Untuk Latihan Soal Lab. SIM

1. Job Sheet MIS 1
Job Sheet1
FreewayFord
Anda seorang wiraniaga Automobile Software Inc., suatu perusahaan
nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak untuk digunakan oleh
dealer mobil. Suatu hari selagi anda berbicara dengan James Kahler manajer
perusahaan Freeway Ford anda mengetahui bahwa perusahaannya memiliki
masalah dengan persediaanya. Catatan manual yang mereka buat tidak
mencerminkan secara akurat status persediaan-jumlah dan jenis mobil dan truk di
pelataran. Saat pengiriman baru tiba, diperlukan beberapa hari untuk
memperbaharui catatan persediaan. Seorang wiraniaga mungkin mendapatkan
pembeli yang menginginkan suatu mobil tertentu dan mungkin mobil tersebut
baru diterima dan ada di pelataran, tetapi wiraniaga ini tidak dapat
mengetahuinya. Sebuah penjualan gagal karena informasi yang buruk. Masalah
lain timbul jika dua wiraniaga menjual mobil yang sama kepada dua pembeli. Hal
ini terjadi karena catatan persediaan tidak segera diperbaharui setelah suatu
penjualan.
Anda tahu bahwa paket prangkat lunak anda yang disebut SMART (sales
management for automobile retail trade) dapat memecahkan permasalahan ini.
Dengan SMART suatu dealer dapat memperbaharui catatan komputernya begitu
suatu pengiriman tiba atau suatu penjualan terjadi. Catatan komputer selalu
mencerminkan secara tepat apa yang terdapat di pelataran. Biaya perangkat lunak
dan perangkat keras oleh sebuah dealer mobil baru.

2. Job Sheet MIS 2
Langkah anda selanjutnya adalah mendekati Direktur Freeway Ford yang
baru Phill Rain dan melancarkan penjualan. Saat anda menelepon Phill untuk
menjelaskan produk anda, Ia memotong anda dan berkata : “ Dengar, saya masih
baru dalam jabatan ini. Saya baru mendapatkan MBA saya, dengan studi utama
teori sistem. Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat
membantu kami dalam istilah-istilah sistem, saya pikir dapat mengerti. Sekarang
jelaskanlah .”
Tugas
Jelaskan dalam istilah-istilah sistem bagaimana SMART dapat menguntungkan
Freeway Ford.

3. Job Sheet MIS 3
Job Sheet 2
Polybac Equipment Service Company di Mexico
Polybac Equipment Service Company (PESCO) adalah perusahaan
manufaktur sistem pengolahan air limbah industri yang berbasis di Philadelphia.
Perusahaan ini memiliki pabrik-pabrik di seluruh dunia, termasuk Mexico City.
Emilio Chavez adalah direktur utama dari PESCO Mexico, dan baru-baru ini telah
memutuskan untuk menerapkan SPIR. PESCO Mexico memiliki operasi
komputer mainframe yang besar tetapi tidak pernah memiliki suatu rencana
informasi strategis. Chavez mengirimkan E-mail (surat elektronik) kepada
anggota komite eksekutif lain, memberitahukan mereka mengenai maksudnya,
dan menanyakan pendapat mereka. Dia telah menerima jawaban dari seluruh tiga
anggota : Benito Flores, wakil direktur manufaktur dan penjualan : Juan Alvares,
wakil direktur keuangan; dan Betty Wilson, wakil direktur sistem informasi.
Direktur Chaves membaca jawaban-jawaban E-mail tersebut :
Dari : Benito
Saya telah banyak memikirkan SPIR sejak kita mendiskusikannya dalam
pertemuan komite eksekutif terakhir. Saya ingin bagian menufaktur dan penjualan
mengambangkan rencana strategis kami sendiri, terlepas dari semua bagian
organisasi yang lain termasuk bagian jasa informasi. Kami memiliki sejumlah
besar peralatan komputer yang kami gunakan untuk aplikasi kami, dan kami harus
memiliki kebebasan untuk merencanakan bagaimana peralatan tersebut, dan
peralatan tambahannya, akan digunakan dimasa depan. Biarkan Betty dan Juan

4. Job Sheet MIS 4
berbuat yang sama mengembangkan rencana strategis mereka sendiri sesuai
keinginan mereka.
Dari : Juan
Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya. Saya pikir
semua tiga wakil direktur harus bekerja sama dalam mengembangkan satu
rencana strategis. Kita memiliki hubungan kerja yang baik dan bekerja sama
dalam banyak aktivitas lain. Tidak ada alasan untuk menganggap bahwa suatu
pendekatan SPIR bersama tidak akan berhasil.
Dari : Betty
Jasa informasi harus menyiapkan rencana sumber daya informasi strategis untuk
seluruh Polybac Mexico. Juan dan Benito telah memiliki banyak tangggung jawab
dalam area mereka sendiri sehingga mereka tidak perlu diminta untuk
mencurahkan waktu mereka yang berharga bagi permasalahan jasa informasi.
Berikan jasa informasi seluruh tanggung jawab perencanaan strategis.
Setelah Chavez membaca ketiga jawaban itu, ia bersandar pada kursinya
dan berkata : “Pertemuan komite eksekutif selanjutnya pasti akan sangat
menarik.”

5. Job Sheet MIS 5
Tugas
Anggaplah Anda seorang konsultan, dan direktur Chavez telah meminta Anda
untuk memberi saran padannya mengenai pendekatan SPIR. Buatlah sebuah
memo kepadanya yang mencakup :
 Daftar keuntungan dan kerugian dari masing-masing tiga pendekatan itu.
 Suatu saran mengenai pendekatan yang anda yakin harus diterapkan.
Ikhtisarkan secara ringkas alasan anda memilih pendekatan tersebut.

6. Job Sheet MIS 6
Job Sheet 3
Athens Computer Sales and Service
Anda adalah manajer penjualan dari Athens Computer Sales and Service,
distributor terbesar perangkat keras dan perangkat lunak komputer di Yunani.
Perusahaan anda mewakili semua pemasok perangkat keras dan perangkat lunak
terkemuka di dunia.
Suatu hari anda berada di kantor, mengerjakan rencana penjualan untuk
tahun depan yang akan mengarahkan para tenaga penjualan. Teman anda, yang
mengajar di suatu Universitas lokal, baru saja mengirimkan fax salinan penelitian
Vlahos-Ferrat mengenai penggunaan komputer oleh para manajer perusahaan
Yunani. Anda sedang memikirkan bagaimana memasukkan informasi tersebut
kedalam rencana anda.
Sebelum anda menerima laporan penelitian tersebut, anda dan atasan anda,
si pemilik, telah memutusakan untuk memfokuskan usaha penjualan pada
koordinasi. Jika para wiraniaga dapat menunjukkan pada para manajer di MNC
Yunani bagaimana perangkat keras dan perangkat lunak anda akan membantu
mereka mengkoordinasikan lebih baik sumber daya global mereka, pesanan akan
berdatangan.
Anda tahu dari penelitian pemasaran bahwa sebagian besar MNC memiliki
struktur organisasi yang didasarkan pada divisi fungsional sedunia, dan mengikuti
strategi transnasional. Perusahaan-perusahaan membuat sub-rakitan pada pabrik-
pabrik yang tepatnya terpusat dan mengirimkan sub-rakitan tersebut ke anak-anak
perusahaan, yang akan merakitnya menjadi barang jadi.

7. Job Sheet MIS 7
Anda bermaksud mengarahkan rencana penjualan anda pada sasaran pasar
yang khusus ini. Anda ingin mengarahkan usaha penjualan tepat pada titik yang
paling tepat. Anda percaya ini lebih efektif daripada mencoba menjual segala
sesuatu pada semua orang.
Tugas
Buatlah dua rencana-satu untuk perusahaan induk MNC dan satu untuk anak-anak
perusahaannya. Untuk tiap rencana, tentukan hal-hal berikut :
 Tingkat manajemen tertentu yang harus dihubungi oleh wiraniaga agar
kesempatan penjualan yang maksimum tercapai
 Area fungsional tertentu (selain IS) yang harus dihubungi wiraniaga
 Jenis perangkat keras (sarankan hanya satu) yang harus digunakan oleh
manajer pada tingkatan yang dipilih dan area fungsional yang dipilih
tersebut
 Jenis-jenis perangkat lunak (anda dapat menyarankan lebih dari satu) yang
akan memungkinkan manajer mengkoordinasikan sumber daya yang
menjadi tanggung jawabnya.
Untuk tiap spesifikasi anda, beri penjelasan singkat (satu hingga tiga
kalimat) mengapa pilihan itu dibuat, beri judul “Rencana Penjualan untuk
Perusahaan Induk” untuk daftar yang satu, dan “Rencana Penjualan untuk Anak-
anak Perusahaan” untuk daftar lain. Buatlah rencana anda singkat dan mudah;
para wiraniaga tidak suka banyak membaca. Pada tiap daftar, sertakan hanya
empat pokok yang telah ditentukan diatas.

8. Job Sheet MIS 8
Job Sheet 4
Polybac Equipment Service Company di Australia
Polybac Equipment Service Company (PESCO) adalah perusahaan yang
berbasis di Philadelphia pembuat system pengolahan limbah cair industri. Anak
perusahaannya di Australia bermarkas di Melbourne, dan CIO-nya, Gegg Allen,
ingin mengelompokkan para pemakai IS di seluruh kantor perusahaan menurut
persepsi kualitas mereka. Gregg yakin bahwa ia mengetahui siapa para pelanggan,
tetapi ia tidak mengatahui pandangan mereka menganai IS.
Anda adalah manajer dari analisis sistem. Suatu hari Gregg mengatakan
bahwa ia ingin mengelompokkan pelanggan menjadi tiga kelompok. Pelanggan
kelompok A akan memandang kualitas IS sebagai sempurna, kelompok B sebagai
dapat diterima, dan kelompok C sebagai tidak dapat diterima. Dengan informasi
ini, Gregg dapat mula-mula mengarahkan usaha IS pada para pemakai yang
sangat memerlukan pertolongan pelanggan kelompok C.
Anda berdua berembuk mengenai hal ini dalam beberapa menit dan setuju
bahwa perlu kuesioner melalui pos. Kuesioner itu tidak boleh lebih dari dua
halaman depan dan belakang. Anda ingat pernah melihat artikel David Garvin di
Harvard Business Review yang mendaftarkan delapan dimensi kualitas produk,
dan anda menyarankan agar kuesioner yang akan dibuat memasukkan dimensi
tersebut.
Saat anda menyarankan agar kuesioner itu menggunakan skala, anda dapat
melihat dari ekspersi kosong Gregg bahwa anda perlu memberi penjelasan. Anda

9. Job Sheet MIS 9
menggunakan dimensi pertama, Kinerja, sebagai contoh, dan menggambarkan
suatu skala pada kertas dan menunjukkannya pada Gregg, bentuknya seperti ini :
Saya pikir KINERJA sistem saya :
Sangat Baik Baik Cukup Buruk Sangat Buruk
Anda menjelaskan bahwa pemakai akan menandai salah satu dari lima titik
pada skala dan tiap titik skala memiliki nilai. Anda memasukkan sejumlah nilai
dan menunjukkan Gregg skala revisi.
Sangat Baik Baik Cukup Buruk Sangat Buruk
5 4 3 2 1
Anda menjelaskan bahwa dengan memiliki skala untuk tiap dimensi produk,
semua nilai dapat dihitung dan para pemakai dapat dikelompokkan. Anda
menyatakan bahwa untuk tiap skala, indikator “kualitas terbaik” harus memiliki
nilai 5, dan “ kualitas rendah” bernilai 1
Gregg menyukai saran ini dan menyuruh anda untuk melaksanakannya,
namun ia pertama-tama ingin mengetahui apa yang menjadi garis pemisah antara
ketiga kelompok. Anda menjelaskan bahwa karena ada delapan dimensi, nilai
maksimum adalah 40. Anda menyarakan untuk kategori “sempurna” nilai 36 ke
atas. Anda menjelaskan bahwa ini seperti memberi nilai A pada ujian – nilai 90
atau lebih. 36 merupakan 90 persen dari 40. Gregg segera mengerti dan
menyarankan bahwa batas nilai terendah untuk kelompok “dapat diterima” adalah
28 anda setuju dan pergi ke ruang kerja anda untuk membuat formulir kuesioner

10. Job Sheet MIS 10
Tugas
Buatlah formulir itu. Sertakan kepala formulir seperti pada gambar 4.16. jangan
menyebutkan tentang sistem peringkat. Namun, anda harus menyertakan bobot
nilai untuk tiap titik skala. Buatalah tiga lembar kosong dan isi dengan data fiksi
yang menggambarkan pemakai pada masing-masing dari tiga kelompok pemakai.

11. Job Sheet MIS 11
Job Sheet 5
Bargain City
Karir anda sedang menanjak lebih cepat dari yang anda perkirakan. Anda
berpikir bahwa kesarjanaan SIM anda memungkinkan anda bekerja sebagai
programmer bagi Bargain City. Bargain City adalah suatu jaringan pengecer yang
mengikuti model Wal-Mart. Tetapi, pengunduran diri tiga analisis system
mengubah semuanya. Para analis keluar untuk membentuk perusahaan konsultan
mereka sendiri.
Karena Boss anda, Alisa Ernst tahu bahwa anda menonjol dalam analisis
system di kuliah, maka ia memutuskan untuk menjadikan anda analis system. Ia
segera memberi anda penugasan yang pertama. Alias mengatur agar anda
mengunjungi suatu toko untuk mengenal kegiatan di tingkat toko. Ia
mengharapkan anda mempersiapkan suatu laporan tertulis yang dapat menjadi
dasar proyek system di masa yang akan datang.
Anda tiba di toko West Alameda pukul 9 pagi, dan terkejut karena banyak
orang yang sedang berbelanja. Tempat parkir penuh, dan anda harus menunggu 10
menit untuk mendapatkan tempat parkir. Di dalam kondisinya tidak lebih baik.
Toko tersebut besar, dengan lima belas tempat kasir, tapi hanya empat yang buka.
Pada tiap tempat kasir, salah satunya adalah jalur ekpres, terdapat antrian pembeli
yang panjang. Untuk anda tidak membeli apa pun. Karena anda hanya
mengadakan penelitian system, anda dapat segera keluar.
Anda mengamati kegiatan itu sebentar kemudian pergi ke gudang. Saat itu
tiga orang petugas gudang sedang membuka kotak-kotak. Anda mendengar salah

12. Job Sheet MIS 12
satu seorang berkata, “Sudah kau temukan?” Karena ingin tahu, anda
memperkenalkan diri dan menanyakan apa yang sedang mereka cari. Salah
seorang petugas itu memberitahu anda bahwa toko ini memiliki kekhususan alat-
alat memasak, tetapi kehabisan cairan penyala arang. Truk yang seharusnya
membawa persediaan rusak di Tuba City. Habisnya cairan penyala merupakan
salah satu penyebab antrian yang panjang; petugas kasir harus memberikan kupon
yang menandakan pembeli telah memesan barang tersebut. Anda dapat mengerti
mengapa para petugas gudang sangat kesulitan; gudangnya benar-benar
berantakan. Karton-karton ditumpuk dimana-mana, tanpa suatu aturan tertentu.
Anda menanyakan letak komputer toko tersebut, dan diantarkan ke suatu
ruang kecil di pojok. Anda berpikir disinilah otomatisasi sedang bekerja.
Setelah melihat operasi di belakang, anda kembali ke depan untuk
memeriksa kantor. Disana juga terdapat antrian panjang orang-orang yang
menunggu untuk menguangkan cek dan mengembalikan pembelian. Sebagian
besar pengembalian tampaknya barang pecah belah yang ternyata pecah saat
pelanggan membuka kantong belanja mereka dirumah. Petugas pengantong
tampaknya tidak mempak dengan baik.
Saat anda akhirnya mencapai kepala antrian, anda terkejut melihat bahwa
kasirnya sebenarnya adalah manajer toko. Ia meminta anda untuk kembali saat ia
memiliki waktu. Ia menjelaskan bahwa ia terpaksa “memberhentikan banyak
orang” untuk tetap dalam anggaran yang ditetapkan kantor pusat. Dari cara ia
memberikan penjelasan anda dapat melihat bahwa ia tidak senang dengan seluruh
situasi tersebut. Anda memutuskan untuk tidak tetap tinggal. Anda pamit dan

13. Job Sheet MIS 13
kembali ke kantor anda untuk menulis laporan selagi semuanya masih teringat
jelas.
Tugas
Siapkan memo untuk Alisa. Dialah manajer dari para analis system. Pertama-
tama, daftarkan masalah system fisik toko West Alameda. Untuk tiap masalah,
identifikasikan tindakan perbaikan yang mungkin. Kemudian lakukan hal yang
sama untuk sistem konseptual. Buatlah dan gunakan terminologi sistem dari bab
ini. Alisa juga mendapat pelajaran SIM di kuliah.

14. Job Sheet MIS 14
Job Sheet 6
Far East Imports
Far East Imports adalah suatu rangkaian 140 toko eceran dengan penjualan
tahunan $250 juta. Berkantor pusat di Oakland, California, rangkaian ini
mengkhususkan diri dalam barang-barang impor berharga murah seperti karpet,
kursi, pecah belah dan pakaian.
Bob Crump, direktur utama, gemar menelaah laporan komputer sebelum
mengunjungi took-toko. Ia menghabiskan banyak waktunya dengan bepergian,
berbicara dengan pegawai toko. Kunjungan-kunjungan itu membangun semangat
kerja perusahaan dengan menunjukkan bahwa direktur utama sangat
memperhatikan para pekerjanya, dan kunjungan itu juga memungkinkan Bob
mengetahui apa yang sedang terjadi.
Far East memiliki satu komputer besar di kantor pusatnya, ditambah
komputer-komputer berukuran sedang di gudang-gudangnya di San Francisco,
Denver dan Trenton, New Jersey. Juga terdapat banyak komputer mikro tersebar
di seluruh perusahaan.
Bob menerima sekitar 15 laporan berkala dari komputer sebagian
mingguan dan sebagian bulanan. Ia memiliki lemari file di belakang mejanya, dan
sekretarisnya menyimpan versi paling baru dari tiap laporan di dalam lemari itu
sehingga Bob mudah menjangkaunya.
Bob telah berusaha mendapatkan suatu laporan baru yang dipersipkan,
tetapi tidak berhasil memperoleh bantuan dari departemen SIM. Departemen SIM
sangat sibuk menerapkan system persediaan yang baru dan tidak menerima

15. Job Sheet MIS 15
pekerjaan baru selama 8 bulan terakhir. Akibatnya, terjadi antrian pekerjaan yang
belum terselesaikan, seperti Bob punya. Bob tahu bahwa ia dapat memberikan
tekanan dan memperoleh laporannya, tetapi ia ingin sistem persediaannya
diterapkan sesuai jadwal. Ia memutuskan untuk bersabar.
Ia memanggil laporan baru tersebut laporan “domba-domba”. Laporan itu
akan mendaftarkan jenis-jenis barang yang tidak laku. Diperlengkapi dengan
informasi seperti itu sebelum bepergian, Bob dapat menanyakan pegawai toko
mengapa jenis-jenis barang tertentu tidak laku. ”Orang yang tahu mengapa
barang-barang itu tidak laku, pastilah pegawai toko,” alasan Bob
Mungkin bagian tersulit dari operasi Far East adalah sumber pasokan.
Sebagian besar barang diimpor dari timur dan sering perlu waktu berbulan-bulan
untuk memperoleh pesanan. Waktu tunggu yang lama ini mengharuskan Far East
memesan jauh dari sebelum tanggal kebutuhan. Situasi ini membuat keputusan
pemesan sangat penting. Jika bagian pembelian tidak memesan terlalu banyak
jenis barang yang salah, Far East dipenuhi oleh “domba-domba”.
Bob sangat puas dengan operasi perusahannya. Penjualan berjalan sesuai
rencana jangka panjang, dan program pelatihan manajemen di dalam
perusahaannya menunjukkan hasil yang baik. Tiap eksekutif harus menghabiskan
tiga hari dalam toko setiap tahun untuk menjaga keeratan dengan operasi seperti
yang Bob dapatkan dari kunjungannya.
Suatu hari istri Bob datang kekantornya untuk makan siang. Ia merupakan
pembeli untuk bagian pakaian etnik yang baru-baru ini dibuka. Saat makan siang,
pembicaraan mengarah ke pekerjaannya. Ia memberitahu Bob bahwa sekaranglah

16. Job Sheet MIS 16
waktunya untuk membuat pesanan untuk pengiriman tahun depan, dan ia sangat
khawatir. Ia tidak yakin model apa dan berapa jumlah yang harus dipesan. “jika
saja yang memiliki informasi yang baik.”jelasnya. “Dengan pengalaman yang
sangat sedikit dalam pekerjaan ini, saya tidak tahu apa yang laku dan apa yang
tidak.” Bob mencoba menghiburnya dengan memberitahunya bahwa Ia juga
berada dalam situasi yang sama, tetapi segala sesuatu akan lebih baik.
Pertanyaan :
1. Apakah Far East memiliki masalah dalam hal tujuan atau standarnya ?
jelaskan.
2. Bagaimana halnya dengan output ? jelaskan
3. Bagaimana halnya dengan manajemen ? jelaskan
4. Bagaimana halnya dengan pengolah informasi ? jelaskan
5. Apakah masalah dasarnya ? apakah gejala dari masalah itu ?
6. Sebutkan tiga kemungkinan solusi.
7. Solusi yang mana yang anda sarankan ? Jelaskan alasannya secara ringkas.

17. Job Sheet MIS 17
Job Sheet 7
Micro Scan Corporation
Pada umur 35, Herb Thomas telah meraup keuntungan melalui
perdagangan yang cerdik di bursa saham. Dengan jurusan keuangan saat kuliah, ia
mengembangkan suatu “sistem” untuk mengetahui kapan saat membeli dan
menjual. Rekan sekamarnya di asrama, Bill Simpson, jurusan teknik elektro,
menuliskan suatu program komputer untuk melaksanakan analisis logika yang
telah diciptakan Herb. Herb menggunakan program itu untuk mempercepat
keputusan investasinya.
Segala sesuatunya berjalan begitu lancar bagi Herb setelah kuliah sehingga
hidup tidak lagi menjadi tantangan. Suatu Sabtu pagi, saat minum kopi di suatu
restoran, Bill Simpson masuk. Telah bertahun-tahun sejak mereka terakhir kali
bertemu, dan masing-masing menceritakan karirnya. Bill menjelaskan bahwa ia
telah membuat suatu alat elektronik yang dapat membaca data dari gulungan
microfilm menjadi bentuk komputer. Ia menjelaskan bahwa alat tersebut sangat
cocok bagi perusahaan untuk mengubah penyimpanan microfilm mereka menjadi
bentuk compactdisk. Semakin banyak Bill menjelaskan penemuannya, Herb
menjadi semakin tertarik. Ketika mereka meninggalkan restoran, mereka setuju
untuk membentuk suatu perusahaan untuk membuat alat pembaca tersebut. Herb
akan menanamkan uang, dan Bill akan menyediakan produk.
Tiga tahun pertama operasi melampaui harapan pemiliknya, walau mereka
tidak menetapkan suatu sasaran tertentu. Pesanan besar datang dari suatu
perusahaan asuransi besar dan berbagai pesanan terus datang.

18. Job Sheet MIS 18
Alat pembaca tersebut tampaknya sangat cocok untuk penyimpanan
dokumentasi yang dihadapi banyak Perusahaan Asuransi.
Pada saat ini, Bill menyarankan agar perusahaan meningkatkan operasi
komputernya. Ia mencoba meyakinkan Herb bahwa micro-scan sudah terlampau
besar bagi sistem komputer mininya. Dengan 500 pegawai dan penjualan berkisar
$ 25.000.000.- , Bill melihat kebutuhan untuk memasang mainframe yang
dihubungkan dengan jaringan komputer mikro. Namun Herb sangat percaya pada
outsourcing yaitu membiarkan suatu organisasi luar seperti EDS atau computer
sciences coorporation melakukan pemrosesan dengan bayaran bulanan. “Dengan
cara itu, mereka yang memiliki semua masalah”, katanya. Herb meyakinkan Bill
bahwa outsourcing adalah cara yang seharusnya dan mereka meutuskan untuk
memulai dengan aplikasi akuntansi dasar/persediaan, gaji, penagihan, dan piutang.
Singkatnya, setelah pengaturan outsourcing dimulai penjualan perusahaan
mualai turun. Pasar perusahaan Asuransi telah jenuh, dan tak ada yang mau
membeli. Herb dan Bill mencoba masuk ke Industri Perbankan, tetapi para bankir
tidak tertarik dengan pembaca microfilm. Dicoba pula untuk memasuki eceran
pelayanan kesehatan dan Pemerintahan, namun gagal. Dalam setahun, seper-tiga
angkatan kerjanya diberhentikan, dan Herb & Bill terpaksa menjual banyak saham
mereka untuk mencegah kebangkrutan. Saham itu dibeli oleh Pacific Investors,
yang menjadi pemegang saham mayoritas.
Hal yang pertama dilakukan Pacific adalah mengganti Herb dari jabatan
direktur utama dengan salah seorang eksekutif mereka, Lisa Tanaka. Herb

19. Job Sheet MIS 19
dijadikan Wakil Direktur Utama, dan Bill tetap menjabat sebagai Kepala
Ilmuwan.
Pada hari pertama Lisa memanggil Herb dan Bill ke ruang kerjanya dan
menjelaskan bawa Ia ingin membuat penilaian kembali yang menyeluruh atas
perusahaan, produknya, pasarnya dan masa depannya. Suatu awal yang baru
diperlukan, dan Pacific mengharapkannya untuk memajukan micro-scan. Setelah
mendengarkan dengan seksama, Bill bertanya “ Dan bagaimana rencana anda
untuk memecahkan masalah kami ?” Lisa menjawab, “Dengan pendekatan sistem,
tentu saja”.
Pertanyaan :
1. Apa yang akan pertama-tama dipelajari Lisa saat Ia menerapkan
pendekatan sistem ? Apakah ada masalah disana ?
2. Bagaimana dari sistem micro-scan yang tidak berjalan ? jelaskan
alasannya.
3. Gejala apa yang dapat Herb dan Bill digunakan untuk mengarahkan
mereka pada masalah ?
4. Menurut anda bagaimana Lisa akan memecahkan masalah itu ?

20. Job Sheet MIS 20
Job Sheet 8
Interstate Hydraulic Manufacturing Co.
Interstate Hydraulic Manufacturing Co. adalah suatu perusahaan
manufactur mapan milik keluarga yang memproduksi alat-alat hidrolik yang
digunakan pada suspensi mobil dan forklift truck. Dari pabriknya Muncie.
Indiana, produk dikirimkan ke palanggan di seluruh dunia. Semua pengolahan
data dilakukan oleh sebuah komputer mini, yang menangani gaji, penagihan,
piutang, persediaan, dan akuntansi biaya. Para pekerja mencatatkan waktu kerja
mereka dengan menggunakan jam absensi, dan mereka melaporkan kemajuan
pekerjaan dengan mengisi suatu paket formulir yang menyertai tiap job lot. Data
dari kartu absensi dan paket formulir diketik kedalam komputer oleh operator
entry data pada divisi manufaktur dengan menggunakan terminal.
Ben Lamber bertanggung jawab atas pelayanan pelanggan, menangani
keluhan, melakukan peninjauan pabrik, serta menyediakan informasi bagi manajer
pabrik mengenai kinerja produk. Suatu hari, Lambert sedang duduk di kursinya,
menangani tumpukan surat menyurat yang telah ia kumpulkan. Ia mengambil alat
perekam dan mendiktekan surat berikut ini :
Ibu Ellie Nostrom
Direktur Pembelian
Mc Cullin Enterprise
Terima kasih banyak untuk pengertian anda saat minggu lalu anda
menelepon menanyakan pesanan anda. Seperti telah saya jelaskan, kami memiliki
banyak pekerjaan yang sedang berlangsung, dan lebih banyak lagi yang

21. Job Sheet MIS 21
mengantri. Mustahil untuk menemukan lokasi suatu pekerjaan tanpa
menghabiskan banyak waktu memeriksa catatan-catatan kami. Saya yakin anda
dapat mengerti.
Saya kemudian mengetahui bahwa pesanan anda tertunda karena
kekurangan bahan baku. Kami telah mengalami kesulitan mendapatkan nylon
bushing yang menempelkan lengan penggerak pada rumahnya. Kami hanya
memiliki satu pemasok yang dapat memenuhi standar kualitas kami yang tinggi,
dan kami baru saja mengetahui bahwa pabrik mereka telah mengalami
pemogokan selama hampir setengah tahun.
Kami akhirnya menemukan pemasok lain di kalifornia dan memesan dari
mereka. Tetapi ketika bushing itu tiba, laporan penerimaannya salah disimpan,
dan kami tidak mengetahui bahwa barang tersebut telah ada disini. Laporan
penerimaan, yang biasanya dikirim ke bagian akuntansi kami, salah dikirim ke
bagian pembelian.
Setelah anda menelepon, saya berbicara pada penyedia penerimaan, dan ia
ingat mengenai pengiriman tersebut. Kami akhirnya menemukannya dalam
persediaan dan mengeluarkan perintah produksi. Pekerjaan itu sekarang sedang
berlangsung dan seharusnya selesai akhir minggu depan atau awal minggu
selanjutnya.
Sekali lagi, terima kasih untuk mengingatkann pesanan anda. Pelanggan
kami merupakan harta kami yang paling berharga, dan kami menghargai bisnis
anda. Kami berjanji akan senantiasa tanggap pada kebutuhan anda dan

22. Job Sheet MIS 22
memberikan tingkat pelayanan yang sama tingginya dengan yang telah menjadi
ciri kami. Harap jangan ragu untuk menghubungi saya kapan pun.
Hormat saya,
Ben Lambert, Manajer
Departemen Pelayanan Pelanggan
Pertanyaan
1. Subsistem mana dari sistem distribusi yang berkaitan dengan masalah Ibu
Nostrom ?
2. Jelaskan bagaimana perelatan komputer dapat digunakan untuk mencegah
masalah ini terulang lagi. Identifikasikan unit-unit perangkat kerasnya dan
jelaskan sedikit bagaimana cara penggunannya.
3. Apakah masalah mendasar di Interstate, seperti tercermin pada salah
penangannan pesanan Ibu Nostrom ?
4. Apakah masalah tersebut akan terselesaikan dengan peralatan yang
disebutkan dalam jawaban anda di nomor 2 ? Jelaskan jawaban anda.

23. Job Sheet MIS 23
Job Sheet 9
Racine PaperProducts
“Nona Vance ? Saya Blanca San Miguel. Saya dari jasa informasi, dan
kami sedang mengadakan survei atas semua orang yang menerima laporan untuk
melihat apakah laporan-laporan tersebut dapat ditingkatkan. Menurut catatan kami
anda mendapat laporan penjualan produk bulanan. Benarkah demikian ?”
Susan Vance manajer penjualan Racine Paper Product, mulai
membereskan kertas-kertas kerja di atas mejanya. “Saya rasa laporan itu ada
disini. Saya biasanya tidak menyimpannya, tetapi saya pikir saya telah
menerimanya kemarin. Saya benar-benar tidak menggunakannya. Manajer yang
disini sebelum saya yang memesannya dan laporan itu terus datang. Saya telah
bermaksud untuk menghubungi kalian untuk menghentikannya, tetapi saya tidak
pernah sempat. Terlalu sibuk mungkin. Oh, ini dia. “Nona Vance menarik keluar
laporan tebal dari setumpuk kertas-kertas.
“Bolehkah saya duduk ?” tanya Blanca.”Tampaknya laporan itu dapat
diperbaiki. Mengapa anda tidak melihatnya dan beritahukan pada saya apa yang
salah ?”
Susan berkata. “Hm, pertama, laporan ini untuk bulan Oktober, dan
stempel sekretaris saya menunjukkan bahwa kami menerimanya tanggal 12
November. Mengapa begitu lama untuk sampai kepada saya ? Pada saat saya
menerimanya, itu sudah menjadi sejarah.”
“Mungkin karena laporan itu begitu panjang, “Jawab Blanca.”Kami
memiliki banyak laporan seperti itu, dan perlu waktu lama untuk mencetak semua

24. Job Sheet MIS 24
halaman tersebut. Ditambah waktu yang diperlukan untuk mengirimkannya
melalui pos perusahaan, Anda mendapatkannya sangat terlambat. Kami
seharusnya dapat mengeluarkannya lebih cepat. Semua data ada di dalam
komputer pada akhir bulan. Saya akan mencoba mempercepatnya. Ada lagi ?”
“Sebenarnya, ya. Adakah cara untuk meringkasnya ? pasti itu akan
membuat laporan ini lebih mudah dibaca. Saya kira kita memiliki banyak produk
yang telah mati kita tidak pernah menjualnya lagi selama bertahun-tahun dan
mungkin tidak akan menjualnya lagi dimasa depan. Lebih baik menyingkirkan
produk-produk itu. Saya tahu jika saya menghabiskan beberapa hari mempelajari
laporan ini, saya dapat menemukan jenis-jenis produk yang tidak menguntungkan,
tetapi terlalu membuang waktu saya yang berharga.”
“Oh saya yakin kami dapat memberikan anda suatu laporan yang
membantu anda membuat keputusan tanpa menghabiskan seluruh waktu anda,”
jawab Blanca. Apa yang menentukan bahwa suatu produk tidak laku ? Dapatkah
anda memberikan beberapa panduan ?
“Jika produk itu tidak terjual selama enam bulan, saya ingin
mengetahuinya. Dapatkah anda memberitahukannya ?
Blanca menarik selembar kertas dari mapnya. Ini adalah penjelasan
kamus dari catatan yang kami gunakan untuk mencetak laporan. Disana tidak
terdapat tanggal penjualan terakhir, tetapi saya yakin kami dapat
menambahkannya. Lalu dengan mudah dapat dipilih catatan-catatan yang tidak
berubah selama enam bulan atau periode apa pun.”

25. Job Sheet MIS 25
Saat itu sekretaris Susan masuk kedalam ruangan dan berkata, “Nona
Vance, mereka telah menunggu anda diruang konferensi. Perlukan saya
beritahukan mereka bahwa anda akan sedikit terlambat ?”
“Jangan, saya segera kesana. Nona San Miguel, saya berterima kasih anda
menyediakan waktu untuk membahasa laporan ini dengan saya. Jika anda dapat
melakukan beberapa hal yang telah kita bahas, saya yakin saya akan
menggunakan laporan ini lebih sering.”
“Satu pertanyaan terakhir,” Blanca bertanya ketika Susan beranjak ke
pintu. ”Apakah anda pernah menggunakan komputer ?”
“Oh tidak,” jawab Susan.” Saya bukan programmer.”
Pertanyaan
1. Apakah kelihatannya Susan memerlukan suatu laporan khusus atau
laporan periodik ? Jelaskan jawaban Anda ?
2. Apa yang dapat dilakukan untuk memperpendek keterlambatan laporan
yang sampai pada Susan ?
3. Apakah anda akan menyarankan urutan menaik atau menurun ? Apa yang
akan menjadi Field pengendalinya ?
4. Dengan meyakinkan Susan bahwa Field tanggal dapat ditambahkan,
apakah Blanca telah bertindak benar ? Jelaskan alasannya.
5. Misalkan perusahaan memutuskan untuk menyediakan pelatihan di dalam
perusahaan bagi para manajer mengenai penggunaan query language. Alas
an apa yang dapat Blanca berikan agar Susan mengikutinya ?

26. Job Sheet MIS 26
Job Sheet 10
North American Plywood And Gypsum
Edwin Kirby adalah CIO untuk North American Plywood and Gypsum. P
dan G, seperti biasa disebut dalam industri konstruksi, berkantor pusat di
Arlington, Virginia, dan memiliki tujuh pabrik di Amerika Serikat, Kanada dan
Eropa. Tiap pabrik membuat dan mengirimkan beragam bahan bangunan lengkap
ke para pengecer di wilayahnya. Tanggung jawab utama Kirby saat ini adalah
penerapan sistem persediaan baru yang akan menghubungkan komputer
mainframe dikantor pusat dengan komputer mini di pabrik-pabrik. Jaringan
tersebut akan meyakinkan tiap pabrik memenuhi pesanan dengan persediaan dari
pabrik-pabrik lain jika persediannya sendiri telah habis.
Proyek persediaan ini telah berjalan sekitar tiga bulan dan sedang
mendekati tahap rancangan. Rencananya sistem akan diterapkan di pabrik satu
demi satu. Tim penerapan dari kantor pusat akan berkeliling dari pabrik ke pabrik,
menyediakan bantuan bagi personil jasa informasi jika diperlukan. Penerapan di
pabrik pertama dijadwalkan satu tahun dari saat ini.
Tiap senin pagi pukul 08.00, Kirby dan sejumlah personil puncak jasa
informasi di kantor pusat mengadakan konferensi telepon dengan para manajer
jasa informasi di pabrik-pabrik. Semua manajer memiliki terminal di ruang kerja
mereka, dan satu WATS membuat komunikasi menjadi cepat dan ekonomis.
Tujuan dari konferensi telepon untuk menelaah kemajuan minggu yang lalu dan
merencanakan kegiatan minggu ini.

27. Job Sheet MIS 27
“Apakah semua hadir ?” Kirby bertanya dengan suara yang cukup keras
untuk didengar tanpa gagang telepon. Empat orang lain yang duduk disekeliling
meja konferensi di ruang Kirby diam saat para peserta dari pabrik
mengidentifikasikan diri mereka, suara mereka muncul dari pengeras suara di
belakang meja Kirby.
Ketika suara terakhir berkata “Sacramento disini,” Kirby menanggapi.
“Kamu kedengarannya seperti separuh tertidur, Brenda. “Suara itu menjawab,
“Tidak. Sebenarnya kami semua tertidur. Kamu lupa bahwa disini jam lima pagi.
Setelah rapat ini saya akan sarapan yang enak. “Suara Bill Powell, di London,
muncul. “Dan saya akan pulang untuk tidur yang nyenyak.”
Kirby tidak memberi tanggapan, dan berjalan ke papan yang menampilkan
suatu bagan batang yang besar. “Hari ini mungkin agak lama. Saya ingin
menelaah bagan yang Andy (Andrew Salem, comporate manager of systems
analysis) siapkan. Bagan dini menunjukkan sisa kegiatan penerapan kita. Saya
ingin menggunakannya sebagai dasar perencanaan proyek kita. Bagan ini
menunjukkan tiap jenis kegiatan, seperti program-program pendidikan lokal dan
pengubahan database, menurut pabrik dan menurut periode waktu. Saya yakin
kalian tahu bentuknya. Kalian pernah melihat jutaan bagan batang sebelumnya
dan ini tidak berbeda.”
Kirby melanjutkan untuk menjelaskan bagan itu tetapi terus menerus
terputus oleh suara dari pengeras suara : Dapatkah kamu mengulanginya lagi ?
“Saya tidak engerti, Ed. “Oh, saya kira kami mengatakannya setelah tim tiba. “ Ini
berlangsung sekitar 20 menit. Akhirnya, dalam keputusasaan, Kirby meletakkan

28. Job Sheet MIS 28
pointer dan mengumumkan, “O.K, semua. Saya berhenti. Ini mustahil. Saya akan
meminta Andy membuat salinan dari bagan ini dan memposkannya demikian
mulai saat ini. Andy dapat mengirimkan kalian bagan yang telah diperbaharui tiap
minggu. Hal itu akan memperlambat perencanaan kita sekitar seminggu, tetapi
saya tidak ingin melalui hal ini lagi. Sekarang kita bahas apa yang telah kita
lakukan minggu lalu.
Konferensi telepon berlangsung 45 menit tanpa insiden lebih lanjut.
Setelah Kirby mengucapkan perpisahan yang biasa “Kita kerja keras minggu ini”
dan mematikan tombol pengeras suara, yang lain keluar dari ruangan. Kirby
menghela napas dan duduk. Matanya terfokus pada majalah diatas mejanya.
Judulnya berbunyi “OA sebagai Cara Membuat Rapat Lebih Efektif.”
Tugas
1. Peran manajerial Mintzberg manakah yang dimainkan Kirby ? Jawabannya
ada pada Gambar 15.11.
2. Misalkan Kirby membaca artikel majalah tersebut dan tertarik pad OA.
Aplikasi mana yang dapat diterapkan pada perangkat keras komputer yang ada
sekarang yang akan digunakan Kirby untuk berkomunikasi dengan anggota
tim proyeknya ? Buatlah suatu daftar dan, untuk masing-masing, sertakan
penjelasan singkat cara penggunaannya. Aplikasi tersebut tidak perlu harus
memecahkan masalah komunikasinya, aplikasi itu hanya perlu berkontribusi
pada kemampuan komunikasinya.

29. Job Sheet MIS 29
3. Misalkan sekarang bahwa biaya bukanlah faktor yang membatasi dan Kirby
memutuskan untuk mempertimbangkan semua aplikasi OA, tanpa memandang
apakah mereka memerlukan peralatan tambahan. Buatlah suatu daftar panduan
aplikasi OA yang Anda rasa akan memberikan dukungan terbaik, dan jelaskan
secara singkat bagaimana masing-masing akan digunakan. Anda tidak perlu
menjelaskan lagi aplikasi yang telah disebutkan dalam Tugas no. 2

30. Job Sheet MIS 30
Job Sheet 11
Great Lakes Boat And Marine
Karir Anda maju dengan baik tiga tahun penuh keberhasilan di divisi jasa
manajemen salah satu kantor akuntan Big Six. Kinerja anda sebagai konsultan
komputer begitu baik sehingga anda memperoleh tawaran kerja dari salah satu
klien anda Great Lakes Boat and Marine. Anda berhasil mengelola konversi dari
mainframe ke arsitektur client/server begitu baik sehingga Sue Rankin, presiden
direktur, menawari anda posisi CIO. CIO yang sebelumnya memutuskan untuk
pensiun setelah proyek client/server tersebut selesai. Sue memberitahukan anda
bahwa langkah selanjutnya adalah merekayasa ulang SIM sehingga terdiri dari
satu set system informasi fungsional yang kuat. Ia menyadari efek sinergisnya bila
semua area bekerja sama.
Pada hari pertama, anda bertemu dengan Rankin untuk mengetahui lebih
lanjut harapannya. Ia memberitahu anda bahwa ia telah membentuk komite SIM
yang terdiri dari Ric Guenther(direktur produksi), Don Lehnert (direktur
pemasaran), Cheryl Mitchell (direktur keuangan), dan anda. Rankin ingin anda
mengenal setiap anggota dan kemudian membuat janji untuk pertemuan
perencanaan pertama. Anda telah mengenal Mitchell, karena telah bekerja sama
dengannya dalam proyek client/server. Anda tahu bahwa ia sangat mengerti
komputer dan ingin mengembangkan cakupan aplikasi komputer. Anda telah
bertemu dengan Guenther dan Lehnert, tetapi anda tidak mengenal mereka dengan
baik. Saat anda meninggalkan kantor Rankin, Anda bertanya, Apakah anda akan

31. Job Sheet MIS 31
ikut dalam komite SIM ? Tidak, jawab Rankin “saya sangat sibuk merencanakan
cara kita masuk ke pasar New England. Saya tidak memiliki waktu. Sambil
tersenyum, ia berkata, Itulah sebabnya saya memperkerjakan kamu.
Selanjutnya anda ke ruang kerja Guenther. Anda berpendapat ia orang
yang menyenangkan-jabat tangan yang hangat, energi yang tak terbatas,
optimisme yang menular dan selera humor yang baik. Anda menghabiskan dua
jam di ruang kerjanya, mengenal dia dan areanya dan berbicara tentang komputer,
Guenther ingin segera mulai. Kami telah menunggu seseoranng seperti anda,
katanya. Kami tahu tentang SIM bagaimana SIM dapat membantu kami dalam
produksi tetapi tidak memiliki orang untuk membuatnya berjalan. Saya
menginginkan terminal pengumpulan data di tiap area kerja. Saya memerlukan
data yang baik untuk menetapkan standar produksi. Saya ingin semua manajer
produksi bukan hanya memiliki komputer sendiri tetapi juga menggunakannya
setiap hari. Saya ingin setiap manajer menyediakan waktu dari jadwal mereka
yang sibuk untuk ikut kursus komputer yang dirancang untuk memberikan mereka
ketrampilan yang diperlukan. Saya telah melihat hal-hal baik yang dapat
dilakukan SIM pada bidang manufaktur dan saya tidak sabar untuk memulainya.”
Demikian pula anda. Anda begitu bersemangat setelah berbicara dengan
Guenther sehingga anda hampir berlari menyusuri lorong menuju ruang kerja
Lehnert. Ketika sekretarisnya mengantar anda ke-ruang kerjanya dan sapaannya
adalah “jadi apa yang anda inginkan ?” Anda menduga akan sukar. Anda
memperkenalkan diri dan menjelaskan tugas dari Rankin untuk mengembangkann
suatu system informasi untuk pemasaran, yang anda gambarkan sebagai MKIS.

32. Job Sheet MIS 32
Anda merasa tidak nyaman ketika Lehnert dengan tidak sabar membunyikan koin
di kantongnya saat anda berbicara. Ketika anda berhenti sejenak untuk mengambil
napas. Ia berkata. Dengan saya tidak memiliki waktu untuk terlibat dengan proyek
Sue. Kita sedang berencana untuk memperluas jaringan ke New England, dan
saya harus menemukan delapan distributor baru. Saya tidak dapat melakukannya
dengan duduk-duduk memberbicarakan komputer. Jika saya tidak dapat
menyelesaikan pekerjaan pemasaran saya, perusahaan untuk menempatkan MKIS
itu tidak akan ada. Sekarang saya harus pergi. Bagaimana kalau anda berbicara
dengan manajer administrasi pemasaran, Willie Campabell. Sebenarnya SIM akan
ada dalam area Willie. Ia akan membantu anda. Tunggu sebentar, dan saya akan
meminta sekretaris saya untuk membawa anda ke ruang kerjanya. Saya sangat
menghargai pertemuan dengan anda, dan saya ucapkan semoga sukses. Saya
yakin anda akan memberikan kita MKIS yang baik.”
Pertanyaan
1. Apakah kita menghadapi masalah ? Apakah itu ?
2. Misalkan Rankin terus mempromosikan sistem informasi yang kuat untuk
tiap area fungsional. Apa yang akan anda sarankan sebagai strategi untuk
memastikan ia mendapat apa yang diharapkannya ?

33. Job Sheet MIS 33
Job Sheet 12
Newtone Plastic, Inc.
12 Juni
Memo untuk : Para anggota Komite Eksekutif
Dorothy Murray, Wakil Presiden Direktur Keuangan
Fred Sheinberg, Wakil Presiden Direktur Manufaktur
Andrea Willis, Wakil Presiden Direktur Pemasaran
Charles Hinkle, Wakil Presiden Direktur Jasa Informasi
Dari James Whitworth, Presiden Direktur
Hal Agenda untuk Rapat Komite Eksekutif selanjutnya
Fred minta agar topik pertama kita pada rapat minggu depan adalah MRP II. Ia
akan memperbahatui pengetahuan kita tentang itu, dan kita dapat memustuskan
apakah akan mengikuti subyek tersebut.
16 Juni
FRED : Seperti sebagian besar dari kalian tahu, kita saat ini menggunakan apa
yang disebut system titik pemesanan kembali untuk memicu pesanan pembelian
bahan baku. Sebagaian besar industri telah menggantikan system titik pemesanan
kembali mereka dengan sesuatu yang disebut MRP II. MRP II menggunakan
jadwal produksi sebagai suatu dasar untuk pemesanan. Anda melihat pada jadwal
itu dann menentukan kapan material tertentu akan diperlukan, dan anda
memesannya sebelum waktunya. Hal ini kurang berisiko karena jika anda

34. Job Sheet MIS 34
menunggu hinngga titik pemesanan kembali tercapai pemasok mungkin tidak
mampu memenuhi pesanan anda.
CHARLES : Saya telah mendenngar tentang MRP. Hampir semua orang
membeli perangkat lunak siap pakai. Mungkin itu satu-satunya cara jasa informasi
dapat mendukungusaha tersebut karena kita telah mengkhususkan para
programmer kita untuk HRIS dan EIS hingga tiga tahun mendatang. Tetapi paket
MRP itu sngat mahal. Dapatkah Anda membelanjakan hingga $1 juta ?
FRED : Benar itu biaya paket mainframe, termasuk pemasangan. Saya tahu
kedengarannya banyak, tetapi jika paket itu melakukan apa yang seharusnya,
pengeluaran itu terbayar kembali
ANDREA : Kita baru saja mengotomatisasi pabrik. Saya rasa investasi kita untuk
itu belum tertutup, bukankah begitu, Dorothy ?
DOROTHY : Belum, masih ada setahun lagi untuk robotik dan 18 bulan lagi
untuk CAD/CAM.
ANDREA : lihat yang saya maksud ? proyek terakhir kita bahkan belum terbayar,
Fred, dan sekarang anda meminta lagi. Bagaimana dengan cara perusahaan yang
lain ? Bagaimana dengan pemasaran ? kita telah bertahun-tahun mencoba
mengotomatisasi pusat-pusat distribusi dan kita terus disingkirkan oleh
manufaktur. Pelanggan kita menderita karena kurangnya perhatian kita pada
system pemasaran.
FRED : Baiklah, saya yakin bahwa kita menerapkan MRP pelanggan anda akan
mendapatkan manfaatnya, saya tidak dapat menjelaskannya secara spesifik karena
sekarang saya tidak membawa materi itu bersama saya.

35. Job Sheet MIS 35
ANDREA : Kalau kita tidak dapat berbicara spesifik, saya sarankan kita teruskan
saja rapat kita.
JAMES : Gagasan yang baik. Kita memiliki begitu banyak hal-hal lain yang
perlu dibahas hari ini. Fred dapatlah anda mengumpulkan daftar manfaatnya bagi
pemasaran, dan kita membahasnya minggu depan ? Jika tidak ada yang keberatan
topik selanjutnya. ANDREA : ceritakan bagaimana para wiraniaga menyukai
laptop baru mereka.
Tugas
Siapkan daftarmanfaat yang dapat diperoleh pemasaan jika MRP II diterapkan.
Untuk tiap manfaat, sertakan suatu penjelasan singkat (satu atau dua kalimat)
mengenai bagaimana hal itu dicapai dengan MRP II. Petunjuk : Anda mungkin
menyusun manfaat-manfaat anda menurut unsure-unsur bauran pemasaran. Ini
adalah bahasa yang dapat dimengerti Andrea.

36. Job Sheet MIS 36
Job Sheet 13
Laser Yechnology, Inc.
Anda sedang duduk dalam ruang kantor anda sambil membaca The Wall
Street Journal saat telepon berbunyi. Ted menelepon, ia meminta anda untuk
datang kekantornya untuk sesuatu yang penting sekarang juga.
Ketika anda masuk, anda disambut dengan seyuman lebar. Sistem kinerja
anggaran itu bekerja dengan baik, katanya. Semua kantor memakai sistem itu, dan
saya baru saja mendapatkan laporan bulanan terbaru pagi ini. Saya siap untuk
membicarakan penerapan selanjutnya silakan duduk.
Ted mulai menjelaskan. Saya selalu ingin menjadikan kegiatan
perencanaan sumber daya kita menjadi formal. Seperti anda tahu, setiap tahun
divisi pemasaran memproyeksikan kegiatan penjualan perusahaan untuk tahun
fiskal yang akan datang. Ramalan penjualan ini digunakan oleh seluruh unit
organisasi dalam merencanakan kebutuhan sumber daya tahun tersebut. Ini ironis.
Kami menyiapkan peramalan yang dapat digunakan oleh semua orang dalam
perencanaan, tetapi kami mungkin paling buruk dalam menggunakannya sendiri.
Saya ingin anda menciptakan suatu sistem yang membantu kami untuk
menggunakan data peramalan.
Anda menjawab bahwa anda rasa itu ide yang baik, dan anda akan
mengerjakannya. Anda meminta Ted menjelaskan lebih lanjut apa yang
diinginkannya.
Kunci semuanya adalah personil. Kami harus memiliki kombinasi personil
tertentu dan menyeimbangkannya untuk memenuhi tujuan penjualan kami.

37. Job Sheet MIS 37
Semua biaya yang dianggarkan gaji, perjalanan, jamuan, dan sebagainya
didasarkan pada jumlah personil yang kami miliki.
Bagaimana dengan biaya sewa ?” Anda menyela.
Ted menjawab, “dalam jangka pendek, itu merupakan biaya tetap
sejumlah tertentu tiap bulan dan inilah yang sedang kami urus.”
Anda mendesak Ted untuk mendapatkan petunjuk yang dapat anda
gunakan dalam merancang sistem. Sebenarnya bagaimana hubungan antara
personil dan tujuan penjualan anda ? anda bertanya.
“Satu tim penjualan seorang wiraniaga dan dua analis sistem dapat
menjual satu sistem page printer per bulan. Dan setelah mereka menjualnya,
mereka dapat memasangnya. Kami dapat menggunakan angka $225.000 bagi
pendapatan dari satu penjualan. Jadi, satu tim penjualan harus mampu menjual 12
sistem setahun dengan harga $225.000, atau sekitar $2.400.000 dalam pendapatan
tahunan.
“$2,7 juta”, sahut anda.
Ted berkata “jika kita ingin menjual sebesar $27 juta, kita membutuhkan
10 tim yang bekerja sepanjang tahun. Saya perkirakan biaya wiraniaga sekitar
$2.000 gaji perbulan, dan sistem analis sekitar $2.250. untuk menentukan
kebutuhan personil, kita mulai dengan ramalan penjualan, yaitu jumlah sistem
setiap bulannya. Jumlah itu memberitahukan berapa banyak tim penjualan yang
dibutuhkan. Lalu kita menggunakan pendekatan biaya per orang untuk
menghasilkan semua pos-pos anggaran.”

38. Job Sheet MIS 38
“Seperti apa ramalan penjualan kita untuk tahun fiskal mendatang ?” Anda
bertanya. “Sekarang April, dan tahun fiskal dimulai bulan November. Ini
memberikan kita 7 bulan untuk bersiap.”
Ted menyodorkan ramalan untuk tahun fiskal 1996-97, yaitu berisi :
Bulan Jumlah Sistem
November 8
Desember 9
Januari 10
Februari 10
Maret 12
April 13
Mei 15
Juni 17
Juli 19
Agustus 21
September 21
Oktober 22
Jika kita akan menjual 8 unit ada November, maka kita harus memiliki 8
tim penjualan, betul ?” anda bertanya.
Betul, “Jawab Ted. Tetapi kita tidak dapat memperkerjakan mereka pada 1
November dan mengharapkan mereka untuk langsung menjual. Saya
memperkirakan bahwa satu tim harus ada di lapangan 6 bulan sebelum kita
mendapatkan suatu pesanan.”
“Jadi, kita harus memiliki delapan tim di lapangan pada bulan Mei jika
kita ingin memenuhi target November. Artinya kita sebaiknya memulai
penerimaan, karena sekarang kita harus punya enam tim.
Betul, Sahut Ted.
“Coba saya lihat apakah saya sudah mengerti, kata anda. Kita mengambil
angka dari sistem ramalan dan mengkonversikannya ke dalam jumlah kepala.
Lalu kita menghitung gajinya”

39. Job Sheet MIS 39
Ted menyela, tepat. Lalu kita menggunakan sejumlah dolar per orang
untuk menentukan biaya selebihnya.
“Tahukan anda apa sajakah itu? Anda bertanya
“Tidak terlalu. Saya pikir sebaiknya kamu mencari tahu berapa,” kata Ted.
“mengapa kamu tidak melakukannya dan kemudian kembali kepada saya.”
Anda mencari berkas-berkas biaya lama dan faktur-faktur serta
mengembangkan biaya bulanan rata-rata per orang.
Telepon $ 82,25
Perjalanan 1563,70
Jamuan 84,65
Perlengkapan 38,10
Sepanjang bulan pertama seorang pegawai, sekitar $1910 dibelanjakan
untuk perabot, meja, kursi, tempat sampah dan lemari file. Semua biaya ini
bervariasi langsung dengan jumlah pegawai. Biaya sewa tidak bervariasi. Biaya
ini tetap pada tingkat $8.450 per bulan untuk semua lokasi kantor dalam divisi.
Pos anggaran final, lain-lain, mencakup semua yang tidak termasuk perkiraan
lain, seperti pendidikan dan tunjangan-tunjangan. Selama tahun lalu, kategori lain-
lain sekitar $450 per orang per bulan.
Anda memberikan angka-angka tersebut pada Ted. “kelihatannya bagus.
Kami telah bekerja dengan baik. Untuk biaya-biaya ini yang bervariasi dengan
jumlah kepala, kita bulatkan saja $50 untuk telepon, $600 untuk perjalanan, $60
untuk jamuan, $40 untuk perlengkapan dan $450 untuk lain-lain. Kita tentukan
$8.500 per bulan untuk sewa dan biaya satu kali $925 untuk perabot. Sekitar ini,
bukan ?”

40. Job Sheet MIS 40
“Apakah kami yakin mengenai $60 untuk biaya jamuan ? Mereka telah
membelanjakan $84…”
Ted menyela, “Terlalu banyak. Saya akan mengurangi $60 cukup baik”
Anda bertanya, “Bagaimana dengan gaji?”
“Untuk wiraniaga kita gunakan $4.125, dan untuk analis katakanlah
$3.400. mungkin agak tinggi, tetapi saya ingin menyediakan sedikit ruang untuk
kenaikan. Sekarang, sudah cukup ?”
Anda melihat catatan anda dan menjawab, “Saya pikir saya perlu ramalan
sistem proyeksi sumber daya untuk TF 98/99. hal ini disebabkan karena kita harus
memperkerjakan tenaga penjual dan analis selama enam bulan terakhir TF 98/99
untuk memenuhi ramalan penjualan tahun depan.”
“Kamu betul.” Ted menyimpulkan. “Saya kebetulan mempunyai angka-
angkanya. Ini dia.”
November 1997 22 sistem
Desember 1997 23 sistem
Januari 1998 23 sistem
Februari 1998 24 sistem
Maret 1998 24 sistem
April 1998 25 sistem
Ted bertanya, agak tak sabar, “Sekarang apakah kamu sudah memiliki
semua yang kamu perlukan ?”
Anda menjawab bahwa anda yakin, dan sebagai pemeriksaan terkait, anda
mengikhtisarkan tugas anda. “Saya akan menyiapkan proyeksi biaya-biaya divisi
penjualan untuk 18 bulan yang akan datang. Enam bulan pertama, Mei sampai
Oktober 1998, akan mempersiapkan kita untuk memenuhi ramalan penjualan TF
96/97. Dua belas bulan terakhir November 1998 sampai Oktober 1999,

41. Job Sheet MIS 41
merupakan proyeksi anggaran yang kamu butuhkan. Kamu ingin seluruh delapan
belas bulan, atau hanya dua belas bulan terakhir saja?”
“Berikan seluruh delapan belas bulan. Saya ingin dapat melihat apa yang
harus kita lakukan selama enam bulan berikut untuk memenuhi tujuan tahun
depan. Tetapi, saya ingin tahu total dari periode enam dan periode dua belas
bulan. Saya ingin dapat melihat angka-angka tersebut secara terpisah menurut
tahun fiskal. Ada pertanyaan lagi?”
“Hanya satu,” sahut anda. “Bagaimana formatnya ? kamu menginginkan
laporan seperti apa ?”
“Terserah kamu. Yakin saja dan berikan saya kolom total dari seluruh
bulan, dan saya ongin baris total bagi setiap pos anggaran baik untuk enam bulan
pertama maupun dua belas bulan. Beritahu saya jika kamu telah mendapatkan
sesuatu.”
Tugas
Gunakan spreadsheet elektronik untuk menyiapkan proyeksi sumber daya itu.
Lengkapi format tabel tersebut dengan grafik yang anda yakin
mengkomunikasikan dengan baik pokok-pokok utama.

42. Job Sheet MIS 42
Job Sheet 14
Kelfer Morris Beecham
Kelfer Morris Beecham (KMB), suatu perusahaan investasi berkantor
pusat di kota New York, bersaing dengan perusahaan investasi lain seperti Dean
Witter Reynolds dan Merrill Lynch KMB memiliki lebih dari 20.000 pegawai di
seluruh dunia, dengan sekitar 12.000 orang di kantor pusat. Sumber daya manusia
adalah salah satu area fungsional utama, tetapi memiliki staf tersedikit 155 orang.
Salah satu seksi di dalam SDM adalah unit sistem manajemen sumber daya
manusia (HRMS).
Anda adalah analis sistem senior di divisi jasa informasi dari suatu
pedagang besar mainan di New York dan telah mendaftar untuk jabatan manajer
pengembangan sistem HRMS di KMB. Jika anda mendapatkan pekerjaan itu, ini
merupakan peningkatan dalam hal gaji dan status profesional, tetapi jabatan
tersebut memiliki beberapa kendala. Anda ragu bila ditempatkan di area pemakai
daripada di bagian jasa informasi. Walau begitu, anda senang mengetahui bahwa
anda salah satu dari tiga kandidat yang telah dipilih untuk wawancara. KMB akan
memilih dari tiga calon ini. Wawancara akan dilakukan dengan direktur HRMS,
Todd Spurlock. Sebagai manajer pengembangan sistem, anda akan menjadi salah
satu dari tiga manajer yang melapor ke Todd.
Tibalah saat wawancara, dan anda baru saja duduk di depan meja kerja
Todd.

43. Job Sheet MIS 43
TODD : Saya senang anda dapat menemui saya. Saya yakin anda ingin tahu lebih
banyak tentang posisi manajer sistem. Ijinkan saya mulai dengan menjelaskan
operasi kami, dan anda dapat bertanya. Silakan interupsi kapan saja.
Lima tahun lalu, unit HRMS hanya memiliki enam pegawai sangat kecil
dibandingkan sekitar 1.000 orang di unit SI. SI telah banyak membantu HR, tetapi
kami merasa bahwa mereka tidak pernah benar-benar menganggap kami sebagai
prioritas utama. Seolah-olah mereka hanya melakukan apa yang diminta dan tidak
lebih. Saya mengatakan ini bukannya tidak menghargai SI
ANDA : Saya mengerti. Di unit SI selama sepuluh tahun membuat saya mengerti
maksud anda. SI sering memiliki jumlah sumber daya yang besar tetapi harus
dibagi sangat luas. Bagi pelanggannya, seolah-olah mereka tidak peduli.
TODD : Saya senang anda menngert. Karena dukungan yang kami anggap kurang
itu, Sue Smith, direktur SDM kami, membuat keputusan dua tahun lalu untuk
mengembangkan suatu kemampuan komputasi di dalam SDM yang dapat
mendukung seluruh kebutuhan komputasi kami. Ia mendapat persetujuan dari
komite eksekutif dan komite pengarah SIM, dan begitulah mulainya operasi
HRMS kami.
ANDA : Sungguhkan demikian ? Maksud saya, anda memiliki satu unit yang
dapat mendukung semua kebutuhan komputasi anda ?
TODD : Tidak juga, kami telah menambah staf, dan sekarang berjumlah 38 orang,
tetapi kami masih terpaksa mengandalkan SI untuk sebagian pemrosesan kami.
ANDA : Mengapa demikian ?

44. Job Sheet MIS 44
TODD : Alasan utamanya adalah kami tidak memiliki seluruh keahlian SI yang
kami perlukan keahlian khusus seperti pembuatan model matematika, multimedia,
internet, dan sebagainya.
ANDA : Ceritakan pada saya apa yang dilakukan 38 orang itu.
TODD : Kami memiliki 19 orang untuk memasukkan data dan melakukan fungsi
kontrol. Dua pemimpin proyek mengkoordinasikan pekerjaan empat analis sistem
dan tujuh analis Programer. Sisanya adalah manajer.
ANDA : Anda hanya memiliki 11 orang untuk melakukan pekerjaan
pengembangan. Benar ?
TODD : Benar.
ANDA : Adakah staf HRMS yang berasal dari unit SI ?
TODD : Sebagian besar. Kami tidak kesulitan untuk mengambil sumber daya
personil dari SI. Saya rasa itu menunjukkan apa yang dapat kami tawarkan.
Personil SI merasa bahwa lingkungan kerja di sini lebih baik.
ANDA : Saya percaya SDM mampu dalam hal itu. Sekarang, dimana posisi unit
HRMS dalam hierarki organisasi ? anda menyinggung komite eksekutif dan
komite pengarah SIM ? Apakah SDM terwakili dalam komite tersebut ?
TODD : Tidak secara langsung. Atasan Sue, yaitu wakil presiden direktur
administrasi ada di dua komie tersebut, ia dan Sue memiliki hubungan baik.
Seolah-olah Sue sendiri berada di komite tersebut. Ia memberitahu Sue segalanya
dan meminta masukannya.
ANDA : Itu situasi yang baik, tetapi saya telah belajar untuk tidak membuat
komitmen jangka panjang berdasarkan hubungan pribadi. Situasi dapat cepat

45. Job Sheet MIS 45
berubah. Anda bekerja untuk seseorang yang anda sukai dan, tiba-tiba dia pergi.
Jadi anda mengatakan pada saya bahwa HRMS dua tingkat dibawah tingkat
manajemen korporat, tempat keputusan strategis dibuat. Saya rasa KMB memiliki
rencana bisnis strategis.
TODD : Kami pasti memilikinya, dan itu mencakup SI tetapi bukan HRMS. Tiap
tahun, sebagian besar perhatian dicurahkan pada bagaimana SI dapat
berpartisipasi dalam bisnis baru dan sumber daya tambahan apa yang diperlukan.
SI mendasarkan rencana strategisnya pada rencana komporat. Tetapi perhatian
yang sama tidak diberikan pada HRMS. Saya rasa komite eksekutif menganggap
bahwa kami akan mampu mendukung apa pun yang mereka hasilkan.
ANDA : Mungkin begitu atau mereka manganggap HRMS anak bawang yang
tidak akan membuat atau menggagalkan rencana.
TODD : mungkin benar. Tetapi SI sebenarnya tidak terhubung dengan tingkat
puncak seperti juga kami. CIO kami, Kathy White, tidak berada di komite
eksekutif atau komite SIM. Ia melapor ke wakil presiden direktur eksekutif, yang
menjadi anggota kedua komite itu.
ANDA : Kelihatannya pekerjaan komputasi di KMB belum menembus hingga
tingkat puncak. Mengapa begitu ?
TODD :saya pikir manajemen puncak tidak akan pernah menekankan informasi
seperti mereka mengutamakan uang. Anda harus ingat bahwa ini adalah lembaga
keuangan dan uang dianggap sumber daya yang paling penting. Saya rasa hal itu
tidak akan segera berubah.

46. Job Sheet MIS 46
ANDA : Anda katakan SI memiliki rencana strategis sendiri. Bagaimana dengan
HRMS ?
TODD : Kami juga. Anda rencana lima tahun, yang sebenarnya lebih panjang
daripada rencana korporat. Tujuan kami dapat berubah tiap tahun, tetapi cukup
konstan. Kami sekarang mempunyai empat tujuan dan ada sedikit perubahan
dibanding tahun lalu.
ANDA : Apa sajakah itu ?
TODD : Pertama, kami ingin menyelesaikan migrasi dari orientasi mainframe ke
client/server. Kami ingin memiliki seluruh kemampuan pemrosesan dan sebagian
besar database di SDM. Sebenarnya ini adalah tujuan strategis SI, dan kami
sedang bekerja sama dengan meraka. Kedua, kami ingin mencapai implementasi
lengkap aplikasi Microsoft Windows di semua workstation kami. Ketiga, kami
ingin mendesentralisasi entry data ke kantor cabang, memindahkannya dari kantor
pusat. Ini tergantung pada tujuan korporat untuk mencapai Wide Are Network
Global. Terakhir, kami ingin tiap manajer SDM memiliki kemampuan mengambil
data dari database. Ini membutuhkan pendidikan dan perangkat lunak.
ANDA : Kelihatannya rencana yang baik. Apakah anda memiliki sumber daya
untuk melaksanakan semua itu ?
TODD : Sekarang belum. Tetapi itulah alasannya kami mancari profesional
informasi berpengalaman seperti anda untuk megisi jabatan manajer sistem. Saya
yakin kami akan mampu mengumpulkan staf yang kami perlukan. Sue selama ini
berhasil mendapatkan apa yang dia inginkan. Kami harap dia dapat terus
demikian.

47. Job Sheet MIS 47
ANDA : Saya harap anda demikian pula. Serta berterima kasih anda
mempertimbangkan saya. Saya yakin saya dapat menanganinya. Tampaknya
tantangan yang menarik.
TODD : Memang, saya setuju. Saya rasa anda memiliki apa yang kami cari.
Setelah mewawancarai semua calon, kami akan menghubungi anda. Sementara itu
jika anda memiliki pertanyaan silakan telepon.
Tugas
1. Daftarkan sisi-sisi baik pekerjaan ini dalam hal peluang karir jangka
panjang.
2. Sekarang daftarkan hal-hal dalam pekerjaan ini yang dapat menghalangi
anda mencapai potensi karir anda sepenuhnya.
3. Setelah mempertimbangkan segala hal, jika Todd menawarkan pekerjaan
ini pada anda, apakah anda akan menerimanya ? Berikan alasan paling
penting.

48. Job Sheet MIS 48