Iv-Infra maakt al bijna 10 jaar gebruik van Relatics bij het opstellen en managen van geïntegreerde contracten aan de opdrachtgeverszijde. Ook voor de Systeemgerichte Contract Beheersing werkt men vanuit Relatics. De Relatics-template van Iv-Infra is inmiddels zowel compleet, flexibel als pragmatisch. Als men wil kan Iv-Infra nu alles in Relatics vastleggen (vanaf allereerste projectstartup tot en met oplevering), maar het is ook mogelijk om slechts een deel van de administratieve processen in Relatics vast te leggen.

1. Het SCB-proces bij Iv-Infra:
Pragmatisch en (soms)
compleet geïntegreerd

2. Afwijken kan niet……
tenzij je weet waarvan.
2

3. Wie zijn wij?
Antal Hartman
Adviseur
Contractmanagement
Gerrit Wierda
Lead Auditor

4. Inhoud
Wie zijn wij?
Systeemgerichte Contractbeheersing
Wat is onze standaard werkwijze in Relatics?
Waarom wijken we hiervan soms af?
Tips en adviezen voor SCB in Relatics
4

5. Systeemgerichte
contractbeheersing

6. Systeemgerichte Contractbeheersing
SCB = Alle activiteiten die worden uitgevoerd om zeker te
stellen dat voldaan wordt aan de eisen uit het contract en
de risico’s op een acceptabel niveau worden beheerst
meestal UAV-GC contract
Opdrachtnemer
beschrijft zelf zijn plannen
leeft plannen na door zelf te toetsen, verificaties en interne audits
Opdrachtgever toetst ON

7. Wat is Systeemgerichte
Contractbeheersing?
1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
7
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

8. Rol van Relatics

9. Wat kan er allemaal in Relatics?
9
1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

10. Onze visie op Relatics
Relatics is een database
Database registreert data, meer niet
Mensen kunnen met data iets doen
Relatics is een hulpmiddel
Geen doel op zich
Moet mensen helpen, niet andersom
Relatics een hulpmiddel
Net als e-mail, ms-word, excel, VISI, autocad, …
Relatics kun je aanpassen aan jouw proces
Liever niet andersom

11. Welke data kan in Relatics?
Structuren:
KES, documentenoverzicht,
WBS, SBS, FBS, raakvlakken,
Algemene data:
Organisaties, personen, vergaderingen, termijnstaat
Alle eisen / Volledige contract:
Vraagspecificatie: algemeen deel, eisendeel, procesdeel
Annexen
Basisovereenkomst
Systeemgerichte contractbeheersing:
Risicodossier,
Toetsplan, audits, documenttoetsen, afwijkingen, tekortkomingen,
VTW’s, …11
Handig!

12. 12
Contracteringsfase
Uitvoeringsfase / SCB
Algemeen
Ons menu

13. 13
Contracteringsfase

14. 1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
 Contract
 UAV-GC
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

15. Input voor SCB in Relatics
 Contract
 UAV-GC
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

16. 1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

17. Risicoanalyse in Relatics?

18. 1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

19. Twee type audits
Audits
Audits & bevindingen
door ON
Audits & bevindingen
door OG
Registreert ON
Niet in Relatics OG
In Relatics OG

20. Toetsmix / planning in Relatics
20

21. Auditplan in Relatics
1. Koppelen van
• risico’s,
• personen,
• eisen,
• SBS,
• WBS, etc.
2. Vragen voorbereiden.
3. Printen

22. 1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

23. Audit zelf

24. Tip: …. foto’s liever niet rechtstreeks uploaden van telefoon:
8 MB per foto is te groot
Auditrapport

25. Auditrapport

26. 1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

27. Input voor volgende audit

28. Input voor volgende risicoanalyse

29. 1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen

30. Termijnstaat & tekortkomingen
Gekoppeld
Leeg

31. Samengevat

32. 32
1) Risicoanalyse 3) Toetsen
2) Toetsmix /
-plan
4) Bevindingen
a) Betalings-
schema ON
b) Betalingen,
tenzij …c) Schema
aanpassen
 UAV-GC
 Contract
 ISO9001
 Kwaliteits-
Systeem ON
 Plannen ON
 Planning ON

33. Tot slot

34. Waarom soms niet ‘alles’ in Relatics
Reden Bijvoorbeeld
Mentaliteit Zo doen we het altijd
Geen zin in
Bestaande gegevens alleen in pdf Contract
Data van Opdrachtnemer VTW’s, audits ON, etc.
Verplichte formats Risicodossier, “Beleid”
Bestaande formulieren Document-toets
Flexibiliteit Excel en Word zijn óók handig
Teamleden Inwerken, opleiden, afstemming
34

35. Iv-Infra werkt pragmatisch
Complete template
Soms alles in Relatics, maar hoeft niet!
Geen verplichte velden
35

36. Pragmatisch implementatietraject
1. Eerst alles zonder Relatics op orde hebben
proces, mensen én formulieren
2. Dan proces en formulieren analyseren (data)
met mensen die zelf toetsen
3. Daarna alles in Relatics maken
OF
1. Probeer één of meerdere complete templates uit van ervaren
collega / adviseur
2. Evalueer deze template
3. Koop die template
4. Pas deze template evt. aan, aan eigen wensen

37. Hartelijk dank
G.Wierda@iv-Infra.nl
Iv-Infra
Postbus 135
3360 AC Sliedrecht
+31 88 943 3200