La comunicazione esterna fra media tradizionali e 3.0

1. L’UFFICIO STAMPA
ISTRUZIONI PER L’USO
La comunicazione esterna fra media tradizionali e 3.0
La gente deve sapere! – Conversazioni aperitivo con professionisti under35 del mondo della comunicazione
Zona Franka – 11 aprile 2013

2. CHI SIAMO
Valeria Belviso Alessandra Montemurro
A 9 anni dissi ai miei genitori che avrei fatto A 9 anni dissi ai miei genitori che avrei
l'inviato di guerra. A 18, in rottura, l'attrice girato il mondo lavorando come hostess
teatrale. A 24 la cuoca. A 27, dopo una sugli aerei. A 16 volevo fare il chirurgo
laurea in lettere moderne, un corso sul plastico. A 18 ho deciso che avrei fatto la
giornalismo in zone di crisi e un’infinità di giornalista. A 23 anni, con una laurea
esperienze lavorative, sono diventata specialistica in mano, ho iniziato a lavorare
realista e ho iniziato a occuparmi di uffici negli uffici stampa. Lo sport è stato il mio
stampa come freelance. Da utente sono trampolino di lancio. A 25 anni per
rimasta folgorata subito dai nuovi media e migliorare la mia preparazione ho
ho iniziato a integrare l'attività di ufficio frequentato un master in strategia e
stampa tradizionale con quella online, pianificazione delle organizzazioni, degli
prestando particolare attenzione alla eventi e degli impianti sportivi. Ho ripreso a
creazione di contenuti specifici per il web e i lavorare e poi mi sono iscritta al master in
social media. E così a 30 anni ho deciso di giornalismo a Bari. Da dicembre sono
frequentare un Executive Master in Social giornalista professionista.
Media Marketing e Web Communication.
Le cose semplici non fanno per me. I viaggi
Mi piace complicarmi la vita. Vorrei avere sono diventati una chimera, il tempo non
più tempo per studiare, scrivere di politica e basta mai. Divido la mia vita tra ufficio,
cucinare. Lavoro spesso con i miei due ufficio, ufficio ..... e amici, che per fortuna
gatti, Enrico e Palmiro, sulla tastiera. ci sono sempre.

3. PERCHÉ FARE QUALCOSA
SE POI NON LA COMUNICHI?
da New York Stories (W. Allen)
Cosa è un Ufficio Stampa?
È la struttura preposta alla gestione dei rapporti con i media. Non si occupa solo di
organizzare le informazioni da fornire ai media, ma interpreta anche i segnali che da essi
provengono.
Lavora per Enti, Aziende, Associazioni, Cooperative, Privati, PMI, StartUp, etc.
I suoi principali interlocutori sono i media tradizionali, ma negli ultimi anni per poter operare
in modo completo e integrato l’ufficio stampa è diventato 3.0, interfacciandosi così con
webzine, webTV, web radio e creare contenuti per i media sociali è

4. NORMATIVA SULL’UFFICIO STAMPA
Legge 150/2000
La Legge 150/2000: Disciplina delle attività di informazione e comunicazione delle
pubbliche amministrazioni.
Per la prima volta una legge dello Stato riconosce alla comunicazione il carattere di
risorsa prioritaria e strutturale per la Pubblica Amministrazione.
Istituisce e regolamenta tre strutture:
- il Portavoce: collabora in prima persona ai fini dei rapporti di carattere politico-
istituzionale con gli organi di informazione; è legato da un totale rapporto fiduciario
al soggetto/organo che egli rappresenta. Non deve essere necessariamente iscritto
all'Ordine dei Giornalisti.
- l'Ufficio Stampa: chi ricopre questo incarico deve necessariamente essere iscritto
all'Albo nazionale dei giornalisti. L'Ufficio Stampa ha il compito di curare
continuativamente i rapporti fra l'istituzione e l'universo dei media;
- l'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP): la sua attività è indirizzata ai cittadini.
Deve garantire loro l'esercizio dei diritti di informazione e accesso agli atti e alle
informazioni attraverso l'organizzazione di un circuito di front office (cittadino/URP)
e back office (URP/Pubblica Amministrazione).

5. A CHI RISPONDE L’UFFICIO STAMPA?
Se l’Ufficio Stampa è una struttura esterna risponde direttamente al committente.
Se l’Ufficio Stampa è interno ad un azienda o ad Ente risponde all’Amministratore
Delegato o il Dirigente delegato alla comunicazione.

6. CHI PUO’ FARLO?
TUTTI

7. GLI STRUMENTI

8. ATTREZZATURE

9. MAILING LIST
Il mailing list è uno dei principali strumenti di lavoro per chi si occupa di ufficio stampa, va
tenuto costantemente aggiornato. Un mailing list ben strutturato e ricco rappresenta un valore
aggiunto in questo lavoro.
I contatti vanno divisi per settore di riferimento e testata di appartenenza.
Il contatto con i giornalisti non può essere solo virtuale, ma va instaurato un rapporto
fiduciario basilare per poter ottenere dei buoni risultati.

10. IL COMUNICATO STAMPA
È lo strumento di lavoro principale e serve a comunicare in modo efficace il
messaggio concordato con il committente.
Nelle prime righe deve avere tutte le informazioni principali. Nel caso di un evento
culturale, ad esempio, è bene inserire nome dell’evento, data, orario, luogo e
tipologia di ingresso (libero o a pagamento), ente promotore.
Tutte le informazioni aggiuntive possono essere inserite nel corpo del comunicato
per approfondire il progetto.

11. IL COMUNICATO STAMPA

12. LA CONFERENZA STAMPA
Non è sempre necessaria, ma nella maggior parte dei casi i committenti la
chiedono per visibilità, esigenze con gli sponsor o equilibri politici.
Serve a comunicare alla stampa invitata alla conferenza il lancio di un progetto, di
un prodotto, di un libro, un evento.
A volte è preferibile immaginare eventi veri e propri aperti alla stampa, magari
meno istituzionali e impostate, per far partecipare i giornalisti in modo attivo.

13. CONVOCAZIONE
CONFERENZA STAMPA
È l’invito che si inoltra ai giornalisti per comunicare la data di una conferenza
stampa.
È importante inserire i nomi dei relatori e una breve descrizione dell’argomento che
si tratterà in conferenza, senza rivelare tutto, altrimenti non vengono.
In questa fase il lavoro di recall telefonico per assicurarsi la presenza dei colleghi è
fondamentale.

15. LA CARTELLA STAMPA
Racchiude tutte le informazioni e gli approfondimenti che intendiamo fornire alla
stampa su ciò che stiamo comunicando.
Tutti i contenuti è bene condividerli con il committente.
ESEMPIO:
1)Convocazione
2)Comunicato stampa sul progetto
3)Schede di approfondimento
4)Cd o chiavetta con foto e video
5)Interviste
6)Materiale grafico

16. LE INTERVISTE
Le interviste sono importanti e sono difficili da ottenere.
In questo caso il lavoro di relazione con il giornalista è fondamentale, così come la
capacità di “vendere” la notizia che stiamo proponendo.
È consigliato preparare sempre il committente, o la persona da lui indicata,
all’intervista, stilando anche una lista di possibili domande che potrebbero essere
sottoposte dal giornalista.
Inoltre è bene che almeno una unità dell’ufficio stampa sia presente al momento
dell’intervista in modo da ascoltare ciò che viene detto ed essere pronto, ove
necessario, a lavorare su una richiesta di rettifica.

17. TEMPISTICHE
Sapere quando inviare un comunicato stampa, una smentita, una nota, un invito è
importantissimo.
È necessario conoscere gli orari delle riunioni di redazione e i tempi di produzione dei
contenuti di ogni singolo media per non perdere nessuna uscita utile.

18. INVIO DEI FILE

19. RASSEGNA STAMPA
La rassegna stampa è il risultato del lavoro dell’Ufficio Stampa. L’insieme degli articoli
che parlano del vostro committente è il metro di valutazione tangibile del lavoro svolto.
Si può fare in modo manuale comprando ogni giorno i giornali e facendo delle ricerche
online per monitorare le uscite web. Oppure, laddove vi sia un budget specifico, affidarsi
a delle agenzie che si occupano di monitorare le uscite stampa del vostro cliente.
Le principali agenzie che si occupano di monitorare le uscite stampa sono L’Eco della
stampa, Mediapress, Sanday, Datapress, etc.

21. L’UFFICIO STAMPA 3.0
Chi si trova a gestire un ufficio stampa non più prescindere dai nuovi media e dalla
necessità di creare contenuti per le riviste online, blog, forum e social network.
Inoltre, è necessario avere sempre un filo diretto con chi gestisce l’ufficio comunicazione
soprattutto per non essere impreparati quando c’è da gestire una crisi.

23. IL RAPPORTO CON I GIORNALISTI
Per avere un buon rapporto con i giornalisti è necessario parlare la loro lingua.
È necessario quindi creare un rapporto di fiducia basato su:
- credibilità, ovvero consapevolezza che la persona con cui ci si sta interfacciando è
credibile e professioale
- contesto, ovvero una comunicazione uniformata all'ambiente in cui opera per
dare senso di partecipazione
- chiarezza e contenuto, deve contenere una notizia ed essere di facile
comprensione. Anche se si parla di fissione nucleare lo si deve fare in modo
semplice.
- continuità, talvolta è il caso di ripetere qualcosa o lanciare aggiornamenti un po'
pretestuosi per dare continuità all'informazione

24. IL RAPPORTO CON I GIORNALISTI
LE RELAZIONI PERSONALI
Individuati gli interlocutori giusti può essere utile incontrarli di persona,
coccolarli un po' e continuare a curare il rapporto che si è instaurato. Sparire
sarebbe come seminare e non passare a cogliere il frutto. Mai rifilare un
"bidone" al giornale, ovvero un'informazione sbagliata.
Non sottovalutare mai la richiesta che arriva da un giornalista e non far
trapelare indifferenza se di una testata secondaria. Sono tutte prime donne.
In altre parole AVERE LA FACCIA DI CULO

25. IL RAPPORTO CON IL COMMITTENTE
È fondamentale conoscere il committente. Capire chi sia e cosa si aspetta dal
vostro lavoro.
Instaurare un rapporto di fiducia che faccia sì che sia lui a cercarvi per esser
consigliato su come muoversi.
Questo significa dire anche "no" davanti a richieste assurde o senza senso,
spiegando quali sono i motivi e individuando insieme la strategia migliore.
Essere chiari su quello che si può fare e sulle risorse necessarie per farlo.

26. LA GESTIONE DELLA CRISI
Prevenire è meglio che curare. Una crisi è come una malattia. Può essere rara (in
genere lo è) ma bisogna sapere come intervenire.
Bisogna quindi
- analizzare i fatti
- valutare la gravità e le ricadute della crisi sull'azienda
- sviluppare le azioni per arginare o limitare i danni

27. LA GESTIONE DELLA CRISI
Talvolta è la stessa azienda che decide di provocare una crisi per dire
pubblicamente qualcosa di scomodo ma che le serve per evitare di essere
intrappolata in una situazione non congeniale.
COME SI INTERVIENE
Smentite
Lettere al direttore
Richiesta di rettifica ai sensi dell'art. 8 della legge sulla stampa 47/1948.

28. LA GESTIONE DELLA CRISI

29. Grazie per l’attenzione!
valeria.belviso@gmail.com
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