Provincie Noord-Holland maakt sinds 2014 gebruik van Relatics. In eerste instantie als eisenmanagement-applicatie toepassing voor de totstandkoming van het eerste gebiedscontract Kop van Noord-Holland. Als provincie was er toestemming om de Grip™ template van Rijkswaterstaat te mogen gebruiken waarin alle modules op de RWS-manier voorhanden waren. In de loop van de jaren zijn de eerste modules waar actief mee wordt gewerkt aangepast aan de Provincie Noord-Holland ‘manier van werken’. Als eerste is men aan de slag gegaan met de SCB-module. Vanaf 2016 volgen nu de modules risicomanagement en Verzoeken Tot Wijzigingen en de Strategisch Omgevingsmanagement module.

1. SCB in Relatics
… en VISI
Joepie, nóg een systeem!
Patricia Gutterswijk
Imora van Dongen
September 2017

2. A brief histoRy
• Contractmanagement  beter, efficiënter, sneller,
goedkoper, traceerbaar, toegankelijk, etc.
• Relatics wel in huis voor systeemeisenspecificatie
• Diverse CM’s met ervaring met SCB in Relatics binnen
andere organisaties dus het “gonsde”, 2013 / 2014
• Op 1 project gestart om de SCB methodiek van PNH te
“plakken” in Relatics

3. Ontwikkeling SCB module
• Gestart met RWS template en ABCD methodiek van PNH
• Grootste struikelblok de toetsverslagen
• Eerste Workspace als template gebruikt voor volgend
project en zo verder, nu blij met eenvoudiger beheer door
synchronisatie functionaliteit
• Ontwikkeling gaat via CAB – vakgroepen leveren input

4. SCB module
• Product/documenttoetsen, systeem- en procestoetsen
• Volgens ABCD Systematiek
• Output: bevindingen, terugkoppeling getoetste risico’s
• Aanmaken documenten ON
• Output: documentenplanning ON

5. VISIualiseer eens…
• Actueel inzicht in de status van je projecten
• Vastlegging besluitvorming en de bijbehorende
communicatie
• Alle persoonlijke taken, informatie en acties zijn inzichtelijk
• Uniforme afhandeling documenten
• Directe opbouw digitaal project archief
• Voldoen aan de digitale archiefwet
• Voldoen aan de digitale handtekening
• Besluit: Alle contracten gegund vanaf zomer 2016
maken gebruik van VISI voor de contractcommunicatie

6. Joepie… nóg een systeem
• Start zoektocht naar optimaal gebruik van de twee
systemen.
– Kan ieder systeem alles wat de ander ook kan?
– Is 1 systeem beter dan het andere?
– Is 1 systeem beter dan het andere te maken (zelf, op korte termijn, zonder
budget etc.)
– Hoe passen andere systemen en processen van PNH binnen / om / langs /
met deze systemen?
– En wie vinden er wat van? Wie moeten er eigenlijk wat van vinden?

7. Wie doet nu wat, en waar dan?
• Een contractmanager bij PNH heeft ook maar 2 handen...
– Een Contractsecretaris en een Toetscoördinator
al voor VISI en Relatics beiden met een redelijk vastomlijnd
takenpakket.
– CS voor de contractcommunicatie, VtW’s, betalingen etc.
– De TC voor de SCB
• Platgeslagen conclusie
– TC gebruikt Relatics SCB
– CS gebruikt VISI
• CM blijft mandaathouder – neemt besluit

8. In de praktijk
• Praktijkcase VISI - Relatics document ter Acceptatie
ON dient Annex III
document in via VISI, komt
binnen bij CM
VISI zet specifieke
transactie
automatisch door naar TC
met oordeelverzoek
TC bereidt toets voor in
Relatics (ABCD)
TC zet toets uit in VISI /
Mail naar toetsers
Toetsers voeren toets uit in
Relatics
Toetsers melden gereed via
VISI / mail
TC rondt toets af in Relatics
en notificeert CM
aangaande bevindingen
CM neemt besluit over
uitkomst toets in Relatics
TC genereert toetsverslag
uit Relatics, neemt deze
mee in reactie op
oordeelverzoek in VISI
CM stuurt besluit
aangaande Toetsing Annex
III document naar ON met
toetsverslag

9. Wat willen we nu nog meer?
• Digitale provincie  wat kan, digitaliseren
• Optimaliseren inrichting huidige applicaties (naar
wens gebruikers)
– Beheer bij CAB
• Koppelingen waar mogelijk
– VISI – Relatics
– VISI – Verseon (DMS)

10. Wat willen we nu nog meer?
• Digitale provincie  wat kan, digitaliseren
• Lopende projecten
– ERA: eisen bibliotheekfunctie
– EPT: risicodossier in KPI dashboard
– Dataroom voor eisen bij projecten (BIM)

11. Vragen?
Kunnen we nog wat verduidelijken?