Module 1 Unit 2

1. post-pandemisk
empowerment-program
www.prosper-project.eu
Optimering af
organisatoriske
processer
Modul 1 / Enhed 2

2. post-pandemisk
empowerment-program
Partnere
Finansieret af Den Europæiske Union. Synspunkter og holdninger, der kommer til udtryk,
er udelukkende forfatterens/forfatternes og er ikke nøvendigvis udtryk for Den
Europæiske Unions eller Det Europæiske Forvaltningsorgan for Uddannelse og Kulturs
(EACEA) officielle holdning. Hverken den Europæiske Union eller EACEA kan holdes
ansvarlig herfor.
Post Pandemic Empowerment Programme © 2023 by Die
Berater/ European E-Learning Institute/ BUPNET/ CATRO/
Momentum/ Smart Revolution/ Eurotraining is licensed
under CC BY-NC-SA 4.0

3. post-pandemisk
empowerment-program
Det primære formål med denne enhed er at give en introduktion til optimering af forskellige
organisatoriske processer i den nuværende digitale transformationsæra.
For at sikre, at medarbejderne er sunde og sikre, skal lederne have mulighed for at konvertere
deres workflow-anlæg til digitalt format og undersøge dem for potentielle hindringer for
workflowet.
Desuden er lederne nødt til at sætte sig ind i ISO-standarderne, da de spiller en afgørende rolle for
at sikre, at organisationens processer lever op til internationalt anerkendte kvalitetsbenchmarks.
Introduktion

4. post-pandemisk
empowerment-program
Indholdsfortegnelse
01
02
03
04
Analyser en arbejdsgangsplan
Sikre medarbejdernes digitale sundhed og sikkerhed
Digitalisering af organisatoriske processer
Standarder for innovationsledelse
05 Selv-evaluering
06 Overgang til næste enhed

5. post-pandemisk
empowerment-program
VIDEN:
Læringsudbytte
FÆRDIGHEDER:
ADFÆRD:
HOLDNINGER:
Analysere og optimere organisatoriske processer samt blive fortrolig
med ISO-standarder for at sikre medarbejdernes sundhed og
sikkerhed.
Optimering af arbejdsgange i en tid med digital transformation,
identifikation af medarbejdernes sikkerhedsbehov.
Digitalisering af processer som rekruttering, onboarding, læring og
udvikling, medarbejderengagement og performance management.
Skift til en remote-first tankegang.

6. post-pandemisk
empowerment-program
Analyse af
organisationens
processer og
arbejdsgange med
tanke på digital
produktivitet
01

7. post-pandemisk
empowerment-program
Hvis du er en virksomhedsleder, der ønsker at
forbedre produktiviteten og effektiviteten, skal
du ikke bare tage din eksisterende manuelle
proces. Konverter den til elektronisk format, og
lad den være i fred. Invester i løbende
forbedringer gennem workflow-analyse.
Workflow-analyse bør ikke udføres én gang, men
før man starter en ægte digital transformation og
i en given periode for at tilpasse sig, hvis det er
nødvendigt, til interne og eksterne ændringer ved
at bruge nye/opdaterede digitale løsninger.
En digital transformation handler ikke kun om at
implementere teknologi, men også om at
omfavne den for at opnå de nødvendige
resultater.
Din virksomhed vil være i en langt bedre position til
at holde styr på de interne og eksterne
forandringer, den uundgåeligt vil støde på.
1. Analyse af organisationens processer og arbejdsgange med
tanke på digital produktivitet

8. post-pandemisk
empowerment-program
Analyse af arbejdsgange
Workflows organiserer de daglige forpligtelser, så
medarbejderne kan bruge mere tid på hver enkelt
opgave i stedet for at bruge tid på manuelt at
kontrollere, hvordan arbejdet bliver udført.
Det øger både forbrugernes tilfredshed og
medarbejdernes engagement. Det første skridt til at
foretage disse vigtige indstillinger er at analysere
arbejdsgangen.
Anvend det på følgende måder:
● Forbedre manuelle processer, f.eks. fjerne et
godkendelsestrin, så der er en e-mail mindre at
sende, eller gøre instruktionerne klarere (excelark);
● Automatiser manuelle processer for at gøre dem
mere effektive;
● Brug data fra automatiserede processer til at forbedre
deres effektivitet.
1. Analyse af organisationens processer og arbejdsgange med
tanke på digital produktivitet

9. post-pandemisk
empowerment-program
Optimering af arbejdsgange
Optimering af arbejdsgange er forbedring af effektiviteten i forskellige organisatoriske processer, såsom
administrative, industrielle og andre operationer. Det er afgørende for langsigtet udvikling og
konkurrenceevne på markedet.
Effektiv optimering af arbejdsgange vil reducere omkostninger, risici og den tid, der bruges på opgaverne.
Når alle processer er veldokumenterede og strømlinede, bruger medarbejderne mindre tid på at rette fejl og
udføre uvæsentlige opgaver og mere tid på at styre og afslutte vellykkede projekter. På den måde skaber
workflow-optimering en mere positiv arbejdskultur.
Klarhed over opgaver og krav gør det muligt for medarbejdere, herunder rekrutter, at leve op til en ensartet
standard for effektivitet og kvalitet.
Et højt produktivitetsniveau sigter mod lavere lagerbeholdning og højere rentabilitet.
1. Analyse af organisationens processer og arbejdsgange med
tanke på digital produktivitet

10. post-pandemisk
empowerment-program
Smertepunkter i arbejdsgangen
Identificer smertepunkter og flaskehalse med større
nøjagtighed for at få hvert workflow til at køre med
optimal effektivitet.
Med den rette tilgang giver workflow-analyse dig
mulighed for ikke blot at identificere problematiske
områder, men også finde hovedkilden til de
problemer, der blokerer for effektiviteten i dit
workflow.
Disse kan omfatte:
1) Misforståelser;
2) Unødvendigt mange værktøjer og platforme;
3) Uklare prioriteter;
4) Utilstrækkelig træning;
5) Begrænset indsigt i, hvad kollegerne laver;
6) Modstand mod forandring.
1. Analyse af organisationens processer og arbejdsgange med
tanke på digital produktivitet

11. post-pandemisk
empowerment-program
God praksis og eksempler
Softwaresystemer reducerer behovet for manuel
indsats og unødvendigt arbejde.
Yderligere fordele omfatter øget
investeringsafkast og reduktion af den
samlede arbejdsbyrde.
Vælg et workflow-styringsværktøj, der
synkroniserer med dit arbejde, så
administratorer kan håndtere filer med
minimalt besvær og maksimal overskuelighed.
Software til
arbejdsgange
Asana
Trello
Proces
Skaber
Nintex
Kissflow

12. post-pandemisk
empowerment-program
Sikring af
medarbejdernes
digitale sundhed og
sikkerhed
02

13. post-pandemisk
empowerment-program
Medarbejdernes sundhed og sikkerhed
Digital sundhed og sikkerhed handler om mennesker, kultur og holdninger - og det kan være med til at
skabe et arbejdsmiljø, der udvikler tillid, innovation og samarbejde.
Digitaliseringen gør sikkerheden mere umiddelbar, personlig og tilgængelig for alle. Det engagerer folk,
deler ansvaret for sikkerheden og sikrer, at du har de realtidsoplysninger, du har brug for til at foretage
effektive ændringer og indgreb. Det fører til en mere engageret, gladere arbejdsstyrke og lavere
ulykkesfrekvenser - hvilket fører til bedre forretningsresultater generelt.
Lederne bør:
● tage en samtale om hybridarbejde med deres teams for at definere, hvad hybridarbejde betyder for
deres organisation, og hvordan det er en del af deres kultur.
● give deres medarbejdere indflydelse, lytte til medarbejderne og lade teams definere og bestemme de
hybride arbejdsmodeller, der fungerer for dem.
2. Sikring af medarbejdernes digitale sundhed og sikkerhed

14. post-pandemisk
empowerment-program
Arbejdsgivere er nødt til at overveje, hvilken type arbejde folk udfører, om de har de nødvendige værktøjer
til at udføre deres rolle sikkert, hvilke kommunikationskanaler der er på plads, hvilken mental
sundhedsstøtte de kan have brug for, og hvordan de kan forelægge eventuelle problemer.
Det er vigtigt at huske, at det, der virker for én, måske ikke virker for andre medarbejdere.
Før man gennemtvinger en hybrid tilgang, er det værd at huske på de potentielle konsekvenser for folk, der
kan have svært ved at være på afstand, såvel som dem, der ville drage fordel af det, idet man tager
hensyn til folks ansvar, personlige forhold og hvordan de arbejder bedst.
Hvis det ikke er muligt at tage en individuel tilgang, kan du overveje andre måder at forhindre en skadelig
indvirkning på det mentale helbred - herunder at have regelmæssige check-ins, hjælpe medarbejderne
med at styre deres arbejdsbyrde og opmuntre dem til at tage pauser.
2. Sikring af medarbejdernes digitale sundhed og sikkerhed

15. post-pandemisk
empowerment-program
For at hjælpe med at finde ud af, hvad der er brug for, anbefales det, at alle gennemfører en
lektiegennemgang.
Heldigvis kan disse undersøgelser gennemføres på afstand og er et spørgeskema, der skal afgøre, hvad folk
allerede har i deres hjem, og hvilket ekstra udstyr de har brug for. Det kan være så simpelt som at give
dem en forhøjning til deres bærbare computer, en ekstra skærm eller håndledsstøtte eller blot hjælpe
dem med at foretage justeringer.
2. Sikring af medarbejdernes digitale sundhed og sikkerhed

16. post-pandemisk
empowerment-program
2. Sikring af medarbejdernes digitale sundhed og sikkerhed
• 50% af de fjernansatte
• 44% af ikke-fjernansatte
medarbejdere
(Eurofund, 2020)
Muskuloskeletale
lidelser
• 41% af fjernarbejderne
• 25% af ikke-fjernansatte
medarbejdere
(Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur, 2021)
Arbejdsrelateret
stress
• 27% af fjernarbejderne
• 18% af ikke-fjernansatte
medarbejdere
(Eurostat, 2021)
Længere
arbejdstid
• Ergonomisk udstyr /
arbejdsstationer
• Regelmæssige pauser og bevægelse
i løbet af dagen
• Regelmæssig kommunikation
• Sæt realistiske forventninger
• Værktøjer til tidsstyring
• Fleksible arbejdstider

17. post-pandemisk
empowerment-program
1. Definer hybrid-workflow
2. Styrk medarbejderne
3. Tænk på medarbejdernes velbefindende
4. Tilpas hybride arbejdsmodeller
5. Mål virkningen på mental sundhed
6. Gennemfør en gennemgang af hjemmearbejderen
7. Gennemgå og opdater politikker regelmæssigt
Tjekliste over, hvad SMV'er kan gøre for at sikre
deres medarbejderes sundhed og sikkerhed
For at vurdere disse foranstaltninger kan SMV'er:
● Gennemfør regelmæssige undersøgelser
● Overvåg antallet af hændelser
● Analysér dato
● Gennemføre træning og øvelser
● Tilskynd til rapportering
● Gennemgå overholdelse

18. post-pandemisk
empowerment-program
Hvad har ændret sig
med hensyn til
digitalisering?
03

19. post-pandemisk
empowerment-program
Rekruttering
Hybridrekruttering, som bruger kunstig intelligens
og automatiseringsteknikker, kan hjælpe
organisationer med at reducere deres
ansættelsesomkostninger og forbedre
mangfoldigheden i ansættelser.
Hybridrekruttering fremskynder
ansættelsesprocessen og forbedrer samtidig
kandidatens oplevelse.
En af de største fordele er større fleksibilitet i
forhold til at finde kandidater, da
rekrutteringsmedarbejdere ikke længere er
begrænset af geografisk placering. De kan nu
søge efter kandidater fra nationale og endda
globale talentpuljer, hvilket øger arbejdsgiverens
chance for at finde den rigtige person til jobbet
betydeligt.
3. Hvad har ændret sig med hensyn til digitalisering?
Rekrutteringsprocesser kan indebære:
● Telefon- eller videointerviews;
● Sms'er eller e-mails;
● LinkedIn-beskeder;
● Virtuelle ansættelsesarrangementer som
f.eks. virtuelle karrieremesser;
● Personlige interviews mod slutningen af
ansættelsesprocessen.

20. post-pandemisk
empowerment-program
Onboarding
Nyansatte, der onboardes på afstand, skal stadig
føle sig værdsatte, engagerede og forbundne.
De har brug for at vide, hvad der forventes af
dem, og hvad de kan forvente af
organisationen. Nye medarbejdere skal
udstyres med de rigtige ressourcer.
Virtuel onboarding kræver et mere dedikeret
fokus og en mere bevidst udførelse.
Ledere skal være mere omhyggelige med
milepæle og kontrolpunkter, når de
onboarder virtuelt. At holde flere korte,
ugentlige check-ins med nye medarbejdere er
en velafprøvet metode til at fastholde
interesse og engagement.
3. Hvad har ændret sig med hensyn til digitalisering?
Du kan finde ud af mere om onboarding i Modul 2,
Enhed 3, Emne 2 "Lederens indsats for at fremme et
sikkert og sundt arbejdsmiljø".

21. post-pandemisk
empowerment-program
Læring og udvikling
Fjernarbejde kan gøre det mere udfordrende at
identificere områder, hvor en medarbejder har
brug for yderligere træning, især fordi fjernarbejde
eliminerer mange af de uformelle samtaler, vi tager
for givet på den fysiske arbejdsplads.
Ved at have flere kommunikationsværktøjer, herunder
dem, der er designet til uformelle samtaler uden for
emnet, er det mere sandsynligt, at medarbejderne
vil henvende sig med L&D-relaterede spørgsmål,
eller at lederne vil opfange behovet for yderligere
træning i en fjernarbejdssituation.
3. Hvad har ændret sig med hensyn til digitalisering?
Denne støtte øger ikke kun produktiviteten, men også den generelle moral på et tidspunkt, hvor vi har mest
brug for det. L&D-teams og ledere bør fokusere på to hovedmål: at muliggøre læring i arbejdsflowet og
levere de træningsværktøjer, der er nødvendige for at hjælpe organisationen med at nå virksomhedens
mål på en fjernarbejdsplads.
Som supplement til denne information kan du også læse Modul 2, Enhed 3, Emne 2 "Lederens indsats for at fremme et sikkert og
sundt arbejdsmiljø".

22. post-pandemisk
empowerment-program
Gamification
Moderne learning management-systemer giver
mulighed for at gamificere indholdet for at gøre det
mere engagerende og underholdende. Ud over
indholdet kan selve læringsoplevelsen gamificeres
ved at bruge elementer som leaderboards,
highscores og lignende.
God praksis og eksempler
Hvordan bruger de fleste virksomheder
gamification i læring og udvikling?
1) Inden for eksisterende uddannelse;
2) Avatar login-funktioner;
3) Ændring af formatet på komplekse lektioner;
4) Feedback under hele kurset;
5) Peer-setting;
6) Indarbejdede priser;
7) Læringsinteraktion.

23. post-pandemisk
empowerment-program
Medarbejdernes engagement
Jo mere engageret en person er, jo mere sandsynligt
er det, at han/hun udviser forbedret effektivitet
og jobtilfredshed, og at han/hun gør en ekstra
indsats i sit job, når det er muligt.
I takt med at de fleste virksomheder bliver
fjernstyrede, bliver HR-ledere udfordret til at
finde nye og mere håndgribelige måder at holde
deres medarbejdere glade på uden at skulle
interagere ansigt til ansigt.
3. Hvad har ændret sig med hensyn til digitalisering?
Virksomheder, der tilbyder fjernarbejde og fleksible arbejdsmuligheder, er mere attraktive for toptalenter
og hjælper virksomheder med at få og fastholde en konkurrencedygtig arbejdsstyrke.

24. post-pandemisk
empowerment-program
Ledelse af præstationer
Selvom processen med at optimere ydeevnen på afstand er udfordrende, kan den forenkles ved at justere
ledelsesstilen og organisationens politikker. Med ordentlig research kan flaskehalse identificeres, og
ressourceallokeringen kan gøres effektiv. Fjernarbejdere drager størst fordel af en hyppig
feedbackmodel for performance management.
Medarbejdere har brug for nyttig, handlingsorienteret feedback, især når de føler sig isolerede i et
fjerntliggende miljø, og en hyppig feedbackmodel giver dem det. Ved hjælp af denne model giver
lederne feedback, der fører til løsninger.
De grundlæggende principper for performance management er de samme, selv i et fjernarbejdsmiljø, men
de skal udføres på en anden måde. Kontormiljøet gav mulighed for ad hoc-diskussioner og feedback,
hvilket ikke kan være tilfældet i et fjernarbejdsmiljø.
For yderligere information se Modul 2, Enhed 3, Emne "Lederes handlinger til fremme af et sikkert og sundt arbejdsmiljø - Lederskab og
lederens "tilstedeværelse"".
3. Hvad har ændret sig med hensyn til digitalisering?

25. post-pandemisk
empowerment-program
At arbejde på afstand midlertidigt er ikke det samme som at have en førende fjerntankegang. At skifte til
en remote-first-tankegang betyder at omfavne en ny tilgang. Tænk over følgende:
Vurdering - analyser arbejdsgangene i din virksomhed
● Finder ledelsen sted i hovedkvarteret, eller
arbejder den eksternt og på tværs af verden?
● Er synkron kommunikation den mest udbredte
kommunikationsform ELLER foretrækkes
asynkron kommunikation?
● Betragtes arbejde på kontoret som vigtigt
arbejde, ELLER kan alt arbejde udføres på
afstand, herunder vigtige møder?
● Finder kritiske beslutninger sted under
formelle og uformelle personlige interaktioner
ELLER gennem fjernkommunikation?
● Finder alle møder sted i hovedkontorets
åbningstid, ELLER er personlige møder begrænsede
og optages i alle tidszoner?
● Er præstationen direkte forbundet med timer på
kontoret, ELLER måles den på resultater og ikke på
den tid, der bruges på kontoret eller online?
● Bliver der brugt en central platform til teamets
engagement og kommunikation?
Baseret på dine svar kan du genoverveje dine
organisatoriske processer og bevæge dig mod en
remote-first tankegang!

26. post-pandemisk
empowerment-program
Standarden for
innovationsledelse
ISO 5600
04

27. post-pandemisk
empowerment-program
ISO (International Organisation for Standardisation) er
en verdensomspændende sammenslutning af
nationale standardiseringsorganer (ISO-
medlemsorganer).
En organisations evne til at innovere er anerkendt som
en nøglefaktor for vedvarende vækst, økonomisk
levedygtighed, øget velfærd og samfundsudvikling.
En organisations innovationsevne omfatter evnen til
at forstå og reagere på skiftende forhold i dens
kontekst, til at forfølge nye muligheder og til at
udnytte viden og kreativitet hos folk i
organisationen i samarbejde med eksterne
interessenter.
4. ISO 5600
Den etablerer en sammenhængende, konsistent
og fælles ramme for:
● forstå de vigtigste termer, definitioner,
koncepter og principper for
innovationsledelse;
● støtte en organisation i at etablere,
implementere, vedligeholde og løbende
forbedre et innovationsledelsessystem og
andre innovationsledelsesstandarder; og
● lette kommunikationen og skabe
opmærksomhed om innovationsaktiviteter
internt og på tværs af organisationer.

28. post-pandemisk
empowerment-program
ISO 56000-familien af standarder giver organisationer
retningslinjer for ledelses- og innovationsprocesser,
innovationsledelsessystemer, innovationsværktøjer og -
metoder samt innovationsmålinger.
a) ISO 56002:2019 - Ledelsessystem for innovation --
Vejledning
b) ISO/TR 56004:2020 - Vurdering af innovationsledelse -
Vejledning
c) ISO/TS 56003:2019 - Innovationsledelse -- Værktøjer og
metoder til styring af intellektuel ejendomsret --
Vejledning
d) ISO 56000:2020 - Innovationsledelse - Grundprincipper
og ordforråd
4. ISO 56000-familien af standarder

29. post-pandemisk
empowerment-program
4. ISO 5600
Svar på hyppige spørgsmål
SMV'er kan blive certificeret af ISO selv, men også af
tredjepartsorganisationer, der er etableret til disse formål og er
akkrediteret af industrien og den nationale regering.
Flere variabler, herunder virksomhedens størrelse, den ønskede
certificeringstype og det valgte certificeringsorgan, kan påvirke
omkostningerne ved ISO-certificering for en SMV.
Hvor komplicerede SMV'ens aktiviteter er, og hvilket certificeringsorgan
der vælges, er to variabler, der kan påvirke, hvor lang tid det tager at
blive ISO-certificeret. Det er gyldigt i en forudbestemt periode, ofte tre
år.

30. post-pandemisk
empowerment-program
4. ISO 5600
Trin til at opnå ISO 5600
● Analyse af huller
For at finde ud af, hvilke områder der skal forbedres for at opfylde kriterierne i ISO-standarderne, bør
der gennemføres en gap-analyse.
● Udvikling af planer
SMV'en bør udarbejde en implementeringsstrategi for at bringe systemerne i overensstemmelse med
ISO 5600.
● Interne revisioner
SMV'erne bør derefter sikre sig, at ISO 5600-kriterierne opfyldes, og udpege eventuelle områder, hvor de
skal forbedre sig.
● Certificeringsaudit
En certificeringsmyndighed, der er akkrediteret af branchen og af den nationale regering, skal udføre en
certificeringsaudit og bekræfte, at de overholder kriterierne i ISO 5600.
● Korrigerende foranstaltninger
SMV'en skal træffe korrigerende foranstaltninger for at rette op på eventuelle afvigelser, der er fundet
under certificeringsauditten, hvis den ikke opfylder kriterierne i ISO 5600.

31. post-pandemisk
empowerment-program
Optimering af arbejdsgange skaber en
mere produktiv arbejdskultur.
Digital sundhed og sikkerhed handler om
mere end bare teknologi, som er
afgørende for organisatorisk ledelse.
Digitaliseringen har ændret processer som
rekruttering, onboarding, læring og
udvikling, medarbejderengagement og
performance management.
At skifte til en remote-first tankegang
betyder at omfavne denne nye digitale
tilgang.
En organisations evne til at innovere er
anerkendt som en nøglefaktor for
workflow management og
arbejdsstyrkens produktivitet.
RESUMÉ AF ENHED 2

32. post-pandemisk
empowerment-program
Hvis du definerer problemet
korrekt, har du næsten
løsningen.
- Steve Jobs

33. post-pandemisk
empowerment-program
For at skabe en mere produktiv
arbejdskultur er det også vigtigt
at maksimere output af høj
kvalitet for at forblive
konkurrencedygtig og relevant.
Digitale værktøjer er afgørende
for at opnå høje præstationsmål
under hybride arbejdsforhold. De
kan være et kvalitativt såvel som
kvantitativt middel til at vurdere
operationelle aspekter af SMV'er.
OVERGANG TIL NÆSTE
ENHED