Đề xuất nâng cao hiệu quả kinh doanh của phòng kinh doanh công ty microad việt nam.doc

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI
BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH
DOANH CỦA PHÒNG KINH DOANH
CÔNG TY MICROAD VIỆT NAM
Sinh viên thực hiện: Trương Thị Minh Trang
Mã số sinh viên: 2000947
Lớp: TV11.11
Cơ quan thực tập: Công ty Cổ phần MicroAd Việt Nam
Thời gian thực tập: 16/3/2015 – 23/6/2015
Người hướng dẫn: Chị Nguyễn Thị Thùy Linh
Giảng viên hướng dẫn: Cô Trần Thị Út
HK 14.2A

LỜI CAM KẾT
Tôi đã đọc và hiểu và các hành vi vi phạm liêm chính học thuật. Tôi
cam kết bằng danh dự cá nhân rằng bài làm này do tôi tự thực hiện và
không vi phạm về liêm chính học thuật.
Ngày_____tháng ____ năm ______
(Họ tên và chữ ký của sinh viên)

 BÁO CÁO TỐT NGHIỆP


TRÍCH YẾU
Trong suốt ba năm học tại trường Hoa Sen, tôi đã được học rất nhiều kiến thức bổ ích
cũng như các kĩ năng mềm như làm việc nhóm, thuyết trình,… Nhưng để có thể hiểu
được bản chất thật sự và tính thực tiễn của những bài học được thầy cô giảng trên lớp thì
mười lăm tuần thực tập vừa qua đã giúp tôi làm được điều đó.Được vận dụng kiến thức đã
học vào môi trường doanh nghiệp thực tiễn đã khiến tôi cảm thấy rất phấn khởi, không
những thế, tôi còn học được cách giao tiếp, ứng xử với các đồng nghiệp trong công ty và
tôi đã học được từ họ rất nhiều thứ. Mười lăm tuần không phải là thời gian dài nhưng đủ
để tôi hiểu được phần nào môi trường làm việc bên ngoài và biết mình cần phải trang bị
những gì cho chặng đường dài phía trước.
Bài báo cáo này được thực hiện từ những ngày đầu tiên của quá trình thực tập tại công ty
cổ phần MicroAd Việt Nam. Với vị trí là nhân viên văn phòng, không đúng với chuyên
ngành mà mình đang theo đuổi, nhưng vị trí này đã cho tôi rất nhiều kinh nghiệm quí báu
từ việc quản lí thời gian, công việc, kĩ năng giao tiếp đến việc sử dụng các thiết bị văn
phòng, và hơn hết là đã giúp tôi hiểu bản thân mình hơn trong việc xác định những bước
tiếp theo trong con đường sự nghiệp của mình phía trước.
Ngoài những kiến thức được học ở trường, tôi còn tham khảo thêm thông tin từ công ty,
các trang web để hoàn thiện nội dung bài báo cáo một cách chính xác và đầy đủ nhất.
i



LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành tốt kì thực tập này, tôi xin chân thành cám ơn:
Cám ơn Công ty cổ phần MicroAd Việt Nam đã cho tôi cơ hội làm việc và thực tập ở đây.
Cám ơn chị Nguyễn Thị Thùy Linh – trưởng phòng nhân sự , cùng các anh chị trong công
ty cổ phần MicroAd Việt Nam đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn công việc cho tôi từ những
ngày đầu tiên cho đến hôm nay.
Cám ơn trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ
việc thực tập tại môi trường doanh nghiệp thực tiễn, điều đó đã giúp tôi rất nhiều trong
việc nhận thức được bản thân và định hướng cho tương lai sau này.
Cám ơn chị Nguyễn Thu Quỳnh Trang đã hỗ trợ thông tin trong suốt quá trình thực tập
của tôi và cám ơn thầy Lê Ngọc Đức - chủ nhiệm chương trình ngành Quản trị kinh doanh
đã thường xuyên tổ chức các cuộc họp đề hỗ trợ và can thiệp kịp lúc để bài báo cáo của
tôi đi đúng hướng và yêu cầu của nhà trường.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cám ơn chân thành và sâu sắc nhất đến cô Trần Thị Út – giáo
viên hướng dẫn của tôi, cô đã tận tình hướng dẫn, chỉ cho tôi từng điều nhỏ nhặt nhất,
hướng dẫn tôi những cách trình bày hiệu quả nhất, để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo
của mình đúng thời hạn và đúng tiêu chuẩn của nhà trường.
ii


MỤC LỤC
TRÍCH YẾU .................................................................................................................................................. I
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................................................. II
MỤC LỤC ................................................................................................................................................... III
DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU .................................................................................................... V
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................................................... VI
DẪN NHẬP .............................................................................................................................................. VII
1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MICROAD VIỆT NAM .................................................... 1
1.1. Thông tin về công ty........................................................................................................................... 1
1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh ............................................................................................................................. 1
1.3. Lịch sử hình thành .............................................................................................................................. 2
1.3.1. MicroAd Nhật Bản .................................................................................................................................... 2
1.3.2. MicroAd Việt Nam .................................................................................................................................... 3
1.4. Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ chính của các phòng ban ......................................................................... 4
1.4.1.Sơ đồ tổ chức ............................................................................................................................................ 4
1.4.2.Chức năng và hoạt động của các phòng ban trong công ty MicroAd ....................................................... 5
1.5. Thông tin chung về bộ phận thực tập ........................................................................................... 12
2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CÔNG TY ......................................................... 14
2.1. Các sản phẩm kinh doanh ............................................................................................................. 14
2.2. Thị trường quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam ........................................................................... 16
2.3. Các đối tác của MicroAd .................................................................................................................. 17
2.4. Đối thủ cạnh tranh ......................................................................................................................... 18
3. CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI MICROAD VIỆT NAM .............................................................. 20
3.1. Nghe nhận điện thoại........................................................................................................................ 20
3.2. Quản lý việc sử dụng nguồn cung ứng bên ngoài ............................................................................ 22
3.3. Quản trị cơ sở vật chất văn phòng .................................................................................................... 23
4. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: CÁC ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH
DOANH CỦA PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY MICROAD......................................................... 28
4.1. Giới thiệu tổng quát....................................................................................................................... 28
4.1.1. Lý do chọn chuyên đề? ........................................................................................................................ 28
4.1.2. Mục đích nghiên cứu............................................................................................................................ 28
4.1.3. Phạm vi, đối tượng và thời gian nghiên cứu ...................................................................................... 28
4.2. Cơ sở lý luận................................................................................................................................... 29
4.2.1. Khái niệm về hiệu quả hoạt động kinh doanh ................................................................................... 29
4.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh ............................................................................... 29
iii


4.2.3. Các đặc điểm và yếu tồ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh trong ngành Digital Marketing ..... 30
4.2.4. Khái niệm về quản lí hiệu suất làm việc ............................................................................................. 30
4.2.5. Tầm quan trọng của việc quản lí hiệu suất làm việc ......................................................................... 31
4.2.6. Khái niệm về Tỉ lệ thhay thế nhân viên .............................................................................................. 31
4.3. Phương pháp ................................................................................................................................... 32
4.4. Phân tích thực trạng tại phòng Kinh Doanh của công ty MicroAd ........................................... 32
4.4.1. Thông tin thứ cấp ................................................................................................................................. 32
4.4.1.1. Tỉ lệ thay thế nhân viên của công ty MicroAd Việt Nam .................................................................. 32
4.4.1.2. Tình hình doanh thu của công ty MicroAd Việt Nam giai đoạn tháng 12/2014 đến tháng 5/2015 33
4.4.1.3. Số lượng khách hàng đang hợp tác trong giai đoạn từ tháng 12/2014 đến tháng 5/2015 ............... 34
4.4.2. Thông tin thứ cấp ................................................................................................................................. 35
4.5. Các đề xuất ...................................................................................................................................... 39
4.5.1. Lập lại qui trình kiểm soát hiệu suất hoạt động trong công ty ......................................................... 39
Sau khi chia nhỏ phòng Kinh doanh thành các nhóm 3 người, ở mỗi nhóm sẽ có 1 leader, thì các nhóm sẽ hoạt
động theo qui trình sau ............................................................................................................................................. 39
4.5.2. Giảm tỷ lệ thay thế nhân viên .............................................................................................................. 44
4.5.2.1. Tầm quan trọng của việc duy trì nhân viên ....................................................................................... 44
4.5.2.2. Tính chất đặc biệt của lực lượng lao động trẻ ......................................................................................... 44
4.5.2.3. Những đề xuất giữ chân nhân viên ......................................................................................................... 45
4.6. Hiệu quả của các giải pháp, đề xuất ............................................................................................. 46
KẾT LUẬN ................................................................................................................................................. 48
NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN ............................................................................................. VIII
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................................... IX
THÔNG TIN LIÊN HỆ ............................................................................................................................. X
iv



DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU
Danh mục hình ảnh
Hình 1 Bản đồ các quốc gia MicroAd hoạt động ........................................................................................... 3
Hình 2 Sơ đồ tổ chức MicroAd Việt Nam ..................................................................................................... 4
Hình 3 Quy trình thực hiện hợp đồng chạy thử .............................................................................................. 7
Hình 4 Quy trình thực hiện hợp đồng chính thức........................................................................................... 7
Hình 5 Quy trình thu hồi các khoản nợ quá hạn............................................................................................. 8
Hình 6 Quy trình bắt đầu/dừng/khởi động chiến dịch quảng cáo .................................................................. 8
Hình 7 Quy trình đặt hàng/điều chỉnh các cam kết liên quan đến chiến dịch quảng cáo ............................. 10
Hình 8 Quy trình duyệt banner hiển thị ........................................................................................................ 10
Hình 9 Quy trình hoàn phí công tác, gặp mặt cho nhân viên ....................................................................... 11
Hình 10 Quy trình hoàn tiền cho nhân viên ................................................................................................. 12
Hình 11 Quy trình giao nhận bưu phẩm ....................................................................................................... 25
Hình 12 Biểu đồ thể hiện tỷ lệ thay thế nhân viên từ tháng 12/2014 đến tháng 5/2015 .............................. 33
Hình 13 Biểu đồ thể hiện tình hình kinh doanh của công ty tư tháng 11/2014 đến tháng 5/2015 ............... 34
Hình 14 Biểu đồ thể hiện số lượng khách hàng đang hoạt động trong giai đoạn tháng 12/2014 đến tháng
5/2015........................................................................................................................................................... 35
Hình 15 Sơ đồ xương cá thể hiện các nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả kinh doanh .......................... 36
Hình 16 Biểu đồ "cây mục tiêu" thể hiện các mục tiêu cần đạt để cải thiện hiệu quả kinh doanh............... 38
Danh mục bảng biểu
Bảng 1 Các đối tác khách hàng của MicroAd .............................................................................................. 18
Bảng 2 Quy trình xử lý thư dến và thư đi..................................................................................................... 26
Bảng 3 Quy trình kiểm soát hoạt động kinh doanh ...................................................................................... 39
v



DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DSP : Demand side platform – nền tảng bên cầu
SSP : Supply side platform – nền tảng bên cung
E-commerce : thương mại điện tử
Comment : bình luận
Share : lượt chia sẻ
Like : lượt thích
Sales : phòng kinh doanh
Accountant : phòng kế toán
Follow contract : thực hiện theo hợp đồng
Issue invoice : xuất hóa đơn
Send clients : gửi khách hàng
PO : purchase order - đơn đặt hàng
Debit note : giấy đề nghị thanh toán
Campaign : chiến dịch quảng cáo
Optimizer : phòng tối ưu hóa
Update payment status: cập nhật tình trạnh thanh toán
Ad exchange : thị trường mua bán banner tự do
Database : dữ liệu lưu trữ trên máy tính
Team lead : trưởng nhóm
vi



DẪN NHẬP
Bốn năm học tại trường Hoa Sen, tôi đã được học rất nhiều kiến thức bổ ích và đợt thực tập vừa
rồi chính là cơ hội cho tôi mở mang tầm mắt của mình và vận dụng những kiến thức đã học vào
môi trường doanh nghiệp thực tiễn. Kì thực tập của tôi kéo dài từ ngày 16/3/2015 đến ngày
23/6/2015, và tôi thực tập tại công ty cổ phần MicroAd Việt Nam.
Với thời hạn 15 tuần đó, tôi đã xác định cho mình các mục tiêu sau:
- Mục tiêu 1: Hoàn thành tốt và đầy đủ các công việc được giao.
- Mục tiêu 2: Có kiến thức về lĩnh vực kinh doanh cũng như sản phẩm của công ty.
- Mục tiêu 3: Nâng cao kĩ năng giao tiếp và mối quan hệ tốt đẹp tại nơi làm việc.
- Mục tiêu 4: Hoàn thành tốt báo cáo khi kết thúc đợt thực tập.
- Mục tiêu 5: Được công ty giữ lại làm việc lâu dài.
Nội dung cuốn báo cáo bao gồm:
- Tổng quan về công ty cổ phần MicroAd Việt Nam
- Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty
- Công việc thực tập tại MicroAd
- Chuyên đề nâng cao hiệu quả kinh doanh của phòng Kinh doanh công ty MicroAd Việt
Nam
vii






1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MICROAD VIỆT NAM
1.1. Thông tin về công ty
MicroAd kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp các nền tảng và mạng lưới quảng cáo trong lĩnh
vực quảng cáo online.
Trong nền tảng quảng cáo, công ty cung cấp Microad Blade, nền tảng bên cầu (DSP), và
Microad AdFunnel, nền tảng bên cung (SSP) – là những công nghệ quảng cáo vượt trội đang là
xu hướng chính tại Mỹ. MicroAd cung cấp những giải pháp phù hợp, có lợi cho cả hai bên, nhà
quảng cáo và nhà xuất bản (người thiết kế và sở hữu các trang web), cũng như tối ưu hóa doanh
thu.
MicroAd là một trong những công ty quảng cáo số hàng đầu tại Châu Á, trực thuộc tập đoàn
MicroAd, trụ sở ở Tokyo, Nhật Bản – sở hữu công nghệ tiên phong về nền tảng quảng cáo tại thị
trường Đông Nam Á cũng như mạng lưới quảng cáo lớn nhất ở Việt Nam.
Mạng lưới quảng cáo của MicroAd là một trong những mạng lưới lớn nhất tại Nhật Bản.
MicroAd phát triển các dịch vụ quảng cáo bằng cách sử dụng công nghệ mà công ty đã nghiên
cứu như là nhắm mục tiêu theo hành vi (behavior target), bám theo khách hàng cũ (retargeting),
tận dụng tối đa dữ liệu khách hàng nhờ MicroAd Pixel.
MicroAd đã mở rộng kinh doanh sang Trung Quốc, HongKong, Indonesia, Philipines, Thái Lan
và Việt Nam, và trong tương lai sẽ mở rộng pham vi kinh doanh ở các nước khác trên thế giới.
1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh
Mục tiêu của MicroAd là cung cấp những nền tảng để tất cả mọi người đều có thể sử dụng cho
mục đích quảng cáo, thậm chí một nhà hàng hay một phòng khám đa khoa vừa mở đều có thể thu
hút khách hàng theo cách thời thượng nhất.
Sự xuất hiện của những công nghệ mới trong thế giới quảng cáo online như hệ thống đấu giá thời
gian thực (real time bidding), đã khiến cho người dùng có thể mua bán các quảng cáo dựa trên
các lượt hiển thị.Và trong tương lai, sẽ còn rất nhiều sự thay đổi nữa, và MicroAd với khát khao
là tham gia vào những thay đổi quan trọng và quá trình tiến hóa đang diễn ra trong thế giới
quảng cáo số.
1



Đối với phần lớn người Nhật, việc phát triển công việc kinh doanh ra khỏi đất nước của họ
vẫn còn mới mẻ.Nhưng, Internet không phân biệt biên giới lãnh thổ, và Yahoo!, Facebook
và Twiiter mà chúng ta sử dụng hàng ngày, thật sự là sản phẩm của người Mỹ. MicroAd
mong muốn có thể mang sản phẩm của mình trở nên phổ biến, rộng rãi thay vì giữ quan
điểm cũ là những sản phẩm Internet của người Nhật chỉ phục vụ cho thị trường Nhật. Sản
phẩm online – bản chất của nó là để mọi người trên bất kì quốc gia đều có thể sử dụng, vả
rõ ràng là những công ty phát triển những sản phẩm đó phải chắc rằng sản phẩm của họ
đang được sử dụng rộng rãi trên các quốc gia khác.
(Nguồn: theo thông tin ở website www.microad.vn )
1.3. Lịch sử hình thành
1.3.1. MicroAd Nhật Bản
Viện nghiên cứu Kyoto chính là bộ não của MicroAd. Viện nghiên cứu Kyoto được thành
lập tại Kyoto năm 2008 với mục tiêu nghiên cứu và phát triển, như phương tiện chia sẻ
quảng cáo hay qui trình xử lý dữ liệu khổng lồ. Hiện tại, Viện này đang phát triển hệ thống
MicroAd Blade, nền tảng bên cầu (DSP) cho các nhà quảng cáo, hệ thống MicroAd
AdFunnel, nền tảng bên cung (SSP).
Trụ sở chính của MicroAd đặt tại Tokyo, Nhật Bản. MicroAd hiện nay đang hoạt động trên
tám quốc gia thuộc Châu Á là: Trung Quốc, Hong Kong, Việt Nam, Indonesia, ThaiLand,
Philipines, Ấn Độ, Singapore và tiếp tục phát triển sang các quốc gia khác. Với đội ngũ
nhân sự trẻ tuổi năng động, MicroAd đang từng bước đạt được mục tiêu trở thành công ty
cung cấp các nền tảng quảng cáo hàng đầu tại Châu Á.
2



Hình 1 Bản đồ các quốc gia MicroAd hoạt động
(Nguồn: website www.microad.vn)
1.3.2. MicroAd Việt Nam
MicroAd Việt Nam thành lập vào ngày 15 tháng 11 năm 2012. Từ khi thành lập đến nay, công ty
đã xây dựng một thương hiệu vững mạnh, mạng lưới khách hàng tiềm năng rộng lớn và có một
chỗ đứng quan trọng trên thị trường Việt Nam. Dù mới thành lập được vài năm, nhưng công ty
liên tục cải tiến sản phẩm mới để cung cấp các nền tảng quảng cáo tối ưu với chi phí thấp nhất,
mang lại sự hài lòng và tin tưởng cho các đối tác lớn nhỏ tại Việt Nam.
Bằng việc giới thiệu công nghệ Dynamic Retargeting, hiển thị banner tương tác ra thị trường,
chú trọng vào các khách hàng E-commerce, MicroAd là doanh nghiệp đầu tiên và duy nhất cung
cấp Dynamic Banners tại thị trường quảng cáo trực tuyến Việt Nam. Một số website thương mại
điện tử trong nước sớm nhận ra các ưu điểm của Dynamic Retargeting đã quyết định triển khai
Dynamic Banners vào các chiến dịch marketing và đạt được những thành tích đáng ghi nhận về
mặt doanh thu và năng suất.
Một số thông tin chính yếu về MicroAd Việt Nam:
 Tên công ty: Công ty cổ phần MicroAd Việt Nam

 Logo:
3




 Giám đốc phát triển kinh doanh: Otohiko Kozutsumi

 Vốn điều lệ: 375,000 USD

 Cổ đông chính: MicroAd Asia Holdings Limited và Ambient Digital

 Ngân hàng chính: Mizuho Coporate Bank – chi nhánh Hồ Chí Minh

 Địa chỉ: Tầng 16, Tòa nhà Maritime Bank, 180 – 192 Nguyễn Công Trứ, phường
Nguyễn Thái Bình, Quận 1.

 Hotline: +84-8-3914-6282

Website: www.microad.vn
(Nguồn: theo website microad.vn)
1.4. Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ chính của các phòng ban
1.4.1. Sơ đồ tổ chức
Hiện nay, MicroAd hoạt động theo cơ cấu tổ chức sau đây:
Giám đốc điều
hành
Giám đốc phát
triển kinh
doanh
Phòng kinh Phòng tối ưu
Phòng Admin
doanh hóa
Phòng Kinh
doanh 1
Phòng Kinh
doanh 2
Hình 2 Sơ đồ tổ chức MicroAd Việt Nam
(Nguồn: theo thông tin từ phòng Admin)
4



1.4.2. Chức năng và hoạt động của các phòng ban trong công ty MicroAd
Sau một thời gian làm việc tại MicroAd, tôi đã hiểu được nhiệm vụ cũng như chức năng của từng
phòng ban trong công ty.
Giám đốc điều hành
Ông Sogo Kosuke là người chịu trách nhiệm chính về toàn bộ hoạt động diễn ra tại các trụ sở
MicroAd đặt tại ba quốc gia: Thái Lan, Singapore và Việt Nam.
Lên kế hoạch kinh doanh hàng năm.
Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài chính.
Hỗ trợ trong việc truyền đạt thông tin và chạy các sản phẩm mới.
Giám đốc phát triển kinh doanh
Ông Otohiko Kozutsumi là người chịu trách nhiệm chính, kiểm soát toàn bộ hoạt động tại
MicroAd Việt Nam, quản lý doanh thu, đề ra kế hoạch bán hàng, kiểm soát toàn bộ chi phí, tình
hình nhân sự, các vấn đề phát sinh với khách hàng,…
Phòng kinh doanh
Bộ phận kinh doanh bao gồm 2 phòng nhỏ, mỗi phòng có khoảng 5-6 người, trong đó có 1 team
lead là trưởng nhóm, kiểm soát. Chức năng chính của phòng này là mang doanh thu về cho công
ty, xây dựng mạng lưới khách hàng tại Việt Nam, tiếp thị sản phẩm đến các khách hàng tiềm
năng, cung cấp dịch vụ và sự hỗ trợ tốt nhất qua từng chiến dịch.Công việc cụ thể như sau:
- Đưa ra các phương án kinh doanh cụ thể bằng các công cụ phân tích, nghiên cứu thị
trường.
- Thiết lập mạng lưới khách hàng tiềm năng.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng bằng việc hỗ trợ họ, cung cấp đầy đủ thông tin chính
xác, giới thiệu những cơ hội mới, những cải tiến về dịch vụ.
- Nắm bắt kịp xu hướng của thị trường, các đối thủ để cập nhật nhanh chóng các cải tiến về
sản phẩm hay sản phẩm mới.
5




- Viết báo cáo bằng việc thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin.
- Duy trì chất lượng dịch vụ bằng cách thiết lập và tuân theo các tiêu chuẩn.
- Tham gia các workshop, thiết lập mạng lưới cá nhân, tham gia vào các cộng đồng chuyên
nghiệp để duy trì được kiến thức và phong cách chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ nhóm khi cần thiết.
Phòng tối ưu hóa
Phòng tối ưu hóa là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho phòng Kinh doanh với các nhiệm vụ như
sau:
- Hỗ trợ chạy các nền tảng và công cụ có sẵn như Google, Facebook, website…
- Phối hợp với phòng kinh doanh điều chỉnh giá.
- Thiết kế banner, hình ảnh.
- Viết nội dung trên Facebook, website.
- Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề liên quan đến kĩ thuật.
- Thực hiện những cam kết về con số cụ thể với khách hàng (như số lượng like, share,
comment trên Facebook, số lượng lượt hiển thị banner…)
Phòng Admin
Phòng ban này có các nhiệm vụ chính như sau:
- Chức năng chính là kế toán - hành chính nhân sự.
- Hỗ trợ các phòng ban khác về giấy tờ.
- Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, xếp lịch phỏng vấn.
- Kiểm soát các loại chi phí.
- Hỗ trợ chung.
Nhận xét:
Giữa các phòng ban có mối liên hệ chặt chẽ với nhau thông qua các qui trình làm việc cụ thể, rõ
ràng:
+ Trial contract ( hợp đồng chạy thử) : Nhân viên kinh doanh sẽ thông báo tới phòng Admin
về đơn hàng chạy thử, bộ phận kế toán sẽ dựa trên hợp đồng để xuất hóa đơn và gửi cho khách
hàng và thông báo cho nhân viên kinh doanh để theo dõi tình hình thanh toán từ khách hàng.
6



Hình 3 Quy trình thực hiện hợp đồng chạy thử
(Nguồn: tài liệu phòng Admin công ty MicroAd)
+ General Contract (hợp đồng chính thức): Bộ phận kế toán sẽ gửi mail yêu cầu nhân viên
kinh doanh đơn đặt hàng và đề nghị thanh toán, sau khi chuẩn bị đầy đủ những loại giấy tờ này
thì nhân viên kinh doanh gửi đến khách hàng trong vòng 1 đến 2 ngày sau đó khách hàng cần xác
nhận và gửi trả các lọai giấy tờ kể trên với chữ kí, đóng dấu đầy đủ. Khi kết thúc chiến dịch
quảng cáo, bộ phận kế toán sẽ gửi hóa đơn, kèm đơn đặt hàng, báo cáo, giấy đề nghị thanh toán
trong vòng 5 ngày làm việc.
Hình 4 Quy trình thực hiện hợp đồng chính thức
7




+ Overdue payment & Claims (thu hồi nợ): Bộ phận kế toán sẽ gửi email nhắc nhở nhân viên
kinh doanh về những khoản nợ quá hạn, nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh là liên lạc với khách
hàng và xác nhận thời gian thanh toán từ khách hàng.
Hình 5 Quy trình thu hồi các khoản nợ quá hạn
+ Start/stop/restart Campaign (bắt đầu/ dừng/ khởi động lại chiến dịch quảng cáo): Khi
khách hàng bắt đầu/ dừng/khởi động lại các chiến dịch quảng cáo thì nhân viên kinh doanh có
nhiệm vụ phải báo với phòng Kế toán để cập nhật tình hình thanh toán và phòng tối ưu hóa để
bắt đầu/dừng/khởi động lại các chiến dịch quảng cáo cho khách hàng.
Hình 6 Quy trình bắt đầu/dừng/khởi động chiến dịch quảng cáo
8



+ Ordering other campaigns/ Adjust commitment (đặt hàng hoặc thay đổi các cam kết):
nhân viên kinh doanh gửi mail yêu cầu đặt hàng hoặc thay đổi các cam kết (ví dụ như cam kết về
số lượng click chuột, số lượt hiển thị, tỉ lệ click chuột,….) đến phòng tối ưu hóa, và phòng tối ưu
hóa trả trời mail xác nhận về các yêu cầu đó.
Ngoài ra, phòng tối ưu hóa cần gửi báo cáo chiến dịch quảng cáo cũng như chi phí thực cho
phòng Kinh doanh và phòng Admin (1 lần/ tháng)
9



Hình 7 Quy trình đặt hàng/điều chỉnh các cam kết liên quan đến chiến dịch quảng cáo
+ Banner approval process (duyệt banner hiển th
phòng tối ưu hóa sẽ gửi yêu cầu đến đại diện phòng
trước khi đăng lên các website.
ị): nhân viên ở phòng kinh doanh hoặc
Admin là chị Khôi để thông qua banner
Hình 8 Quy trình duyệt banner hiển thị
(Nguồn: tài liệu công ty)
10




+ Travel, meetings (hoàn phí các chuyến công tác, gặp mặt): Khi bất kì một nhân viên đi
công tác hay có các buổi gặp mặt với khách hàng, thì sẽ gửi mail thông báo đến Giám đốc phát
triển kinh doanh, sau khi đồng ý thì Gíam đốc sẽ thông báo đến phòng Admin để đưa trước một
phần chi phí. Sau khi đi công tác hoặc gặp khách hàng thì nhân viên đó sẽ giữ lại tất cả các hóa
đơn thanh toán để trình Giám đốc duyệt, sau đó Giám đốc sẽ thông báo đến phòng Admin để
hoàn trả các khoản chi phí đó.
Hình 9 Quy trình hoàn phí công tác, gặp mặt cho nhân viên
+ Claim expense ( hoàn tiền) : tất cả các buổi gặp mặt, ăn trưa hay ăn tối, nhân viên đều phải
thông báo và mời Giám đốc cùng tham gia. Sau khi được duyệt về các khoản chi phí, phòng
Admin sẽ hoàn trả lại chi phí đó cho nhân viên.
11



Hình 10 Quy trình hoàn tiền cho nhân viên
1.5. Thông tin chung về bộ phận thực tập
Mặc dù môi trường kinh doanh liên tục vận động với rất nhiều thay đổi đang diễn ra thường
xuyên, phòng hành chánh như một đơn vị chức năng chủ lực, vàn nhất thiết cần được quản lí hiệu
quả, góp phần đảm bảo kết quả hoạt động của công ty.
Vai trò của phòng admin là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng
chính của công ty do các phòng ban, bộ phận khác đảm nhận. Đây chính là trung tâm tiếp nhận,
xử lý, truyền đạt thông tin và phối hợp các qui trình hoạt động của công ty, cánh tay đắc lực của
các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ quản lý hoàn thành
trách nhiệm, trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật, và là trung
tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động và dự án chuyên
biệt.
Đối tượng mà văn phòng phục vụ gồm khách hàng từ bên ngoài và khách hàng nội bộ. Phòng
ban này hiện nay có 4 người phụ trách bao gồm: Gíam đốc tài chính – Kế toán trưởng – Trưởng
phòng nhân sự - hành chính – nhân viên hành chính. Tuy không mang về doanh thu cho công ty,
nhưng phòng ban này hỗ trợ và can thiệp toàn bộ các hoạt động diễn ra hằng ngày tại công ty.
12



Chức năng và nhiệm vụ:
Giám đốc tài chính: lên kế hoạch tài chính, kiểm soát và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn,
cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua các phân tích tài chính và đưa ra những dự
báo đang tin cậy trong tương lai.
Kế toán trưởng: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, thực hiện các công tác kế toán và thống
kê, điều tra giám sát việc dùng nguồn tài sản, nguồn tài chính, nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Trưởng phòng nhân sự - hành chính: hỗ trợ kế toán trưởng và giám sát các hoạt động
liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, các phát sinh với nhà cung cấp, hỗ trợ sếp và các phòng ban
khác trong các công việc hàng ngày.
Nhân viên hành chính: làm các công việc hỗ trợ chung như:
- Nhận, gửi, xử lý thư tín, thư điện tử, công văn đi/đến.
- Tiếp nhận, thực hiện các cuộc gọi - giao tiếp với khách qua điện thoại.
- Tiếp tân, lễ tân.
- In/ấn, photocopy.
- Lo việc đi lại, vận chuyển cho các sếp, cho khách và nhân viên trong công ty.
- Coi sóc việc giao tế, thiệp quà, thăm viếng.
- Tổ chức hội họp, tổ chức các sự kiện trong công ty.
- Sắp xếp lịch, chuẩn bị các cuộc hẹn cho các sếp.
- Xử lý thông tin, dữ liệu.
- Quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ, xử lý văn bản.
- Quản lý vật tư, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, vật phẩm, quà tặng.
- Quản trị cơ sở vật chất.
- Quản lý nguồn cung, dịch vụ cung ứng bên ngoài.
- Truyền thông nội bộ, cập nhật thông tin, thiết lập định mức, quy trình...
- Quản lý nhân sự văn phòng.
13




2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CÔNG TY
2.1. Các sản phẩm kinh doanh
Các sản phẩm mà công ty MicroAd cung cấp đó là hình thức quảng cáo hiển thị trên các kênh
video như Youtube, các website, quảng cáo trên Facebook, Google, và quảng cáo theo cơ chế đấu
giá thời gian thực – đây cũng chính là sản phẩm chủ lực của MicroAd mang tên MicroAd
BLADE.
Tên sản phẩm: MicroAd BLADE
DSP là 1 trong 3 trụ cột tạo nên Hình thức quảng cáo theo Cơ chế đấu giá thời gian thực
(RTB bao gồm DSP, Ad Exchange và SSP). Cụ thể, ở 1 website cho phép quảng cáo (gọi là
Nhà xuất bản, giả sử như Vnexpress), các vị trí quảng cáo ở trang chủ thường được dành cho các
banner quảng cáo cố định theo hình thức CPD (Cost per Duration). Hình thức này có nhược
điểm là không nhắm đúng đối tượng muốn quảng cáo và chi phí rất cao. Hơn nữa, hình thức
quảng cáo CPD thường không nhắm đúng đối tượng khách hàng, tức là độ chính xác của quảng
cáo không cao. Ví dụ, 10 người truy cập Vietnamnet sẽ nhìn thấy cùng 1 banner quảng cáo, mặc
dù nhu cầu, thói quen, sở thích của 10 người đó hoàn toàn khác nhau. Như vậy, nếu sử dụng hình
thức CPD thì gây ra sự lãng phí rất lớn cho doanh nghiệp vì, thứ nhất: không nhắm chọn đúng
đối tượng quảng cáo, thứ 2: chi phí sử dụng banner cố định là cực kỳ cao (website càng lớn thì
càng phải trả chi phí quảng cáo nhiều).
Ở các vị trí còn lại, nhà xuất bản thông báo cho các SSP (SSP là nền tảng kết nối các Nhà
xuất bản), SSP sau đó sẽ thông báo cho Ad Exchange (Thị trường mua bán banner tự do, tự
động) biết để Thị trường này tổ chức các phiên đấu giá dành quyền hiển thị quảng cáo từ các Nhà
quảng cáo.
DSP là nền tảng kết nối những Nhà quảng cáo sẽ đấu giá để hiển thị banner cho từng
đối tượng sử dụng internet nhất định nếu DSP phân tích được tại 1 thời điểm nhất định, một
người sử dụng internet nhất định có quan tâm đến dịch vụ của Nhà quảng cáo đang truy cập 1
website của Nhà xuất bản cụ thể
Ví dụ: Giả sử có khách hàng A được hệ thống MicroAd BLADE nhận diện là khách hàng
tiềm năng (thông qua 3 tính năng nhắm chọn sẽ trình bày ở phần 3), quan tâm đến sản phẩm,
14



dịch vụ của.Tại thời điểm 12g30p, khách hàng A truy cập vào website Vietnamnet, BLADE sẽ
đấu giá và hiển thị banner của Nhà quảng cáo cho khách hàng A đó trên Vietnamnet trong khi
những người khác lại không thấy banner của Nhà quảng cáo vì BLADE nhận diện họ không phải
là kháchhàng tiềm năng mặc dù họ cũng truy cập Vietnamnet tại 12g30p với cùng 1 đường link.
Đây là dạng quảng cáo đeo bám nhắm chọn theo người sử dụng internet (theo cookies), khác với
tư duy nhắm chọn theo Nhà xuất bản thường thấy ở thị trường Việt Nam
Ba tính năng chính của MicroAd BLADE
- Retargeting – bám theo khách hàng cũ
Khi sử dụng BLADE, MicroAd sẽ xuất ra 1 đoạn code để gắn vào website của Nhà
quảng cáo (code tương tự như Google Analytics). BLADE sẽ ghi nhận được cookies của những
users đã từng truy cập website đó và tiến hành bám theo để hiển thị banners khi người đó đi vào
các websites như VnExpress, Vietnamnet, youtube, …Việc bám theo những người đã truy cập
vào website của Nhà quảng cáo có ý nghĩa chăm sóc, nhắc nhở, gợi nhu cầu đến khách hàng cũ
(những người thường truy cập website Nhà quảng cáo) và giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới
của Nhà quảng cáo đến với những đối tượng khách hàng này.
Chính xác: Retargeting chính xác đến có thể bám theo users đã từng vào mỗi mục nhỏ trong
website Nhà quảng cáo. Ví dụ website về thương mại điện tử, users nào đã vào mục laptop sẽ chỉ
thấy banners laptop khi họ truy cập các trang web khác, những users đã từng tham khảo mục
Tablet sẽ chỉ thấy banners Tablet khi họ lên mạng đọc báo, nghe nhạc, xem phim, ….
- Audience Targeting - hiển thị banners cho những users có cùng hành vi nhưng chưa
từng truy cập website Nhà quảng cáo
Thông qua việc phân tích hành vi của những người đã từng truy cập website của Nhà quảng
cáo, MicroAd BLADE sẽ phân tích những website mà họ đã từng truy cập và tìm kiếm những
trang website tương tự (cùng lĩnh vực) như website Nhà quảng cáo. Sau đó, BLADE sẽ tìm kiếm
trong cơ sở dữ liệu gồm hơn 30 triệu users ở Việt Nam những người sử dụng internet nào có cùng
hành vi (tức là cũng từng truy cập những website tương tự website Nhà quảng cáo) mà chưa từng
biết đến (chưa từng truy cập website Nhà quảng cáo – khách hàng mới hoàn toàn) để đẩy banner
cho họ thấy. Khi họ thực hiện click vào banner, quay về website Nhà quảng cáo, chức năng
Retargeting sẽ bám theo để biến họ thành những khách hàng trung thành của Nhà quảng cáo.
15




- Reach – phủ sóng thương hiệu
Chức năng này nhằm đẩy banners lên tất cả các website cho các IP địa phương mà
BLADE kết nối được với mức giá bid thấp. Chức năng này khá hiệu quả với những chiến dịch
quảng bá thương hiệu vì chi phí thấp hơn hẳn và CTR cao hơn so với phương pháp treo banners
truyền thống. Sau khi click vào banner, chức năng Retargeting cũng sẽ bám theo để giữ khách
hàng giúp Nhà quảng cáo.

Nền tảng DSP là nền tảng quản lý chiến dịch quảng cáo hiển thị trực tuyến hiện đại
dựa trên hình thức RTB (đấu giá thời gian thực), cho phép nhà quảng cáo:


-Nhắm đúng đối tượng khách hàng

-Chức năng Retargeting - Audience Targeting – Reach phối hợp hoàn chỉnh để đạt mục tiêu

-Quản lý dễ dàng chiến dịch

-Theo dõi các thông số CTR, CVR… chính xác và đúng tại thời điểm

-Tối ưu hóa hiệu quả hiển thị với chi phí tiết kiệm


Các ưu điểm của MicroAd:

- Sở hữu kho vị trí hiển thị lớn nhất
- Database nhu cầu người dùng lớn nhất & luôn chính xác
- Giá thị trường cạnh tranh
- Đội ngũ Optimization giúp khách hàng tiết kiệm nhân lực và thời gian
- Có văn phòng đại diện tại Việt Nam
(Nguồn: dựa theo tài liệu công ty)
2.2. Thị trường quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam
Theo đánh giá của Igor Ashmanov - Tổng Giám đốc công ty Ashmanov và cộng sự (Ashmanov
& Partners) đến từ Nga, thị trường quảng cáo trực tuyến Việt Nam rất lớn, sẽ đạt 130 - 150 triệu
USD trong vòng 5-10 năm tới ( theo nguồn website http://web.pavietnam.vn/ ngày 6/4/2014).
Theo thống kê của trung tâm Internet Việt Nam (nguồn website: http://novaonads.com/) tính đến
tháng 2/2012 thì hiện nay trên nước ta có 30,8 triệu người sử dụng Internet, chiếm tới 35% dân
số. Đây thực sự là mảnh đất màu mỡ cho việc phát triển thị trường quảng cáo trực tuyến. Do đó,
tiềm năng quảng cáo trực tuyến của Việt Nam rất lớn.
16



Thị trường quảng cáo trực tuyến sẽ tiếp tục tăng trưởng với tốc độ cao hơn nhiều so với các loại
hình quảng cáo khác. Theo báo cáo mới đây nhất từ hệ thống iTracker - hệ thống chuyên theo
dõi dữ liệu quảng cáo online - của công ty VietDev, doanh thu tại thị trường quảng cáo trực
tuyến trên các website Việt Nam năm 2014 đạt 49,135,554 USD, chưa tính Google và Facebook.
Dữ liệu này được thu thập dựa trên 55 website lớn nhất ở Việt Nam.
Đây được xem là những tín hiệu khả quan về bức tranh đa sắc, đa diện của thị trường quảng cáo
trực tuyến trong thời điểm hiện tại và thời gian sắp tới. Với những gì quảng cáo trực tuyến đã và
sẽ làm được – lợi ích không chỉ thuộc về các nhà cung cấp mà còn mang lại cơ hội bức phá cho
doanh nghiệp với hàng loạt dịch vụ và sản phẩm mới. Đồng thời, người tiêu dùng cũng nhận
được nhiều lợi ích hơn từ thị trường năng động này.
Hiện nay, với quảng cáo trực tuyến, chúng ta có khá nhiều lựa chọn, được chia theo 2 dạng
chính: Banner Ads và PR article. Trong đó, Banner Ads khá đa dạng với: quảng cáo hiển thị
(Flash banner, Rich media, Expanding banner, Interactive banner) và quảng cáo theo chi phí
(CPD, CPI/CPM, CPC, CPA).
2.3. Các đối tác của MicroAd
Khách hàng của MicroAd khá đa dạng từ các công ty ở đầy đủ các lĩnh vực kinh doanh cho đến
những cá nhân như tiệm tóc, nhà hàng đều muốn đưa tên tuổi, sản phẩm của mình tới đúng đối
tượng khách hàng theo cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Nắm bắt được xu hướng quảng
cáo trực tuyến đang dần thay thế các dạng quảng cáo truyền thống, khách hàng đã tìm đến
MicroAd vì những lợi ích ưu việt mà công ty mang lại như giá cạnh tranh, kho vị trí hiển thị lớn
nhất cùng với lượng dữ liệu khổng lồ và luôn chính xác.
Hơn 200 khách hàng hài lòng trải nghiệm sản phẩm của MicroAd.Trong đó, có các thương hiệu
lớn như:
17



Bảng 1 Các đối tác khách hàng của MicroAd
STT Tên công ty Logo
1 Công ty liên doanh Unilever Việt Nam
2 Tập đoàn Yamaha Motor Việt Nam
3 Trung tâm mua sắm trực tuyến Lazada
4 Hệ thống bán lẻ thời trang và mỹ phẩm
trực tuyến Zalora
5 Công ty TNHH Mytour Việt Nam
6 Công ty cổ phần Ti ki
(Nguồn: theo thông tin từ phòng Kinh doanh)
2.4. Đối thủ cạnh tranh
Hiện tại, các nhà cung cấp DSP lớn trên thị trường quốc tế cũng dần có mặt và cạnh tranh quyết
liệt với nhau. Thông tin từ Digital Marketing Agency cho thấy danh sách các DSP đã có mặt Việt
Nam gồm có:
- Sociomantic
- Criteo
- Ureka
- Vizury
18



- FreakOut
- Tube Mogul
- VServ
- Innity
Trong đó, Ureka là đối thủ cạnh trạnh trực tiếp của công ty MicroAd
Về Ureka Media
Ureka Media là một nhà cung cấp các giải pháp truyền thông kỹ thuật số, chuyên về quảng cáo
hiển thị dữ liệu và đưa ra các giải pháp viral marketing nội dung đáp ứng nhu cầu của các nhà
quảng cáo và nhà xuất bản. Ureka Media được thành lập vào năm 2011 và hiện đang có các văn
phòng đại diện tại Hồ Chí Minh, Hà Nội (Việt Nam) và Kuala Lumpur (Malaysia).Các khách
hàng mà Ureka đã từng hợp tác là: Samsung, Huyndai,Zalaora, Acer, Dell,….
Ureka Ads là một nền tảng quảng cáo hiển thị theo máy chủ ( DSP), kết nối với các nhà xuất bản
lớn tại Việt Nam và các adnetwork, sàn giao dịch quảng cáo lớn nhất thế giới : GDN, DSP,
Yahoo Right media, OpenX, Appnexus Microsoft, FaceBook Exchange…tạo độ phủ và khả năng
tiếp cận rộng lớn.Kết hợp với các trang lớn của Việt Nam, Ureka Ads DSP có thể tiếp cận tới
95% người dùng Internet Vietnam trên một nền tảng giao diện quản lý.
Ureka Media có ưu điểm:
- Giao diện website bắt mắt, dễ tiếp cận
- Truyền thông trên fanpage hiệu quả, tăng tương tác với người dùng
- Hệ thống ổn định.
Ureka Media nhược điểm:
- Thanh toán chậm trễ
- Gía cao
- Không sở hữu công nghệ
(Nguồn: theo website urekamedia.com)
19




3. CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI MICROAD VIỆT NAM
Trong thời gian qua, công việc chủ yếu của tôi khi làm việc tại công ty là những việc liên quan
đến vấn đề hành chính, hỗ trợ chung, chẳng hạn như: giao nhận bưu phẩm, nghe nhận điện thoại,
liên hệ với các nhà cung cấp như là nước suối Lavie, văn phòng phẩm, ban quản lí tòa nhà,….,
photocopy và scan các loại giấy tờ được giao, đặt vé máy bay, khách sạn, lưu trữ hồ sơ,…
Với sự hướng dẫn tận tình từ chị trưởng phòng và sự hỗ trợ từ các anh chị khác trong công ty, mà
tôi đã có đủ kiến thức cũng như kinh nghiệm để làm tốt vai trò của mình trong thời gian tới.
3.1. Nghe nhận điện thoại

Nhận cuộc gọi: Khi nhận điện thoại đến, tôi làm những việc sau


-Chào và tự xưng tên công ty.

-Xác định người gọi là ai, từ công ty nào, mục đích của cuộc gọi.

-Ghi nhận yêu cầu của người gọi.

-Trả lời hoặc hướng dẫn cặn kẽ.
Nếu cần thêm thông tin thì hoặc hứa sẽ gọi lại, hoặc yêu cầu chờ. Nếu khách đồng ý chờ thì hãy
nhanh chóng truy lục thông tin để trả lời. Không để khách chờ quá lâu.Trong khi yêu cầu chờ,
sau 30 giây nên cho khách biết mình đang tiếp tục tìm kiếm và hỏi xem họ có muốn chờ tiếp hay
không.
Sau khi cung cấp thông tin, hỏi lại xem khách có cần thêm gì nữa không.

Sàng lọc cuộc gọi

Công ty quy ước một số cuộc gọi nào đó sẽ được từ chối khéo (ví dụ, người chào hàng đeo bám
dai dẳng, một khách hàng đang cần tránh mặt,…).
Khi có nhiều cuộc gọi vào cùng lúc, tôi cũng cần biết xử lý cuộc gọi nào quan trọng, ưu tiên giải
quyết, hẹn gọi lại hoặc giải quyết sau…, tùy tình huống.

Chuyển cuộc gọi, bao gồm các bước sau:

- Khi có yêu cầu chuyển đích danh ai đó thì phải xác định là người đó có mặt để nhận cuộc
gọi, và báo với khách “xin cầm máy, tôi sẽ chuyển đến…”.
- Khi tự thấy cần thiết phải chuyển thì phải nói rõ và chờ xem khách có đồng ý hay không.
- Thông báo với người sắp được chuyển nối tiếp cuộc gọi.
20




Nhận và chuyển tin nhắn, bao gồm các bước sau:

- Chủ động đề nghị nhận tin nhắn nếu người khách cần gặp không có mặt hoặc đang
bận điện thoại mà không có ai khác thay thế giải quyết được.
- Ghi lại các thông tin thiết yếu: ai gọi, từ công ty nào, nhắn ai, nội dung gì, có yêu
cầu gọi lại không, số điện thoại để liên lạc.
- Chuyển tin nhắn ngay khi có thể, đảm bảo đúng người cần nhận, trong thời gian
sớm nhất.Nếu bạn là người quản lí thì cần kiểm tra việc thực hiện yêu cầu của khách hàng
trong tin nhắn.

Thực hiện cuộc gọi đi, bao gồm các bước sau:

- Luôn luôn có chuẩn bị, biết rõ mục đích của cuộc gọi và nội dung sẽ nói những gì,
nếu cần thì đặt sẵn trước mắt các tài liệu, thông tin, ghi chú, lịch làm việc,… để phục vụ
cho cuộc đàm thoại.
- Chọn thời gian gọi thích hợp, chú ý tránh bữa ăn trưa, đầu giờ hoặc tận cuối giờ.
- Tự xưng về mình, công ty của mình và nêu mục đích cuộc gọi, ngắn gọn, rõ ràng.
- Dự phòng các tình huống phải để lại tin nhắn, phải gọi một số khác, gặp một người
khác,..

Kết thúc cuộc gọi: bằng cách cám ơn về cuộc giao dịch. Chào và chờ bên kia gác

máy trước.
Nhận xét:
Do chưa có kinh nghiệm, nên khoảng thời gian đầu, tôi còn nghe chưa rõ vì tính chất là
văn phòng nên người liên hệ đầu dây bên kia nói nhỏ, thứ hai là chưa có nhiều thông tin
nên cũng khó xác định được là công ty nào, thứ ba là còn thiếu thông tin liên hệ nên gây
khó khăn cho các anh chị trong công ty khi muốn liên hệ trở lại, thứ tư là kĩ năng giao tiếp
qua điện thoại bằng tiếng Anh còn yếu nên thông tin còn thiếu chính xác và đoạn đối thoại
còn thiếu chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh đó, tôi đã giúp giải quyết được thắc mắc
của một số khách hàng và chuyển cuộc gọi đến đúng người phụ trách nên vẫn đảm bảo
được sự hài lòng của khách hàng.
21



Kinh nghiệm
- Nói chuyện rõ ràng, vừa đủ lớn để bên kia có thể nghe được mà không gây ồn ào.
- Truyền đạt thông tin chính xác, ngắn gọn, súc tích.
- Đối với khách hàng người nước ngoài, chuẩn bị những đoạn đối thoại ngắn cơ bản
để thể hiện tính chuyên nghiệp, nếu không nghe rõ thì nhờ họ đánh vần hoặc đọc chậm lại
để có thông tin chính xác.
- Luôm mỉm cười khi nói chuyện để thể hiện sự lịch sự và hiếu khách.
- Lặp lại các thông tin quan trọng.
- Thông báo với người liên lạc ở đầu dây bên kia khi phải yêu cầu họ chờ máy hay
chuyển máy.
3.2. Quản lý việc sử dụng nguồn cung ứng bên ngoài
Trong thời gian hoạt động, để đảm bảo mọi thứ được vận hành tốt, thì công ty làm việc với rất
nhiều nhà cung ứng bên ngoài, cung cấp nhiều sản phẩm, dịch vụ khác nhau như đại lý vé máy
bay, nước suối Lavie,….
- Lập danh sách các thứ thường mua, các dịch vụ thường dùng: các sản phẩm và dịch vụ đã
từng cần đột xuất, ghi nhận rõ số lượng, số lần, giá hoặc chi phí, nguồn cung ứng.
- Có danh sách với đủ chi tiết cần thiết về các nhà cung ứng mà công ty đã và đang sử dụng.
Lưu lại một tập các quảng cáo và danh sách các nơi mới chào hàng (chúng ta sẽ luôn cần thông
tin thêm , thông tin mới để so sánh và tránh thiệt hại cho công ty khi sử dụng cung ứng độc
quyền).
- Ghi nhận các phản ánh, các ý kiến than phiền trong nội bộ về các sản phẩm và dịch vụ
đang được cung ứng.
- Đánh giá theo tiêu chuẩn. Cần định kì đánh giá nhà cung ứng để có những chấn chỉnh kịp
thời.
Nhận xét
Với mỗi nhà cung ứng, sẽ có cách thức liên hệ và qui trình mua hàng khác nhau. Ví dụ: đối với
vé máy bay, khách sạn thì công ty có hai nhà cung ứng chính, khi nhận được thông tin từ sếp thì
tôi sẽ liên hệ với họ để check giá và chọn bên có phí rẻ hơn, sau đó tóm tắt lại và gửi cho sếp xác
nhận, sau đó sẽ tiến hành xuất vé; cuối tháng họ sẽ gửi bảng kê và hóa đơn về để công ty thanh
22



toán. Đôi khi gặp trục trặc với các dịch vụ, sản phẩm thì phải liên hệ đúng người phụ trách và
thúc đẩy họ để họ giải quyết các vấn đề nhanh chóng.Với một số nhà cung cấp, họ thường chậm
trễ trong việc cung cấp sản phẩm nên phải lưu ý nhắc nhở và theo dõi để tránh việc thiếu hụt, gây
ảnh hưởng đến công ty. Khó khăn nhất là khi các vấn đề không được giải quyết triệt để, nhà cung
ứng không có thiện chí thì phải biết cách trao đổi và tìm người phù hợp để liên hệ và thông tin
cho đến khi vấn đề được giải quyết triệt để.
Kinh nghiệm
- Giải quyết tranh chấp với các nhà cung ứng.
- Cách thức liên hệ với từng nhà cung ứng
- Kiểm tra kĩ thông tin xuất hóa đơn.
- Làm quen với các qui trình làm việc với từng nhà cung ứng khác nhau.
Các tiêu chí thường được quan tâm khi chọn nhà cung ứng là:
- Chất lượng.
- Giá, các khả năng giảm giá và yêu cầu về phương thức thanh thoán.
- Dịch vụ hậu mãi hoặc đào tạo chuyển giao.
- Lợi ích lâu dài ( so sánh giá có tính đến chi phí vận hành).
- Thời hạn giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, khả năng cung ứng theo thời gian hoặc
theo số lượng yêu cầu.
- Chữ tín trong giao dịch.
3.3. Quản trị cơ sở vật chất văn phòng
- Văn phòng phẩm
Phòng hành chính có thể đặt hàng cho cả cơ quan theo yêu cầu của từng phòng. Cách này tiết
kiệm chi phí vì tập trung mua nhiều có giảm giá, đúng chuẩn và theo định mức của công ty. Văn
phòng nên tiến hành khảo sát, dự trù yêu cầu và đưa ra định mức hợp lí, cũng như lập sẵn các
mẫu yêu cầu văn phòng phẩm hoặc phiếu đặt mua thống nhất.
- Trang thiết bị
Các thiết bị máy móc dùng trong văn phòng, tại các phòng chức năng cần phải có danh mục đầy
đủ về chủng loại, tính năng, ngày mua, hạn dùng, hướng dẫn sử dụng và được thực hiện bảo trì
định kì.
23



- Phòng họp, hội nghị
Nó cần được đảm bảo theo các tiêu chuẩn về ánh sáng, thoáng khí, nhiệt độ, bàn ghế đầy đủ và
phù hợp, cũng như có chuẩn bị các trang bị cần sử dụng cho mục đích của các buổi họp ( bảng,
viết, giẻ lau, màn hình, máy chiếu,…)
- Chỗ nghỉ ngơi
Được bố trí ở những nơi có tầm nhìn khác so với nội thất văn phòng, gần cửa kính nhìn xuống
cảnh quan để cân bằng trạng thái, tạo lại hưng phấn trở lại tiếp tục làm việc. Luôn chuẩn bị đầy
đủ trà, cà phê, thức ăn vặt ở khu vực này.
Nhận xét
Do không kiểm tra kĩ nên lần đi siêu thị đầu tiên, tôi mua thiếu cà phê và sữa đặc, và sau đó tôi
phải tự ra ngoài mua lại, nên gây ra sự không thoải mái cho những người có sở thích uống cà phê
phin và mất thời gian cho bản thân.Số lượng điện thoại được sử dụng trong công ty khá nhiều nên
gây ra khó khăn trong việc quản lí nó vì mọi người sau khi sử dụng thường để không đúng vị trí
đó, nên tôi đã đánh dấu trên từng chiếc điện thoại để tránh mất thời gian sau này cho việc tìm
kiếm và sắp xếp lại.
Kinh nghiệm
- Luôn giữ phòng họp ngăn nắp, sạch sẽ và tắt đèn khi không sử dụng.
- Bảo quản, giữ gìn tài sản của công ty, không để mất mát, thiệt hại.
- Đảm bảo các thức ăn vặt và đồ uống luôn đầy đủ cho mọi người dùng.
- Thường xuyên kiểm tra các thiết bị để đảm bảo chúng luôn trong tình trạnh sẵn sàng
để sử dụng.
- Kiểm tra và kiểm soát đồ dùng văn phòng phẩm để khi hết thì bổ sung và tránh tình
trạng bị lạm dụng quá nhiều.
o Kinh nghiệm bảo quản văn phòng phẩm
- Không để nắng chiếu trực tiếp vào.
- Không để trong không khí ẩm.
- Xếp các loại thường dùng phía ngoài, nơi dễ lấy.
- Loại nặng xếp bên dưới.
- Các thứ nhỏ xếp chung nhóm lại, nhưng có ngăn riêng.
24




- Ghi chú rõ trên kệ hoặc ngoài bìa hộp.
- Duy trì thứ tự ngăn nắp, dẹp ngay các vỏ hộp, bao bì.
- Có danh sách cập nhật tình trạng tồn kho/ hàng đang có sẵn.
- Giao nhận bưu phẩm: Đây là hoạt động diễn ra thường ngày và chiếm một phần rất
quan trọng trong việc trao đổi thông tin cũng như các giấy tờ quan trọng giữa công ty và
các bên liên quan. Nó hoạt động với qui trình như sau:
Thư đến
Phân loại Hủy
Lưu hồ sơ
Chuyển phòng khác
Báo cáo sếp
Soạn thư trả lời
In thư
Trình ký
Gửi thư đi
Hình 11 Quy trình giao nhận bưu phẩm
(Nguồn: theo thông tin từ phòng Admin )
Về nội dung thư , bao gồm:
- Thư gửi cho công ty, ghi địa chỉ của công ty.
- Thư gửi cho một phòng, hay một đơn vị trong công ty.
25




- Thư giao dịch công việc của công ty có ghi đích danh người nhận.
- Thông báo, văn bản từ các cơ quan quản lý.
- Thư giới thiệu, chào hàng, quảng cáo.
Bảng 2 Quy trình xử lý thư dến và thư đi
STT Thư đến Thư đi
1 Ký nhận Xếp thư nhiều trang theo thứ tự, ghim,
kẹp bấm nếu cần
2 Phân loại thư Kiểm tra thư đã có ký tên (đóng dấu nều
cần)
3 Đóng dấu hoặc ghi ngày,giờ Kiểm tra các đính kèm đã có đủ
nhận
4 Đọc và xử lý sơ bộ Niêm phong theo qui định
5 Ghi sổ theo dõi Ghi sổ theo dõi
6 Phân phát,chuyển thư
(Nguồn: theo thông tin từ phòng Admin công ty MicroAd )
Nhận xét:
Đối với loại công việc này, cần ghi nhớ và kiểm soát những hợp đồng gửi đi có trả về hay không,
nếu lâu quá thì phải báo cho người phụ trách hợp đồng đó. Hóa đơn là loại giấy tờ quan trọng và
không được làm mất nên phải cực kì cẩn thận về địa chỉ và thông tin người nhận để tránh thất
lạc. Phải đảm bảo các thư gửi đến chuyến đến đúng người và thông báo với người đó ngay khi
26



nhận được thư và các thư gửi đi phải đầy đủ thông tin và chính xác, tránh các nhầm lẫn về nội
dung bên trong thư cũng như là được bao bì, đóng gói,sẵn sàng trước khi người lấy thư
đến.Thường xuyên cập nhật các file excel để đảm bảo không sót thư và nhằm quản lí lượng giấy
tờ ra vào công ty.
Kinh nghiệm:
 Đóng dấu đầy đủ với các loại giấy tờ cần thiết trước khi gửi.

 Gửi hóa đơn phải kèm theo chữ kí vá đóng dấu của sếp và chị phụ trách.

 In nội dung thư trên file excel thay vì viết tay.

 Cập nhật file ghi nhận liên tục để quản lí lượng thư ra vào hàng ngày.

 Chuẩn bị thư sẵn trước giờ lấy thư hàng ngày.

 Cập nhật file thông tin khách hàng cho những lần gửi sau.
27





4. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: CÁC ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
KINH DOANH CỦA PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY MICROAD

Đề xuất nâng cao hiệu quả kinh doanh của phòng kinh doanh công ty microad việt nam.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Đề xuất nâng cao hiệu quả kinh doanh của phòng kinh doanh công ty microad việt nam.doc

Similar to Đề xuất nâng cao hiệu quả kinh doanh của phòng kinh doanh công ty microad việt nam.doc (15)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Đề xuất nâng cao hiệu quả kinh doanh của phòng kinh doanh công ty microad việt nam.doc