Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Oleh :Sugito,S.Kom
PENGANTARSalah satu tolok ukur sebuah organisasi berjalan secaraterorganisir dengan baik adalah sistem administrasi yangdi...
PENGERTIAN ADMINISTRASIadministrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatuyang berhubungan dengan proses tulis menulis /k...
KEGUNAAN ADMINISTRASIAdministrasi yang baik sangat berguna antara lain untuk:1) Pedoman pelaksanaan program kerja selama s...
AKTIFITAS ADMINISTRASI          DI GUGUS DEPAN1.   Surat menyurat2.   Kearsipan3.   Penyusunan Laporan4.   Penyajian Data ...
1. Surat MenyuratSebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yangdisampaikan kepada pihak lain, dalam bentuk warta/berit...
2. KearsipanAdalah proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat secara sistimatis, sehingga bila dibutuhkan akandapat dik...
3. Penyusunan Laporan   Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban   tertulis, yang berfungsi sebagai sumber inform...
4. Penyajian Administrasi       dan Data Satuan/Gugus DepanAdministrasi dan data di gugus depan sangatbermanfaat     bagi ...
JENIS BUKU ADMINISTRASI      DALAM GUGUS DEPANBuku pegangan pengurusBerisi tentang semua hal yang perlu diketahui olehpeng...
JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku catatan harian/log bookBerisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. ...
JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku inventaris dan peminjaman barangInventarisasi sebaiknya dilakukan secara ber...
JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANSelain itu, juga perlu pengarsipan setiap surat masuk ataukeluar, proposal kegiat...
ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN                         KEGIATAN DAN PELAPORANProposal kegiatan• Merupakan alat guna men...
ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN                               KEGIATAN DAN PELAPORANPelaporan Kegiatan• Laporan merupaka...
CONTOH-CONTOH FORMAT DATA       Program Kerja Tahunan                                                             BULAN NO...
CONTOH-CONTOH FORMAT DATA           Buku Induk Anggota                                                                    ...
CONTOH-CONTOH FORMAT DATA     Buku Catatan Rapat/Pertemuan/Notula           Notulen Rapat Pengurus Dewan Ambalan     Hari ...
CONTOH-CONTOH FORMAT DATA      Buku Inventaris                                              KEADAANNO BARANG    KLASIFIKAS...
CONTOH-CONTOH FORMAT DATA   Buku catatan keuangan    Penerimaan dan Pengeluaran Uang Gugus DepanBulan     : .................
CONTOH-CONTOH FORMAT DATA     Buku ekspedisi                  TANGGALNO   NO. SURAT              PERIHAL   TUJUAN   PARAF ...
Materi pelatihan administrasi pramuka 2012
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Materi pelatihan administrasi pramuka 2012

55,808 views

Published on

Semoga bermanfaat untuk belajar mengelola Administrasi Gugus Depan Pramuka

Published in: Education

Materi pelatihan administrasi pramuka 2012

  1. 1. Oleh :Sugito,S.Kom
  2. 2. PENGANTARSalah satu tolok ukur sebuah organisasi berjalan secaraterorganisir dengan baik adalah sistem administrasi yangdijalankan.Namun, seringkali hal yang berhubungan denganadministrasi dianggap sebagai formalitas, bahkan seringdiremehkan. Padahal sistem administrasi yang baik akansangat membantu dan mutlak dibutuhkan jika sebuahorganisasi ingin maju. Lebih-lebih bagi Dewan Ambalanyang setiap tahun berganti kepengurusan.Secara khusus, administrasi menjadi tanggung jawabkerani (sekretaris) dewan ambalan. Karena banyaknyatugas keadministrasian, sebaiknya kerani membentukbidang tersendiri untuk mengelola keadministrasian.
  3. 3. PENGERTIAN ADMINISTRASIadministrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatuyang berhubungan dengan proses tulis menulis /ketatausahaan.Menurut KBBI, Administrasi adalah usaha dankegiatan yang meliputi penetapan tujuan sertapenetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaanorganisasi.
  4. 4. KEGUNAAN ADMINISTRASIAdministrasi yang baik sangat berguna antara lain untuk:1) Pedoman pelaksanaan program kerja selama satu periode.2) Mengetahui perkembangan dewan ambalan.3) Mengetahui perkembangan anggota ambalan, seperti keaktifan atau pencapaian SKU.4) Data/arsip sejarah ambalan sebagai bahan masukan pembuatan program kerja ke depan.
  5. 5. AKTIFITAS ADMINISTRASI DI GUGUS DEPAN1. Surat menyurat2. Kearsipan3. Penyusunan Laporan4. Penyajian Data Satuan/Gugus Depan
  6. 6. 1. Surat MenyuratSebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yangdisampaikan kepada pihak lain, dalam bentuk warta/berita.Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat,bentuk surat dapat dipilih sesuai kebiasaan ataukebutuhan satuan.Bagian-bagian dalam bagan surat :a. Kepala Surat/headingb. Tanggal suratc. Nomor suratd. Lampirane. Perihalf. Alamat dalam, kepada yang ditujug. Salam pembukah. Isi Surati. Salam Penutupj. Nama Jabatan, Penanggung jawab suratk. Tembusanl. Initial.
  7. 7. 2. KearsipanAdalah proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat secara sistimatis, sehingga bila dibutuhkan akandapat diketemukan dengan cepat dan tepat.Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalamsuatu file atau filing kabinet yang disusun secarateratur.Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antaralain :1. Sistim Abjad2. Sistim Subyek3. Sisitim Geografis4. Sistim Nomor5. Sistim Kronologis
  8. 8. 3. Penyusunan Laporan Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya. Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering dipergunakan :1. Pendahuluan 5. Sistim penyelengaraan a. Menyangkut latar belakang 6. Faktor Pendukung dan b. Masalah pokok laporan Permasalahan yang c. Sistimatika pelaporan dihadapi2. Dasar hukum 7. Kesimpulan3. Maksud dan Tujuan kegiatan 8. Saran4. Waktu dan tempat pelaksanaan 9. Lampiran/sumber kegiatan bahan.
  9. 9. 4. Penyajian Administrasi dan Data Satuan/Gugus DepanAdministrasi dan data di gugus depan sangatbermanfaat bagi seorang pembina maupunanggota, yaitu :1. Mempermudah dalam tata kerja maupun mengambil keputusan.2. Sebagai gambaran/visualisasi gugus depan.3. Sumber Pustaka dan sebagai bahan pembanding.4. Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan sesuai yang direncanakan.5. Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang dimiliki anggota Pramuka.6. Sebagai alat mencapai tujuan Gerakan Pramuka
  10. 10. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku pegangan pengurusBerisi tentang semua hal yang perlu diketahui olehpengurus dewan ambalan/ racana, khususnya yangmenjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendaharadan ketua bidang-bidang). Termasuk di dalamnya, tatalaksana/ AD-ART, job description atau pembagiantugas, time shcedule program kerja dan petunjukpengelolaan kesekretariatan.Buku induk anggotaBerisi data pribadi semua anggota, seperti curiculum vitae/data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU(syarat kecakapan umum) atau SKG (syarat kecakapanpramuka garuda), dll.
  11. 11. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku catatan harian/log bookBerisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. Lebihbaik jika dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari bukuini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupunbesar yang telah dilaksanakan oleh ambalan.Buku risalah rapat/pertemuan/NotulaBerisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik olehpengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang diikutioleh seluruh anggota ambalan. Meskipun ada banyakbidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu.Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisiUntuk mencatat surat-surat yang masuk serta yang keluar.Buku ekspedisi adalah catatan ketika ambalan menugaskanpengurusnya untuk mengirim surat keluar.
  12. 12. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku inventaris dan peminjaman barangInventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimalsetiap bulan dan hasilnya dicatat dalam buku ini.Peminjaman barang inventaris sebaiknya disediakan memokhusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang(misalnya kerani atau staff kesekretariatan bagian inventaris).Buku catatan keuanganCatatan keuangan yang dikelola oleh juru uang (bendahara)dan setiap bulan dilaporkan secara terbuka dalam rapatpengurus harian.Buku tamuUntuk mencatat setiap ada pengunjung bukan anggotaambalan/racana yang memiliki keperluan tertentu. Misalnyamemasukkan surat edaran, meminjam alat, study bandingatau keperluan lainnya.
  13. 13. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANSelain itu, juga perlu pengarsipan setiap surat masuk ataukeluar, proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawabankegiatan. Organisasi yang memperhatikan administrasinyadengan baik, pasti dalam kegiatan di lapangan berjalandengan baik juga.
  14. 14. ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANProposal kegiatan• Merupakan alat guna mengefektifkan dan mengefisienkan Kegiatan Kepramukaan berupa proses penyusunan perencanaan yang digunakan secara berkelanjutan.• Bentuk proposal disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut :
  15. 15. ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANPelaporan Kegiatan• Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya.• Pelaporan kegiatan rutin mengacu pada sistematika sebagai berikut :
  16. 16. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Program Kerja Tahunan BULAN NO NAMA KEGIATAN KET. 6 7 8 9 10 11 1. Penyusunan Program Kerja 2. Penerimaan Tamu Ambalan 3. Dst. Program Latihan Mingguan Program Latihan Mingguan Gudep : .....................................No Waktu Kegiatan Sasaran Pencapaian Alat Petugas Acara Ket SKU SKK Selingan Mengetahui ................, .................... Pembina Gudep Dewan Ambalan ( ......................... ) ( ......................... )
  17. 17. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Induk Anggota Dilantik Mendapat TKK Tanggal Tanggal NAMA R TN NAMA TMP, TGL PEKER- R NTA AGAMA ALAMAT ORTU/ a eO ANGGOTA LAHIR JAAN a WALI k r 1 2 3 4 5 m i a u t p Buku presensi (kehadiran) Buku Kehadiran Regu : ..................................... Hari / Tanggal : .....................................NO NAMA JABATAN DALAM REGU HADIR S I A PARAF1.2.
  18. 18. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Catatan Rapat/Pertemuan/Notula Notulen Rapat Pengurus Dewan Ambalan Hari / Tanggal : ..................................... Waktu : ..................................... Tempat : ..................................... Yang Hadir : ..................................... Acara : 1. ................................. 2. ................................. 3. dst.NO PERMASALAHAN PEMECAHAN KETERANGAN1.2.3.4.
  19. 19. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Inventaris KEADAANNO BARANG KLASIFIKASI JUMLAH SUMBER KET B RR RB1.2. Buku Catatan Harian/Log BookNO TANGGAL CATATAN KETERANGAN 1. 2. Buku Tamu Kesan Hari/Tanggal, Maksud/ TandaNo Nama/ Alamat Jabatan dan Waktu Tujuan Tangan Pesan
  20. 20. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku catatan keuangan Penerimaan dan Pengeluaran Uang Gugus DepanBulan : .................................. Penerimaan PengeluaranTanggal Uraian No. Bukti Keterangan (Rp) (Rp) ..............., ........................... Pembina Gugus Depan ( ................................ )
  21. 21. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku ekspedisi TANGGALNO NO. SURAT PERIHAL TUJUAN PARAF KET SURAT1.2. Buku arsip surat masuk dan keluar TANGGAL PERIHAL/ TUJUAN /NO NO. SURAT KET SURAT ISI RINGKAS DARI1.2.

×