Contractmanagement samenvatting, Wat is Contractmanagement? Waarom Contractmanagement? Wat levert Contractmanagement op?

1. “Business in Control”
“Contractmanagement
in een notendop”
Professioneel Contractmanagement
door opdrachtgever en opdrachtnemer
CM in een notendop v2©
1
Herman van den Hoogen
M: 06-53.96.36.14
www.Hoogen-Procurement.com
hermanvdhoogen@gmail.com
Nick Piscaer
M: 06-37.60.03.12
nick.piscaer@ziggo.nl

2. In deze serie Contractmanagement publicaties
zijn ook verschenen….
1. CM: in een notendop (deze publicatie)
2. CM: Stel vast waar je staat ! “Snelle diagnose”
3. CM: processen & activiteiten
4. CM: niet alle contracten hetzelfde behandelen:
vier intensiteit niveaus
5. CM: implementatie
6. CM: Performance monitoring, “meten is weten”,
KPI’s
Download de publicaties via:
www.hoogen-procurement.com
CM in een notendop v2© 2

3. Contractmanagement
in een notendop
1: Wat is Contractmanagement ?
2: Waarom Contractmanagement ?
3: Wat levert het op ?
4: Wat is er voor nodig ?
5: Wat bepaalt het succes ?
CM in een notendop v2©
3

4. Contractmanagement
in een notendop
1: Wat is Contractmanagement ?
CM in een notendop v2©
4

5. 1.0 Definitie: Contractmanagement (=CM)
CM in een notendop v2© 5
• Het actief managen van raamcontracten*, vanuit het
perspectief/belang van de business, gedurende de levensduur
van het contract van ”handtekening t/m beëindiging”.
• Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te
managen.
• Scope: raamcontracten tussen opdrachtgevers en externe
leveranciers/contractors.
• Contractmanagement kijkt naar de hele keten:
• Het effect van het contract op de business van
opdrachtgever.
• Inclusief managen van toelevering en subcontracting bij
Opdrachtnemer.
*raamcontract voor repeterende behoeftes waarop wordt
afgeroepen

6. 1.1 Voorbeelden: Repeterende behoeftes
CM in een notendop v2© 6
• Raam-/commerciële
overeenkomsten
voor goederen en diensten
• Onderhoudscontracten
• Service Level Agreements
• Huur Overeenkomsten
• Software Licenties
• Lease Overeenkomsten
• Pacht Overeenkomsten
• Consultancy
Overeenkomsten
• Lidmaatschappen
• Sponsorschappen
• Royalty's
• Vergunningen
• Arbeidsovereenkomsten
• Verstrekte leningen
• Garantieverklaringen
• Verzekeringen
• Abonnementen
• Intentieverklaringen
• Registraties
• Intellectuele Eigendoms
Verklaringen/Patenten
• Geheimhoudingsverklaringen
Let op ; alle genoemde behoeftes zijn niet beslist repeterend,
maar vereisen wel beheer!

7. Strategic
Sourcing
Contract- &
Leveranciers
management
Contract
Dagelijkse
Inkoop
CM in een notendop v2©
7
1.2 Contractmanagement staat niet op
zichzelf…
Als je raamcontracten niet goed
implementeert komt van alle
veronderstelde verbeteringen,
besparingen etc. niets terecht !
Door goede implementatie van
contractmanagement voorkom
je onnodige problemen

8. 1.3 Ondernemingsbeleid; Context
Afgeleid van Missie, Visie, Waarden, Gedragscode èn Wet- &
Regelgeving;
Diverse beleidsgebieden waarmee CM rekening moet
houden.
CM in een notendop v2©
8
Contract-
management
Veiligheid
Gezondheid
MVO/MVI
duurzaamheid
Financiën o.a.
Autorisatieregels
Communicatie
Milieu HR, P&O Intellectueel
Eigendom
Inkoop/leveranciers
management
Informatie
Technologie
Managen van
Contractors

9. 2: Contract-
beheer en
Contract-
management
Strategic
Sourcing
Close-
Out
O
K
Acties
3: Evaluatie
(bijv. 1x/jr.)
1.4 Contractmanagement (CM) Overzicht en
samenhang
ja
nee
1: CM
implementatie
bij nieuw
contract
CM in een notendop v2© 9
“PDCA”
“PDCA”
Er zijn twee review procedures ontwikkeld;
- Voor elk CM team
- “Overall” voor het geheel van te managen
contracten

10. Contractmanagement
in een notendop.
2: Waarom
Contractmanagement ?
CM in een notendop v2©
10

11. 2.0 Waarom CM:……“Business in control” !
Raamcontracten zijn optimaal ingezet.
 “repeterende behoeftes” zijn in raamcontracten ondergebracht.
 Wijzigingen, sinds de start van het raamcontract, in de Interne- en
klantvraag en de markt (concurrentie), zijn verwerkt.
Raamcontracten worden actief beheerd.
 Er is overzicht van alle raamcontracten.
 Raamcontracten zijn actueel/up-to-date.
Je hebt inzicht in de resultaten.
 Informatie over de resultaten van de raamcontracten is beschikbaar
 Er is regelmatig overleg tussen Opdrachtgever en opdrachtnemer
over: risico’s, contractbenutting, performance, issues,
verbeteringen, waarde creatie etc.
 Opdrachtgever weet zeker dat hij krijgt waarvoor hij betaalt.
De gebruikers zijn betrokken.
 Alle raamcontracten hebben een eigenaar vanuit de
business/eindgebruikers
 “Gebruikers” zijn op de hoogte van de raamcontract inhoud.
 Gebruikers zijn opgeleid voor hun rol binnen CM.
Specifieke Contractmanagement processen zijn ingericht.
 Specifieke CM processen zijn vastgelegd en geïmplementeerd.
CM in een notendop v2© 11

12. Contractmanagement
in een notendop.
3: Wat levert het op ?
CM in een notendop v2©
12

13. 3.0 Wat levert professioneel CM op ?
• Business in Control in de relatie tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer.
• De toegevoegde waarde door Contractmanagement
is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het
tender resultaat: 10-30% !
• 100% contractbenutting (compliance)
Gevolg van slecht CM :
 Minder waarde/besparingen
 Meer onnodige problemen op te lossen
 Slecht imago bij leverancier; slechte aanbieding in
toekomst.
CM in een notendop v2©
13

14. 3.1 Wat levert professioneel CM op ?
“Meer waarde en minder risico’s” en “Business in control”
 Optimale Contractbenutting (compliance) leidend tot betere commerciële
afspraken
 Vermijden van onnodige kosten en/of onterechte kosten.
 Verbeteringen in de keten van het contract tussen opdrachtgever en
opdrachtnemer incl. subcontracting /toelevering.
 Verbeteringseffecten door het contract op de bedrijfsvoering/keten waarin het
contract functioneert o.a. door hogere “value in use” in de bedrijfsvoering en
daardoor betere performance naar de eindklant.
 Hogere efficiency in het verkrijgen van goederen en diensten d.m.v. :
 afroepen op raamcontract i.p.v. incidentele orders, minder factuurafwijkingen
 ingerichte standaard CM processen.
 Betere interne en externe samenwerking en afstemming, door:
 actuele en juiste basis gegevens (contracten, performance gegevens, overige
afspraken)
 heldere functies en rollen met competente functionarissen in een
gedefinieerde contractmanagement organisatie.
 inzicht in alle gegevens leidt tot minder contracten, betere specificaties
 sturen op performance gegevens en daarmee initiëren van verbeteringen
 voorkomen van problemen door heldere afspraken.
CM in een notendop v2© 14

15. Contractmanagement
in een notendop.
4: Wat is er voor nodig ?
CM in een notendop v2©
15

16. Begrijpen we elkaar wel ?
Contractmanagement geregeld?
Opdrachtgever Opdrachtnemer
4.0 Hoe ziet Contractmanagement er bij u uit ?
Weet ik zeker
dat ik krijg
waarvoor ik
betaal ?
Wanneer heb
ik voor het
laatst met
mijn
opdrachtgever
gesproken ?
Welke
contracten
heb ik
eigenlijk ?
Hoe worden
mijn
contracten
benut ?
Elke factuur
discussie ! ?
Al 3 maanden
geen antwoord
op mijn
verbeteringsvoor
-stel
CM in een notendop v2© 16

17. 4.1 CM activiteiten: diepgang afhankelijk van belang van contract
Struktuur en
Middelen
Levering-uitvoering Ontwikkeling Strategie
Besturing & beleid
• Implementatie na tender
• Eigenaarschap contracten
(inkoop + eindgebruiker)
• Organisatorische
afspraken en ingerichte
CM processen
• CM afgestemd op ander
Beleid
• Issue
management/Escalatie
• Kennismanagement
Mensen
• Juiste selectie en aantal
Fte’s in CM Team
• Training en ontwikkeling
• Functiebeschrijving
& beloning
• Mandaat
• Persoonlijke Doelen
• Netwerk van CM-ers
Contractbeheer
• Opslag documenten
• Rapportages
• Belangrijkste triggers
• Contracten beheren
Relaties
• Continuïteit CM teams
• Gezamenlijke intenties
• Overlegpatroon tussen
OG en ON + intern
(RACI’s)
• Terugkoppeling van/naar
eindgebruiker
• Issue behandel proces
Performance
• Service management
• Service level agreements
• Performance definities
• Performance (ook spiegel
beoordeling) bespreking
en verbetering
Betalingsproces
• Controle facturen
• Link naar Budgetten
• Functiescheiding
• Incentives/boetes
Risico’s
• Risico management van
leverancier en contract
Contract
Ontwikkeling
• Onderhandeling
condities,
veranderingen
• Verandering van
scope
• Test op waar-voor-je-
geld
• Benchmarks
Leveranciers
Ontwikkeling
• Ontwikkelplannen
• Waarde bepaling en
waarde realisatie
• Leveranciers (board)
commitment
• Gezamenlijke
trainingen
• Lean/ 6-sigma in
keten
• Innovatie
Leverancier
relatie
management
• Gestructureerd relatie
management
programma
• Resultaten aan beide
zijden
• Gerichtheid op
innovatie
• Senior beheer van de
relatie (beide zijden)
Markt
management
• Marktonderzoek,
markt - kennis,
ontwikkeling
• Markt capaciteit/-
issues/mogelijkhede
n
• Make/buy vraag-keten
• Nieuwe opties
• Strategie voor her-
tendering van pakket
CM in een notendop v2©
17
Bron:UK National Audit Office

18. 4.2 : Het Contractmanagement Maturity Model (bron;CMT)
Dimensie Inrichten en beheer In Control Continue verbeteren van
de keten
Beleid Belang van CM in
(inkoop)beleid
vastgelegd
Beleid van OG geldt ook
voor ON. Beleid en
context vastgelegd.
Heldere omschrijving
CM beoordelings-
processen. ON en OG
separaat gericht op
eigen belang.
Senior Management
actief betrokken bij
strategische relaties.
Gezamenlijk
ontwikkeld beleid.
Processen Contract
Inventarisatie met
key-milestones.
Verder nauwelijks
CM processen
ingericht. Inciden-
teel contact OG/ON.
Basis CM processen
geïmplementeerd.
CM intensiteit bepaald.
Overleg (basis)
ingericht.
Monitoring ingericht.
OG beoordeelt ON.
Alle CM processen
ingevoerd. PDCA
verbeterproces
geïmplementeerd bij
OG en ON. OG en ON
beoordelen elkaar
(spiegel).
Proces- en risico
evaluatie op
strategisch niveau;
OG+ON samen,
gericht op
Procesverbetering in
hele keten.
Systemen Contract Overzicht
beschikbaar.
Geen integratie met
spend-systeem
(standalone) IT
contractsysteem. Niet
geïntegreerd met
overige systemen;
handmatig ingevoerde
KPI’s, Contract Spend,
performance gegevens.
Geïntegreerd IT (ERP)
Systeem met
geautomatiseerde
performance en
rapportages met KPI-
dashboard.
Systeem van OG en
ON geïntegreerd.
Gezamenlijke data
voor optimalisatie van
performance
verbetering in de
keten.
Mensen CM rol ingericht bij
inkoop, nauwelijks
ingericht bij de
gebruikers in de
business. “Gezond
Boeren Verstand
methode”.
Voldoende capaciteit bij
inkoop en gebruiker
voor CM (CM teams) bij
OG en ON. Geen
duidelijk onderscheid
Strat./Takt./Oper.
Mensen opgeleid in
basis CM- aspecten.
CM rollen op
operationeel-
,tactisch- en
strategisch niveau bij
OG en ON. CM-ers
geselecteerd op CM
competenties,
opgeleid in alle CM-
processen.
“Best practise
exchange”
Gezamenlijke training,
integratie van taken.
Opdracht-
nemer (ON)
Selectie ON alleen
op basis van
levering (Goederen
of Diensten).
Incidenteel contact.
ON mede geselecteerd
op basis van
verbetercapaciteit.
ON geselecteerd om
operationele- en
tactische taken over
te nemen.
ON geselecteerd op
het creëren van
toegevoegde waarde
en innovaties voor de
business.
Level1:AdHoc
Level2:Basis
Level3:Structureren
Level4:Optimaliseren(2x)
Level5:Integreren(keten)
CM in een notendop v2© 18

19. 4.3 CM: Samenwerking i.p.v. “Silo’s”
Nieuw: SamenwerkingsmodelOud: Silo-model
Opdrachtgever Opdrachtnemer
inkoop
operations
verkoop
services Opdrachtnemer
OpdrachtgeverContract afsluiten
Contract uitvoeren
CM in een notendop v2©
19

20. 4.4 Niet alle contracten hetzelfde behandelen!
 Er zijn vier intensiteit niveaus onderscheiden om
raamcontracten te managen;
 Het juiste intensiteit niveau wordt bepaald door:
 De Business Impact van het contract op de organisatie
 De Risico’s van het contract voor de organisatie
 Het Verbeterpotentieel van het contract
 De Spend van het contract (inkoop/factuur-omzet)
 De Relatiematch tussen Opdrachtgever/Opdrachtnemer
CM in een notendop v2©
20

21. 4.5. Niet alle contracten hetzelfde behandelen!
De vier intensiteit niveaus:
op Operationeel-, tactisch- en strategisch niveau
CM in een notendop v2©
Intens.
niveau
Business
impact
Business
Risico
Verb.
Pot.
Spend
€
CM op
operatio-
neel
niveau
CM op
tactisch
niveau
CM op
strategisch
niveau
1
2
3
4
Match van relatie vooral cruciaal als je op level 3,
maar zeker op level 4 wil opereren
21

22. 4.6 Gekozen intensiteit niveau per CM proces
Niv. 1
Niv. 2
Niv. 3
Niv. 4
CM in een notendop v2©
Geen/nauwelijks
aandacht
Beperkte
aandacht
Aanzienlijke
aandacht
Intensieve
aandacht
22

23. Opdrachtgever;bereidheidominsamenwerkingteinvesteren
Strategisch
Bottleneck
Routine
Min. Aandacht
Uitspelen
Bruikbaar Ontwikkelklant Kernklant
Strategisch
Partnership
niveau 4
Samenwerking
niveau 3
Transactioneel
niveau 1 en 2
Opdrachtnemer; bereidheid om in samenwerking te investeren
4.7 De vier intensiteit niveaus en
“type leveranciers relatie”
CM in een notendop v2©
23

24. 4.8 CM organisatie, rollen
CM in een notendop v2© 24
Voor opdrachtgever & opdrachtnemer geldt:
 Alle raamcontracten hebben een "Contract eigenaar"
 Ten minste een Contractmanager:
- vanuit de uitvoering: Operations & Services
- vanuit commercie: Inkoop & Sales
 Voor strategische contracten: volledig Contract
Management team incl. Senior Management
 Voor elk Contract, “Stakeholders” tijdig betrokken.

25. CM in een notendop v2©
25
4.9 CM: Kennis en vaardigheden cruciaal !
• Contractmanagement teamleden van opdrachtgever en
opdrachtnemer zijn:
1. Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden,
technische kennis en vaardigheden,
Via de inhoud vindt het uitdagen plaats!
2. Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik
van verbeter technieken (o.a. six-sigma)
3. Groot deel van de tijd op de werkvloer.
• Goede communicatieve vaardigheden zijn nodig om het
netwerk met de gebruikers & stakeholders vorm te
geven

26. 4.10 CM: IT support & Tools
CM in een notendop v2©
26
• Overzicht van alle raamcontracten en bestedingen
is beschikbaar,
• Bij voorkeur in een IT (ERP) systeem,
• Met standaard rapporteringen zoals:
bestedingen, contractbenutting en performance.
• Via IT-systeem kunnen gebruikers de inhoud van
raamcontracten raadplegen en gebruiken voor
“afroepen”.

27. Contractmanagement
in een notendop.
5: Wat bepaalt het succes ?
CM in een notendop v2©
27

28. 5.0 Wat bepaalt het CM succes ?
• Positieve resultaten voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.
• CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie
en overleg op alle niveaus ingevoerd.
• Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen &
verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
• CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en
(technische) materiekennis.
• Niet alle raamcontracten hetzelfde behandelen (4
intensiteitniveau’s)
indelen op basis van criteria.
• IT Tools voor Contracten overzicht en Performance meting &
monitoring met SMART KPI’s.
• Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits.
• Risico analyse en risico beheersproces ingericht
CM in een notendop v2©
28

29. 5.1 Samenvatting:
CM in een notendop v2© 29
Alleen professioneel ingevoerd
Contractmanagement, bij beide partijen:
• Zorgt voor “Business in Control”
• Voegt waarde toe aan raamcontracten
• Vermindert risico’s
• Verhoogt contractbenutting (compliance)

30. 5.2 Hoe nu verder?....aanbevelingen
• Neem het initiatief, ga aan de slag; stap voor stap.
• Laat je leiden door:
waarde creatie, risico’s en contractbenutting
• Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement
ondersteuning
• Zie je mogelijkheden?
• Twijfel over de aanpak? overweeg …
• een CM bewustwording sessie.
• een “Snelle Diagnose”
• Doe het zelfstandig of….
• Laat je ondersteunen bij de CM implementatie, maar…..
• Train de betrokkenen voor sneller en meer resultaat
• Zie ook www.hoogen-procurement.com
CM in een notendop v2©
30