Vi har samlet et par interessante fakta og tal, som kan hjælpe dig med at få en smartere tilgang til informations- og dokumenthåndtering. Denne vejledning gennemgår de forskellige udfordringer og belyser muligheder, som kan forbedre områder som kontorprint, informationssikkerhed og håndtering af papirbaserede workflows. Du vil blive overrasket over, hvordan en række små ændringer i din tilgang kan skære ned på omkostninger, mindske administrationsbyrden og styre risici i forbindelse med compliance.

1. GENOVERVEJ
JERES TILGANG TIL
INFORMATIONS- OG
DOKUMENTHÅNDTERING
TRANSFORMÉR
KONSOLIDÉR PROCESSER
KONTROLLÉR BUDGETTER
ØG COMPLIANCE

2. NÅR DU ER PRESSET OG SKAL LEVERE MERE FOR MINDRE,
HVOR LÆGGER DU DA FOKUS PÅ FORBEDRINGERNE?
Kig nærmere på dine informations- og dokumenthåndteringsprocesser. Hvor
mange ressourcer bruger du på print, og hvor mange forskellige leverandører har
du? Hvad koster det at vedligeholde alt udstyret? Er dine workflows papirbaserede,
når de kunne være digitale? Har du overblik på tværs af organisationen, så du kan
styre omkostninger, compliance og serviceniveau for medarbejderne?
På tværs af hele virksomheden lægger ineffektive processer og mange
leverandører ekstra pres på de allerede hårdt pressede IT-budgetter. Ved at
konsolidere udstyret og adoptere en smartere tilgang til informations- og
dokumenthåndtering kan IT-professionelle hjælpe virksomheder med at forbedre
produktiviteten, samarbejdet og mobiliteten, samtidig med at de mindsker
omkostningerne og sikrer compliance.
Her følger lidt viden, som vil hjælpe dig med at fokusere på, hvor du kan opnå mere...

3. FIND DIT FOKUS
Informations- og dokumenthåndtering står måske ikke
øverst på IT-dagsordenen lige nu.
Men følgende infographics viser det potentiale, der er
ved at forandre den måde, I arbejder på.
Med den rette tilgang kunne I...
SKÆRP

4. Hospital strømliner dokumenthåndteringsprocesser på tværs af supportfunktionerne
"Den hurtigere behandlingstid af transaktioner har elimineret en kontrolproces på to dage i
slutningen af måneden."
Pat Bailey, SAP System Support, St James’s Hospital
FÅ SMARTERE ARBEJDSMETODER
af virksomhederne arkiverer nye
papirdokumenter manuelt
[Canon/KAE Market Research, 2014]
af virksomhederne mener, at de ville være mere
produktive, hvis de havde forbedrede workflows,
søgefunktioner, rapportering om informationer og
automatiserede værktøjer til at oprette dokumenter
[The SharePoint Puzzle, AIIM Market Research, 2012]
af printede, digitale original-
dokumenter genindtastes på
computere
[IDC Insights, 2012]
25 %
54 %
50 %
Manuelle, papirbaserede processer spilder tid, medfører fejl og optager værdifuld opbevaringsplads. Digitalisering
og automatisering sparer tid i forbindelse med håndtering og giver overblik, så dokumenterne nemt kan spores,
søges efter og gemmes.
Forsikringsselskab sparer 60 % på printomkostninger
Canon har leveret en Managed Print-strategi, der gav afkast i løbet af kort tid og reducerede
printrelaterede omkostninger med over 60 %.
Horst Schlüchter, Chef for applikationsstyring og infrastruktur, RV Versicherung
REDUCERE OMKOSTNINGER
af en organisations indtægter bliver brugt på at
oprette, håndtere og distribuere dokumenter
[The Paperless Project, 2013]
Managed Print Service (MPS) gør det nemmere at forudsige omkostninger og at opnå besparelser. Ved at
konsolidere enheder og leverandører reducerer du omkostningerne ifm. forbrugsstoffer og vedligeholdelse.
Besparelser kommer også fra en automatisering af workflows på områder som økonomi, HR, logistik og distribution.
15 %
Færre bøder for sen betaling takket være et automatiseret system.
Sammenlagt med pengene, som vi sparer fra det reducerede antal bøder, har Canons
løsning resulteret i en samlet omkostningsbesparelse på 30 %.
Bert Rijkmans, Informations- kommunikationschef, The Van Dillewijn Group
KONTROLLERE COMPLIANCE OG RISICI
af organisationerne siger, at det er en stor udfordring
at sikre dokumentsikkerheden for at kunne
administrere deres eksisterende printinfrastruktur
[A Sustainable Print Agenda, Quocirca, 2013]
Næsten en fjerdedel af
organisationerne har været udsat for
lækage af information inden for de
sidste 12 måneder
[Bridging the Information Worker Productivity
Gap White Paper, IDC, 2012]
Automatisering forenkler audit trails og gør det muligt at registrere data nøjagtigt, at gemme dem sikkert og at
hente dem uden problemer. Fra økonomi over HR til marketing forstår vi, hvordan vi skal hjælpe kunder med at
sikre, at de overholder gældende regler og bestemmelser, og hvordan de reducerer forretningsmæssige risici.
39 %
25 %
De gennemsnitlige omkostninger for en virksomhed, som
udsættes for et databrud, estimeres til at være kr.
[The Ponemon Institute, 2013 Cost of Data Breach Study, 2013] 21 mio.
af virksomhederne har svært ved at forstå
printforbruget
55 %
har svært ved at håndhæve en printpolitik
[A Sustainable Print Agenda, Quocirca, 2013]
51 %
Kommunes forbedrede kontrol over dokumentprocesser fjerner 7 timers nedetid
I dag vises opgaverne i printkøen, umiddelbart efter at vi har genstartet printflåden.
Denne proces tager i alt seks minutter.
Gary Sussex, Chef for IKT-tjenester, London Borough of Newham
GØRE ADMINISTRATIONEN LETTERE
af organisationerne siger, at det er en stor
udfordring at begrænse IT-administration til
et minimum for at kunne administrere deres
eksisterende printinfrastruktur
[A Sustainable Print Agenda, Quocirca, 2013]
Kloge virksomheden ønsker leverandører, som kan skabe værdi for deres print- og dokumentlandskab og
dermed forbedre fleksibiliteten og adgangen til informationer, så de i sidste ende kan få et bedre samarbejde og
mere mobilitet. De ønsker smarte, automatiserede processer, forenklet printadministration og færre
forespørgsler til deres helpdesk.
39 %
37 %
af arbejdsstyrken vil være mobil ved udgangen af
2015
[Smart Mobility report, IDC, 2013]
41 %
af organisationerne, som bruger MPS,
implementer også værktøjer til at håndtere
dokumentworkflows, så de kan forbedre
virksomhedens processer
[Managed Print Service Landscape, Quocirca, 2014]

5. “”OMKOSTNINGERNE ER BLEVET REDUCERET
VÆSENTLIGT, OG DET HAR EN BETYDELIG
INDVIRKNING PÅ VORES BUNDLINJE.
VI HAR LANGT FÆRRE ENHEDER, DE ER MERE
FLEKSIBLE OG ROBUSTE, OG VI HAR DE RIGTIGE
MASKINER DE RIGTIGE STEDER.
Sue Chick
Projektleder, Imagination

6. Få mere at vide på
canon.dk/CIO
Canon forstår udfordringerne ved informations-
og dokumenthåndtering. Vi hjælper med at
konsolidere og håndtere udstyr og processer og
med at automatisere indsamling, lagring, print
og distribution af information. Du kan vælge at
administrere vores løsninger internt i virksomheden
eller at udlicitere det hele til Canon.
Med sammenhængende workflows, som giver
dig gennemsigtighed, så du kan reducere
omkostningerne, nedsætte kompleksiteten og sikre
compliance, giver vi dig mulighed for at fokusere på
at opnå så meget mere for meget mindre.
Vi hjælper dig med at
fokusere på, hvad der
er vigtigst
Hvordan kan vi hjælpe?
Vi samarbejder med virksomheder i alle
størrelser for at skabe imponerende
resultatforbedringer – og vi kan gøre det
samme for dig.
Hvis der er nogle særlige interesseområder,
som du gerne vil diskutere med os, eller
hvis du gerne vil aftale et møde, er du
velkommen til at ringe til os på
7015 5005.
Eller bed en af vores eksperter om at
kontakte dig for at høre, hvordan vi kan
hjælpe dig med alle dine informations- og
dokumenthåndteringsprocesser.
© Canon Europa N.V. 2015