3. PENGERTIAN ADMINISTRASI
THE LIANG GIE
Administrasi adalah proses penyelenggaraan
dalam setiap usaha kerjasama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan tertentu
PRAJUDI ADMOSUDIRDJO
Administrasi adalah aktivitas atau kegiatan dari
orang atau kelompok orang untuk mencapai
maksud tertentu.
5. PENGERTIAN LOGISTIK
SUBAGYA
Secara Etimologis, Logistik berasal dari bahasa
Yunani Kuno “Logistikos” : artinya “terdidik” atau
“pandai”
WEBSTER’S NEW COLLEGIATE DICTIONARY
“Logistic” adalah cabang seni kemiliteran yang
meliputi tugas-tugas transportasi , pemarkasan dan
perbekalan bagi pasukan-pasukan
LUCAS DAN RUMSARI
“Logistik” adalah segala sesuatu/benda yang
berujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible),
baik yang digunakan untuk kegiatan pokok maupun
kegiatan penunjang (administrasi)
6. ADMINISTRASI LOGISTIK
BACHSAN MUSTAFA
Administrasi Logistik adalah kegiatan pengelola
barang dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan
barang atau dengan kata lain melaksanakan fungsi-
fungsi managemen barang untuk memperoleh
keuntungan/manfaat maximum dari penggunaan barang.
7. ISTILAH LAIN LOGISTIK
1. PERBEKALAN (SUPPLIES)
2. PERALATAN (EQUIPMENTS)
3. PERLENGKAPAN
4. MATERIAL (MATERIALS)
5. MATERIIL
6. BARANG
8. PERBEKALAN (SUPPLIES)
Kamus BI Purwodarminto
Perbekalan : segala sesuatu yang dipakai untuk
bekal
> Bekal (Bhs Jawa) : sangu
> Bekal/Perbekalan (Bhs Asing) : supplies (:
barang habis pakai).
Contoh :
1. Office Supplies (Perbekalan Kantor)
2. Store Supplies (Perbekalan Toko)
9. PERALATAN (EQUIPMENTS)
Barang-barang yang merupakan perlengkapan
material yang dalam penggunaannya mempunyai
sifat tahan lama
Contoh : mesin-mesin kantor, mesin-mesin toko,
mesin-mesin pabrik dan peralatan tahan lama
lainnya
10. PERLENGKAPAN
Berasal dari kata dasar : lengkap (kamus
Purwodarminto) berarti : genap : (tidak ada kurangnya),
komplit (segala-galanya telah tersedia)
contoh :
> Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang
secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan kegiatan
kantor.
Perlengkapan mengetik adalah barang-barang yang
secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
mengetik, baik barang tahan lama (meja , kursi, ketik ,
computer, laptop, printer dll) maupun yang habis pakai
(kertas, tinta, karbon dll) baik yang pokok maupun yang
sekedar sebagai pelengkap saja.
11. MATERIAL (MATERIALS)
Material (Materials) dimaksudkan perlengkapan
material yang bukan berupa uang.
Materials ( dalam managemen
perusahaan/produksi) diartikan sebagai : bahan,
misalnya bahan baku ( raw materials, direct
materials), bahan pembantu (indirect materials).
Dan ini hendaknya dibedakan dengan equipments
(peralatan)
12. MATERIIL
Pengertian materiil secara umum adalah
seluruh barang-barang milik/kekayaan
negara baik yang berujud tahan lama
(inventaris) maupun yang berujud pakai
habis yang satuan-satuannya dapat diukur,
ditimbang dan dihitung terkecuali surat-
surat berharga dan uang.
13. BARANG
Keppres RI No. 80 Th. 2003
Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan
uraian yang meliputi bahan baku, barang setengah
jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya
ditentukan oleh pengguna barang/jasa.
Sukadarto, 2001 : 3
Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang
terdiri satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung,
diukur, ditimbang, dan dinilai, kecuali uang.
14. LANJUTAN
Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010
Barang adalah setiap benda baik yang berwujud
maupun yang tidak berwujud, bergerak maupun
tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan,
dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh
pengguna barang
15. LANJUTAN
Berdasar Sumber Anggaran
Barang milik negara
adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh
atas beban APBN atau berasal dari perolehan
lainnya yang sah.
Barang milik daerah
adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh
atas beban APBD atau berasal dari perolehan
lainnya yang sah.
16. LANJUTAN
Barang Milik Negara/Daerah
> Barang yang dibeli atau diperoleh atas beban
APBN/D
> Barang yang berasal dari perolehan lainnya yang
sah, meliputi :
- barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan
atau sejenisnya
- barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari
perjanjian/kontrak
- barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan
undang- undang, atau
- barang yang diperoleh berdasarkan putusan
pengadilan yang telah memperoleh kekuatan
hukum.
17. LANJUTAN
Jenis-jenis Barang
1. Barang Inventaris
2. Barang Bergerak
3. Barang Tidak Bergerak
(Barang Tetap)
4. Barang Pakai Habis
5. Barang Persediaan
18. BARANG MILIK/KEKAYAAN NEGARA
1. Barang-barang Tetap (tidak bergerak)
: tanah-tanah, bangunan-bangunan, monumen-
monumen
2. Barang Bergerak
: alat-alat besar, Peralatan pabrik, peralatan
kantor,Inventaris perpustakaan, alat-alat pengangkutan
3. Barang yang pakai habis : alat - alat tulis kantor, alat –
alat penerangan, BBM, Gas, Accu dan lain – lain
sebagainya.
4. Barang – barang persediaan : bahan baku, suku
cadang, kertas foto copy bukan termasuk barang
inventaris
5. Hewan – hewan : sapi, kerbau, kuda, anjing, dan lain
sebagainya.
19. PENGERTIAN LAIN DARI ADMINISTRASI
LOGISTIK
. ADMINISTRASI PERBEKALAN (BPK, 1997: 4)
adalah segenap aktivita penyelenggaraan yang
meliputi perencanaan dan pembinaan benda-benda
yang diperlukan dalam suatu organisasi, serta
penyingkiran benda-benda yang tidak diperlukan
lagi bagi organisasi
20. LANJUTAN
ADMINISTRASI MATERIIL (Sukadarto,2001 : 8)
yaitu proses penataan barang-barang baik yang
berujud tahan lama (inventaris) maupun barang
pakai habis yang diperoleh melalui tahapan
perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan/penyimpanan, pendistribusian,
pemeliharaan, penghapusan/pelelangan,
pengawasan, pelaporan dan evaluasi
21. LANJUTAN
Manajemen Materiil (Sukadarto,
2001:11)
Adalah keseluruhan proses pengendalian
orang dan barang-barang melalui sistem
penataan/pengelolaan mulai dari
perencanaan, penganggaran, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian
(pemakaian), pemeliharaan hingga
penghapusannya.
22. LANJUTAN
Manajemen Logistik (Bachsan Mustafa, 2002 : 4)
Adalah pengelolaan barang, baik itu barang
pemerintah maupun barang perusahaan atau
barang perorangan, dengan tujuan agar
pemakaian/penggunaannya dilakukan secara
efektif dan sefisien-efisinnya sehingga dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya atau
memberikan hasil maksimum kepada pemilik
barang
23. LANJUTAN
Manajemen Logistik (Lucas dan Rumsari.
2004 : 2)
merupakan serangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian dan pengawasan terhadap
kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan
logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi
dalam upaya pencapaian tujuan organisasi
24. LANJUTAN
Ruang Lingkup Adm Log
Kegiatan managerial : perencanaan,
pengorganisasian, dan pengawasan.
Kegiatan operasional : pengadaan, pencatatan
(inventarisasi), penggudangan, pendistribusian,
pemeliharaan, dan penghapusan.
25. TUJUAN ADMINISTRASI LOGISTIK
Secara umum kegiatan pengelolaan logistik
dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan
efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi
Untuk meningkatkan efisiensi, daya pakai dan
menambah umur (life time) barang-barang
(inventaris), sehingga dengan administrasi yang
baik dan mantap akan dapat menghemat
pengeluaran anggaran, khususnya dalam belanja
barang.
26. FUNGSI-FUNGSI MANAGEMEN LOGISTIK
Muhammad Alihusin :
1. Perencanaan
2. Pengadaan
3. Pergudangan
4. Pemeliharaan
5. Penghapusan
6. Pengawasan dan Pengendalian
7. Pelaporan dan Evaluasi
30. SIKLUS LOGISTIK
Hakekatnya merupakan kegiatan logistik yang
berawal dari fungsi perencanaan dan berakhir
dengan fungsi penghapusan. Sedangkan
Pengawasanan merupakan fungsi kunci, agar
pelaksanaan fungsi-fungsi managemen logistik
sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
32. 1. PERENCANAAN LOGISTIK
Merupakan kegiatan pemikiran, penelitian,
perhitungan dan perumusan tindakan-tindakan
yang akan dilakukan dimasa yang akan datang,
baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
operasional dalam pengelolaan logistik,
penggunaan logistik, pengorganisasian maupun
pengendalian logistik.
34. A. PERENCANAAN KEBUTUHAN
Merupakan suatu gambaran kegiatan yang akan
dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan
benda-benda perbekalan yang secara tegas dan
secara tertulis memuat nama, jenis barang, jumlah,
waktu yang dibutuhkan, biaya dan lain-lain
keterangan yang dianggap perlu diterangkan.
35. PERENCANAAN KEBUTUHAN
1.What (apa? )
Barang apa yang akan diadakan?
2. Why (mengapa?)
Mengapa barang tersebut diadakan?
3. When (kapan?)
-Kapan barang tersebut dibutuhkan?
-Kapan barang tersebut diadakan?
4. Where (dimana?)
- Dimana barang tersebut akan diperoleh?
- Dimanam barang tersebut akan digunakan?
5. Who?
- Siapa yang akan menggunakan barang tersebut?
- Siapa yang akan mengadakan barang tersebut?
6. How?
- Bagaimana cara pengadaannya?
- Bagaimana prosedur pengadaannya?
- Baagaimana aturan-aturan pengadaannya?
7. Berapa banyak barang yang dibutuhkan ?
8. Berapa harga barang yang akan diadakan?
36. PENENTUAN DAN PENETAPAN KEBUTUHAN
LOGISTIK
Adalah kegiatan perumusan daftar nama-nama
barang yang pasti akan diadakan oleh suatu
organisasi dalam periode waktu tertentu.
37. Daftar Nama-nama Barang (Daftar Nominasi
Barang) :
Adalah daftar nama-nama barang yang pasti akan
diadakan setelah diurutkan berdasarkan skala
prioritas.
Skala Prioritas
merupakan daftar penyusunan kebutuhan menurut
indeks korelasinya
38. INDEKS KORELASI
Tinggi ( Skala Primer ) : benda-benda tersebut
sangat mutlak dibutuhkan, tanpa adanya benda
tersebut instansi tidak akan bisa berjalan. sangat
mendesak
Sedang ( Skala Sekunder ) : benda-benda itu
penting untuk memperlancar jalannya instansi,
namun tidak mutlak. mendesak
Rendah ( Skala Tertier ) : adanya benda-benda
tersebut perlu untuk membantu memperlancar
jalannya instansinsi, namun tidak mutlak dan tidak
penting. tidak mendesak
39. PENTING !
> Ukuran skala prioritas sifatnya relatif dan dinamis
sejalan dengan perkembangan, kondisi finansial dan
kebijakan organisasi.
> Daftar Nominasi Barang selain memuat gambaran
informasi mengenai nama dan spesifikasi barang serta
jumlah barang yang diadakan juga harus memuat
gambaran informasi mengenai harga persatuan dan
harga total guna memperhitungkan anggaran yangn
dibutuhkan.
> Daftar Nominasi Barang dijadikan pedoman bagi
pimpinan puncak, penanggung jawab pengadaan logistik
untuk menyetujui maupun melaksanakan kegiatan
operasional pengadaan logistik.
> Penyusunan dan perumusan Daftar nominasi Barang
harus melibatkan beberapa pihak yang kompeten, al :
Pimpinan puncak, penanggung jawab keuangan
(manager keuangan) dan penanggung jawab dalam
operasionalisasi logistik ( Kepala bagian logistik atau
Kepala Bagian Rumah Tangga).
40. > Penetapan Rencana Kebutuhan Logistik
merupakan bagian kegiatan yang cukup krusial
dan strategis, karena kegiatan ini sangat
menentukan tingkat efektivitas kerja setiap unit
kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara
keseluruhan.
> Walaupun kebutuhan logistik dalam periode
waktu tertentu telah disusun dalam daftar
nominasi barang , tidak menutup kemungkinan
suatu organisasi melakukan pengadaan logistik
diluar nama-nama barang yang telah tertuang
dalam DNB.....> sepanjang didasarkan atas
pertimbangan produktivitas unit kerja maupun
produktivitas organisasinsecara keseluruhan.
41. B. PENELITIAN KEBUTUHAN
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian
kebutuhan, adalah:
1. Faktor Fungsional
Fungsi Umum : stiap benda perbekalan secara umum
berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan
para karyawan/pegawai.
Fungsi Khusus : berkaitan dengan bentuk, type, ukuran dan
lain-lain.
2 .Faktor Biaya Manfaat
mempertimbangkan antara biaya yang harus dikeluarkan
dengan manfaat yang diperoleh
3. Faktor Standardisasi
Standardisasi adalah pembakuan mengenai jenis, ukuran,
mutu dan harga dari barang perlengkapan/logistik.
Standardisasi erat kaitannya dengan Normalisasi.
Normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal
berdasarkan standar yang telah ditentukan.
42. PENTING!
Standardisasi alat-alat kerja baik alat-alat kerja
dikantor maupun perusahaan seharusnya terus
dikembangkan, karena keadaan teknologi yang
selalu berkembang.
Standardisasi alat-alat hendaknya diserahkan
kepada para ahli.
43. STANDARISASI
SK Menteri No. 66 Th. 1977 tentang Standarisasi
Standarisasi meliputi :
> Ruang kantor
> Rumah Dinas
> Kendaraan Bermotor
> Alat Perlengkapan Kantor
Surat Edaran Ketua Lembaga Administrasi
Negara No. 163 A/SEKLAN/3/1978 tentang
standarisasi mesin kantor :
> Merk
> Type/jenis
> Ukuran
44. KEUNTUNGAN STANDARSASI:
Karena bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara
Internasional, maka akan memudahkan
penggantian suku cadang.
Perawatan menjadi mudah dan sederhana
Peralatan menjadi favorit sehingga mudah dijual
dan mudah diperoleh
Suku cadang akan tersedia cukup banyak
Harga dapat ditekan serendah mungkin
Kerusakan yang kecil tidak perlu menyebabkan
tidak berfungsinya peralatan tersebut.
45. KERUGIAN STANDARISASI :
Orang hanya terikat pada beberapa merk peralatan
yang dapat dipilihnya
Pedagang mungkin dapat mempermainkan
konsumen peralatan tersebut.
46. 4.FAKTOR PRESTISE (KEWIBAWAAN) DAN
KEAMANAN
Yaitu perlu diperhatikan siapa yang akan
mempergunakan, apa jabatannya dsb. beda
jabatan, beda perlengkapannya
47. 5. FAKTOR ANGGARAN
Yaitu mempertimbangkan ketersediaan anggaran
dalam organisasi. Dengan mempertimbangkan
faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas
kebutuhan logistik maupun cara-cara pengadaan
logistik degan tidak meninggalkan pertimbangan
efektivitas dan efisiensi.
48. TAHAPAN PENENTUAN KEBUTUHAN LOGISTIK
Lucas dan Rumsari
1. Menyusun nama-nama barang yang dibutuhkan
organisasi
2. Membuat Skala Prioritas
3. Membuat Daftar Nominasi Barang
49. PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa
1. Mengidentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang
diperlukan K/L/D/I
2. Menyusun dan menetapkan rencana
penganggaran untuk pengadaan Barang/Jasa
- kgt & anggaran yg dibiayai K/L/D/I sendiri
- kgt & anggaran yg dibiayai kerjasama K/L/D/I
3. Menetapkan Kebijakan Umum, tentang :
a. pemaketan pekerjaan
b. cara pengadaan
c. pengorganisasian pengadaan Barang/Jasa
50. LANJUTAN
d. menyusun Kerangka Acuan Kerja, paling sedikit
memuat:
1.uraian kegiatan yang akan dilaksanakan
2.waktu pelaksanaan yang diperlukan
3.spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan
diadakan
4.besarnya total perkiraan biaya pekerjaan
51. PERENCANAAN LOGISTIK SETDA KOTA
SURAKARTA
Nama Jenis Jumlah Waktu Biaya Metode
Barang Barang (Rp) Pengada
an
Kendaraan Pick up L 1 unit Tw. I 120 juta Lelang umum
Opersional 300
Mesin 1 unit Tw II 20 juta Penunjukan
Porporasi Langsung
AC 2 unit Tw III 7,5 juta Penunjukan
Langsung
52. TUGAS KD I ADNINISTRASI LOGISTIK
1. Jelaskan Pengertian Administrasi Logistik
2.Bachsan Mustafa mengemukakan fungsi-fungsi
managemen/Administrasi Logistik dan
menggambarkannya dalam sebuah Diagram Siklus
Logistik. Gambar dan jelaskan diagram tersebut !
3.a.Jelaskan pengertian Perencanaan kebutuhan
Logistik !
b. Jelaskan pentingnya penelitian kebutuhan
dalam perencanaan kebutuhan Logistik !
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Daftar
Nominasi Barang !
