process Dimensi/Sub Variabel Project Management Knowledge Areas
- 13. Level Kematangan Organisasi (PM)2
- 14. Konsep Faktor yang Mempengaruhi Kematangan Organisasi Kema- tangan Organisasi Individual Organisa- sional Prosedu- ral • Emosional • Konseptual • Sosial • Teknikal • Defining procedure • Designing procedure • Evaluation procedure • Continuous improving of procedure • Agility of procedure • Own and administrators of procedures • Rules and system supporting procedures • Organizational leadership • Organizational culture • Skills of organization’s employee • Organization’s system and orders • Organizational changing • Organizational learning • Organizational structure Sumber: Attafar, dkk., 2013
- 15. Metode Penelitian • Pendekatan Postpositivist Pendekatan Penelitian • Penelitian deskriptif-analitik (berdasarkan tujuan) • Penelitian Murni (berdasarkan manfaat) • Penelitian Cross Sectional (berdasarkan waktu) • Penelitian Kualitatif (berdasarkan teknik pengumpulan data) Tipe Penelitian • Wawancara Mendalam • Studi dokumen Teknik Pengumpulan Data • Teknik Analisis Data Kualitatif Model Miles & Huberman yang terdiri dari 3 tahap, yaitu data reduction, data display, dan data verification Teknik Analisis Data
- 16. Informan Penelitian Informan Penelitian • Prof. Dr. Nur Syam, M.Si. selaku Sekretaris Jenderal Kementerian Agama RI • Drs. H. Syafrizal, M.Si selaku Kepala Biro Umum, Sekretariat Jenderal Kementerian Agama RI • Suparno, ST selaku Sekretaris ULP Kemenag Pusat • Effendi Heryawan selaku Pokja ULP Kemenag Pusat • Donny Feronika Octorano, MM selaku Pokja ULP Kementerian Agama Pusat • Ahmad Verdiyansyah, SE selaku Pokja ULP Kementerian Agama Pusat • Herniaty selaku Pokja ULP Kemenag Pusat Kementerian Agama Pusat • Salah satu PPK Unit Eselon II Kementerian Agama Pusat
- 18. 1. Project Integration Management Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Pembuatan rencana program, pelaksanaan program, pengendalian perubahan, dan sistem informasi manajemen sudah memiliki SOP, tetapi belum berjalan optimal.
- 19. 2. Project Scope Management Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 ULP Kementerian Agama Pusat tidak melaksanakan persiapan ruang lingkup, perencanaan ruang lingkup, penetapan ruang lingkup, dan pengendalian ruang lingkup. Terkait ruang lingkup ini, ULP Kementerian Agama Pusat bergantung pada kebijakan Biro Umum.
- 20. 3. Project Time Management Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 SOP-SOP mengenai mengenai penyusunan dan penetapan aktivitas, pengurutan aktivitas, perkiraan lama aktivitas, dan pengendalian jadwal sudah ada. Akan tetapi, pelaksanaannya masih bermasalah.
- 21. 4. Project Cost Management Kematangan ULP Kemenag Pusat ULP Kementerian Agama Pusat tidak memiliki kewenangan terkait penganggaran. Anggaran bagi ULP merupakan salah satu pos alokasi anggaran Biro Umum. Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
- 22. 5. Project Quality Management Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Perencanaan kualitas, jaminan kualitas, dan pengendalian kualitas yang terjadi di ULP hanya terkait pemilihan penyedia barang/jasa. Terkait jaminan kualitas koordinasi, pengawasan, manajemen SDM, penganggaran, dan lain sebagainya masih menjadi pekerjaan rumah bagi ULP Kementerian Agama Pusat.
- 23. 6. Project Human Resource Management Kematangan ULP Kemenag Pusat ULP Kementerian Agama Pusat belum memiliki perencanaan SDM, perekrutan SDM, dan pengembangan SDM Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
- 24. 7. Project Communication Management Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Aturan normatif mengenai mekanisme komunikasi, distribusi informasi, dan pelaporan kinerja sudah ada di ULP Kementerian Agama Pusat. Akan tetapi, dalam pelaksanaannya belum berjalan optimal.
- 25. 8. Project Risk Management Kematangan ULP Kemenag Pusat Dalam project risk management ini, pihak ULP Kementerian Agama Pusat hanya melakukan identifikasi dan kuantifikasi resiko secara informal. Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
- 26. 9. Project Procurement Management Kematangan ULP Kemenag Pusat Perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan kontrak kerja, dan penyelesaian kontrak sudah terimplementasi dengan cukup baik. Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
- 27. 10. Initiating Process Kematangan ULP Kemenag Pusat ULP Kementerian Agama Pusat seolah masih sebatas pengelolaan proyek, yaitu terkait pemilihan penyedia barang/jasa Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
- 28. 11. Planning Process Kematangan ULP Kemenag Pusat Tidak adanya perencanaan secara komprehensif yang dilakukan oleh ULP Kementerian Agama Pusat. Jika ada kegiatan perencanaan yang dilakukan, maka hal itu merupakan sebagian kecil dari fungsi perencanaan yang lebih besar. Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
- 29. 12. Executing Process Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Dampak dari perencanaan yang belum ada dalam aspek- aspek yang dibutuhkan mengakibatkan tidak adanya kegiatan/progra yang dieksekusi. Eksekusi hanya terkait kegiatan pemilihan penyedia barang/jas.
- 30. 13. Controlling Process Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Kontrol belum komprehensif. Hanya terkait dengan pemilihan penyedia barang/jasa.
- 31. 14. Closing Process Kematangan ULP Kemenag Pusat Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Jika dilihat lebih luas lagi, ULP Kementerian Agama Pusat belum memiliki closing process untuk program-program lain, seperti manajemen SDM, manajemen resiko, pengawasan, dan lain sebagainya. Hal ini karena keterbatasan kewenangan yang dimiliki oleh ULP Kementerian Agama Pusat.
- 32. Dimensi Level 1 2 3 4 5 Dimensi Project Integration Management X Scope Management X Project Time Management X Project Cost Management X Project Quality Management X Project Human Resource Management X Project Communication Management X Project Risk Management X Project Procurement Management X Initiating process X Planning process X Executing pocess X Controlling process X Closing process X Rekapitulasi Assessment Kematangan
- 33. 1. Faktor Individual Analisis Faktor yang Mempengaruhi Kemampuan pegawai untuk bereaksi, tumbuh dan mengontrol emosi dan perasaannya. Kemampuan untuk memahami dengan cepat, memecahkan masalah, memprediksi, dan menyimpulkan. Memiliki pemahaman, berubah, dan secara efektif berkinerja dalam berbagai kondisi budaya organisasi. Mampu beradaptasi dan harmonis dengan lingkungan. Indikator Kondisi Baik & mendukung Baik & mendukung Baik & mendukung Baik & mendukung
- 34. 2. Faktor Prosedural Analisis Faktor yang Mempengaruhi Indikator Kondisi Langkah pendefinisian prosedural Ada. Terlihat dari adanya beberapa SOP berkaitan dengan tahapan-tahapan pemilihan penyedia barang/jasa Adanya upaya membuat desain prosedur Pada SOP-SOP ada desain prosedurnya Prosedur evaluasi Belum memiliki prosedur evaluasi yang efektif Upaya untuk terus meningkatkan kualitas prosedur Adanya upaya berupa revisi prosedur Prosedur yang ada mampu mengakomodir berbagai tantangan Sebagian mampu mengakomodir, sebagian lainnya belum mampu Para pegawai mampu melaksanakan prosedur Iya Aturan dan sistem mendukung pelaksanaan prosedur Aturan di atasnya mendukung SOP, tetapi sistem belum mendukung.
- 35. 3. Faktor Organisasional Analisis Faktor yang Mempengaruhi Indikator Kondisi Kepemimpinan Kepemimpinan yang membawa perubahan bagi organisasi belum terlihat Budaya Organisasi Belum memiliki budaya organisasi yang diformalkan Kompetensi & Profesionalitas Pegawai Kompeten iya, tetapi belum diiringi dengan profesionalitas Sistem & Tata Tertib Sistem & tata tertib belum mendukung Perubahan yang Berkelanjutan Belum terlihat agenda ke arah perubahan yg berkelanjutan Terbuka terhadap Perkembangan Lingkungan Belum menunjukkan keterbukaan terhadap perkembangan lingkungan Struktur Organisasi Belum mendukung perubahan yang diinginkan
- 36. Kesimpulan • Kematangan ULP Kementerian Agama Pusat masih berada pada level 1 (ad hoc). Hal itu karena dari 14 dimensi, 8 dimensi masih berada pada level 1 (ad hoc). Sementara sisanya, 4 dimensi berada pada level 2 (planned) dan 2 dimensi berada pada level 3 (managed at project level). • Faktor individual dan prosedural sudah cukup baik, sementara faktor organisasional masih kurang mendukung.
- 37. Saran ULP Kementerian Agama Pusat agar diberikan kewenangan merencanakan anggaran dan program. ULP Kementerian Agama Pusat perlu diberikan wewenang untuk melakukan job analysis. Perlunya memperkuat pengawasan yang dilakukan oleh ULP Kementerian Agama Pusat agar project time management pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa berjalan efektif. Optimalisasi manajemen komunikasi seperti mekanisme komunikasi, distribusi informasi, dan pelaporan kinerja perlu dilakukan dengan meningkatkan peran Kepala ULP dalam mengoordinasikan hal-hal tersebut. ULP Kementerian Agama Pusat perlu membuat kuantifikasi resiko yang merujuk pada peraturan yang berlaku disertai dengan panduan pelaksanaan menaggulangi terjadinya resiko A. Terkait Kematangan ULP Kemenag Pusat
- 38. Saran B. Terkait Faktor yang Mempengaruhi Agar faktor individual mendukung peningkatan level kematangan ULP Kementerian Agama Pusat, maka hal tersebut dapat dikelola dengan meningkatkan motivasi dan kompetensi pegawai melalui manajemen SDM yang baik, Agar faktor prosedural mendukung peningkatan level kematangan ULP Kementerian Agama Pusat, maka hal tersebut dapat dikelola dengan penyusunan dan pelaksanaan prosedur yang mampu beradaptasi dengan lingkungan, dan Agar faktor organisasional mendukung peningkatan level kematangan ULP Kementerian Agama Pusat, maka hal tersebut dapat dikelola dengan merevitalisasi posisi ULP melalui berbagai kebijakan yang mendukung.
- 39. TERIMA KASIH